Créer son planning de congés avec Excel [Bonus : calendrier gratuit à télécharger]

par Grégory Coste. le 04/08/2020
Créez votre planning de congés sur Excel pas à pas en suivant notre tutoriel et simplifiez-vous la vie en téléchargeant notre modèle gratuit !

Comment créer un planning de congés avec le logiciel de bureautique Excel ? C’est facile : suivez pas à pas notre tutoriel en français. Bonus : un calendrier des congés payés gratuit à télécharger, ainsi qu’une vidéo qui vous guide pour vous perfectionner. Prêt à optimiser la gestion de votre personnel ? appvizer va plus loin, et vous indique non pas un seul éditeur, mais plusieurs systèmes dédiés à la gestion du travail et au suivi des activités : rendez-vous avec le logiciel qui simplifie votre gestion des congés et absences comme jamais vous ne pourriez l’espérer avec Excel.
 

Planning de congés avec Excel : tutoriel, modèle gratuit et limites

Tutoriel : comment créer un planning de congés sous Excel

Ce tutoriel à suivre pas à pas vous explique comment réaliser vous-même votre tableau de suivi des congés sur Excel, que votre ordinateur fonctionne sous Windows ou sous Mac OS. C’est un jeu d’enfant pour les habitués de la gestion de projets avec le logiciel très utilisé sous le système d’exploitation Windows.


Créer son planning de congés sur Excel en 9 étapes
Étape Élément dans Excel Actions à effectuer pas à pas
1

Cellule A1

Entrer « Congés 2020 »

2

Cellule A2

Entrer « NOM Prénom »

3

De la cellule A3 à Ax incluse

Renseigner les noms de vos salariés dans cette colonne

4

Cellule B1

Dans l’ordre :

  • taper « 01/05/2020 » dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, puis choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas, cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite, à droite, choisir le « type » et écrire « jjj » (c’est le format de date),

  • cliquer sur « OK » .

5

Cellule B2

Dans l’ordre :

  • renseigner « =B1 » dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite à droite choisir le « type » et choisir « jj-mmm»,

  • cliquer sur « OK ».

6 Cellules B1 et B2

Pour incrémenter B1 et B2 :

  • sélectionner la cellule B1 et tirer le curseur vers le bas pour sélectionner les cellules B1 et B2,

  • quand la croix noire apparaît, tirer à droite (incrémenter une série) jusqu’au 31/10,

  • ensuite, sélectionner toute la feuille (ctrl + A),

  • cliquer sur le bouton en haut « mise en forme conditionnelle »,

  • dans le menu déroulant, choisir en bas « nouvelle règle ».

7 La fenêtre « nouvelle règle » apparaît

Dans l’ordre :

  • choisir « classique » dans le menu déroulant,

  • choisir « appliquer une mise en forme uniquement aux cellules contenant »,

  • choisir « texte spécifique » et « contenant » puis renseigner « c » à droite,

  • en-dessous « mettre en forme avec » : dans le menu déroulant choisir « format personnalisé ».

8 La fenêtre « format personnalisé » apparaît

Dans l’ordre :

  • dans l’onglet « police », sélectionner une couleur bleue foncée,

  • dans l’onglet « remplissage », sélectionner une couleur bleue claire,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « format de cellule »,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « nouvelle règle de mise en forme ».

9 La feuille complète, cellule par cellule Pour chaque salarié, rentrer la lettre « c » dans les cellules qui correspondent à leurs jours de congés : les jours de congés apparaissent en couleurs !


Votre planning de congés Excel est créé ! Vous devez obtenir un résultat similaire à l’image ci-dessous (cliquez sur l’image pour l’agrandir) :

planning de congés sur le logiciel excel

Calendrier de congés 2020 au format Excel gratuit à télécharger

Simplifiez-vous la vie : téléchargez notre modèle planning excel gratuitement et personnalisez votre tableau de suivi des congés payés sur mesure ! Le fichier est prêt à être utilisé. Bonus : les jours fériés en 2020 sont indiqués.

Modèle de planning de congés au format excel à télécharger gratuitement

Perfectionner son calendrier congés Excel : didacticiel en français

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez appréhender Excel de manière plus approfondie pour créer votre tableau excel des congés automatisé avec vos propres données, utiliser les fonctions CHOISIR, NO.SEMAINE, et JOURSEMAINE.

Les limites et les risques d’Excel pour l’entreprise

La note attribuée au logiciel Excel fut au départ excellente, car c’était l’outil de calcul le plus pratique pour gérer les congés de manière informatisée. Cependant, une feuille de congés excel pour gérer les congés payés de ses salariés n’est plus optimale.

À l’ère de la dématérialisation et de l’exploitation stratégique des données pour les ressources humaines, Excel est aujourd’hui dépassé en raison de ses faiblesses :

  • les risques d’erreurs liées à la saisie multiple et les corrections,
  • l’aspect chronophage de son utilisation,
  • un paramétrage conséquent pour obtenir des synthèses,
  • les limites de l’outil liées aux volumes de données à traiter,
  • les limites des capacités de calculs en simultané qui ralentissent voire bloquent le logiciel,
  • l’absence de transversalité, il faut créer des onglets et effectuer des mises à jour manuelles,
  • l’absence de lisibilité pour utiliser le logiciel comme outil décisionnel, malgré l’implémentation VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.

Créer un planning automatique avec un logiciel en ligne

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés et des absences

Les ressources humaines disposent maintenant de logiciels et de modules spécifiques à leur métier.

En utilisant un logiciel SIRH ou plus particulièrement un module congés et absences, le ou la responsable RH dématérialise sa gestion pour optimiser l’ensemble de ses processus :

  • les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur agit dans le système d’information ;

  • le système d’information rend disponible l’agenda des congés à tous les collaborateurs, ce qui signifie qu’un salarié peut effectuer une demande informatisée, le manager reçoit une notification pour la valider. Cela représente un gain de temps énorme pour le responsable des ressources humaines qui peut enfin déléguer certaines tâches chronophages pour se concentrer sur des questions plus stratégiques ;

  • ce type de logiciel offre une vision globale et permet d’anticiper les taux d’absence prévue à certaines périodes, d’équilibrer les compétences métiers optimales à conserver, et permet in fine d’ajuster rapidement le tir en disposant des informations capitales sur un tableau de bord muni d’indicateurs personnalisés ;

  • autre atout indéniable : un logiciel de gestion des congés et absences s’interconnecte avec un outil de paie et de comptabilité pour exporter les données sans manipulations manuelles chronophages ;

  • le temps de traitement des demandes, des validations et de comptabilisation des journées d’absence est considérablement réduit par rapport à Excel, et ce, sans erreurs puisque la donnée est saisie une seule et unique fois.

Eurécia Congés & Absences : travail collaboratif et productivité pour les PME

Eurécia Congés & Absences permet au responsable RH d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, comme les tâches récurrentes, et l’accompagne en lui fournissant tous les outils nécessaires :

  • la gestion de tout type d’absence au sein de la même interface,
  • l’affichage du solde de congés en temps réel,
  • des flux de validation pour les décideurs,
  • 5 niveaux de validation possibles dans un workflow,
  • un planning des congés lisible,
  • un tableau de bord pour suivre l’absentéisme en temps réel.

Voici un exemple de worflow de validation des congés :

un workflow de validation des congés : plus pratique que le calendrier Excel


💪 3 points forts à retenir :

  • une offre de modules Eurécia évolutive,
  • l’interconnexion avec un logiciel comptable ou paie externe,
  • l’aspect multilingue (italien, allemand, anglais, français, espagnol).

Factorial : le SIRH complet et intuitif

Factorial est un SIRH complet qui vous permet de gérer tous vos processus RH plus rapidement et plus facilement.

Ce logiciel est doté d’un module entièrement dédié à la gestion des congés et des absences, capable de tout gérer de A à Z avec ses nombreuses fonctionnalités :

  • l’automatisation du process de demande de congés,
  • la mise à jour automatique du solde des jours disponibles et des plannings,
  • la visibilité en un coup d’oeil sur le planning d’une équipe,
  • la synchronisation avec Google agenda,
  • des tableaux de bord personnalisables pour suivre l’activité,
  • l’accès aux fonctionnalité via votre mobile, etc.

Voici la vue d’un planning de congés et absences avec Factorial :

Factorial congés absences

© Factorial

💪 3 points forts à retenir :

  • design et expérience d’utilisation modernes,
  • flexible, il s’adapte à tous les besoins,
  • outil complet tout-en-un.

oHRis Congés : gérer des conventions collectives différentes sans stress

oHRis Congés est un logiciel de gestion des congés et absences à l’interface moderne et particulièrement intuitive.

Dans l’image ci-dessous, on observe la vue d’un planning collectif dans oHRis Congés : le manager peut planifier le travail et les congés annuels par service ou individuellement.

planning collectif de gestion des congés dans le logiciel ohris congés

On note un aspect pratique qui profite à chaque collaborateur : les plannings de congés annuels se répercutent automatiquement dans les agendas professionnels des messageries telles que Outlook, Zimbra, Gmail, et Lotus.

Le responsable des ressources humaines peut également définir ses propres règles et les automatiser pour gérer les congés acquis, pris, les RTT, l’ancienneté, etc.

💪 3 points forts à retenir :

  • gestion des absences avec automatisation des contrôles de dépôt,
  • compatible avec tous les logiciels de paie,
  • application mobile du logiciel.

Adieu Excel, bonjour la productivité !

Excel est pratiquement le dernier outil d’une autre époque à être utilisé, mais ses jours sont comptés.

De nombreux responsables et gestionnaires estiment avoir déjà perdu d’innombrables heures : ils gèrent désormais leurs activités RH, comme le suivi des congés et absences, au sein d’un logiciel métier qui leur permet d’effectuer un nombre considérable de tâches sans stress.

Ce gain de temps se répercute sur les finances grâce aux erreurs évitées et grâce à un regain de productivité possible, une fois la fatigue répétitive d’Excel éloignée.

Article mis à jour, initialement publié en janvier 2018.