Comment faire un planning congés Excel, car les vacances ne devraient jamais être un casse-tête

Créer un planning de congés sur Excel n’a jamais été aussi simple. Il vous suffit de télécharger notre modèle gratuit 2026 puis d’organiser toutes les absences en quelques clics.

Un outil clair pour éviter les chevauchements, anticiper les remplacements et garder le contrôle sur la gestion des congés de vos équipes.

Et si Excel montre vite ses limites, on vous aide aussi à trouver des logiciels dédiés pour aller encore plus loin !

Modèle de planning de congés Excel 2026 gratuit à télécharger

Simplifiez-vous la vie : téléchargez notre modèle de tableau Excel de suivi des congés gratuitement et personnalisez-le sur mesure !

Le fichier est prêt à être utilisé. Bonus : les jours fériés sont indiqués.

NB : ce document peut également faire office de planning de congés Google Sheet.

Les 9 étapes pour créer ou ajuster votre planning de congés Excel

Ce tutoriel, à suivre pas à pas, vous explique comment réaliser vous-même votre tableau de suivi des congés sur Excel, que votre ordinateur fonctionne sous Windows ou sous Mac OS.

Que vous ayez téléchargé notre modèle gratuit, ou que vous souhaitiez démarrer de zéro, suivez le guide !

Les avantages d’un planning de congés sur Excel

Utiliser un planning de congés sur Excel présente plusieurs avantages, notamment pour les TPE et PME à la recherche d’une solution simple et immédiatement opérationnelle.

Facile d’accès, Excel ne nécessite ni déploiement technique ni formation spécifique. Quelques clics suffisent pour créer ou adapter un tableau de suivi des absences.

Par ailleurs, sa grande souplesse permet de personnaliser le planning selon vos règles internes (types de congés, couleurs, formules de calcul, filtres, etc.) et d’obtenir une vue globale des disponibilités de l’équipe.

Autre atout majeur : le coût. Excel est souvent déjà inclus dans les suites bureautiques utilisées en entreprise. Vous évitez ainsi tout investissement supplémentaire, surtout si vous disposez d’un budget limité.

Et les limites ?

Mais ne nous leurrons pas, une feuille de calcul Excel pour gérer les congés payés de ses salariés ne se révèle pas toujours des plus optimales !

À l’ère de la dématérialisation et de l’exploitation stratégique des données pour les ressources humaines, le tableur semble aujourd’hui dépassé en raison de ses faiblesses :

• les risques d’erreurs liées à la saisie multiple et aux corrections ;
• le caractère chronophage de son utilisation ;
• un paramétrage conséquent pour obtenir des synthèses ;
• les freins de l’outil en matière de volumes de données à traiter ;
• les limites des capacités de calculs en simultané qui ralentissent, voire bloquent, le logiciel ;
• l’absence de transversalité (il faut créer des onglets et effectuer des mises à jour manuelles !) ;
• l’absence de lisibilité pour utiliser le logiciel comme outil décisionnel, malgré l’implémentation VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.

Les alternatives logicielles au planning de congés Excel

Afin de pallier les inconvénients décrits précédemment, les ressources humaines disposent désormais de logiciels dédiés à la gestion des congés et absences, ou bien de modules prévus à cet effet intégrés à un logiciel SIRH.

Leurs avantages :

• le processus de demande et de validation de congés est dématérialisé ;
• le responsable des ressources humaines peut enfin déléguer certaines tâches chronophages afin de se concentrer sur des questions plus stratégiques ;
• le calendrier des congés est disponible pour tous les collaborateurs : le salarié effectue une demande, puis le manager reçoit une notification pour la valider ;
• les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur agit dans le système d’information ;
• les logiciels de gestion des congés s’interconnectent avec les outils de paie et de comptabilité afin d’exporter les données sans manipulations manuelles chronophages ni erreurs ;
• ils fournissent une vision globale de sorte à anticiper les taux d’absence à certaines périodes, équilibrer les compétences métiers optimales à conserver, et in fine ajuster rapidement le tir en disposant des informations capitales sur un tableau de bord muni d’indicateurs personnalisés ;
• le temps de traitement des demandes, des validations et de comptabilisation des journées d’absence est considérablement réduit par rapport à Excel, et ce, sans coquilles puisque la donnée est saisie une seule et unique fois.

Exemples de logiciels de gestion des congés :

🛠️ Eurécia Congés & Absences simplifie de nombreux processus RH et promet de multiples avantages :

• la gestion de tout type d’absence au sein de la même interface ;
• l’affichage du solde de congés en temps réel ;
• des flux de validation pour les décideurs ;
• un historique des congés et absences par salariés.

🛠️ Le module de gestion des congés du SIRH Factorial intègre de nombreuses fonctionnalités :

• l’automatisation du process de demande de congés ;
• la synchronisation avec Google agenda ;
• des tableaux de bord personnalisables pour suivre l’activité ;
• l’accès aux fonctionnalités via votre mobile, etc.

🛠️ La solution de gestion des absences et congés Kammi représente une excellente solution pour le management de ce domaine. Parmi ses atouts :

• le lien automatique entre les gestions des absences et la paie ;
• des flux de demandes de congés, d’absences ou de télétravail, sur une même interface ;
• une vue d’ensemble sur l’absence des employés ;
• l’amélioration de l’encadrement de la période des congés.

🛠️ Kelio a été développé pour prendre en charge la gestion RH globale des entreprises, des PME aux grands groupes. Dans son module de gestion des congés, on retrouve :

• la dématérialisation du processus de demande de congés ;
• la personnalisation des workflows de validation ;
• la prise en compte des contrôles règlementaires et organisationnels ;
• la visibilité sur les impacts des congés sur les plannings.

🛠️ Traxxeo est un logiciel spécifiquement destiné aux secteurs de la construction, des infrastructures ou encore de l’ingénierie. Grâce à son outil Absence Planning, vous profitez :

• de la simplification des demandes et validations des congés, conformément aux spécificités du secteur ;
• de la centralisation de la gestion des plannings d’absences ;
• du traitement prioritaire des absences par type ou statut d’approbation ;
• de multiples vues selon les besoins (multi-semaine, quotidien, par personne ou par chantier, etc.).

🛠️ Vous êtes une TPE ou une PME et vous recherchez une solution pour gérer facilement les congés de vos employés ? Sage Business Cloud Paie et son module Congés et Absences vous offre :

• une plateforme intuitive et très simple à exploiter ;
• des circuits de validation des demandes de congés personnalisables ;
• le transfert des données vers votre outil de paie ;
• la prise en compte automatique des évolutions légales ou conventionnelles.

Quelques bonnes pratiques pour une gestion des congés optimale

Une gestion efficace des congés ne dépend pas uniquement de l’outil choisi, mais surtout de l’organisation mise en place.

Excel peut suffire dans certains cas, un logiciel dédié dans d’autres, mais les fondamentaux restent les mêmes.

Voici quelques bonnes pratiques à connaître en ce sens. 👉

• Formalisez un cadre clair. Commencez par définir des règles simples et partagées, sur les délais de dépôt des demandes, les circuits de validation, les priorités en période de forte affluence ou encore les conditions de report. Vous limitez ainsi les arbitrages au cas par cas.
  
  
• Centralisez tous les types d’absences. Congés payés, RTT, absences exceptionnelles, télétravail, arrêts maladie… tous doivent figurer dans un même espace de sorte à obtenir une vision globale des disponibilités.
  
  
• Encouragez l’anticipation. Plus les congés sont posés tôt, plus l’organisation est fluide. Mieux vaut alors inviter vos équipes à planifier leurs absences à l’avance, notamment pour les périodes sensibles comme l’été ou la fin d’année.
  
  
• Maintenez les données à jour. Un planning fiable est un planning vivant. Prenez donc l’habitude de vérifier régulièrement les soldes, de corriger les incohérences et d’archiver les périodes clôturées.
  
  
• Automatisez le processus quand le volume augmente. On l’a vu, dès que les effectifs grandissent, l’automatisation devient un vrai levier de performance et de gain de temps : validation en un clic, calculs automatiques des soldes, notifications, etc.

Planning de congés Excel : la FAQ

​​Un planning de congés Excel est-il conforme aux obligations légales ?

Oui, à condition que les règles légales et conventionnelles soient correctement intégrées (droits aux congés, reports, jours fériés, etc.).

En revanche, Excel ne vérifie pas automatiquement la conformité. La responsabilité du paramétrage repose donc entièrement sur l’entreprise.

Peut-on partager un planning de congés Excel à plusieurs utilisateurs ?

Oui, via un stockage cloud comme OneDrive ou Google Drive, avec une gestion des droits d’accès. Toutefois, les modifications simultanées peuvent générer des conflits ou des pertes de données.

Comment sécuriser un planning de congés sur Excel ?

Il est possible de protéger le fichier par mot de passe, de verrouiller certaines cellules et de limiter les droits de modification.

Cette procédure reste néanmoins moins robuste qu’avec l’utilisation d’un logiciel RH dédié.

À partir de combien de salariés Excel devient-il moins adapté ?

Il n’existe pas de seuil officiel, mais dès que l’on dépasse une vingtaine de collaborateurs ou que les règles de gestion se complexifient, les limites d’Excel se font rapidement sentir.