Comment faire un planning de congés sur Excel ? Modèle de planning 2021 gratuit

Par Grégory Coste.
Mis à jour le 1 avril 2021, publié initialement en août 2020
how-to backgroundComment faire un planning de congés sur Excel ? Modèle de planning 2021 gratuit

Comment créer un planning de congés sur Excel ? C’est facile : appuyez-vous sur notre modèle gratuit de planning du personnel, mis à jour en 2021 !

Pour mieux comprendre comment faire un planning de congés, ou pour exploiter au mieux le 
tableau de suivi des congés payés gratuit que nous proposons, suivez notre tutoriel.

Prêt à optimiser la gestion de votre personnel ? Appvizer va plus loin, et vous conseille plusieurs outils dédiés à la gestion des congés et absences : gagnez du temps comme jamais vous ne pourriez l’espérer avec Excel

[Modèle gratuit] Planning de congés Excel 2021 à télécharger

Simplifiez-vous la vie : téléchargez notre modèle de tableau Excel de suivi des congés gratuitement et personnalisez-le sur mesure !

Le fichier est prêt à être utilisé. Bonus : les jours fériés en 2021 sont indiqués.

Planning de congés avec Excel : tutoriel et limites

Tutoriel : comment créer un planning de congés en 9 étapes simples

Ce tutoriel à suivre pas à pas vous explique comment réaliser vous-même votre tableau de suivi des congés sur Excel, que votre ordinateur fonctionne sous Windows ou sous Mac OS.

Que vous ayez téléchargé notre modèle gratuit, ou que vous souhaitiez démarrer de zéro, suivez les guide !

Créer son planning de congés sur Excel en 9 étapes
Étape Élément dans Excel Actions à effectuer pas à pas
1

Cellule A1

Entrer « Congés 2021 »

2

Cellule A2

Entrer « NOM Prénom »

3

De la cellule A3 à Ax incluse

Renseigner les noms de vos salariés dans cette colonne

4

Cellule B1

Dans l’ordre :

  • taper « 01/05/2021 » dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, puis choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas, cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite, à droite, choisir le « type » et écrire « jjj » (format de date),

  • cliquer sur « OK » .

5

Cellule B2

Dans l’ordre :

  • renseigner « =B1 » dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite à droite choisir le « type » et choisir « jj-mmm»,

  • cliquer sur « OK ».

6 Cellules B1 et B2

Pour incrémenter B1 et B2 :

  • sélectionner la cellule B1 et tirer le curseur vers le bas pour sélectionner les cellules B1 et B2,

  • quand la croix noire apparaît, tirer à droite (incrémenter une série) jusqu’au 31/10,

  • ensuite, sélectionner toute la feuille (ctrl + A),

  • cliquer sur le bouton en haut « mise en forme conditionnelle »,

  • dans le menu déroulant, choisir en bas « nouvelle règle ».

7 La fenêtre « nouvelle règle » apparaît

Dans l’ordre :

  • choisir « classique » dans le menu déroulant,

  • choisir « appliquer une mise en forme uniquement aux cellules contenant »,

  • choisir « texte spécifique » et « contenant » puis renseigner « c » à droite,

  • en-dessous « mettre en forme avec » : dans le menu déroulant choisir « format personnalisé ».

8 La fenêtre « format personnalisé » apparaît

Dans l’ordre :

  • dans l’onglet « police », sélectionner une couleur bleue foncée,

  • dans l’onglet « remplissage », sélectionner une couleur bleue claire,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « format de cellule »,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « nouvelle règle de mise en forme ».

9 La feuille complète, cellule par cellule Pour chaque salarié, rentrer la lettre « c » dans les cellules qui correspondent à leurs jours de congés : les jours de congés apparaissent en couleurs !

✅ Votre planning de congés Excel est créé ! Vous devez obtenir un résultat similaire à l’image ci-dessous :

Exemple de planning de congés créé sur ExcelCapture d'écran du planning de congés Excel proposé au téléchargement plus haut

Perfectionner son calendrier congés Excel : tutoriel vidéo

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez appréhender Excel de manière plus approfondie pour créer votre tableau Excel des congés automatisé avec vos propres données, utiliser les fonctions CHOISIR, NO.SEMAINE, et JOURSEMAINE.

Les limites et les risques d’Excel pour l’entreprise

Excel est l’outil de calcul le plus pratique pour gérer les congés de manière informatisée. Cependant, une feuille de congés Excel pour gérer les congés payés de ses salariés n’est plus optimale.

À l’ère de la dématérialisation et de l’exploitation stratégique des données pour les ressources humaines, Excel est aujourd’hui dépassé en raison de ses faiblesses :

  • les risques d’erreurs liées à la saisie multiple et les corrections,
  • l’aspect chronophage de son utilisation,
  • un paramétrage conséquent pour obtenir des synthèses,
  • les limites de l’outil liées aux volumes de données à traiter,
  • les limites des capacités de calculs en simultané qui ralentissent voire bloquent le logiciel,
  • l’absence de transversalité, il faut créer des onglets et effectuer des mises à jour manuelles,
  • l’absence de lisibilité pour utiliser le logiciel comme outil décisionnel, malgré l’implémentation VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.

Créer un planning de congés en quelques clics avec un logiciel en ligne

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés et des absences

Les ressources humaines disposent maintenant de logiciels dédiés à la gestion des congés et absences, ou bien de modules prévus à cet effet dans un logiciel SIRH. Leurs avantages :

  • le processus de demande et de validation de congés est dématérialisé ;
  • un gain de temps énorme pour le responsable des ressources humaines qui peut enfin déléguer certaines tâches chronophages pour se concentrer sur des questions plus stratégiques ;
  • le calendrier des congés est disponible pour tous les collaborateurs : un salarié peut effectuer une demande, le manager reçoit une notification pour la valider ;
  • les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur agit dans le système d’information ;
  • un tel outil s’interconnecte avec un outil de paie et de comptabilité pour exporter les données sans manipulations manuelles chronophages ni erreur ;
  • il offre une vision globale pour anticiper les taux d’absence à certaines périodes, équilibrer les compétences métiers optimales à conserver, et in fine ajuster rapidement le tir en disposant des informations capitales sur un tableau de bord muni d’indicateurs personnalisés ;
  • le temps de traitement des demandes, des validations et de comptabilisation des journées d’absence est considérablement réduit par rapport à Excel, et ce, sans erreurs puisque la donnée est saisie une seule et unique fois.

4 outils pour faciliter votre gestion des congés

1️⃣ Eurécia Congés & Absences simplifie pour les responsables RH de PME :

  • la gestion de tout type d’absence au sein de la même interface,
  • l’affichage du solde de congés en temps réel,
  • des flux de validation pour les décideurs,
  • 5 niveaux de validation possibles dans un workflow,
  • un planning des congés lisible,
  • un tableau de bord pour suivre l’absentéisme en temps réel.

2️⃣  Le module de gestion des congés du SIRH Factorial a de nombreuses fonctionnalités :

  • l’automatisation du process de demande de congés,
  • la mise à jour automatique du solde des jours disponibles et des plannings,
  • la visibilité en un coup d’œil sur le planning d’une équipe,
  • la synchronisation avec Google agenda,
  • des tableaux de bord personnalisables pour suivre l’activité,
  • l’accès aux fonctionnalité via votre mobile, etc.

3️⃣ Figgo est la solution qui permet aux entreprises dès 30 collaborateurs de gérer les congés et absences plus efficacement grâce à :

  • la gestion de tous les types d’absence,
  • un processus simplifié au maximum, de la demande de congés à la validation,
  • l’automatisation des tâches, par exemple l’approbation des congés depuis le planning d’équipe,
  • l’interfaçage avec la majorité des logiciels de paie du marché,
  • au module de reporting,
  • une application mobile,
  • au paramétrage adaptable aussi à l’international, etc.

4️⃣ oHRis Congés est un logiciel de gestion des congés et absences à l’interface moderne et particulièrement intuitive.

  • Dans la vue d’un planning collectif dans oHRis Congés, le manager peut planifier le travail et les congés annuels par service ou individuellement.
  • On note un aspect pratique qui profite à chaque collaborateur : les plannings de congés annuels se répercutent automatiquement dans les agendas professionnels des messageries telles que Outlook, Zimbra, Gmail, et Lotus.
  • Le responsable des ressources humaines peut également définir ses propres règles et les automatiser pour gérer les congés acquis, pris, les RTT, l’ancienneté, etc.

Adieu Excel, bonjour la productivité !

Excel est pratiquement le dernier outil d’une autre époque à être utilisé, mais ses jours sont comptés.

De nombreux responsables et gestionnaires estiment avoir déjà perdu d’innombrables heures : ils gèrent désormais leurs activités RH, comme le suivi des congés et absences, au sein d’un logiciel métier dédié à la gestion des absences, qui leur permet d’effectuer un nombre considérable de tâches sans stress.

Ce gain de temps se répercute sur les finances grâce aux erreurs évitées et grâce à un regain de productivité possible, une fois la fatigue répétitive d’Excel éloignée.

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