Créer son planning de congés avec Excel [Bonus : calendrier gratuit à télécharger]

Créer son planning de congés avec Excel
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Comment créer un planning de congés avec le logiciel de bureautique Excel ? C’est facile : suivez pas à pas notre tutoriel en français. Bonus : un calendrier gratuit à télécharger, ainsi qu’une vidéo qui vous guide pour vous perfectionner. Prêt à optimiser la gestion de votre personnel ? appvizer va plus loin, et vous indique non pas un seul éditeur, mais plusieurs systèmes dédiés à la gestion du travail et au suivi des activités : rendez-vous avec le logiciel qui simplifie votre gestion des congés et absences comme jamais vous ne pourriez l’espérer avec Excel.

SOMMAIRE :

Suggestion de logiciels pour vous

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Planning de congés avec Excel : tutoriel, modèle gratuit et limites

Tutoriel : comment créer un planning de congés sous Excel

Ce tutoriel à suivre pas à pas vous explique comment réaliser vous-même votre tableau de suivi des congès sur Excel, que votre ordinateur fonctionne sous Windows ou sous Mac OS. C’est un jeu d’enfant pour les habitués de la gestion de projets avec le logiciel très utilisé sous le système d’exploitation Windows.

Créer son planning de congés sur Excel en 9 étapes
Étape Élément dans Excel Actions à effectuer pas à pas
1

Cellule A1

Entrer "Congés 2018"

2

Cellule A2

Entrer "NOM Prénom"

3

De la cellule A3 à Ax incluse

Renseigner les noms de vos salariés dans cette colonne

4

Cellule B1

Dans l'ordre :

  • taper "01/05/2018" dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, puis choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas, cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite, à droite, choisir le "type" et écrire "jjj" (c’est le format de date),

  • cliquer sur "OK".

5

Cellule B2

Dans l'ordre :

  • renseigner "=B1" dans la cellule,

  • clic-droit sur la souris, choisir « format de cellule »,

  • dans la fenêtre, aller sur l’onglet « nombre »,

  • dans la colonne à gauche en bas cliquer sur « personnalisée »,

  • ensuite à droite choisir le « type » et choisir « jj-mmm»,

  • cliquer sur « OK ».

6 Cellules B1 et B2

Pour incrémenter B1 et B2 :

  • sélectionner la cellule B1 et tirer le curseur vers le bas pour sélectionner les cellules B1 et B2,

  • quand la croix noire apparaît, tirer à droite (incrémenter une série) jusqu’au 31/10,

  • ensuite, sélectionner toute la feuille (ctrl + A),

  • cliquer sur le bouton en haut « mise en forme conditionnelle »,

  • dans le menu déroulant, choisir en bas « nouvelle règle ».

7 La fenêtre « nouvelle règle » apparaît

Dans l'ordre :

  • choisir « classique » dans le menu déroulant,

  • choisir « appliquer une mise en forme uniquement aux cellules contenant »,

  • choisir « texte spécifique » et « contenant » puis renseigner « c » à droite,

  • en-dessous « mettre en forme avec » : dans le menu déroulant choisir « format personnalisé ».

8 La fenêtre « format personnalisé » apparaît

Dans l'ordre :

  • dans l’onglet « police », sélectionner une couleur bleue foncée,

  • dans l’onglet « remplissage », sélectionner une couleur bleue claire,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « format de cellule »,

  • cliquer sur OK pour fermer la fenêtre « nouvelle règle de mise en forme ».

9 La feuille complète, cellule par cellule Pour chaque salarié, rentrer la lettre « c » dans les cellules qui correspondent à leur jours de congés : les jours de congés apparaissent en couleurs !

 

Votre planning de congés sur Excel est créé ! Vous devez obtenir un résultat similaire à l’image ci-dessous (clicquez sur l'image pour l'aggrandir) :

planning de congés sur le logiciel excel

Calendrier de congés Excel gratuit à télécharger

Simplifiez-vous la vie : téléchargez notre modèle gratuitement et personnalisez votre tableau de suivi des congés sur mesure ! Le fichier est prêt à être utilisé. Bonus : les jours fériés en 2018 sont indiqués.

Modèle de planning de congés au format excel à télécharger gratuitement

Perfectionner son calendrier Excel : didacticiel en français

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez appréhender Excel de manière plus approfondie pour créer votre planning de congés Excel automatisé avec vos propres données, utiliser les fonctions CHOISIR, NO.SEMAINE, et JOURSEMAINE.

Les limites et les risques d’Excel pour l’entreprise

La note attribuée au logiciel Excel fut au départ excellente, car c’était l’outil de calcul le plus pratique pour gérer les congés de manière informatisée.

À l’ère de la dématérialisation et de l’exploitation stratégique des données pour les ressources humaines, Excel est aujourd’hui dépassé en raison de ses faiblesses :

  • les risques d’erreurs liées à la saisie multiple et les corrections,
  • l’aspect chronophage de son utilisation,
  • un paramétrage conséquent pour obtenir des synthèses,
  • les limites de l’outil liées aux volumes de données à traiter,
  • les limites des capacités de calculs en simultané qui ralentissent voire bloquent le logiciel,
  • l’absence de transversalité, il faut créer des onglets et effectuer des mises à jour manuelles,
  • l’absence de lisibilité pour utiliser le logiciel comme outil décisionnel, malgré l’implémentation VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.

Créer un planning automatique avec un logiciel en ligne

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés et des absences

Les ressources humaines disposent maintenant de logiciels et de modules spécifiques à leur métier.

En utilisant un logiciel SIRH ou plus particulièrement un module congés et absences, le ou la responsable RH dématérialise sa gestion pour optimiser l’ensemble de ses processus :

  • les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur agit dans le système d’information ;
  • le système d’information rend disponible l’agenda des congés à tous les collaborateurs, ce qui signifie qu’un salarié peut effectuer une demande informatisée, le manager reçoit une notification pour la valider. Cela représente un gain de temps énorme pour le responsable des ressources humaines qui peut enfin déléguer certaines tâches chronophages pour se concentrer sur des questions plus stratégiques ;
  • ce type de logiciel offre une vision globale et permet d’anticiper les taux d’absence prévue à certaines périodes, d’équilibrer les compétences métiers optimales à conserver, et permet in fine d’ajuster rapidement le tir en disposant des informations capitales sur un tableau de bord muni d’indicateurs personnalisés ;
  • autre atout indéniable : un logiciel de gestion des congés et absences s’interconnecte avec un outil de paie et de comptabilité pour exporter les données sans manipulations manuelles chronophages ;
  • le temps de traitement des demandes, des validations et de comptabilisation des journées d’absence est considérablement réduit par rapport à Excel, et ce, sans erreurs puisque la donnée est saisie une seule et unique fois.

Le logiciel absences : la simplicité opérationnelle à partir de 10 collaborateurs

Le logiciel absences apporte les fonctionnalités essentielles pour suivre l’absentéisme en temps réel, mais avant tout pour simplifier les tâches du service RH.

Image ci-dessous, vue d’ensemble des possibilités du SIRH EMALTI-RH, incluant le module absences :

emalti-rh, alternative au planning de congés sous excel

Le logiciel absences est un module consacré à la gestion de tout type d’absence : congés, arrêt de travail, accident du travail, maladie, paternité, jour sans solde, etc.

la gestion des absences dans le logiciel emalti-rh

La procédure de congé peut se faire à l’initiative de l’employé : la demande est effectuée en quelques clics, en simulant le solde de jours restants ; le manager est notifié par email et donne son aval ou son refus dans la solution. Le planning affiche les absences : toute modification est directement mise à jour en temps réel (vous pouvez personnaliser les couleurs).

la gestion du personnel avec le logiciel de gestion des congés Emalti-rh

Les indicateurs s’ajustent automatiquement et assistent le gestionnaire pour éviter toute erreur de saisie : compteurs de congés, RTT, acquisition de droits (vous pouvez calibrer vos compteurs en jours ouvrés, ouvrables, calendaires et en heures).

Le logiciel absences intègre également des fonctionnalités analytiques très pertinentes pour observer l’historique d’un salarié, calculer le nombre de Tickets Restaurants à distribuer et exporter les données dans un logiciel de paie.

3 points forts à retenir :

  • une gestion intégrale et segmentée des absences,
  • l’export de données vers un logiciel de paie,
  • reporting facilité.

Le logiciel Congés & Absences : travail collaboratif et productivité pour les PME

Précisons que, comme la plupart des SIRH, Eurécia (du nom de l’éditeur) propose une offre modulaire : vous pouvez vous équiper d’un module comme Congés & Absences, ou autre, en fonction de vos besoins.

Le logiciel Congés et Absences illustre lui aussi très bien le gain de temps par rapport à la fatigue et la lassitude intellectuelle ressentie à force de manipuler Excel.

Image ci-dessous, on visualise un exemple de répartition des absences par nature :

Suivi de l'absentéisme : tableau de bord du module congés et absences du logiciel Eurécia

Eurécia permet au responsable RH d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, comme les tâches récurrentes, et l’accompagne en lui fournissant tous les outils nécessaires :

  • la gestion de tout type d'absence au sein de la même interface,
  • l’affichage du solde de congés en temps réel,
  • des flux de validation pour les décideurs,
  • 5 niveaux de validation possibles dans un workflow,
  • un planning des congés lisible,
  • un tableau de bord pour suivre l'absentéisme en temps réel.

Image ci-dessous, un worflow de validation des congés :

un workflow de validation des congés : plus pratique que le calendrier Excel

3 points forts à retenir :

  • une offre de modules Eurécia évolutive,
  • l’interconnexion avec un logiciel comptable ou paie externe,
  • l’aspect multilingue (italien, allemand, anglais, français, espagnol).

oHRis Congés : gérer des conventions collectives différentes sans stress

oHRis Congés, édité par OS Concept, est un logiciel de gestion des congés et absences à l’interface moderne et très intuitif.

Dans l’image ci-dessous, on observe la vue d’un planning collectif dans oHRis Congés : le manager peut planifier le travail et les congés annuels par service ou individuellement.

planning collectif de gestion des congés dans le logiciel ohris congés

On note un aspect pratique qui profite à chaque collaborateur : les plannings de congés annuels se répercutent automatiquement dans les agendas professionnels des messageries telles que Outlook, Zimbra, Gmail, et Lotus.

Le responsable des ressources humaines peut également définir ses propres règles et les automatiser pour gérer les congés acquis, pris, les RTT, l’ancienneté, tout comme les parcours d'acquisition de congés et les règles de consommation. oHRis Congés offre des possibilités de paramétrage très étendues qui séduit les configurations multi-sociétés qui doivent intégrer des conventions collectives différentes.

L’accès à l’historique de travail est enrichi d’une gestion qui permet de recalculer automatiquement le compte d’un employé. oHRis Congés est par ailleurs accessible sur desktop, smartphones et tablettes, avec le même accès aux données en temps réel.

application mobile de ohris congés

3 points forts à retenir :

  • gestion des absences avec automatisation des contrôles de dépôt,
  • compatible avec tous les logiciels de paie,
  • application mobile du logiciel.

Adieu Excel, bonjour la productivité !

Excel est pratiquement le dernier outil d’une autre époque à être utilisé, mais ses jours sont comptés.

De nombreux responsables et gestionnaires estiment avoir déjà perdu d’innombrables heures : ils gèrent désormais leurs activités RH, comme le suivi des congés et absences, au sein d’un logiciel métier qui leur permet d’effectuer un nombre considérable de tâches sans stress.

Ce gain de temps se répercute sur les finances grâce aux erreurs évitées et grâce à un regain de productivité possible, une fois la fatigue répétitive d’Excel éloignée…

Suggestion de logiciels pour vous

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Commentaires

Portrait de fravega

Les jours fériés

5
Bonjour
Merci pour cet exercice, mais pour une gestion de planning efficace, il faut, dans un même tableau Excel, gérer les différents types d'absences (conges, RTT, maladie, formation...). Il faut également faire apparaitre les jours fériés....
C'est plus long à élaborer mais c'est génial à utiliser.
 
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