E-congés : 5 logiciels pour simplifier la gestion des congés en ligne

La gestion des e-congés, ou la gestion des congés en ligne, est une problématique RH inhérente à toutes les entreprises. Congés payés, RTT, arrêt maladie… comment faciliter les demandes d’absences pour les salariés, et les validations de congés pour l’employeur ?

Dans cet article, nous vous proposons un comparatif de logiciels de gestion des congés et absences en ligne. Optimisez vos processus, facilitez le travail des ressources humaines avec le report des jours de congés en paie, le tout dans un espace sécurisé en ligne.

• Gestion des absences : quels congés concernés ?
  • Typologie de congés
  • Congés payés : les droits des salariés
• La gestion des congés avec Excel
• Les avantages d’un logiciel de gestion des congés en ligne
• Un logiciel de gestion des congés payés gratuit ?
• Comparatif : les meilleurs logiciels de gestion des e-congés
  • Tableau comparatif de logiciels de gestion des congés
  • e-Congés
  • Eurécia Congés & Absences
  • Figgo
  • Payfit
  • ServicesRHonline
• La gestion des congés du personnel simplifiée

Gestion des absences : quels congés concernés ?

Typologie de congés

Tous les types de congés et d’absences sont concernés.

• les congés payés dans le secteur privé comme dans le secteur public,
• la réduction du temps de travail (RTT),
• les jours fériés et les ponts,
• les arrêts maladie,
• les congés liés à l’arrivée d’un enfant :
  • congé maternité,
  • congé paternité,
  • congé paternité à la naissance ou adoption (3 jours),
  • congé d’adoption,
  • congé parental à temps plein,
• les absences pour exercice d’une autre activité :
  • création ou reprise d’une entreprise,
  • enseignement ou recherche,
  • exercice d’un mandat politique local,
• les congés pour enfant malade,
• les congés de proches aidants,
• les congés de présence parentale,
• les congés de solidarité familiale,
• les allocations journalières d’accompagnement d’une personne en fin de vie,
• les absences en cas de survenue du handicap d’un enfant,
• les dons de jours de repos pour enfant gravement malade,
• les jours de congés spécifiques :
  • mariage ou Pacs,
  • décès d’un membre de sa famille,
• les congés sabbatiques.

Congés payés : les droits des salariés

Les congés payés sont un droit pour tous les salariés, peu importe le type ou la durée de leur contrat ou leur ancienneté.

Pour rappel, nous listons ici les principales informations à savoir quant aux congés payés :

• Le départ en congés doit être validé par l’employeur.
• Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif pour le même employeur, soit 30 jours (5 semaines) par an.
• La période de référence des congés payés correspond à la période durant laquelle le salarié a acquis ses droits. Sauf accord d’entreprise ou accord de branche, cette période commence par défaut le 1e juin de chaque année.
• Le nombre minimum légal de jours de congés peut être revu et augmenté par une convention collective, un accord de branche, un accord d’entreprise ou encore le contrat de travail.
• Un salarié peut poser au maximum 24 jours ouvrables de congés consécutifs, soit 4 semaines, sauf dérogation individuelle.
• Il est possible de poser ses congés de manière fractionnée. Dans ce cas, la période de congés doit être supérieure ou égale à 12 jours ouvrables consécutifs compris entre deux jours de repos hebdomadaires.

Voici pour les grandes lignes de la théorie. Et maintenant, comment gérer les congés et absences simplement en entreprise ? De nombreux outils existent ; nous vous en présentons certains.

La gestion des congés avec Excel

Excel est un outil bureautique incontournable dans bon nombre d’entreprises, si ce n’est dans toutes les organisations. À l’heure de la transformation numérique des entreprises, ce programme est, encore aujourd’hui, l’outil privilégié pour gérer les congés et absences en entreprise.

On ne peut pas enlever un certain nombre d’avantages à Excel, comme le fait que ce soit un outil bien connu des entreprises et qu’il fait partie des outils de base disponibles sur l’ordinateur de chaque salarié.e.

Cela dit, plus l’entreprise grandit, plus il devient complexe de gérer les congés et absences avec Excel. En effet, une telle gestion signifie également :

• des ressaisies,
• plus de risques d’erreurs manuelles,
• un processus de validation complexe,
• beaucoup de temps pour traiter une demande de congés,
• des données pas toujours à jour au moment où elles sont consultées,
• un manque de visibilité sur le planning de l’entreprise, d’un service ou d’un collaborateur.

Pour pallier ces inconvénients, il existe des logiciels en ligne. Des fonctionnalités poussées et un gain de temps pour un prix abordable : un investissement mesuré pour de nombreux avantages !

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés en ligne

Les outils en ligne sont une alternative sérieuse à Excel pour gagner du temps dans la gestion des congés et absences. Pourquoi ?

En bref, les avantages de ces outils pour l’entreprise sont les suivants :

• l’optimisation des processus de gestion des congés et absences,
• la simplification des démarches (demandes et validation des absences),
• l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée,
• la visualisation du solde de congés à tout moment et simplement via une connexion internet,
• le solde de congés mis à jour automatiquement dès qu’une demande est validée,
• la visualisation des plannings par équipe, par collaborateur ou par entreprise,
• la gestion simplifiée de la paie, grâce à une interconnexion avec d’autres outils ou par le biais d’une fonctionnalité,
• moins de papier,
• moins d’erreurs humaines liées aux ressaisies.

Vous êtes convaincu, mais vous ne savez pas quelle solution choisir ? Nous vous guidons dans ce comparatif.

Un logiciel de gestion des congés payés gratuit ?

Il existe des solutions gratuites pour la gestion des e-congés. Ces outils sont le plus souvent open source. Ils présentent l’avantage d’automatiser la gestion des congés et d’oublier Excel, le tout sans débourser un euro.

Ces solutions comportent toutefois leur lot de limites :

• moins de fonctionnalités,
• un périmètre limité (nombre d’utilisateurs par exemple),
• des compétences techniques nécessaires pour adapter la solution open source à vos besoins,
• pas de support en cas de problème.

Face à ce constat, nous comparons pour vous plusieurs logiciels professionnels complets : vous savez pour quoi vous payez.

Comparatif : les meilleurs logiciels de gestion des e-congés

Tableau comparatif de logiciels de gestion des congés

Tableau comparatif de logiciels de gestion des congés en ligne

Logiciel	Entreprises concernées	Avantage
E-congés	Toutes les entreprises	Simplification du processus et visibilité
Eurécia Congés & Absences	TPE, PME, ETI	50 % de temps gagné sur la gestion des congés
Figgo	Startups, TPE, PME, ETI	La référence en gestion des e-congés
Payfit	PME	Gestion des congés et de la paie en un outil
ServicesRHonline	TPE, PME, ETI, grands comptes	Simplicité de mise en place

e-Congés

Image d’illustration. ©️ e-paye.com

e-Congés est un portail en ligne édité par e-Paye, du groupe Kerudys. La demande et la validation de congés sont simplifiées. Cette solution permet la visualisation des plannings et met à jour automatiquement les compteurs de congés pour la paie.

e-Congés gère les congés et les absences en prenant en compte les exceptions conventionnelles et les accords d’entreprise, ainsi que l’ancienneté, le calcul des tickets restaurant, le temps partiel, le fractionnement, etc. Les demandes d’absences peuvent être formulées en jours ouvrés, en jours ouvrables ou en heures.

Les + d’e-Congés :

• le solde de congés est mis à jour automatiquement,
• les absences et les congés sont reportés dans la paie,
• la visualisation des congés dans un planning partagé.

Eurécia Congés & Absences

Eurécia Congés & Absences est le module de gestion des congés de la solution française made in Toulouse Eurécia. Il automatise la gestion des congés et des absences en entreprise : quelques clics suffisent pour formuler une demande et la valider.

La simplification du processus est visible à tous les niveaux : collaborateur, manager et services RH et financier. Le résultat ? L’outil vous permet de gagner 50 % de temps sur votre gestion des congés.

Cet outil facilite l’export pour la paie et évite les erreurs de ressaisie. Il propose plusieurs formats compatibles et des interconnexions avec des logiciel de paie et de comptabilité pour faciliter la gestion du personnel et la gestion de la paie.

Enfin, des reportings et des rapports personnalisables assurent le suivi des indicateurs RH, comme le nombre de jours travaillés ou le taux d’absentéisme. 

Les + d’Eurécia Congés & Absences :

• un outil simple à prendre en main,
• la gestion de tous les types d’absence (congés payés, RTT, récupération, etc.),
• un support de qualité et très réactif pour répondre à toutes vos questions.

Voir ce logiciel

Figgo

Figgo est le logiciel de référence pour la gestion des e-congés : il fait gagner énormément de temps dans le processus de demande et de validation des congés et absences et supprime la ressaisie en paie.

Le solde de congés est disponible en temps réel pour les salariés et les managers, et il est mis à jour automatiquement dès qu’une demande d’absence est validée.

Sa prise en main est rapide pour les utilisateurs : il suffit de sélectionner une période dans le calendrier Figgo pour soumettre une demande d’absence. Il est possible de répartir les jours de congés pris sur différentes périodes et différents types d’absence (CP, RTT, etc.) en une seule demande. Le planning de congés affiche les vacances scolaires et les jours fériés pour plus de visibilité.

Les + de Figgo :

• une application mobile pour gérer les congés et absences en mobilité,
• une certification RGPD,
• l’interfaçage avec tous les logiciels de paie du marché.

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Payfit

Payfit n’est pas un logiciel de gestion des congés en ligne à proprement parler, mais plutôt un logiciel de gestion de la paie pour les PME qui centralise la gestion de la paie et la gestion des congés et des absences dans un même outil en ligne.

Le solde de congés est disponible à tout moment pour les collaborateurs et la comptabilisation des absences en paie se fait automatiquement.

Par ailleurs, il offre une visibilité globale pour les managers et les dirigeants : présence des collaborateurs, données administratives, planning de congés… tout est disponible en ligne avec un accès sécurisé.

Les + de Payfit :

• un support client proactif et compétent,
• en moyenne, 3 jours gagnés par mois sur la gestion administrative,
• un niveau de sécurité maximal pour vos données.

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ServicesRHonline

ServicesRHOnline est un logiciel RH modulaire qui comporte un module dédié à la gestion des congés et absences. 

Les types d’absences paramétrables en font une solution sur mesure qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Le planning des absences donne à voir rapidement les absences et les disponibilités des collaborateurs.

Le travail des ressources humaines est simplifié grâce à l’extraction des données, comme les heures d’absences ou les soldes de congés, qui peuvent ensuite être transférées en paie.

ServicesRHOnline est loué par ses clients pour sa rapidité de mise en place et sa simplicité d’utilisation.

Les + de ServicesRHOnline :

• un bon rapport qualité/prix,
• des fonctionnalités abouties,
• un outil disponible sur ordinateur, sur tablette ou sur smartphone.

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La gestion des congés du personnel simplifiée

Gérer les congés et absences des collaborateurs avec un logiciel en ligne n’a pas pour seuls avantages la simplification du processus de validation et un gain de temps considérable chaque mois.

C’est un enjeu notable de la gestion RH en entreprise : l’édition des bulletins de paie est plus rapide et sans erreurs, les ressources sont mieux gérées et poser ses congés n’est plus un casse-tête.

Êtes-vous prêt à passer à une solution en mode SaaS ?