[Comparatif] Les meilleurs outils de gestion de planning en entreprise

[Comparatif] Les meilleurs outils de gestion de planning en entreprise

Comment gérez-vous votre planning d’entreprise ?

La planification de l’emploi du temps d’une entreprise et de son personnel peut parfois s’avérer être un véritable casse-tête.

Comment suivre les jours de congés et absences de ses employés, valider ou refuser des demandes sans y passer la journée, ou encore planifier un projet en fonction des disponibilités des ressources ?

appvizer vous propose plusieurs outils pour organiser votre planning en toute sérénité.
Première solution : la création de votre propre planning Excel à partir du modèle gratuit à télécharger.
Seconde solution, plus durable : l’adoption d’un logiciel en ligne de gestion des congés et absences, dont nous vous proposons 5 exemples.

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Qu’est-ce qu’un planning d’entreprise ?

Définition du planning d’entreprise

Un planning d’entreprise est un document, de plus en plus souvent dématérialisé, servant à définir les besoins humains et matériels, puis à les organiser dans le temps pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

C’est pourquoi il est souvent géré par le responsable des ressources humaines, mais aussi le chef de projet ou le manager opérationnel.

Quels sont les différents types de planning ?

Le planning peut prendre plusieurs formes selon sa finalité. Il y a par exemple :

  • le planning des tâches (planning d’activité),
  • le planning des interventions,
  • mais aussi le planning des congés, indispensable voire central, pour gérer les effectifs nécessaires à la réalisation de ces tâches et interventions.

Objectifs du planning d’entreprise

Plusieurs objectifs :

  • l’optimisation des ressources de l’entreprise par rapport à ses objectifs de production,
  • la gestion du temps, c’est-à-dire le bon emploi et le contrôle des temps de travail et de congés,
  • le pilotage de la masse salariale, pour éviter les situations de sur ou de sous-effectif selon les périodes d’activité,
  • la répartition des charges de travail selon la disponibilité et les compétences des collaborateurs,
  • la visualisation des missions, des délais et des ressources affectées, 
  • l’anticipation des risques et la prévision de marges, pour une gestion de projet fluide et le respect des engagements contractuels,
  • la favorisation de la collaboration et de la communication interne,
  • en somme : l’amélioration des performances de l’entreprise et des conditions de travail.

Gérer votre planning avec Excel

Quelle entreprise n’a jamais eu recours à un planning simple dans Excel pour gérer les congés et la charge de travail de ses collaborateurs ?

Modèle de planning Excel à télécharger gratuitement

Excel est un outil de bureautique présent dans toutes les organisations ou presque. Au démarrage d’une entreprise, il est souvent utilisé comme calendrier de gestion des congés et absences, en complément d’un agenda partagé, par exemple.

Si vous fonctionnez encore avec Excel — et souhaitez continuer ainsi, appvizer met à votre disposition un exemple de planning gratuit pour avoir de la visibilité sur le calendrier de vos équipes et la disponibilité des ressources :

Planning entreprise : modèle Excel planning congés et absences gratuit

Les risques que présente Excel

Excel est toujours une bonne solution à la création d’une entreprise (peu de frais, maîtrise suffisante de l’outil). Cependant, adopter Excel à long terme n’est pas sans risque :

  • l’outil est lourd à maintenir, il demande du temps et s’avère chronophage ;
  • il multiplie les manipulations humaines, et donc les risques d’erreurs ;
  • en cas de modification d’une demande de congés, il faut formuler une nouvelle demande et apporter les corrections en conséquence dans le planning ;
  • il manque de collaboration : le planning est disponible uniquement sur le poste d’une personne. En cas de modification, le planning n’est pas à jour pour les autres utilisateurs. S’il est stocké dans un dossier partagé, il ne faut pas oublier de copier le fichier à jour à chaque fois ;
  • la seule automatisation des tâches possible pourrait se faire grâce aux formules, mais encore faut-il savoir les utiliser. Par exemple, il n’y a pas de système de notification à la personne concernée lorsqu’une demande d’absence a été validée, ou pour les managers, lorsqu’une nouvelle demande d’absence est formulée.

Les avantages des logiciels en ligne

Les limites d’Excel peuvent être palliées par les fonctionnalités d’outils en ligne. Les logiciels de gestion des congés en ligne sont des outils utiles à toute l’entreprise :

  • les ressources humaines, qui gèrent et assurent le respect de la politique de congés de l’entreprise ;
  • les collaborateurs et les collaboratrices, qui voient leurs demandes d’absence traitées plus rapidement ;
  • les managers qui gagnent du temps dans le traitement des demandes, ainsi que de la visibilité sur les disponibilités de leur équipe.

Simplification et automatisation des processus

Le premier avantage évident est la simplification des demandes de congés ou d’absence.

Moins de manipulations + pas de fichier à mettre à jour manuellement + automatisation de tâches = un gain de temps et la garantie d’avoir un planning à jour à tout moment !

Un simple clic suffit à un collaborateur pour formuler une demande d’absence dans son espace en ligne. Son manager est notifié, accepte ou refuse la demande en quelques clics, et le planning de l’entreprise est mis à jour instantanément en prenant en compte cette nouvelle demande.

💡 Bonus : pas de fichier à remplir, imprimer, signer, faire signer par son responsable et la direction des ressources humaines, classer... avant de mettre à jour le planning dans un fichier Excel.

Mise à jour automatique des données

Un logiciel en ligne permet la mise à jour automatique des données, centralisées dans une interface unique accessible à toute l’entreprise.

Une demande de congés est validée ? L’absence apparaît automatiquement et immédiatement dans le planning de l’entreprise, visible par tous les utilisateurs ayant les droits requis. Le délai de traitement est supprimé.

Gestion collaborative du planning en entreprise

Tous les utilisateurs ont accès au même planning. Selon les droits d’accès paramétrables dans l’outil, chaque personne peut avoir accès au planning d’équipe ou au planning de l’entreprise.

La communication interne est aussi améliorée : les portails collaborateurs permettent à ces derniers d’agir en toute autonomie sur leur planning ou de faire des demandes de congés à leur supérieur.

👉 Plus besoin de sonder vos collègues, oralement ou par écrit, pour connaître leurs absences et planifier vos projets.

Disponibilité et mobilité

Un logiciel en ligne est synonyme d’accès en mobilité depuis tout appareil disposant d’un accès à internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Vous êtes en déplacement, mais avez besoin de connaître les disponibilités de vos collaborateurs ? Un aperçu du calendrier partagé dans votre solution en ligne et vous obtenez votre réponse rapidement.

Certains éditeurs ont également développé une application mobile pour une expérience utilisateur optimale en mobilité.

Visibilité et anticipation

L’un des principaux avantages des logiciels en ligne par rapport au format Excel est la visibilité qu’ils offrent sur le planning et la disponibilité des ressources humaines.

Les différentes vues (planning hebdomadaire ou planning mensuel, par exemple) offrent un confort de lecture pour avoir accès à l’information rapidement.

L’ergonomie de ces outils facilite également la planification de vos projets : en un coup d’œil, vous avez accès à la disponibilité des ressources humaines et vous pouvez anticiper le planning des tâches.

Autre atout : les collaborateurs ont plus de visibilité sur leur solde de congés, avec des données toujours à jour. Ils peuvent consulter leurs demandes validées ou en cours de validation facilement.

Suivi des temps et activités

Couplé avec un outil de gestion des temps et activités (GTA), vous avez une gestion parfaite des heures supplémentaires et des jours de récupération, par exemple. Toutes les informations sont centralisées dans un même planning.

Comparatif de logiciels en ligne pour gérer son planning

Vous vous demandez quel logiciel utiliser pour faire un planning ? Savez-vous qu’un outil de gestion de planning en mode SaaS peut vous aider à gérer votre entreprise de manière optimale ?
Nous vous faisons découvrir cinq solutions logicielles professionnelles, alternatives à PlanningPME, Mon planning pro ou encore Skello.

Eurécia Congés & Absences

Logiciel RH global, Eurécia propose un module Congés & Absences dédié à la gestion du planning des congés en entreprise. Associé avec la solution Eurécia de gestion des Temps & Activités, le logiciel permet une gestion à 360° des plannings de l’entreprise.
 
La solution est d’une grande simplicité d’utilisation dans un environnement soigné et clair. L’utilisateur est entièrement autonome pour consulter son solde de congés, le planning équipe ou créer une demande de congés. Les managers gèrent les demandes d’absence de leurs collaborateurs et gagnent en visibilité avec un planning par service ou par équipe.
 
D’un point de vue RH et comptable, la solution permet un gain de temps et de transparence dans la gestion des congés et des heures travaillées. Leur traitement en paie est fiabilisé grâce à l’export des données vers la paie ou la comptabilité évitant les erreurs de saisie.

Planning entreprise Eurécia Congés & absence

Les points forts d’Eurécia Congés & Absences :

  • solution collaborative avec process de validation,
  • gestion de tous les types d’absence (CP, RTT, etc.),
  • intégration avec tous les logiciels de paie.

Figgo

Figgo est le module de gestion des congés et absences de la solution SIRH éditée par Lucca, qui comprend cinq modules au total. Tirez profit de briques logicielles connectables qui communiquent entre elles pour exploiter leurs données au mieux.

Cet outil made in France favorise l’automatisation des process RH ainsi que la dématérialisation de la gestion du planning et du workflow de demandes d’absences.

L’administration du personnel devient une formalité avec :

  • l’accès au planning et à l’indisponibilité des équipes pour les managers,
  • un tableau de bord pour les responsables RH avec les soldes de congés, les taux d’absentéisme, les justificatifs d’absence en souffrance, etc.,
  • une interface intuitive pour tous les utilisateurs.

Les points forts de Figgo :

  • accompagne la transformation digitale des ressources humaines,
  • un outil à l’utilisation ludique,
  • s’interface avec tous les logiciels de paie du marché pour éviter la ressaisie des données.

Mon Intranet

Mon Intranet est un SIRH complet disposant d’un module de gestion des congés. Il gère tous les types de congés et absences (congés payés, congés sans solde, congés d’ancienneté, RTT, arrêt maladie, etc.), sans oublier la gestion des heures supplémentaires et du repos compensatoire avec des règles de bonification. L’outil est personnalisable : créez les types de congés que vous souhaitez en plus de ceux proposés par défaut.

Il offre la visibilité sur le calendrier grâce au planning partagé, aussi bien pour les employés que pour les managers. Il est possible de filtrer le planning mensuel par site, par équipe, et même par poste. Enfin, lorsqu’une demande d’absence est validée, l’employé reçoit un email avec un fichier iCal lui permettant de mettre à jour son calendrier Outlook.

Planning entreprise Mon Intranet

Les points forts de Mon Intranet :

  • un logiciel très simple à utiliser, ne nécessitant aucune formation au démarrage,
  • un planning des congés à la fois convivial et complet,
  • une solution très fiable avec un excellent rapport qualité/prix.

Notys Congés et Absences

Notys Congés et Absences est un logiciel de gestion de planning et des congés et absences particulièrement adapté aux PME, tous secteurs d’activité confondus.

Disponible en mode licence ou en mode SaaS, il facilite la gestion de votre planning d’entreprise grâce à la prise en compte des différent(e)s :

  • calendriers, nationaux ou régionaux,
  • règles légales ou conventionnelles, 
  • types de demandes d’absences (congés payés, de fractionnement, d’ancienneté, RTT, maladie, accident, événements familiaux).

Les collaborateurs visualisent leurs soldes de congés et l’état de leurs demandes, réalisées en quelques clics. Les managers, eux, sont alertés à chaque nouvelle demande, permettant un traitement rapide et une visibilité du planning optimale. Les rapports complets, relatifs aux absences et aux nombres de jours travaillés par salarié, leur offrent une capacité d’anticipation pour les périodes à venir.

planning entreprise : Notys

Les points forts de Notys Congés et Absences :

  • une interface intuitive offrant une simplicité d’utilisation, côté administration et utilisateurs,
  • un paramétrage possible avec votre solution de paie, quelle qu’elle soit,
  • une équipe support à l’écoute et réactive.

oHRis Congés

oRHis Congés est un logiciel dédié à la gestion des congés et des plannings en entreprise. Il offre une vision limpide du planning pour chaque collaborateur ou une vision globale par équipe.

Il est possible de filtrer les vues, de valider ou de refuser les absences, ou encore d’organiser la planification du travail de l’équipe en fonction des ressources disponibles.

Planning entreprise oHRis congés

Les points forts d’oHRis Congés :

  • un outil multisociétés et multiconventions,
  • une interface full web responsive, soit une prise en main facile sans formation,
  • 450 000 utilisateurs dans le monde.

Le planning, véritable outil de gestion d’entreprise

Si cet article n’a pas réussi à vous convaincre des avantages des logiciels en ligne pour gérer les congés et absences en entreprise, pensez au temps perdu chaque mois dans le traitement des demandes de congés, aux tableurs qui s’accumulent, à la pile de documents sur le coin d’un bureau qui attend d’être signée...

La transformation numérique des entreprises touche particulièrement les ressources humaines. N’attendez plus pour automatiser la gestion de votre planning d’entreprise et vous affranchir des contraintes mentionnées ci-dessus. Ainsi, consacrez plus de temps à des tâches créatrices de valeur ajoutée !

La gestion du temps en entreprise ne doit jamais être négligée. Et vous, comment gérez-vous le planning de votre équipe ou de votre entreprise ?

Article mis à jour, initialement publié en mars 2019.

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