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Le planning rendez-vous, ce collègue de travail indispensable !

Par Inès IkarLe 12/08/2022

On a tous déjà oublié un rendez-vous dans notre vie. Certains les notent en vrac sur un post-it (qu’ils perdent), d’autres pensent qu’ils s’en souviendront le jour-J (spoiler : non).

Pour éviter la perte d’un client, mais aussi optimiser votre temps pour un bon équilibre entre vie personnelle et professionnelle, on vous explique comment créer VOTRE planning rendez-vous, celui qui sera adapté à vos horaires et à vos besoins.

Allez, c’est parti ! 👇

Téléchargez votre modèle de planning rendez-vous gratuit

On ne perd pas de temps chez Appvizer ! Téléchargez ce modèle Excel vous fera gagner un temps précieux. Et si vous ne savez pas comment l’utiliser, ni pourquoi vous devez le faire, on a de quoi vous convaincre juste en dessous. 😌

Modèle de planning rendez-vous

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Planning rendez-vous : pourquoi faire ?

Définition

Le planning rendez-vous est un outil qui vous accompagne tout au long de votre journée. Il vous sert non seulement à planifier vos rendez-vous client, mais aussi à gagner en productivité et diminuer votre charge mentale.

C’est bien connu, un emploi du temps mal agencé est synonyme de stress. Maintenant, place à la zen attitude !

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Quels sont les avantages ?

Peu importe la structure dans laquelle vous évoluez, qu’il s’agisse d’une grande ou d’une petite entreprise, vous devez être un minimum organisé. L’organisation est le ✨b.a-ba✨ de toute entreprise afin de respecter les délais auprès de ses clients et de créer une certaine harmonie au sein des équipes.

En tant que manager ou salarié, qu'y gagnez-vous ?

Vous gagnez du temps (et de l’argent)

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On ne vous apprend rien : le temps, c’est de l’argent. En vous concentrant sur les activités avec de la plus-value grâce à un emploi du temps maîtrisé, vous êtes certain de vous consacrer pleinement à vos clients (et à vous-même).

Nous vous conseillons de limiter votre temps de rendez-vous, dans l’idéal 40 minutes maximum. Nous ne possédons qu’un cycle d’attention de 20 minutes, autant rendre la chose agréable pour vous et votre client. 👍

💡 Vous priorisez les rendez-vous

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Si vous avez un emploi du temps de ministre, il est intéressant de choisir quel rendez-vous est plus important qu’un autre. Dans notre planning à télécharger, choisissez le code couleur de votre choix pour mettre en évidence les plus urgents.

Quant aux rendez-vous les moins importants, n’hésitez pas à les refuser si votre charge de travail est trop lourde ou à les déléguer.

Pensez également au temps de déplacement entre chacun de vos rendez-vous, et n’hésitez pas à proposer une rencontre téléphonique. 📞

🧘 L’équilibre entre vie professionnelle et personnelle

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Tenir un planning rendez-vous, c’est aussi choisir ses horaires dans la mesure du possible. Êtes-vous plus efficace le matin ? L’après-midi ? Positionnez les rendez-vous les plus importants le plus tôt possible. Et si vous avez affaire à un client plutôt bavard, l’idéal reste avant le déjeuner. 🤭

En optimisant ainsi votre planning, vous pouvez limiter les rendez-vous qui s’éternisent (et donc rentrer plus tôt chez vous !). N’hésitez pas à avancer votre rendez-vous en cas d’annulation ou de report. Les imprévus arrivent et font partie du jeu, à vous de les transformer en avantage. 💪

Pourquoi utiliser un logiciel pour planifier ses rendez-vous ?

Pour vous faire gagner encore plus de temps, les logiciels spécialisés sont drôlement efficaces. En plus d’archiver tous vos rendez-vous, vous recevez des notifications pour éviter tout oubli.

Réception automatique

Le top du top si vous n’avez pas les moyens de vous payer un assistant ! Vos clients peuvent directement prendre rendez-vous en ligne (24h/24 7j/7 s'il vous plaît 🤓), et vous pouvez les accepter ou les refuser à distance. Il existe notamment des logiciels disponibles sur mobile pour plus de rapidité !

Formulaire en ligne

Vous pouvez également créer votre propre formulaire en ligne afin de faciliter la prise de rendez-vous de vos clients et rendre l’expérience d’autant plus agréable. La démarche est simple.

Une fois en ligne :

  • votre client complète ses informations ;
  • il choisit l’horaire de son choix pour éviter que deux personnes se chevauchent sur un même créneau horaire ;
  • les informations sont lisibles sur une interface agréable pour une meilleure expérience client. ✨

SimplyBook.me est un système de réservation en ligne, adapté aux petites comme aux grandes entreprises et conçu sur une base de plugins, idéal pour la prise de vos rendez-vous. L’interface est facile d’utilisation, et il est même possible de personnaliser tous les paramètres et la plateforme aux couleurs de votre logo ! Le logiciel est intégré à Instagram, Facebook et Google pour une réservation en quelques clics. En bonus, les clients reçoivent une notification pour éviter les absences.

Si vous voulez en savoir plus, on vous laisse avec notre sélection d'outils de prise de rendez-vous.

En résumé

Le planning rendez-vous est votre collègue de travail préféré. Il vous aide non seulement à organiser votre journée de travail et à planifier comme il se doit vos rendez-vous, mais en plus il vous soutient après le travail !

Efficacité, productivité, gain de temps, disponibilité… qu’est-ce qu’il est sympa ce planning. 😇

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