Le guide complet pour obtenir et réussir votre rendez-vous client en 5 étapes

C’est l’objectif ultime et quotidien de tout commercial : obtenir et réussir un rendez-vous client. Que vous soyez chef d’entreprise, artisan ou encore commerçant, vous devez mettre toutes les chances de votre côté !

Car, sans clients, pas de ventes et sans ventes… eh bien ça devient compliqué. Les rendez-vous commerciaux représentent donc un processus long mais indispensable au fonctionnement de votre entreprise.

Comment obtenir un rendez-vous client ? Comment bien organiser, animer et conclure un rendez-vous commercial ? Enfin, quels outils peuvent vous faciliter la tâche ? Réponses tout de suite.

Avant de planifier votre rendez-vous client, il faut que l’obteniez. Et ce n’est pas l’étape la plus facile. On connaît tous les longues heures à téléphoner et à envoyer des mails sans réponses aux prospects…

C’est pour cela qu’on vous donne les 2 étapes essentielles pour entreprendre une prospection commerciale efficace et obtenir votre rendez-vous client :

Savoir cibler vos interlocuteurs est la clé pour obtenir vos rendez-vous clients plus rapidement. Si vous accumulez des efforts de prospection sur un prospect qui n’est pas adapté à votre cible ou à votre offre, cela s’avérera inutile et ne fera que vous faire perdre du temps.

👉 Pour trouver des décideurs ciblés et des leads qualifiés, vous pouvez soit :

• utiliser les réseaux sociaux en ciblant des sociétés qui ressemblent à vos clients actuels,
• acheter des bases de contacts adaptées à votre cible,
• faire le tri parmi les prospects qui téléchargent vos contenus.

Sachez qu’en 2003, il fallait seulement 4 tentatives pour joindre un décideur, contre 8 aujourd'hui. Eh oui, plus la personne a du pouvoir d’achat, et plus la tâche s'avère compliquée pour vous.

👉 Ainsi, il existe plusieurs moyens de joindre votre contact, mais ils n’offrent pas tous les mêmes chances de décrocher une opportunité :

• prospection téléphonique : 1 à 2 % de chance,
• un contact pendant un salon : 20 % de chance,
• un email personnalisé ou un message sur un réseau social : 30 % de chance,
• mixer des appels téléphoniques avec des relances personnalisées et du social selling commercial : 50 % de chance.

Il existe un enchaînement efficace pour réussir la prise de contact avec vos prospects : Email de prise de contact → invitation LinkedIn → email de relance → appel de prospection.

Bravo, vous avez réussi à obtenir votre rendez-vous client ! Vient maintenant le moment de planifier votre entretien commercial.

Connaître son prospect sur le bout des doigts est indispensable au bon déroulement de votre rendez-vous, qu’il soit physique, téléphonique ou en visioconférence. Eh oui, ce n’est plus un secret : plus vous connaîtrez votre prospect, plus vous cernerez ses besoins et répondrez simplement à ses objections.

👉 Les informations collectées peuvent être de différentes natures :

• état de la société,
• secteur d’activité,
• positionnement sur le marché,
• produits/services proposés,
• le type de clientèle visé,
• ses résultats et ses objectifs à courts et moyens termes, etc.

💡 À savoir : N’arrivez pas le jour de l’entretien client avec une solution tout faite et un discours figé. Vous devrez personnaliser votre offre en fonction des réponses de votre interlocuteur.

Autre point à ne surtout pas négliger : la préparation des documents et autres éléments concrets qui vous aideront à présenter votre offre à votre client potentiel. Cela peut être :

• des brochures,
• des planquettes,
• des grilles tarifaires,
• une carte de visite, etc.

Mais au delà des supports physiques (qui peuvent être dématérialisés pour des appels en visio), prenez soin de construire des leviers commerciaux tels que :

• Votre plan de découverte client : quelles sont les questions que vous allez poser au prospect pour comprendre ses besoins et dans quel ordre ? Vous pouvez vous aider de la liste d’informations un peu plus haut et identifier les points que vous n’êtes pas parvenu à traiter.
• Votre argumentaire de vente : listez l’ensemble des avantages de votre solution, les bénéfices que peut en tirer le client et les alternatives que vous pourrez lui proposer s’il n’est pas réceptif.
• Le traitement des objections : prévoyez à l’avance (dans la mesure du possible) l’ensemble des objections que pourra vous faire le prospect. Définissez, par exemple, des réponses standards pour les objections courantes telles qu’un prix trop élevé.

Vous l’aurez compris : l’improvisation n’est pas de mise quand on organise un rendez-vous client. Vous devez définir un plan d’action commercial clair et un déroulement relativement précis. Le but ici n’est pas de tout suivre à la lettre et de ne laisser aucune place au naturel, mais simplement de savoir où vous allez.

☝️ Sans oublier qu’un rendez-vous commercial ne dure pas indéfiniment (et heureusement) ; vous avez donc un temps limité pour présenter votre offre.

Voici un plan de rendez-vous client en BtoB classique qui fonctionne très bien :

1. Rappelez pourquoi vous êtes là aujourd’hui et le but du rendez-vous ;
2. Présentez ensuite votre marché pour susciter la curiosité du prospect et capter ainsi son attention ;
3. Débutez la phase de découverte et posez des questions à votre prospect pour identifier ses besoins ;
4. Reformulez sa problématique pour garder le fil de l’entretien et ne pas perdre son attention ;
5. Présentez votre proposition commerciale et sa valeur ajoutée en fonction des besoins du prospect ;
6. Montrer les fonctionnalités du produit si vous l’avez sous la main pour faire une démonstration ;
7. Engagez une négociation commerciale si besoin et traitez les potentielles objections du prospect ;
8. Concluez l’entretien, remerciez le prospect pour son temps et précisez les prochaines étapes (rencontrer les décisionnaires par exemple).

Lors de la négociation commerciale, vous présentez votre produit/service et la valeur ajoutée que le prospect pourra en tirer. Mais attention à ne pas finir par brader votre solution : faire des concessions pour lever des objections et satisfaire le client c’est bien, mais pas trop !

❌ Si vous accordez trop de remises, non seulement vous limitez vos marges, mais en plus vous faites perdre de la valeur à votre produit tout en décrédibilisant votre discours (et donc votre entreprise).

👉 D'où la nécessité de préparer son rendez-vous en amont : vous connaîtrez déjà le prix au-delà duquel vous ne descendrez pas. Et vous aurez déjà préparé des alternatives que vous pourrez proposer si le prix est vraiment l'élément rédhibitoire de la négociation.

Quoi qu’on en dise, l’aspect physique influence le prospect ; une allure soignée et professionnelle donnera plus de crédibilité et de poids à votre discours et fera bonne impression.

👉 Mais cela ne concerne pas simplement votre tenue vestimentaire. Votre façon d’être et de parler, votre langage corporel ainsi que votre gestuelle font également partie de votre allure générale.

Cela est étroitement lié à votre comportement au cours du rendez-vous commercial. Vous devrez l’adapter en fonction du profil du client. Par exemple, si le client ne parle pas beaucoup et présente un profil d’observateur, ne lui sortez pas de trop longs discours commerciaux. Cela va le faire fuir, allez à l’essentiel.

👉 Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode SONCAS qui vous permet d’adapter votre discours à votre prospect. Par ailleurs, l’écoute active est également un excellent moyen :

• de comprendre réellement les besoins de votre client,
• de lever les freins à l’achat et prévenir l’insatisfaction client,
• et d’instaurer une relation basée sur la confiance.

Il existe plusieurs types de logiciels d’aide à la vente très complets et très accessibles qui facilitent considérablement l’organisation de vos rendez-vous clients et de vos échanges avec votre clientèle de manière plus globale.

Les plus utilisés et les plus populaires sont les logiciels CRM (Customer Relationship Management). Mais ils restent assez globaux et donc pas très ciblés.

👉 Il existe des logiciels beaucoup plus spécialisés qui vous permettent d’analyser de manière très précise l’ensemble de vos rendez-vous clients.

🛠 Verticalls par exemple, est une application Microsoft Teams qui automatise vos tâches et vous génère des données qualifiées. Grâce à cette extension ultra intuitive, analysez vos rendez-vous clients en temps réel et transformez vos visioconférences Teams en KPIs grâce au module de retranscription écrite de vos entretiens commerciaux. Le plus ? L’application se connecte à votre CRM et assure ainsi un stockage optimal de vos données clients pour que vos commerciaux puissent les exploiter même pendant les réunions !

Vous avez officiellement fini votre rendez-vous commercial, mais ça ne veut pas dire que c’est la fin de vos échanges avec le client (loin de là !). Vous devez définir avec le prospect comment va se passer la suite de vos échanges tout en vous informant sur où est ce qu’il en est dans sa réflexion d’achat.

👉 Vous pourrez donc faire face à plusieurs situations à la fin de votre rendez-vous :

• Le client n’est pas intéressé : demandez-lui dans quelles perspectives le contexte peut évoluer et démontrez-lui l'intérêt qu’il aura si vous le recontactez à ce moment-là.
• Le client doit en parler à ses supérieurs : ne le laissez surtout pas présenter l’offre à son supérieur lui-même, vous êtes mieux placé pour le faire. Demandez-lui les coordonnées du ou des décideurs et fixez rapidement un rendez-vous.
• Le client a besoin d’un temps de réflexion : plus vous donnerez de temps au client pour y penser, plus ses freins à l’achat prendront de la place. Demandez-lui ce qui l’empêche de signer tout de suite et tentez de traiter l’objection avant son départ.
• Le client est convaincu mais manque d’un petit coup de boost : si vous sentez que le client potentiel est convaincu, passez directement à une proposition de contrat, n’attendez pas plus !