Transitaire : définition, rôle, fonctions et outils pour le transport de marchandises

Un transitaire est une entreprise chargée de gérer les transports successifs de marchandises importées ou exportées pour le compte de son client. Il joue ainsi un rôle essentiel pour les activités de négoce et de commerce international. Ses compétences dépassent la simple notion de gestion commerciale : un transitaire international doit maîtriser les aspects logistique, juridique et douanier, et constituer tous les documents obligatoires. Ce commissionnaire de transport de fret dispose par ailleurs d’outils dédiés pour l’assister et assurer la confiance de ses clients. Découvrons en détail les fonctions, les obligations, les missions et les outils du transitaire :

Dans cette première partie, nous donnons la définition d’un transitaire, expliquons son rôle et détaillons ses fonctions.

On désigne par le terme transitaire une entreprise ou une personne qui :

• est mandatée par le destinataire ou l’expéditeur de marchandises,
• organise et coordonne les modes de transport successifs : maritime, terrestre et aérien,
• gère toute question relative à la logistique nécessaire et au transit,
• s’occupe des formalités administratives,
• est responsable du passage en douane,
• veille au respect des réglementations en vigueur dans chaque pays,
• assure un rôle crucial pour les activités d’import-export.

Un transitaire — en anglais "freight forwarder" — exerce au niveau national comme la France, ou accompagne plus largement les entreprises de négoce, de commerce international, sur tous les territoires, par exemple les pays d’Afrique, la Suisse, les États-Unis, etc.

On utilise ainsi le terme "freight forwarding" pour désigner une activité de transitaire en anglais, langue utilisée dans le monde des affaires pour échanger entre professionnels de différents États.

Le rôle d’un transitaire est de s’assurer que les marchandises qui lui sont confiées arrivent à bonne destination dans l’état où il les a reçues.

Le transitaire international joue un rôle clé dans la réussite commerciale d’une activité de commerce international : de ses multiples compétences dépendent le bon déroulement de vos importations et exportations de marchandises transitant par le sol français ou sur des territoires étrangers.

Les missions d’un transitaire consistent à :

• organiser, stocker, emballer et expédier les marchandises selon des normes précises à respecter,
• contacter et coordonner tous les acteurs tels que les transporteurs, les compagnies d’assurance, les bureaux de douane, etc.,
• s’assurer d’une traçabilité permanente des marchandises pour pouvoir en informer le client et garantir que les marchandises arrivent à destination,
• remplir toutes les formalités administratives selon les lois internationales et s’acquitter des frais dus.

On désigne ainsi par le terme transitaire en douane un opérateur économique agréé par l’État pour réaliser les démarches administratives liées aux déclarations d’import et d’export, et pour régler les formalités en douane.

Le déclarant en douane est donc le transitaire désigné par son client pour acheminer les marchandises.

Ces deux termes sont utilisés pour désigner un transitaire international ou agent de transit. La différence entre les deux réside dans le mode de rémunération lié au statut du transitaire.

Le transitaire mandataire : un rôle d’exécutant avec obligations de moyens.

L’agent de transit est lié à son client par un contrat de mandat. Le client mandate le transitaire afin que ce dernier respecte les consignes telles que l’obligation de travailler avec certains opérateurs et transporteurs par exemple. Les responsabilités du transitaire mandataire sont alors limitées. Certains transitaires travaillent d’ailleurs au sein de l’entreprise elle-même.

Le commissionnaire de transport : un rôle majeur avec obligations de résultats.

Le « freight forwarder » est lié à son client par un contrat de commission. Le client choisit un transitaire commissionnaire qualifié pour se décharger d’un maximum de contraintes et de toutes responsabilités. Le commissionnaire de transport porte donc de nombreuses responsabilités sur ses épaules. C’est pourquoi le transitaire international est le professionnel recommandé.

Voici concrètement les prestations de services d’un transitaire international :

• Fonction n° 1 : assurer le suivi entre les différents modes de transport. Le transitaire est le garant du bon acheminement des marchandises. Il organise et coordonne les expéditions via transport multimodal : transport routier notamment, navigation par la mer ou par avion ;

• Fonction n° 2 : trouver des lieux pour faire transiter les marchandises. Le transitaire international assume cette mission en possédant lui-même des lieux de stockage ou loue des entrepôts à cet effet ;

• Fonction n° 3 : optimiser les coûts d’expédition. Le transitaire va procéder à un groupage de marchandises différentes au sein d’une même expédition, de la même façon qu’un déménageur le fait avec les affaires de clients différents. Ceci permet de rentabiliser les frais engagés auprès d’un transporteur en achetant un gros volume de transport de fret.

• Fonction n° 4 : contacter les bonnes personnes pour réserver des espaces de chargement et de déchargement. Les transitaires possèdent un carnet de contacts bien fourni et sélectionnent les meilleurs opérateurs. C’est un atout pour les activités de commerce international : les livraisons et expéditions bénéficient des meilleures conditions ;

• Fonction n° 5 : négocier les frais de transport. C’est un avantage supplémentaire que procure un transitaire international : en gérant un volume élevé de transport de fret, ils sont en position de faire baisser les prix face aux transporteurs ;

• Fonction n° 6 : assurer les marchandises. Le transitaire est au fait des conditions d’assurance en fonction du moyen de transport et du type de marchandises transitées. Il doit déposer des réclamations d’assurance, c’est une obligation qui permet non seulement de le couvrir en cas de dégâts ou de retard de livraison, mais aussi vis-à-vis de son client commanditaire ;

• Fonction n° 7 : éditer la documentation relative aux expéditions et aux exportations. Un transitaire maritime international aguerri garantit par exemple l’édition et la présentation de tous les documents obligatoires au moment voulu.

Le transitaire commissionnaire en douane doit respecter le nouveau Code des Douanes de l’Union 5CDU entré en application le 1er mai 2016. Ce Code modernise les procédures douanières et renforce les mesures de sécurité : les technologies actuelles permettent en effet d’harmoniser les règles et de simplifier un certain nombre de déclarations. Avant d’aborder la question des outils, passons en revue les formalités et obligations que doit remplir un transitaire.

Le connaissement est un document qui fait office de bon de chargement et de preuve : c’est le contrat de transport qui lie le transitaire et le transporteur.

Ce contrat stipule la nature des marchandises et la responsabilité du transporteur. En possession de ce contrat, le transitaire peut exiger la remise de la marchandise : ce document est un titre de propriété officiel transmis par endossement.

La "packing list" indique toutes les marchandises qui doivent être transportées. Le colisage est un document officiel qui doit figurer dans la liasse documentaire que le transitaire doit avoir en main : il liste et précise en effet le nombre de colis, palettes, cartons, le poids, le volume, cubage, dimensions jusqu’aux noms des marques et la nature de l’emballage.

Il sert à effectuer une traçabilité exacte des marchandises à une étape de transit et surtout à réception finale de la commande par le destinataire, afin de contrôler que toute la marchandise soit bien arrivée à destination et conforme aux attentes.

Il s’agit également d’un document officiel qui atteste du lieu, du pays où ont été fabriquées les marchandises, voire transformées. Pour chaque marchandise est établi un certificat d’origine par une Chambre de Commerce et d’Industrie.

Le transitaire devra s’acquitter des frais correspondants au taux de droit de douane correspondant.

Les 7 champs obligatoires qui doivent figurer sur un certificat d’origine :

1. le destinataire,
2. l’expéditeur,
3. le pays d’origine,
4. les différents moyens de transport successifs,
5. la désignation douanière,
6. le poids de la marchandise,
7. les spécificités s’il y a lieu.

La facture commerciale constitue une preuve de transaction entre l’acheteur et le vendeur, c’est-à-dire entre l’entreprise qui exporte et l’entreprise qui importe. L’usage veut qu’une copie de la facture en anglais soit transmise à l’acheteur.

Pour être valable et recevable, la facture commerciale ne doit pas être altérée (tâchée, illisible, etc.) et doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

• les coordonnées complètes du vendeur et de l’acheteur (adresse, raison sociale, etc.),
• la date d'émission de la facture,
• le numéro de facture,
• la devise de paiement utilisée,
• les unités de mesure pour évaluer les critères de la marchandise,
• le recensement précis et la dénomination des articles,
• la quantité de marchandise livrée,
• la valeur unitaire de la marchandise,
• la valeur totale des articles,
• le prix total de la facture incluant les taxes éventuelles,
• les conditions de paiement (à 30 jours, à réception de facture, etc.),
• la remise ou réduction accordée par le vendeur si elle existe,
• les conditions de livraison en appliquant l'Incoterm requis,
• le ou les moyens de transport successifs utilisés.

Voici une liste non exhaustive des obligations d’un transitaire en douane :

• Veille documentaire,
• Veille réglementaire internationale,
• Contrôle et application des réglementations,
• Intégration de la procédure DELTA G,
• Auto-liquidation de la TVA,
• Gestion des lettres de crédit ou crédits documentaires,
• Déclarations à l’export et à l’import,
• Déclaration mensuelle d’Échange de biens ou de services,
• Transmission des déclarations,
• Détention de carnets ATA pour un dédouanent facilité,
• Agrément des Chambres de Commerce,
• Visas et certificats d’origine,
• Calcul des droits et taxes importation,
• Gestion du fret multimodal,
• Gestion des documents de transports,
• Gestion DEB/DES,
• Gestion des documents relatifs aux transits communautaires,
• Gestion des documents d’assurance,
• Gestion administrative : certificats, visas et licences,
• Déclaration avec possibilité de pré-dédouanement
• Dédouanement simplifié sur sites agréés,
• Transit et interventions sous douanes,
• Représentations douanières,
• Gestion douanière et acquittement des droits, taxes et TVA.

Pour éviter de commettre des erreurs et fournir des prestations de qualité, le transitaire utilise des outils dédiés qui l’assistent au quotidien. Découvrons-les.

Pour gérer tous les aspects du commerce transitaire, les agents de transit utilisent des logiciels de négoce et de trading international : ces outils sont spécialisés pour répondre aux enjeux des activités d’import-export et aux spécificités de leur métier.

TRADE.EASY Import Export est l’une des références les plus performantes sur le marché des outils dédiés aux transitaires.

Cette solution complète offre en effet une liste impressionnante de fonctionnalités qui permettent aux professionnels du transit international de maîtriser en temps réel tous les aspects :

• la gestion intégrée des commandes,
• le suivi logistique automatisé,
• la centralisation des données et de tous les documents,
• un portail clients et fournisseurs,
• le suivi des mouvements de trésorerie,
• un tableau de bord avec les principaux KPIs de l’activité.

TRADE.EASY offre de nombreux atouts qui simplifient notamment la gestion de la logistique et des formalités telles que :

• l’intégration des incoterms,
• la gestion des documents (édition de la PFI, de la facture commerciale et de la liste de colisage, import de tous les autres documents pour centralisation par opération),
• l’enregistrement des informations du connaissement,
• le paramétrage de worflows automatiques sur la base des formalités obligatoires pour chaque pays et/ou référence,
• un suivi du fret et des services en cours en temps réel avec mises à jour automatiques (ETD, ETA, transit time, impact carbone), etc.

L’image ci-dessus vous montre tout l’intérêt d’une fonctionnalité indispensable : le suivi des expéditions.

L’agent de transit visualise instantanément les informations essentielles pour chaque expédition.

Thalia Gescom est une solution ERP modulaire avec un socle central de gestion commerciale auquel vous pouvez rajouter des modules selon votre métier : bureau d’étude, garage et magasin de pièces détachées, centrale d’achat, activité d’import-export, etc.

Malgré une interface assez austère, l’outil répond aux besoins de toute activité commerciale incluant la gestion de stocks, d’achats, des devis et facturation. Interface du logiciel en image :

Focus sur le module Transit :

• vous pouvez rajouter ce module pour gérer les transits de fret ;
• le transitaire peut ainsi gérer plus facilement les commandes et les approvisionnements liés aux exportations et aux importations ;
• son avantage : une fois que vous avez saisi les factures de frais, vous pouvez calculer "le coefficient d'approche magasin" par nomenclature douanière ;
• côté import-export, le logiciel permet notamment de gérer les prises de commandes, les appels d’offres.

Le logiciel Cosmos est lui aussi basé sur un "noyau" gestion commerciale, mais orientée pour l’import-export.

L’agent de transit peur gérer ses achats, ses devis et factures, ses commandes, et suivre les actions sur un tableau de bord prévu à cet effet.

La gestion du transport multimodal intégrée permet notamment au transitaire de s’organiser et de gérer ses coûts.

L’interface du logiciel est assez peu conviviale. Malgré cela, l’outil permet de gérer les documents réglementaires :

• certificat d’origine,
• liste de colisage,
• certificat d’assurance,
• certificat de conformité,
• etc.

Dans l’image ci-dessous, on visualise la liste des documents réglementaires centralisés dans l’outil :

A noter : un tableau de bord permet de suivre en temps réel les affaires en cours pour mieux piloter son activité commerciale.