Décryptage du document commercial, le pilier d’une bonne relation avec vos clients

Le document commercial fait partie intégrante de la vie d’une entreprise. Ou plutôt devrions-nous dire les documents commerciaux, puisqu’il en existe de différentes sortes : facture, devis, bon de commande, bon de livraison, catalogue, plaquette publicitaire, etc.

Tous impliquent de la rigueur dans leur élaboration, à des degrés différents. D’autant plus lorsque la législation vient mettre son nez dedans !

Alors de quoi parle-t-on lorsqu’on aborde la question du document commercial ? Et surtout, quelles sont les réglementations associées ? On vous dit tout.

Le document commercial définit un support écrit, souvent standardisé, visant à communiquer des informations relatives aux opérations de vente. Il sert donc, entre autres, à formaliser les transactions entre les vendeurs et les acheteurs.

Au final, on peut associer beaucoup d’éléments à cette notion de documents commerciaux, même les bons de réduction ou encore les catalogues produits.

Par conséquent, on a choisi de se focaliser sur ceux qui présentent de forts enjeux, en particulier d’un point de vue réglementaire :

• le devis,
• la facture,
• les conditions générales de vente,
• le bon de commande,
• le bon de livraison.

Un devis désigne une proposition commerciale détaillant le coût estimé d’un produit ou d’un service à fournir, ainsi que toutes les conditions liées. Il permet alors au client d’anticiper ses dépenses, et donc d’orienter son choix vers tel ou tel prestataire.

Il s’agit donc d’un document essentiel aux bonnes relations commerciales ! De plus, une fois accepté, le devis sert de base à l’établissement du contrat de vente.

💡Le devis n’est pas obligatoire, sauf dans certaines situations, comme lors de travaux et de dépannages dans les secteurs du bâtiment et de l’équipement de maison.

À la fois document commercial et comptable, la facture atteste d’une transaction entre un vendeur et un acheteur.

Obligatoire dans la plupart des cas (en BtoB notamment), elle détaille tous les éléments relatifs aux marchandises ou prestations vendues, comme les tarifs. En somme, la facture agit comme un justificatif de créance, une preuve d’achat, et elle doit être traduite en comptabilité.

💡 On compte différents types de factures : la facture d’avoir, la facture de doit, la facture intermédiaire, etc.

Les conditions générales de vente (CGV) définissent les règles encadrant les transactions d’une entreprise. Elles précisent les droits ainsi que les obligations de chaque partie (modalités de paiement, livraison, retour, garantie, etc.). C’est pourquoi on les retrouve souvent dans les documents contractuels.

💡 Vous n’êtes pas tenu de transmettre vos CGV dans le cadre d’une activité BtoB. On vous conseille cependant de le faire.

Par le bon de commande, un client entreprend d’acheter des produits ou services à son fournisseur. En d’autres termes, ce document commercial officialise leur accord.

💡 La législation ne vous contraint pas à fournir un bon de commande. Mais dès lors qu’il est établi et signé, il tient lieu d’engagement et un certain nombre de mentions doivent y figurer.

Un bon de livraison est un document attestant de la réception de marchandises ou de la réalisation d’une prestation. Il permet de confirmer que la commande ou le service ont été livrés, dans les conditions convenues.

💡 Pensez à faire signer le bon de livraison par le destinataire ! Dans le cas contraire, il ne comptera pas comme une preuve valable en cas de litiges ou de défaut de paiement.

Selon la nature du document commercial, mais aussi du statut de votre entreprise, il existe un certain nombre de mentions obligatoires.

👉 Par exemple, découvrez dans notre article dédié toutes les mentions obligatoires à apposer sur votre facture.

Toutefois, l’article R123-237 et suivants du code de commerce stipule que les commerçants sont tenus de faire apparaître sur leurs factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires, correspondances et tous récépissés concernant l’activité, les éléments suivants :

• le numéro unique d’identification de l’entreprise,
• la mention RCS (Registre du commerce et des sociétés), suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée,
• l’adresse du siège social. Si la société se situe à l’étranger, ajoutez en plus des renseignements précédents sa dénomination, sa forme juridique ainsi que le numéro d’immatriculation dans l’État où elle possède son siège (s’il existe !),
• le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire.

L’article R123-237 précise également d’autres dispositions particulières, par exemple lorsque le commerçant bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique. Étudiez avec attention vos obligations !

Enfin, soyez vigilant quant à la durée de conservation des documents commerciaux, qui là aussi diverge d’une situation à une autre. Par exemple, elle s’élève à 10 ans pour les factures, les bons de livraison ou encore les bons de commande. Pour un contrat, elle s’arrête à 5 ans.

Un expert juridique peut fortement vous aider à élaborer des documents commerciaux respectant la législation en cours, surtout au regard de la pluralité des situations.

Vous avez aussi la possibilité de vous appuyer sur une solution logicielle, qui vous aidera à rester en conformité tout en réduisant le risque d’erreurs.

⚒️ Par exemple, PandaDoc a été spécialement conçue pour automatiser la création et le suivi des documents d’entreprise, dont les documents commerciaux. Vous pouvez les créer en quelques clics seulement, directement à partir de modèles, sans avoir besoin de vous demander à chaque fois si vous avez oublié une mention obligatoire.

Dans tous les cas, il s’agit d’un exercice exigeant de la rigueur, d’autant plus que l’enjeu est double : vous protéger d’éventuels litiges tout en soignant la relation avec votre clientèle. Ne prenez donc aucun risque et appuyez-vous sur un expert ou des technologies !