Qu'est-ce que la facturation ? Définition et conseils
Nous sommes tous habitués à consulter des factures, mais finalement avez-vous déjà pris le temps de savoir ce que représentait la facturation et qui elle engageait ? Nous vous donnons une définition simple et lisible de la facturation.
SOMMAIRE :
- Définition de la facturation
- Des mentions légales indispensables
- Les différents types de facturation
- La facture, un document à conserver
- Loi anti-fraude à la TVA : l’obligation d’utiliser un logiciel certifié
- Les logiciels pour facturer en toute conformité
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Définition de la facturation
La facturation est un document comptable et commercial liée à une action commerciale. En effet, il s’agit d’une liste détaillée des prestations ou marchandises vendues par une entreprise à un client. Elle rend compte de la somme due par un débiteur à un créancier. En tant que responsable d’une entreprise, vous êtes le créancier et votre client est votre débiteur. La facture est le reflet de ce que vous avez fourni à votre client et de la somme qu’il doit vous verser en retour.
Des mentions légales indispensables
La facture n’est pas un simple document commun. Il a une légitimité auprès de la justice, mais pour qu’il prenne vraiment un caractère officiel, vous devez y faire apparaître certaines mentions pour qu’elle soit valide. Par exemple, le document doit comporter le terme « facture » pour être identifié en tant que tel. Notre article dédié sur les mentions de l’entreprise vous exposera en détail les mentions légales obligatoires qui doivent figurer sur le document pour le rendre valable aux yeux de la loi.
Lire aussi : Facturation : les obligations de l’entreprise
Les différents types de facturation
La facturation intermédiaire
Il s’agit d’une facture de provisions ou d’acompte qui est transmise plusieurs fois par an au client afin d’étaler le paiement d’une consommation annuelle ou d’une somme importante.
La facture de régularisation
Elle est établie, en règle générale, suite au relevé d’un index d’un compteur ou pour la mise à niveau d’une consommation qui dépasse les provisions sur charge.
La facture de clôture
Elle met un terme à une période de consommation et clôt un contrat entre un prestataire ou un fournisseur et un client.
La facture « proforma »
Une facture proforma est un devis provisoire qui prend la forme d’une facture. Elle sert à donner une indication des prix et des conditions générales de vente. Cette « facture provisoire » est un document envoyé à titre informatif, mais qui n’a pas de valeur légale ou comptable.
La facture véritable
Cette facture est le document définitif qui est établi après la réalisation de la prestation ou de la livraison d’un bien.
La facture, un document à conserver
Que vous soyez la personne qui reçoit la facture ou celle qui l’émet, vous devez conserver ce document pendant quelques années pour pouvoir avoir une preuve en cas de problème. Selon les factures, les délais fluctuent. Ainsi s’il s’agit de travaux, nous vous conseillons de conserver vos documents de facturation pendant au minimum 10 ans. En revanche, les factures de téléphone ou d’internet n’ont pas besoin d’être conservées plus de 3 ans.
Si vous êtes entrepreneur, pensez à conserver un double de la facture que vous faites parvenir à votre client afin d’éviter les quiproquos. Ce dernier peut d’ailleurs avoir besoin que vous lui établissiez un duplicata s’il a perdu son exemplaire et qu’il en a besoin pour répondre à une demande de l’administration.
Loi anti-fraude à la TVA : l’obligation d’utiliser un logiciel certifié
Depuis le 1er janvier 2018, la loi contraint les entreprises assujetties à la TVA à utiliser un logiciel agréé anti-fraude à la TVA pour traiter leurs facturations.
La certification anti-fraude à la TVA imposée à chaque logiciel marque ainsi la fin définitive de l’utilisation des logiciels Microsoft Excel et de Word.
La non justification par un certificat de votre système d’encaissement informatisé est sanctionnée d’une amende de 7 500 euros
La loi en vigueur au 1er janvier 2018 précise que cette contrainte légale ne s’applique pas aux entreprises dont l’activité est exclusivement B to B.
Par ailleurs, les fonctions d’encaissement d’un logiciel sont les seules fonctions concernées.
Les logiciels pour facturer en toute conformité
ClicFacture, la facturation en ligne dédiée aux indépendants
Les petites entreprises comme les artisans, les indépendants, ou les autoentrepreneurs peuvent remplir leurs obligations légales avec le logiciel ClicFacture, agréé anti-fraude.
Aperçu du logiciel ClicFacture en vidéo :
C’est aussi un logiciel de gestion commerciale très apprécié pour :
- sa facilité d’utilisation,
- la personnalisation des factures et devis,
- le service après-vente très réactif,
- la simplification de sa gestion administrative,
- le gain de temps qu’il procure.
Un tableau de bord permet à l’entrepreneur de suivre son activité, comme les statistiques de ses ventes en fonction d’une période donnée.
Les capacités d’automatisations et l’ergonomie de l’interface en font un logiciel facile à manier et qui rend vraiment service aux indépendants qui cherchent à se simplifier la vie.
Henrri, logiciel de facturation gratuit pour TPE
La gratuité de ce logiciel agréé anti-fraude en fait un argument de poids pour laisser tomber Excel dès maintenant. Aucune publicité : le modèle gratuit gage sur la satisfaction de ses utilisateurs, pour qu’ils s’orientent ensuite vers la souscription de modules complémentaires.
Dans l’image ci-dessous, on visualise l’interface du logiciel de facturation en ligne :
42 fonctionnalités sont en accès gratuit dont :
- les relances automatiques pour les impayés,
- le suivi d’activité sur un tableau de bord,
- le regroupement d’articles,
- des alertes personnalisables.
Factomos, la facturation électronique pour les PME
Le logiciel Factomos s’adapte aussi bien aux spécifications d’une PME qu’à celles d’une TPE souhaitant disposer de Webhooks (connexions possibles avec des applications tierces).
Aperçu du logiciel Factomos en vidéo :
Points forts à retenir :
- la certification anti-fraude à la TVA,
- des documents prêts à être édités,
- des tutoriels en vidéo,
- l’archivage dans le Cloud,
- un accès sécurisé pour l’expert-comptable,
- synchronisation bancaire,
- l’aspect multilingues (français, anglais, espagnol),
- la connexion avec le CRM noCRM.io.
Factomos est gratuit pendant 15 jours : c’est une occasion de tester l’outil de facturation et ses fonctionnalités.
La facturation semble anodine, car elle fait partie de notre quotidienne. Pourtant, il est important de prêter une réelle attention à l’établissement de ce document afin de respecter les mentions indispensables pour rendre la facture légale et qu’elle puisse répondre des prestations ou biens vendus. Ne négligez pas la facturation de votre entreprise au risque de vous mettre en difficulté si toutefois vous êtes confronté à un différend avec l’un de vos clients.
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Commentaires
Facture proforma
Merci pour votre commentaire et pour votre vigilance.
La définition de la facture proforma était effectivement erronée : elle a été modifiée.
Bonne journée,
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