Quelles sont les mentions obligatoires à apposer sur votre facture ? [+ modèle conforme]

Vous êtes responsable de la facturation dans votre entreprise ou à votre compte, et vous voulez vous informer sur les mentions obligatoires qui doivent figurer sur votre facture ?

Ce document commercial doit faire apparaître des éléments indispensables, afin de répondre à des contraintes de forme et contenu, telles que précisées par des textes officiels, comme le Code du commerce.

Voici les obligations de mentions légales que vous ne devez omettre à aucun prix afin de ne pas vous mettre en difficulté face à la loi si vous avez un désaccord avec l’un de vos clients. En bonus, un modèle à télécharger pour vous assurer de facturer en conformité !

Parmi les obligations liées à la facturation, il vous faut connaître avec précision les mentions générales incontournables que doivent comporter l’ensemble de vos factures. Les voici en détail :

C’est la date à laquelle vous éditez la facture.

Dans le cas où la date de la vente ou de la prestation de service est différente de celle de la facturation, elle devra également figurer sur la facture (dans la description).

C’est un numéro de facture unique, c’est-à-dire propre à chaque document de facturation établi. Vous devez choisir une séquence chronologique qui doit être continue, autrement dit une suite de numéro consécutive et sans interruption, afin d’identifier toutes les factures émises.

Optez pour une numérotation à l’année (2021-01) ou par mois (2021-01-01), et inscrivez la mention « Facture », également obligatoire. Ce titre suivi de son numéro doit apparaître sur toutes les pages qui composent une facture.

☝️Le numéro du bon de commande correspondant doit également être mentionné, le cas échéant, une obligation en vigueur depuis le 1er octobre 2019.

Il s’agit de tous les éléments qui se rapportent à l’identité de l’acheteur ou du client :

• nom du client ou dénomination sociale,
• adresse précise,
• adresse de facturation (si différente),
• numéro de TVA intracommunautaire.

Il s’agit de tous les éléments précisant l’identité du vendeur ou du prestataire :

• nom complet du vendeur ou raison sociale de l’entreprise,
• dénomination sociale de la société (avec le numéro de SIREN ou SIRET),
• numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) pour un commerçant,
• numéro d’immatriculation au répertoire des métiers (RM) pour un artisan,
• adresse du siège social de l’établissement,
• forme juridique (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, etc.),
• montant du capital social,
• numéro individuel d’identification à la TVA (si le montant est supérieur à 150 €).

Il est obligatoire de détailler les biens vendus ou les prestations réalisées. Vous devez indiquer :

• la dénomination précise de chaque prestation ou marchandise vendue,
• leur quantité respective,
• le prix unitaire HT,
• toute majoration de prix, le cas échéant,
• la date de la vente (qui correspond au jour effectif de réalisation de la prestation).

Chaque ligne détaillant un produit ou une prestation doit comporter également des informations sur :

• le montant (hors TVA),
• le taux de TVA applicable (20 %, 10 %, 5 %, etc.), à chaque ligne si des taux différents s’appliquent,
• la réduction de prix, ristourne ou remise, le cas échéant, acquise à la date de la vente ou de la prestation et directement liée à cette opération,
• le montant total TTC.

Les totaux de l’ensemble des montants doivent aussi figurer :

• la somme totale à payer hors taxes (HT),
• le montant total de la TVA,
• le montant total de la facture toutes taxes comprises (TTC).

💡Si vous avez des doutes sur les éléments liés à votre client, n’hésitez pas à prendre contact avec lui afin de pouvoir établir une facturation précise et valide.

En tant que professionnel·le (hors micro entrepreneur), si vous établissez une facture pour des biens ou des prestations fournis à un client professionnel, vous devez ajouter les mentions suivantes :

• les conditions de paiement,
• la date d’échéance du paiement ou le délai de paiement, soit la date à laquelle le règlement de cette facture doit être reçu ;
• les conditions d’escompte (en cas de paiement anticipé),
• le taux des pénalités exigibles (en cas de non-paiement du client à la date de règlement exigée),
• l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement, s’élevant à 40 €,
• les mentions légales relatives à la TVA.

Si vous êtes micro-entrepreneur (statut anciennement appelé auto-entrepreneur), vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, et devez faire figurer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos factures.

En tant que vendeur ou prestataire, vous êtes dispensé·e de certaines mentions obligatoires si le montant hors taxes de la facture est inférieur ou égal à 150 euros, comme :

• votre numéro individuel d’identification de TVA,
• les références aux dispositions du CGI ou de la directive européenne précisant que l’opération bénéficie d’une exonération.

☝️Notons toutefois que ces simplifications ne sont pas valables pour les livraisons intracommunautaires exonérées, les prestations de services intracommunautaires, et les livraisons de biens relevant du régime des ventes à distance.

Selon la nature des services rendus ou des biens vendus, ou des cas bien précis, la facture doit comporter d’autres mentions spécifiques :

• pour les artisans, les commerçants au RCS et les microentrepreneurs soumis à l’obligation de souscription à une assurance professionnelle : la mention de l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique où s’étend la protection de l’assurance ;
• pour les artisans du bâtiment : la mention de l’assurance professionnelle décennale (référence contrat, coordonnées de l’assureur et du garant, couverture géographique) ;
• pour les membres d’un centre de gestion agréé ou d’une association agréée : la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque et/ou carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé » ;
• pour les locataires-gérants ou gérants mandataires : la mention de cette qualité ;
• pour les EIRL : le nom du dirigeant, la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle, accompagnés du libellé « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou bien du signe EIRL.

Si votre entreprise ne se conforme pas à ces obligations, elle encourt une amende de 15 € par mention manquante ou incorrecte sur une facture.

☝️À savoir que toute amende ne peut dépasser un certain plafond, fixé à 1/4 du montant de la facture.

Pour une personne physique, l’amende peut s’élever à 75 000 € et pour une personne morale, celle-ci peut atteindre 375 000 €.

✅ Pour éditer une facture conforme en toute simplicité et échapper aux sanctions, n’hésitez pas à télécharger ce modèle de facture mis à votre disposition. Utilisable immédiatement, conforme et personnalisable, il contient déjà tous les champs nécessaires, que vous pouvez renseigner avec vos propres informations.

⚒️ Pour aller plus loin et afin de faciliter l’ensemble de votre processus de facturation tout en vous assurant que toutes les mentions légales figurent sur vos documents, pourquoi ne pas vous équiper d’un logiciel de facturation ? Un tel outil vous garantit :

• une numérotation conforme générée automatiquement,
• la conversion de vos devis en facture en quelques clics,
• le respect des mentions obligatoires, à compléter une fois, avec une sauvegarde des données par client,
• la prise en compte des différents taux de TVA, que vous soyez assujetti à la TVA ou non,
• l’export de vos données directement dans votre comptabilité,
• des intégrations possibles avec vos outils métier existants, etc.

En bref, vous gagnez un temps précieux grâce à l’automatisation de multiples tâches et vous sécurisez tout le processus de facturation, en toute légalité… et sérénité !

Enfin, qu’il s’agisse d’e factures ou documents au format papier, n’oubliez jamais de conserver ces pièces comptables pendant 10 ans, et de faire des sauvegardes de vos documents électroniques.