Logiciels de Devis et Facturation

Logiciels de Devis et Facturation : guide d'achat

Qu'est ce que la facturation en comptabilité ?

Comment faire de la facturation ?

Pour toute vente de bien ou de service, un professionel doit émettre une facture. Il existe différents types de factures et différents cas dans lesquels les utiliser.

Grâce à nos guides sur la facturation, découvrez comment réaliser une facture conforme.

Comment fonctionne la facturation ?

La facturation permet le suivi et le contrôle de l'activité d'une entreprise. La facture est un élèment comptable essentiel pour établir une relation entre clients et fournisseurs : une créance qui entraîne le paiement d'une dette. L'objectif d'une facture est de prouver et d'assurer le paiement de la dette d'un client vis-à-vis d'un fournisseur de biens ou de services.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est une solution informatique qui automatise la gestion des devis, des factures et le suivi des paiements pour des opérations simples de gestion commerciale. Certains permettent de suivre en temps réel le niveau de trésorerie de l'entreprise et de permettre des paiements en ligne. C'est un assistant comptable des petites entreprises (TPE, PME et PMI). Certains logiciels de facturation sont même adaptés aux auto-entrepreneurs sans expert comptable, aux artisans du bâtiment ou aux professions libérales.

Comment ça marche ?

Les logiciels de devis facturation sont conçus pour vous accompagner dans l’édition de vos documents de gestion commerciale et de vos tâches administratives. Il vous permet de créer des contacts et des clients puis un modèle de facture, un modèle de devis et un modèle de bon de commande. Le logiciel de devis permet également de créer une liste des prestations de services de produits qui pourront être ajoutés facilement au bon de commande, au devis, à la facture puis au bon de livraison.

Pourquoi utiliser un logiciel de devis facturation ?

Avantages

Le logiciel de gestion et de facturation sait se rendre indispensable à votre fonctionnement :

• Faire les factures à la main avec Excel peut induire des erreurs. C'est par ailleurs illégal depuis la mise en oeuvre de la nouvelle loi de finance
• Il automatise toute la gestion des clients, la création des documents pour vos clients et votre expert comptable
• Il vous permet de piloter la trésorerie de votre entreprise
• Il vous permet de faire une mise en page parfaite
• Ils supportent la facturation récurrente et les relances
• Il automatise les procédures administratives comme la déclaration de la TVA et vous permet de gagner du temps
• Les logiciels de facturation en ligne sont compatibles Mac OS, Windows et Linux

Inconvénients

• Certains logiciels de facture étrangers ne sont pas conformes avec la loi anti-fraude à la TVA

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de devis factures ?

Le logiciel de facturation, complémentaire du logiciel de comptabilité en ligne, vous accompagne au quotidien pour la réalisation de vos documents commerciaux et factures tout en vous simplifiant les choses pour relancer les paiements en attente. Découvrez les différentes fonctionnalités à votre disposition :

• Générez vos devis et factures. En remplissant au préalable le fichier client le plus précisément possible, vous n’aurez plus besoin que de quelques renseignements pour établir un devis adapté à chaque demande.
• Modèles de factures sont à votre disposition pour créer une facture.
• Gérez vos fichiers clients : En indiquant régulièrement les modifications, vous pourrez mettre à jour des données pour réaliser des factures complètes en prélevant directement les informations dans la base de données.
• Editez vos factures avec toutes les mentions légales indispensables pour la validité du document (exemple le taux de TVA). Vous pouvez les récupérer en format PDF via l’export.
• Relancez automatiquement et plus facilement vos clients en impayés en appliquant éventuellement les frais de relance inhérents au retard.
• Réalisez des factures avec une remise commerciale et améliorez votre relation client.
• Bon de commande, bon de livraison
• Génération des écritures comptables
• Accès aux pièces comptables et aux écritures par l'Expert Comptable

À quoi devez-vous prêter attention pour bien choisir votre logiciel de facturation? 

Ne vous lancez pas dans l’achat d’un logiciel trop lourd ou qui aurait des fonctionnalités dans lesquelles vous pourriez vous perdre. Privilégiez un logiciel de facturation simple et faites attention à :

• L’ergonomie du logiciel pour que les fonctions soient accessibles rapidement.
• La personnalisation des documents. La facture doit pouvoir comporter votre logo et les couleurs de votre entreprise pour que l’on ait la sensation d’unité et d’harmonie.
• L’éditeur possède un service client.
• La sécurité de vos données de facturation en ligne
• Le prix : Les éditeurs proposent différents types d’abonnements en fonction du nombre de salariés
• La gestion des contacts doit permettre de renseigner toutes les informations indispensables concernant les clients.
• Logiciel de devis généraliste (pour toutes les entreprises) ou spécialisé (logiciel bâtiment)

Pourquoi vous pouvez oublier Excel : Les avantages des logiciels de facturation

• Vous évitez la ressaisie et gagnez du temps :
  1. sélectionnez un modèle de devis ou facture ;
  2. renseignez les produits ou services concernés en les piochant dans votre catalogue ;
  3. renseignez les informations clients en les piochant dans votre base de données clients.
      
• Envoyez vos factures et devis directement depuis votre logiciel de facturation : oubliez les mises sous pli chronophages.
   
• La gestion des impayés est simplifiée : vos clients sont relancés automatiquement et vous n’avez plus à y penser.
   
• Donnez un accès à l’outil à votre expert-comptable, ou exportez vos ventes du mois pour les lui transmettre et simplifier votre comptabilité.
   
• Vous vous assurez que vos documents sont conformes et comprennent toutes les mentions obligatoires, prévues dans le logiciel. La loi prévoit une nouvelle mention obligatoire ? La mise à jour est faite automatiquement.
   
• Suivez votre facturation, voire votre trésorerie, rapidement grâce à un tableau de bord.

Quels types de factures pouvez-vous réaliser avec le logiciel de facturation ? 

Il existe différents types de factures que vous pourrez élaborer en utilisant votre logiciel de facturation.

• La facturation intermédiaire ou facture de provision. C’est un acompte facturé plusieurs fois par an pour étaler un paiement important ou une consommation annuelle.
• La facture de régularisation qui est établie suite au relevé d’un index ou pour mettre à niveau une consommation.
• La facture de clôture qui met un terme à une consommation et assure la fin d’un contrat.
• La facture « pro-forma » qui est émise à la demande du client juste après un achat.
• La facturation finale qui est le document qui résume la réalisation d’une prestation ou de la livraison d’un bien.

Se tourner vers le bon logiciel : mono-poste en local ou logiciel de facturation en ligne dans le cloud ?

Le logiciel mono-poste

Le logiciel de facturation mono-poste assure une plus grande sécurité des données et vous pouvez mesurer plus facilement le coût de l’investissement. Vous achetez le logiciel qui est installé sur votre système informatique ou sur les ordinateurs de votre structure. La mise à jour sera à faire régulièrement. Il faut prendre en compte que vous n’aurez accès à vos données que depuis votre ordinateur professionnel. Si vous voulez faire vos relances, entrer les notes de frais ou consulter la trésorerie, factures devis, vous serez obligés de le faire depuis votre bureau.

Le logiciel de facturation en ligne

Le logiciel de factures en ligne (comme par exemple flexina) est parfois plus intéressant, car les mises à jour sont faites à chaque modification de l’éditeur et vous pouvez obtenir de nouveaux modules. Vous avez accès à la plateforme en mode saas depuis tous les ordinateurs qui sont reliés à Internet. Le prix varie souvent en fonction du nombre de salariés qui auront accès à votre logiciel de facturation. Ainsi le prix pour un logiciel auto entrepreneur sera différent de la micro entreprise, TPE, PME ou grandes entreprises.