Logiciels de Notes de frais

Logiciels de Notes de frais : guide d'achat

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Définition 

Une note de frais est un document papier ou numérique qui centralise toutes les dépenses réalisées par un employé et qui doivent être rembourser par l'employeur. Il n'existe de modèle de notes de frais précis, chaque entreprise est libre de créer son propre modèle selon les règles qu'elle fixe.

Pourquoi faire une note de frais ?

Pour un salarié, établir une note de frais lui permet d'obtenir le remboursement des frais professionnels avancés. La note de frais sert de justificatif aux frais professionnels engendrés pour les besoins de l'activité du salarié et c'est grâce à ce document qu'il peut être remboursé.

Comment calculer une note de frais ? Comment rembourser une note de frais ?

Le remboursement des notes des frais dépend de la nature des frais professionnels engendrés. 

Retrouvez plus d'informations dans nos tutos et guides sur la note de frais.

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Définition

Les logiciels en ligne de notes de frais vous permettent de soumettre immédiatement les demandes de remboursement de frais professionnels à la personne en charge de la validation (manager, comptable, dirigeant, etc.). 

Les demandes sont ensuite validées en notes de frais puis le remboursement des frais est effectué.

Comment ça marche ?

Les solutions Web de gestion des notes de frais en mode SaaS (cloud computing) fonctionnent en deux parties. 

Premièrement, un portail RH ou une application mobile (smartphone et tablette) permet à vos collaborateurs d’enregistrer leurs frais professionnels :

• Compléter un formulaire de demande de remboursement
• L’agrémenter d’une pièce justificative (photo de facture ou ticket) 
• Envoyer la demande au responsable pour approbation

Le Directeur, le manager ou le responsable RH dispose d’un outil informatique pour gérer les demandes reçues :

• Via un navigateur Web (ou un appareil mobile), il accède à un tableau de bord sur lequel il dispose d’une vision globale sur les demandes. 
• Une à une, il les examine : les accepte ou non.

Une note acceptée déclenche automatiquement le remboursement du collaborateur et l’enregistrement de la transaction dans la comptabilité générale de l’entreprise.

L’individu concerné est automatiquement notifié de la décision de son supérieur.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais ?

Ces outils RH comme Expensya sont très nombreux sur le marché mais tous ne vous proposent pas les mêmes services. 

Les fonctionnalités au coeur de la gestion de notes de frais sont :

• La saisie des notes de frais
• La gestion des justificatifs
• La demande de remboursement
• La validation de remboursement
• La gestion des paiements
• L’archivage des frais

Les logiciels gratuits ou payants de notes de frais (comme Cleemy de Lucca, Expensya, Izika, Notilus) sont de plus en plus accompagnés d'applications mobiles vous permettant de faire une photographie de la facture qui accompagnera la demande de remboursement. Certains logiciels proposent même de pré-remplir la note de frais grâce à la reconnaissance des mots et chiffres de la facture (technologie OCR).

D'autres fonctionnalités appréciables vous permettent de gagner un temps significatif dans votre process de gestion et remboursement des frais professionnels. Parmi elles :

• La gestion des frais de déplacement (frais kilométriques, frais de mission, etc.), des barèmes URSSAF
• Les exports comptables (CSV, PDF)
• La reconnaissance des données bancaires
• La définition de workflow d’approbation (simple ou multi-niveaux) et le suivi des demandes
• Le mode hors connexion des applications mobiles
• Etc.

Sur le tableau de bord de l’application, vous accédez à des graphiques, indicateurs de performance (KPIs) et des rapports pour contrôler et analyser vos dépenses d’entreprise par nature, catégorie, etc.

Qui utilise une solution de note de frais en ligne ?

Les grandes structures telles que les ETI et les grandes entreprises ne peuvent pas se limiter à un logiciel comptable. Elles ont ont tout intérêt à se doter d’un outil de notes de frais pour permettre aux services RH, financiers et comptables de gagner en temps et en productivité.

Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?

Le logiciel notes de frais simplifie la gestion fastidieuse des frais professionnels. Transversal, il est bénéfique à pratiquement toutes les fonctions. Cependant, il présente quelques inconvénients.

Avantages

• Plus besoin de gérer des notes de frais papier, tout est numérisé et géré avec une application paramétrable et intuitive
• Vous traitez plus rapidement les frais de vos collaborateurs et n’immobilisez plus une partie de votre trésorerie en début de mois pour rembourser les avances de frais
• Cet outil de gestion rationalise certaines tâches administratives chronophages liées à la gestion du personnel. Il améliore la gestion comptable de l’entreprise et la gestion de projet (les frais peuvent être imputés à certaines tâches ou certains projets)
• Ce logiciel améliore la gestion commerciale et la relation client : les frais réels sont automatiquement calculés et servent de justificatifs pour certains devis et factures envoyés aux clients
• Le logiciel est interopérable avec les outils de suivi du temps, de gestion des voyages d’affaires et déplacements professionnels
• Il assure une traçabilité sans faille des frais engagés

Inconvénients

• Les collaborateurs peuvent être tentés de transformer tous leurs achats en notes de frais. Au sein d’une structure importante, le manager RH aura du mal à filtrer toutes les demandes pour identifier les demandes pertinentes
• Pour être performant, l’outil nécessite d’être interopérable avec la majorité des logiciels utilisés dans l’entreprise : logiciel de facturation en ligne, ERP, de gestion de projet, de comptabilité, de paie, autres applications de gestion. Certaines organisation préféreront utiliser un SIRH complet plutôt qu’une solution indépendant dont l’intégration peut se révéler problématique

Comment choisir un logiciel de notes de frais ?

Choisir la bonne solution de gestion de frais passe par l'amélioration du confort de travail de tous les collaborateurs :

• Les salariés doivent pouvoir saisir leur demande de remboursement et créer leurs notes de frais facilement. Ils doivent pouvoir également consulter leur solde/compteur de frais.
• Les managers et l'administration comptable doivent pouvoir valider les frais rapidement, consolider chaque mois les montants à rembourser et créer les données comptables sans re-saisie

Le coût d’une solution de notes de frais est également à prendre en considération. Celui-ci varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs ou de notes à traiter mensuellement.

La dernière tendance : la carte notes de frais

Certains éditeurs comme Spendesk révolutionnent la note de frais en supprimant l’avance de frais grâce à leurs cartes notes de frais. 

Il s’agit là d’une solution informatique qui regroupe les fonctionnalités listées plus haut, mais qui propose en plus, une carte de paiement de type Mastercard (physique et virtuelle) nominative distribuée aux collaborateurs. 

Les salariés n’ont plus à réaliser des avances de frais. Ils paient directement avec la carte business de leur entreprise dans la limite du crédit disponible. Ce dernier est géré par le manager RH qui peut mieux gérer les ressources de son entreprise.

Liste de logiciels notes de frais professionnels gratuits 

• Expensya
• Jenji
• Apidae
• N2F
• Je pilote mon entreprise
• Declaree

Quels sont les principaux logiciels de notes de frais ? Quel est le meilleur logiciel de notes de frais ?

Retrouvez nos conseils pour choisir un logiciel de note de frais adapté à vos besoin.

FAQ

Qu'est-ce qu'un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel de note de frais permet de regrouper et de traiter les dépenses professionnelles au sein d'une seule et même plateforme. Ils prennent en charge la déclaration, l'autorisation puis le remboursement des frais professionnels. De plus, ils permettent le plus souvent aux employés de numériser leurs factures pour un remboursement facile et rapide.

Les logiciels de notes de frais professionnels sont-ils compatibles zéro-papier ?

Les logiciels de notes de frais professionnels permettent la traite des frais professionnels de façon totalement numérisée. De la prise en photo ou reception d'une facture numérique jusqu'à la traite comptable. Ils s'inscrivent donc parfaitement dans une démarche zéro papier.

La technologie OCR des logiciels de notes de frais professionnels est-elle conforme au RGPD ? 

Si le logiciel est conforme au RGPD, demandez à l'éditeur si l'application tierce OCR l'est aussi. Elle peut provenir d'un pays en dehors de la zone soumise au RGPD.

Les logiciels de notes de frais sont ils compatibles avec les logiciels de paie ? 

Oui, les logiciels de notes de frais sont le plus souvent construits pour s'interconnecter facilement avec les logiciels de paie les plus utilisés sur le marché. Veillez toutefois à confirmer avec votre fournisseur de logiciel de paie qu'il s'interconnecte bien avec votre logiciel de notes de frais avant d'acheter.

Le logiciel permet-il un archivage des notes de frais à valeur probante ? 

Oui, les sauvegardes et archivages réalisés à partir de votre logiciel de note de frais numérique certifié sont légalement utilisables dans le cadre d'un contrôle anti-fraude.