Expensya : Le logiciel de gestion des notes de frais de demain !

Disponible sous forme d’application Web et mobile (iOS, Android et Windows), Expensya est un logiciel de gestion de notes de frais qui s’adresse à toutes les entreprises : freelance, TPE, PME, grands groupes. 

Gestion simplifiée des frais professionnels

La saisie des frais professionnels 

La solution Expensya permet aux collaborateurs de saisir leurs frais rapidement en prenant en photo leurs reçus directement sur leur smartphone. Dotée d’une reconnaissance intelligente (technologie OCR), l’application mobile Expensya détecte toutes les informations pertinentes en quelques secondes : montant, catégorie de dépense, TVA, mode de paiement, date, etc.

La note de frais est automatiquement créée, prête à être soumise à validation auprès du manager puis envoyée au comptable pour déclencher le processus de remboursement.

Toutes les données sont archivées dans un Cloud sécurisé.

Le workflow de validation

Les managers sont automatiquement notifiés lorsqu’une demande de remboursement est créée par un collaborateur. Ils n’ont plus qu’à les valider ou les rejeter en quelques clics : 

  • Inutiles de saisir à nouveau les montants et de créer le compteur des notes de frais mensuelles dans un Excel ;
  • Tous les calculs sont automatisés.

Les écritures comptables sont également générées : 

  • Et enregistrées dans le logiciel comptable si vous choisissez de synchroniser Expensya avec votre outil de comptabilité ;
  • Ou exportées au format de votre choix. 

Vous gagnez du temps dans le traitement des notes de frais et obtenez une vue d’ensemble sur les dépenses de vos équipes grâce aux tableaux de bord et à ses statistiques. Vous analysez ces dépenses et vérifier le respect de la politique d’entreprise en matière de frais professionnels.

Frais de déplacement, frais kilométriques et URSSAF

Expensya est un logiciel conçu pour que vous gériez efficacement les frais de déplacement de vos collaborateurs. Par exemple :

  • Vous créez différents types de frais kilométriques lors de la configuration de l’outil : créez des dépenses types, configurez des règles de dépenses comme des plafonds. 
  • Vous catégorisez vos frais pour une meilleure lisibilité.
  • En cas de déplacement à l’étranger, l’application gère automatiquement les conversions de devises.

Enfin, Expensya gère les barèmes URSSAF pour que votre administration soit conforme aux normes légales.

Flexibilité et économies avec les notes de frais en ligne

Avec un prix de 5€ HT/mois/utilisateur, Expensya est une solution économique qui évoluera selon les besoins de votre entreprise. 

L'éditeur offre des devis personnalisés pour les demandes particulières et conseille ses clients durant l’élaboration de la stratégie de gestion des frais professionnels. 

Les données des utilisateurs sont stockées, sauvegardées, et dupliquées dans des centres de données hautement sécurisés en Europe. Expensya vous offre ainsi toute la sérénité, la sécurité et les gains de temps dont vous avez besoin au quotidien dans votre entreprise.

Offre promotionnelle Expensya

90 Jours d'essai offert en utilisant le code appvizer2017 à l'inscription sur site internet d'Expensya.

Éditeur : Expensya

Avantages de Expensya

  • Certifications : ISO 9001, ISO 22301, ISO 27018, ISO 27001

Démonstration et interface de Expensya

Expensya - La gestion des frais pros de demain, dès Aujourd'hui !Expensya: Envoi des factures par email, Protection contre la perte de données (DLP), Analyse des dépensesExpensya: Barème URSSAF, Application mobile, Contrat de niveau de service (SLA)Expensya: Import et export de données (CSV, XLS), Contrat de niveau de service (SLA), Assurance contre les pertes de donnéesExpensya: Mode déconnecté, Redondance géographique des données, Envoi des factures par email

Références clients de Expensya

Aucune référence client

Prix et fonctionnalités de Expensya

Offres & Tarifs

Gratuit
Payant
Premium
0 €
5 €/mois /utilisateur
Prix sur demande

Facturés annuellement

Devis personnalisé gratuit

Fonctionnalités

Administration de l'application
Duplication des données
Export PDF
Gestion de plusieurs devises Possibilité de gérer plusieurs monnaies
Gestion des droits
Gestion des utilisateurs
Groupes
Import et export de données (CSV, XLS)
Tableau de bord
Comptabilité
Accès sécurisé pour son Expert Comptable
Centres de coûts et Centres d'analyse
Comptabilité analytique Contrôle de gestion
Comptabilité auxiliaire
Export comptable
Import des relevés bancaires
Plan comptable personnalisable
Tableau de bord comptable
Tableau de bord et rapports
Facturation
Approbation / validation des factures
Dématérialisation des factures
Envoi des factures par email
Gestion automatique de la TVA
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Gestion des numéros de factures
Multi-TVA Gestion de taux de TVA multiples
Garanties contractuelles
Assurance contre les pertes de données
Contrat de niveau de service (SLA) supérieur à 99,5% Service Level Agreement (SLA). Détermine le niveau de service garanti par le fournisseur de service. Le pourcentage correspond au ratio où l'application est parfaitement disponible.
Notes de frais
Analyse des dépenses
Barème URSSAF
Déclaration de frais kilométrique Déclaration fiable en Excel, PDF ou CSV pour votre expert-comptable
Estimation des frais kilométriques Estimation des frais kilométriques sur la base des déplacements prévus dans votre agenda pour le calcul des IK
Frais de déplacement
Gestion des justificatifs de paiement
Gestion des véhicules
Génération des écritures comptables
Indemnités kilométriques
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Saisie des dépenses/frais
Suivi du remboursement
Support
Responsable de compte dédié
Sécurité et confidentialité
SFTP SSH File Transfer Protocol ou Secured File Transfer Protocol

Services

Integration & interopérabilité
API, Web service APIs Restful
Compatible Linux OS
Compatible Mac OS
Compatible Windows OS
Mobilité
Application mobile
Interface web adaptive Design Responsive. L'application s'adapte à la taille de l'écran
Mode déconnecté
Support
Base de savoir (tutoriels, démos)
Communauté (FAQ, Forum)
Support (téléphone, email, ticket, Chat)
Formation sur site
Sécurité et confidentialité
Contrôle strict des accès aux serveurs
Protection contre la perte de données (DLP) Contrôlez les données professionnelles critiques à l’aide de stratégies DLP intégrées basées sur des normes de réglementation telles que PII et PCI, qui permettent d’identifier, de surveiller et de protéger les données critiques par le biais d’une analyse de contenu approfondie.
Redondance géographique des données
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Single Sign-On (SSO) Authentification Unique

Données hébergées dans les pays suivants : Pays-Bas

Fabien Paupier

Indispensable à tous les professionnels en déplacement

Expensya est une application mobile dont on ne peut plus se séparer une fois essayée. Sa simplicité d'utilisation est remarquable mais c'est dans le gain de temps qu'elle surpasse toutes les attentes :

  • L'application mobile permet de prendre en photo les reçus et de créer automatiquement la note de frais à partir des informations qu'lle va reconnaître comme le montant, l'intitulé et la date. Plus besoin de faire attention à ne pas perdre ses factures et à saisir les notes de frais dans Excel !
  • La procédure de validation des notes de frais se déclenche automatiquement quand l'employé qui a payé la note le souhaite. le manager peut ainsi valider la note puis la comptable peut procéder au paiement.

Expensya c'est donc moins de saisie, plus d'oublis et surtout plus d'erreurs. Parce qu'Expensya est aussi un logiciel en ligne qui centralise toutes les données, il est aussi à jour des barèmes URSSAF

Antoine Dematté

Top !

Logiciel au top et équipe agréable, je recommande. Plus de 10h gagnées par an facilement !