Note de frais kilométrique 2018 : barème, calcul des indemnités et logiciels

Note de frais kilométrique 2018 : barème, calcul des indemnités et logiciels

Le terme note de frais kilométrique désigne un document qui justifie une dépense professionnelle effectuée par le salarié avec son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, le plus couramment sa voiture. Avec ce justificatif, il obtient ce qu’on appelle des indemnités kilométriques pour le remboursement des frais occasionnés.

Pour calculer les indemnités, l’employeur doit suivre le barème kilométrique 2018 fixé par l’administration fiscale. Suivez notre GPS, on vous explique comment faire dans cet article.

Et comme la gestion de ces notes de frais sous Excel peut vite devenir un vrai cauchemar, nous vous conseillons également les logiciels qui vous permettent d’intégrer tous les enjeux liés aux notes de frais pour que votre comptabilité arrive à destination, sans déraper en cours de route :

Suggestion de logiciels pour vous

Expensya

Expensya
Le logiciel de gestion des notes de frais de demain !
30 jours d'Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Philéas Gestion

Philéas Gestion
Pilotage des frais professionnels : IK, Notes de frais...
Tester Philéas
Voir ce logiciel

N2F - Note de frais

N2F - Note de frais
Dématérialisation à valeur probante des notes de frais
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel

Note de frais et indemnités kilométriques : les règles à savoir

La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

Source : URSSAF

Les indemnités kilométriques selon l’administration

La définition des indemnités kilométriques est donnée par l’administration fiscale : les indemnités kilométriques se concrétisent par une somme d’argent reversée au salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

À travers un barème fiscal, l’administration définit le montant du remboursement de ces frais professionnels en tenant compte :

  • des frais d’entretien et d’usure du véhicule,
  • des coûts engendrés par l’essence ou le carburant utilisé,
  • l’achat pour le remplacement de pneus,
  • les frais d’assurance de la voiture.

Les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels, sauf exception mentionnée par une convention collective ou exception accordée selon le bon vouloir de l’employeur.

Dans la déclaration d’impôts sur le revenu, une déduction forfaitaire de 10% est accordée automatiquement aux salariés pour couvrir certains frais comme ceux encourus par les déplacements domicile-travail.

L’employé peut choisir de renoncer à cette déduction et demander la déduction de ses frais réels, ceci en appliquant le barème kilométrique en vigueur.

Un remboursement sur présentation de justificatifs

Toute personne peut prétendre au remboursement de frais kilométriques à partir du moment où :

  • elle (ou son/sa conjoint-e) est propriétaire du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels,
  • elle conserve et présente ses justificatifs de dépenses encourues à son employeur.

Pour établir ses notes de frais, le salarié doit y joindre obligatoirement ses justificatifs de dépenses, qui doivent par ailleurs indiquer la date du déplacement professionnel, le motif du déplacement et la distance parcourue.

Le montant du remboursement se calcule en appliquant le barème fiscal des indemnités kilométriques : l’employeur verse alors au salarié un forfait déterminé par ce barème.

Tableau du barème kilométrique 2018 à appliquer pour la voiture

Pour rembourser le salarié, l’employeur doit se référer au barème kilométrique. Il s’agit du barème fiscal, ou plus simplement d’une règle de calcul à appliquer pour déterminer le forfait applicable.

Le barème kilométrique est fixé pour une année et s’attache sur les points suivants :

  • les chevaux fiscaux ou la puissance fiscale du véhicule exprimée par l’acronyme « CV » précédé d’un chiffre,
  • la distance parcourue pour raison professionnelle, exprimée en kilomètres. 
Tableau du Barème kilométrique 2018 en euros
 
BARÈME KILOMÉTRIQUE 2018 POUR LES VOITURES
 

Puissance fiscale (CV)
exprimée en chevaux

Distance (d)
jusqu'à 5 000 km

Distance (d)
de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà
de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,41

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,32) + 1 244

d x 0,382

7 CV et plus

d x 0,595

d x 0,337) + 1 288

d x 0,401
 

   

Modèle de calcul d’indemnités kilométriques

Voici un exemple de calcul d’indemnités kilométriques qui peut vous servir de modèle.

Éléments de calcul à prendre en compte :

  • Jean Dupond, commercial, utilise sa voiture personnelle pour faire ses tournées commerciales,
  • Jean a parcouru 500 kilomètres dans l’année pour effectuer ses tournées,
  • la puissance administrative de sa voiture est de 3 CV (chevaux).

Le calcul à effectuer est donc :
Distance parcourue en km X 0,41 = 500 X 0,41 = 205 €

Jean doit donc percevoir 205 euros d’indemnités kilométriques en remboursement de ses frais de déplacement professionnels.

Comme Jean est quelqu’un d’organisé, il a dûment édité ses notes de frais mois par mois, minimisant ainsi les risques d’erreurs.

À savoir : vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais kilométriques. Les sommes versées à l’employé par la société au titre des indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA. La TVA est non éligible, donc non déductible.

Les logiciels pour faciliter la gestion de ses notes de frais

Traiter les notes de frais pour les transformer en indemnités kilométriques peut s’avérer fastidieux et ne facilite pas le travail pour tenir une comptabilité à jour. Découvrez comment les logiciels de gestion de note de frais peuvent vous simplifier la tâche.

Expensya : gestion simplifiée des frais de déplacement

Pour qui ? Expensya est utilisé par l’auto-entrepreneur, les TPE, PME, ETI et grands groupes tels que Intersport, OVH, Elior, Viseo, Caisse d’Epargne Rhône-Alpes.

Expensya et ses atouts pour gérer les frais de déplacement :

  • une technologie OCR avancée, l’une des plus rapides du marché ;
  • l’outil calcule automatiquement la distance et les indemnités kilométriques associées en fonction des adresses de départ et d’arrivée ;
  • le logiciel intègre les factures reçues par email en les saisissant lui-même ;
  • un flux de validation jusqu'à un N+5 ;
  • une gestion de la flotte de véhicule depuis l’interface ;
  • des outils comptables (comptabilité auxiliaire, analytique, etc.) ;
  • la conversion automatique de devises étrangères ;
  • le barème URSSAF intégré ;
  • workflow de validation des notes de frais en ligne ;
  • etc.

Notre avis : Expensya offre de nombreuses fonctionnalités qui font gagner un temps précieux pour accroître sa productivité. L’outil facilite également les écritures comptables (exports simplifiés) et permet de prendre les meilleures décisions grâce aux au module de statistiques intelligentes, qui permet notamment de contrôler les dépenses de l’organisation.

Le module Notes de frais du logiciel de gestion RH Eurécia

Pour qui ? Le module Note de Frais s’adresse aux TPE, PME et ETI.

Les entreprises qui font confiance à Eurécia : Archos, Orsys Formation, KPMG , IDTGV, Rolls Royce, 20 minutes.

LA note de frais kilométrique gérée dans le logiciel Eurécia
Les atouts principaux pour la gestion des notes des frais liées aux indemnités kilométriques :

  • les salariés peuvent utiliser le module en déplacement : il est disponible en application mobile sur IOS et Android ;
  • l’outil intègre le barème kilométrique (mis à jour chaque année) ;
  • la reconnaissance optique de caractères (OCR) traduit les informations en texte : l’employé scanne les factures et l’application reconnaît les chiffres pour compléter les dépenses elle-même, en tenant compte des différentes devises et taux de change ;
  • en fonction de la nature de la dépense effectuée, le bon taux de TVA s’applique automatiquement ;
  • le salarié peut renseigner ses notes de frais au fil de l’eau, et le responsable peut les valider en ligne, ce qui déclenche une alerte auprès du service comptable (export des dépenses vers tous les logiciels de comptabilité) pour lancer la procédure de remboursement.

Notre avis : ce module peut tout à fait convenir à une TPE souhaitant faciliter la gestion de ses notes de frais. Avantage pour les entreprises plus grandes : compléter leur équipement logiciel avec d’autres modules de la suite RH Eurécia pour combler des besoins complémentaires, comme les modules recrutements, compétences ou encore portail RH

N2F : dématérialisation des notes de frais à valeur légale

Pour qui ? N2F peut convenir à une TPE, une PME ou une ETI.

N2F offre lui aussi une palette de fonctionnalités qui facilite gestion des notes de frais kilométriques :

  • disponibilité en application smartphone favorisant la gestion en déplacement,
  • fonctionnalité OCR pour photographier les factures,
  • archivage de ces reçus à valeur légale,
  • barème URSSAF intégré,
  • de nombreuses fonctionnalités liées à la comptabilité (analytique, auxiliaire, générale, etc.),
  • calcul automatique de la TVA,
  • gestion multi-devises,
  • la saisie de frais kilométriques via le module Google Maps,
  • processus de validation des notes de frais en ligne,
  • etc.

Notre avis : à l’usage, N2F se révèle très pratique pour les employés comme pour les responsables hiérarchiques. L’estimation des frais kilométriques sur la base des trajets prévus, l’actualisation des frais en temps réel, le workflow de validation sont autant de fonctionnalités qui font gagner du temps. Le dirigeant dispose également d’outils pour adapter sa politique de note de frais. L’outil confère par ailleurs quelques avantages pour les comptables et l’administration, comme la génération du fichier d’écritures pour le logiciel de comptabilité.

Philéas : solution de pilotage des frais professionnels

Pour qui ? Philéas Gestion s’adresse aussi bien à l’auto-entrepreneur, à la TPE, la PME, les ETI ou aux grands groupes comme Pfizer, Nike, Gucci, Schneider Electric, Nestlé Waters.

Les fonctionnalités notables de Philéas Gestion pour la gestion des notes de frais :

  • un outil pour analyser votre budget et réduire les dépenses qui peuvent l’être,
  • une application disponible sur mobile,
  • un barème kilométrique intégré,
  • le scan des factures (valeur probante au choix),
  • la gestion de votre parc automobile,
  • un pointage précis avec Google Maps,
  • la gestion multi-devises,
  • l’import de cartes affaires pour les utiliser comme simple ressource,
  • un circuit de validation des notes de frais,
  • etc.

Notre avis : Philéas Gestion offre un ensemble de fonctionnalités permettant de mieux contrôler sa gestion des notes de frais et ses dépenses, notamment en paramétrant des règles de remboursement, ou en contrôlant son budget pour mieux réaliser des économies. Philéas génère par ailleurs les écritures comptables nécessaires.

Conseils pour bien gérer sa comptabilité d’entreprise

La fiscalité n’est pas une simple affaire de formalités : voici quelques règles à connaître, histoire de pour maintenir l’équilibre légal et juridique entre les recettes et les dépenses. Si vous avez des doutes, il est utile de se renseigner auprès d’un expert-comptable, bien entendu.

Mon entreprise rembourse un montant qui dépasse le barème

Si une entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, l’URSSAF considère ces montants comme des avantages en nature.

Ces avantages sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu et doivent faire l’objet de cotisations sociales.

Mon entreprise rembourse un montant inférieur au barème

Certaines exceptions confirment la règle : des indemnités kilométriques inférieures au barème fixé par l’URSSAF peuvent être remboursées si la convention collective le prévoit. Généralement, un seuil minimal de remboursement est toutefois prévu.

L’exonération des charges sociales

Les remboursements de frais de déplacements, et plus généralement tous les frais professionnels, sont exonérés de charges sociales.

Attention toutefois à ne pas « déguiser des salaires » en note de frais : en cas de contrôle l’URSSAF épluche scrupuleusement les notes de frais. Soyez donc explicite dans leur dénomination.

Des indemnités kilométriques pour les 2 roues

L’utilisation d’un vélo et les 2 deux roues à moteur telles que les cylindrées inférieures à 50 cm3 ou les motos peut rentrer dans le cadre de déplacements professionnels et donner lieu à des remboursements d’indemnités kilométriques.

Voici les barèmes à utiliser.

Les indemnités kilométriques pour le vélo sont calculées ainsi :

La prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo correspond au montant de l’indemnité kilométrique vélo, fixé à 0,25 € par kilomètre parcouru, multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Source : URSSAF

 
 
BAREME FISCAL POUR LES 2 ROUES - CYLINDREE INFERIEURE A 50 cm3
 

Kilométrage parcouru à titre professionnel

Jusqu’à 2 000 km

De 2 001 à 5 000 km

Au-delà de 5 000 km

d x 0,269

(d x 0,063) + 412

d x 0,146

 

 
BAREME FISCAL POUR LA MOTO
 
 

Kilométrage parcouru à titre professionnel

Moto

Jusqu’à 3 000 km

De 3 001 à 6 000 km

Au-delà de 6 000 km

De 1 à 2 cv

d x 0,338

(d x 0,084) + 760

d x 0,211

De 3 à 5 cv

d x 0,400

(d x 0,070) + 989

d x 0,235

Plus de 5 cv

d x 0,518

(d x 0,067) + 1 351

d x 0,292

Suggestion de logiciels pour vous

Spendesk

Spendesk
La solution de gestion des dépenses des équipes agiles
Essayez Maintenant
Voir ce logiciel

IZIKA

IZIKA
Indemnités Kilométriques Automatiques
Essai gratuit
Voir ce logiciel

IPaidThat

IPaidThat
Collecte & saisie automatique de factures pour Startup & TPE
Essai gratuit
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire