Guide sur les frais professionnels, de la définition au remboursement

par Nathalie Pouillard. Article mis à jour le 16 avril 2021, publié initialement en septembre 2020
Guide sur les frais professionnels, de la définition au remboursement

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, que l’employeur est tenu de lui rembourser.

Mais quels sont les frais professionnels éligibles au remboursement et d’après quels barèmes ?

Nous vous livrons dans cet article une définition des frais professionnels, une liste des différents types de frais, ainsi que les modalités de calcul et de remboursement.

Définition des frais professionnels selon l’Urssaf

Les frais professionnels sont toutes les dépenses effectuées par un salarié dans un cadre professionnel, afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées.

Son employeur doit lui rembourser ces sommes engagées sur présentation d’une note de frais accompagnée des justificatifs de dépenses.

Les sommes remboursées ne sont pas soumises aux cotisations de la Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.

Liste des principaux frais professionnels et exemples

  • les frais de mission,
  • les frais de transport (tramway, métro, bus, train, avion, vélo),
  • les frais de repas,
  • les frais d’hébergement, d’hôtel,
  • les frais de déplacement professionnel ou grand déplacement, engagés au titre de la mobilité professionnelle (location provisoire, déménagement, etc.),
  • les frais kilométriques, concernant les trajets effectués avec sa voiture personnelle à des fins professionnelles,
  • les frais liés au télétravail d’un employé depuis son domicile,
  • les frais liés aux NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication).

Comment gérer les frais professionnels ?

Voici quelques conseils pour gérer les notes de frais et quelques outils :

  • Vous pouvez vous inspirer de notre modèle de note de frais pour fournir une documentation claire à vos salarié·es, afin qu’ils demandent le remboursement de leurs frais professionnels.
     
  • Vous pouvez aussi :
    • créer un formulaire sur mesure pour homogénéiser la saisie des dépenses professionnelles, en toute mobilité, avec Kizeo Forms ;
    • dématérialiser la gestion des frais professionnels de A à Z, et garantir l’archivage à valeur légale, avec N2F.
       
  • Pour procéder au calcul des frais professionnels, notamment les frais kilométriques, consultez les barèmes Urssaf applicables ou utilisez des outils tels qu’Izika pour l’automatiser et gagner un temps précieux.
    ☝️ Quid du report des frais professionnels sur bulletin de paie ? Ces solutions communiquent en général avec vos outils RH.
     
  • Enfin, une autre option est aussi d’éviter les avances sur frais professionnels et de fournir à vos employé·es une carte bancaire plafonnée, via la solution Spendesk par exemple.

Pour aller plus en détail, n’hésitez pas à parcourir notre magazine et découvrir tous nos articles sur la gestion des frais professionnels.


Article mis à jour, publié initalement par Grégory Coste en mars 2017.