Définition, liste des frais professionnels et exemples

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 5 juillet 2021, publié initialement en septembre 2020
definition backgroundDéfinition, liste des frais professionnels et exemples

Nous vous proposons la base de la gestion des frais professionnels :

  • définition de ces derniers,
  • liste des frais professionnels,
  • et exemples pour mieux les appréhender.

En bonus : quelques conseils pour les gérer facilement, les différents modes de remboursements, les barèmes Urssaf et des outils professionnels pour vous aider.

Définition des frais professionnels selon l’Urssaf

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, que l’employeur est tenu de lui rembourser.

Les frais professionnels sont donc effectués par le travailleur dans un cadre professionnel, sur demande et après validation de son responsable, afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées.

L’employeur doit lui rembourser ces sommes avancées, en général sur présentation d’une note de frais accompagnée des justificatifs de dépenses.

Les sommes remboursées ne sont pas soumises aux cotisations de la Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.

Liste des frais professionnels et exemples

  • Les frais de mission : l’ensemble des frais déboursés par un agent du service public dans le cadre d’une mission donnée, lors d’un déplacement hors de sa résidence administrative (lieu d’affectation habituel) et de sa résidence familiale (domicile). Ils englobent les frais de repas, d’hébergement et de déplacement.
  • Les frais de transport : par exemple l’abonnement au tramway, au métro, au bus, au train, un billet d’avion, etc.

  • Les frais de repas : il peut s’agir de repas achetés en dehors des horaires d’ouverture de la cantine pour les missions en astreinte, pendant les périodes de formation, ou encore les travaux de nuit, mais aussi de paniers-repas attribués de façon forfaitaire, ou de repas au restaurant avec un client.

  • Les frais d’hébergement : hôtel, AirBnB, ils sont occasionnés lors de déplacements sur plusieurs jours, parfois à l’étranger. Cela peut aussi concerner des frais locatifs à l’occasion d’une mutation et donc d’un déménagement, dans l’attente d’un logement définitif. On parle dans ce cas de frais de déplacement professionnel ou grand déplacement, engagés au titre de la mobilité professionnelle.
  • Les frais kilométriques, concernant les trajets effectués avec un véhicule personnel à des fins professionnelles, que ce soit une voiture, une moto ou un vélo.
  • Les frais liés au télétravail ou au travail en mobilité — frais liés aux NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) : lorsqu’un employé doit s’équiper pour pouvoir travailler depuis son domicile ou en déplacement dans des conditions satisfaisantes : mobilier, boîtier Wifi, deuxième écran, fauteuil ergonomique, smartphone, etc.

☝️ Tous ces exemples de frais professionnels doivent être raisonnables et justifiés.

Comment gérer les frais professionnels ?

Voici quelques conseils aux entreprises pour gérer les notes de frais et quelques outils :

  • Inspirez-vous de notre modèle de note de frais pour fournir une documentation claire à vos salarié·es, afin qu’ils demandent le remboursement de leurs frais professionnels au réel, dans la limite des barèmes Urssaf.
  • Ou optez pour une indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire, dont le montant maximum est fixé chaque année par l’Urssaf via des barèmes, pour les professions souvent confrontées à des dépenses professionnelles.

  • Ou encore, appliquez une déduction forfaitaire spécifique, pour certaines catégories de métiers, comme les VRP, ou les ouvriers du bâtiment.
  • Vous pouvez aussi :
    • créer un formulaire sur mesure pour homogénéiser la saisie des dépenses professionnelles, en toute mobilité, avec Kizeo Forms ;
    • dématérialiser la gestion des frais professionnels de A à Z, et garantir l’archivage à valeur légale, avec N2F.

  • Pour procéder au calcul des frais professionnels, notamment les frais kilométriques, consultez les barèmes Urssaf applicables ou utilisez des outils tels qu’Izika pour l’automatiser et gagner un temps précieux.

    ☝️ Quid du report des frais professionnels sur bulletin de paie ? Ces solutions communiquent en général avec vos outils RH.

  • Enfin, une autre option est aussi d’éviter les avances sur frais professionnels et de fournir à vos employé·es une carte bancaire plafonnée, via la solution Spendesk par exemple.

Pour aller plus en détail, n’hésitez pas à parcourir notre magazine et découvrir tous nos articles sur la gestion des frais professionnels.

La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération.   En savoir plus
Modèle backgroundFrais de mission : que rembourser, et comment ?
Modèle
il y a 21 jours
Frais de mission : que rembourser, et comment ?
Comment gérer simplement le remboursement des frais de mission (déplacement, repas, hébergement) ? Appvizer vous explique comment un logiciel de notes de frais vous facilite la vie.
Conseil backgroundPourquoi et comment passer à la carte titre restaurant
Conseil
il y a 3 mois
Pourquoi et comment passer à la carte titre restaurant
La carte titre restaurant vise à remplacer les tickets et autres chèques déjeuner. Avantages employeurs comme employés, fonctionnement... voici quelques conseils pour réussir la dématérialisation de vos titres-restaurants !
Définition backgroundRemboursement des frais professionnels : délai et modalités
Définition
il y a 3 mois
Remboursement des frais professionnels : délai et modalités
Quelles sont les options offertes à l'employeur en termes de remboursement des frais ? Sous quelles conditions et dans quel délai ? Au réel, au forfait, déduction forfaitaire spécifique, tout ce qu'il faut savoir !
Définition backgroundFrais kilométriques : définition et règles de base
Définition
il y a 3 mois
Frais kilométriques : définition et règles de base
Découvrez la définition, les barèmes et les règles de base pour vos frais kilométriques, que ce soit dans le cadre de déplacements professionnels, ou pour vos trajets domicile - travail.
Modèle backgroundComment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?
Modèle
il y a 6 mois
Comment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?
La TVA sur les frais d’hôtel soulève de nombreuses questions pour les entreprises : quel taux de TVA appliquer ? La TVA est-elle récupérable et si oui, comment ? Appvizer vous explique tout !
Parole d'expert backgroundComment mieux gérer les frais de mission de ses salariés ?
Parole d'expert
l’année dernière
Comment mieux gérer les frais de mission de ses salariés ?
Dans le cadre de leurs missions, vos collaborateurs sont souvent amenés à se déplacer. Ils génèrent des frais kilométriques, des frais d’abonnements, de péages, d’assurances, de repas… Reprenons ce dossier bien souvent synonyme de charge mentale afin d’en décortiquer tous les aspects et vous donner les clés d’une meilleure gestion des frais de mission.
Parole d'expert backgroundNotes de frais : Gagnez à tous les coûts
Parole d'expert
il y a 2 ans
Notes de frais : Gagnez à tous les coûts
Sara Jaillet, Data Analyst pour Philéas Gestion, passe en revue les étapes et les coûts relatifs au traitement des notes de frais, et vous indique comment faire des économies, de temps et d’argent, en optimisant la gestion de vos notes de frais.
Comment gérer vos notes de frais avec efficacité ?
Conseil
il y a 2 ans
Comment gérer vos notes de frais avec efficacité ?
La gestion des frais professionnels est un poste qui coûte cher. Pas uniquement pour le coût réel des remboursements, mais également pour les coûts cachés induits. Pourtant, avec les bons outils et les bonnes méthodes, il est possible de faire de la gestion des notes de frais un levier de croissance et d'efficience.