Définition, liste des frais professionnels et exemples

Nous vous proposons la base de la gestion des frais professionnels :

• définition de ces derniers,
• liste des frais professionnels,
• et exemples pour mieux les appréhender.

En bonus : quelques conseils pour les gérer facilement, les différents modes de remboursements, les barèmes Urssaf et des outils professionnels pour vous aider.

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, que l’employeur est tenu de lui rembourser.

Les frais professionnels sont donc effectués par le travailleur dans un cadre professionnel, sur demande et après validation de son responsable, afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées.

L’employeur doit lui rembourser ces sommes avancées, en général sur présentation d’une note de frais accompagnée des justificatifs de dépenses.

Les sommes remboursées ne sont pas soumises aux cotisations de la Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.

• Les frais de mission : l’ensemble des frais déboursés par un agent du service public dans le cadre d’une mission donnée, lors d’un déplacement hors de sa résidence administrative (lieu d’affectation habituel) et de sa résidence familiale (domicile). Ils englobent les frais de repas, d’hébergement et de déplacement.
• Les frais de transport : par exemple l’abonnement au tramway, au métro, au bus, au train, un billet d’avion, etc.
  
  
• Les frais de repas : il peut s’agir de repas achetés en dehors des horaires d’ouverture de la cantine pour les missions en astreinte, pendant les périodes de formation, ou encore les travaux de nuit, mais aussi de paniers-repas attribués de façon forfaitaire, ou de repas au restaurant avec un client.
  
  
• Les frais d’hébergement : hôtel, AirBnB, ils sont occasionnés lors de déplacements sur plusieurs jours, parfois à l’étranger. Cela peut aussi concerner des frais locatifs à l’occasion d’une mutation et donc d’un déménagement, dans l’attente d’un logement définitif. On parle dans ce cas de frais de déplacement professionnel ou grand déplacement, engagés au titre de la mobilité professionnelle.
• Les frais kilométriques, concernant les trajets effectués avec un véhicule personnel à des fins professionnelles, que ce soit une voiture, une moto ou un vélo.

• Les frais liés au télétravail ou au travail en mobilité — frais liés aux NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) : lorsqu’un employé doit s’équiper pour pouvoir travailler depuis son domicile ou en déplacement dans des conditions satisfaisantes : mobilier, boîtier Wifi, deuxième écran, fauteuil ergonomique, smartphone, etc.

☝️ Tous ces exemples de frais professionnels doivent être raisonnables et justifiés.

Voici quelques conseils aux entreprises pour gérer les notes de frais et quelques outils :

• Inspirez-vous de notre modèle de note de frais pour fournir une documentation claire à vos salarié·es, afin qu’ils demandent le remboursement de leurs frais professionnels au réel, dans la limite des barèmes Urssaf.

• Ou optez pour une indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire, dont le montant maximum est fixé chaque année par l’Urssaf via des barèmes, pour les professions souvent confrontées à des dépenses professionnelles.
  
  
• Ou encore, appliquez une déduction forfaitaire spécifique, pour certaines catégories de métiers, comme les VRP, ou les ouvriers du bâtiment.

• Vous pouvez aussi :
  • créer un formulaire sur mesure pour homogénéiser la saisie des dépenses professionnelles, en toute mobilité, avec Kizeo Forms ;
  • dématérialiser la gestion des frais professionnels de A à Z, et garantir l’archivage à valeur légale, avec N2F.
    
    
• Pour procéder au calcul des frais professionnels, notamment les frais kilométriques, consultez les barèmes Urssaf applicables ou utilisez des outils tels qu’Izika pour l’automatiser et gagner un temps précieux.
  
  ☝️ Quid du report des frais professionnels sur bulletin de paie ? Ces solutions communiquent en général avec vos outils RH.
  
  
• Enfin, une autre option est aussi d’éviter les avances sur frais professionnels et de fournir à vos employé·es une carte bancaire plafonnée, via la solution Spendesk par exemple.

Pour aller plus en détail, n’hésitez pas à parcourir notre magazine et découvrir tous nos articles sur la gestion des frais professionnels.