Notes de frais : les comptabiliser n’a jamais été aussi simple !

Votre entreprise grandit, et vous devez faire face à une avalanche de notes de frais de la part de vos collaborateurs. Forcément, avec la hausse de l’activité, les déplacements et événements se multiplient, alors les billets d’avion et nuits d’hôtel s’accumulent vite. Rapidement, votre DAF tire la sonnette d’alarme : il est débordé, sans parler des process qui ne sont plus adaptés !

Il est urgent de trouver une solution pour gérer différemment vos notes de frais. Rapidité et efficacité sont vos mots d’ordre ? Des solutions existent pour optimiser la comptabilisation de toutes vos notes de frais, alléger la charge des tâches répétitives et chronophages du DAF et réduire les contraintes qui pèsent sur vos collaborateurs.

Mais avant même d’évoquer la comptabilisation et le remboursement, il est indispensable d’avoir les idées claires sur les critères d’une bonne note de frais. Nous allons vous donner 5 astuces pour soumettre la meilleure note de frais possible, mais aussi les 5 choses à éviter. Il suffit de peu pour rendre le sourire à votre équipe financière et à vos comptables !

Avant chaque achat le collaborateur doit se poser la question : cette dépense est-elle engagée dans l’intérêt de l’entreprise ? Pour l’aider à trouver la réponse à cette question, il est important que l’entreprise ait mis en place une politique de dépenses. Cette dernière doit alors être claire et connue de l’ensemble des salariés.

Plusieurs dépenses sont possibles et sont soumises au remboursement. Pour cela il faut bien identifier s’il s’agit de :

D’un point de vue comptable, une note de frais sans justificatif ne peut être traitée et soumise à remboursement du salarié.

Dans le cas contraire, le remboursement par l’employeur serait considéré comme un avantage en nature et sévèrement sanctionné lors d’un éventuel contrôle de l’URSSAF. L’administration est intransigeante à ce sujet, à chaque dépense correspond son justificatif !

Voici une checklist pour vous aider à vous y retrouver :

Tant du côté du collaborateur que de l’équipe comptable, les délais respectifs de soumission et traitement doivent rester raisonnables. Chacun doit s’astreindre à un rythme régulier :

• Le collaborateur peut décider de traiter ses notes de frais chaque fin de semaine ou chaque fin de mois. Il les soumet ensuite directement à son équipe finance.
• L’équipe finance reçoit la (les) note(s) de frais et s’engage à rembourser le collaborateur dans un délai moyen de 30 jours.

Tout en sachant que dans 1 cas sur 5 il faut revoir la note de frais, ce qui fait perdre du temps à l’équipe comptable et de l’argent à l’entreprise (en moyenne 48 €/note de frais).

Plusieurs solutions existent pour aider vos équipes à gérer les notes de frais. Vous pouvez opter pour la gestion manuelle de notes de frais qui consiste à :

• Récupérer la note de frais (par mail ou papier).
• Vérifier la conformité et le justificatif.
• Intégrer les montants à un document Excel.
• Télécharger les données dans votre outil ERP ou outil comptable.
• Archiver les notes de frais papiers dans des boîtes et des armoires.

Ou alors vous pouvez choisir de gérer vos notes de frais avec des solutions digitales, SaaS, qui permettent de gagner du temps et de l’argent (mais on en parlera plus en détail en bas de cet article...)

En bonus, voici une liste des 5 choses à éviter à tout prix pour ne plus perdre de temps et d’argent :

• Ne pas définir en amont le mode de remboursement qui convient le mieux au salarié.
• Accepter de rembourser une note de frais sans justificatif.
• Ne pas rembourser rapidement le collaborateur qui a avancé des frais.
• Donner trop de libertés aux salariés (augmente le risque de fraudes).
• Ne pas avoir un processus clair de comptabilisation des notes de frais.

Lors de l’enregistrement comptable d’un remboursement, il faut prendre en compte que parfois la TVA est déductible de la note de frais.

On dit que la TVA est déductible quand l’entreprise peut en récupérer son montant, mais pour cela, la dépense doit respecter certaines conditions :

• La dépense doit être engagée uniquement dans l’intérêt de l’entreprise.
• La dépense doit être associée à une facture en bonne et due forme.
• Chaque facture doit être adressée au nom de l’entreprise.

Mais la TVA n’est pas déductible de toutes les notes de frais. Certains cas particuliers sont à prendre en considération.

Mais la TVA sera déductible pour :

• Les frais de déplacement (exemple : péage autoroutier, frais de carburant pour le gazole uniquement).
• Les frais de repas (salarié, dirigeant, client, pour les réunions ou les événements).
• Les frais d’hébergement (pour les clients ou fournisseurs uniquement).

En termes de réglementation, il faut aussi savoir que la comptabilisation des notes de frais gérant n’est pas tout à fait la même. Par exemple, la comptabilisation des frais de repas du gérant de l’entreprise n’entre pas dans les mêmes comptes de trésorerie.

Le montant mensuel des frais professionnels peut rapidement devenir conséquent. Tous les salariés n’ont pas les capacités financières pour assumer de telles dépenses.

Il est alors important pour l’employeur de trouver des solutions.

Une réponse au problème peut consister à mettre en place une avance de frais.

Elles peuvent être de deux types :

• Ponctuelle : une avance ponctuelle consiste à virer sur les comptes personnels des collaborateurs un montant fixe. On estime le montant dont ils vont avoir besoin pour gérer le besoin en comptabilité. Dans ce cas là, ils devront présenter des notes de frais avec des justificatifs de dépenses. S’ils dépassent le budget, l’employeur les remboursera.
• Récurrente : une avance récurrente (ou permanente) consiste à définir en amont (exemple : à la signature du contrat) l’enveloppe budgétaire mensuelle dont le salarié a besoin. Le collaborateur remplit chaque mois une note de frais pour être remboursé de l’intégralité des frais professionnels. Dans le cas où le collaborateur quitte l’entreprise, il devra rembourser l’entreprise.

Mais si on tirait définitivement un trait sur l’avance de frais et la note de frais ? Aujourd’hui, des solutions existent et simplifient votre quotidien.

Alors quoi de plus concret que de s’attaquer à la gestion des dépenses professionnelles. Des outils ont été développés pour permettre d’allouer un budget à vos équipes, tout en permettant plus de contrôle et de suivi pour votre comptabilité.

Avec leurs tableaux de bord sur mesure et mis à jour en temps réel, votre comptable et votre équipe finance sont toujours sur le qui-vive. La trésorerie est alors mieux gérée, chaque dépense est identifiée et la planification en est simplifiée.

Le marché français propose une variété de solutions SaaS qui vous accompagnent, de la gestion de votre mutuelle d’entreprise (Alan), aux congés et salaires (Payfit) en passant par la gestion de vos dépenses d’entreprise (Spendesk).

Ces outils, en plus de simplifier votre quotidien, apportent :

• Flexibilité, agilité et autonomie aux salariés.
• Contrôle et visibilité à l’entreprise et à ses dirigeants.

Mais pour devenir un DAF 2.0, téléchargez dès maintenant le Guide ultime du DAF pour maîtriser efficacement vos dépenses et utiliser correctement les bons moyens de paiement :

Vous l’aurez compris, des solutions existent. Dites adieu aux cartes bancaires corporate qui transitent entre les collaborateurs, circulant de main en main pour les dépenses de chacun. Spendesk permet de gérer vos frais, suivre vos dépenses et vous accompagne facilement et permet de contourner de nombreuses procédures pesantes au quotidien.

Le saviez-vous, la conservation de tous les justificatifs papiers ne sera bientôt plus une obligation légale. Raison de plus pour franchir le pas ! Dans un monde marqué par l’ouverture constante des marchés et un accroissement permanent de la concurrence, il ne faut pas se laisser distancer.