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Votre entreprise grandit, et vous devez faire face à une avalanche de notes de frais de la part de vos collaborateurs. Forcément, avec la hausse de l’activité, les déplacements et événements se multiplient, alors les billets d’avion et nuits d’hôtel s’accumulent vite. Rapidement, votre DAF tire la sonnette d’alarme : il est débordé, sans parler des process qui ne sont plus adaptés !
Il est urgent de trouver une solution pour gérer différemment vos notes de frais. Rapidité et efficacité sont vos mots d’ordre ? Des solutions existent pour optimiser la comptabilisation de toutes vos notes de frais, alléger la charge des tâches répétitives et chronophages du DAF et réduire les contraintes qui pèsent sur vos collaborateurs.
Mais avant même d’évoquer la comptabilisation et le remboursement, il est indispensable d’avoir les idées claires sur les critères d’une bonne note de frais. Nous allons vous donner 5 astuces pour soumettre la meilleure note de frais possible, mais aussi les 5 choses à éviter. Il suffit de peu pour rendre le sourire à votre équipe financière et à vos comptables !
Avant chaque achat le collaborateur doit se poser la question : cette dépense est-elle engagée dans l’intérêt de l’entreprise ? Pour l’aider à trouver la réponse à cette question, il est important que l’entreprise ait mis en place une politique de dépenses. Cette dernière doit alors être claire et connue de l’ensemble des salariés.
Plusieurs dépenses sont possibles et sont soumises au remboursement. Pour cela il faut bien identifier s’il s’agit de :
Frais de repas |
Toutes les dépenses de restauration du salarié dans l’exercice de ses fonctions. |
Frais de transport |
Billets de train, billets d’avion, titres de transport, location d’un véhicule, etc. |
Indemnités kilométriques |
Dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur, il peut demander des indemnités kilométriques. |
Frais d’hébergement |
Nuits d’hôtel ou location d’un logement (ex : Airbnb). |
Autres frais |
Tous les frais éventuels liés à l’exercice de la mission. |
D’un point de vue comptable, une note de frais sans justificatif ne peut être traitée et soumise à remboursement du salarié.
On ne le répètera jamais assez : une note de frais = un justificatif
Dans le cas contraire, le remboursement par l’employeur serait considéré comme un avantage en nature et sévèrement sanctionné lors d’un éventuel contrôle de l’URSSAF. L’administration est intransigeante à ce sujet, à chaque dépense correspond son justificatif !
Voici une checklist pour vous aider à vous y retrouver :
Frais de repas |
Fournissez la version originale du ticket de caisse (ou une facture). |
Frais de transport |
Fournissez la facture du prestataire de transport. |
Indemnités kilométriques |
Transmettez une copie de votre carte grise, indiquez la raison du déplacement, le lieu de départ/arrivée, le nombre de km et la charge fiscale du véhicule. |
Frais d’hébergement |
Fournissez un justificatif qui précise le nombre de nuits, tous les frais occasionnés et un solde à payer égal à 0 €. |
Autres frais |
Chaque dépense doit être associée à un justificatif ! |
Tant du côté du collaborateur que de l’équipe comptable, les délais respectifs de soumission et traitement doivent rester raisonnables. Chacun doit s’astreindre à un rythme régulier :
Tout en sachant que dans 1 cas sur 5 il faut revoir la note de frais, ce qui fait perdre du temps à l’équipe comptable et de l’argent à l’entreprise (en moyenne 48 €/note de frais).
Plusieurs solutions existent pour aider vos équipes à gérer les notes de frais. Vous pouvez opter pour la gestion manuelle de notes de frais qui consiste à :
Ou alors vous pouvez choisir de gérer vos notes de frais avec des solutions digitales, SaaS, qui permettent de gagner du temps et de l’argent (mais on en parlera plus en détail en bas de cet article...)
En bonus, voici une liste des 5 choses à éviter à tout prix pour ne plus perdre de temps et d’argent :
Lors de l’enregistrement comptable d’un remboursement, il faut prendre en compte que parfois la TVA est déductible de la note de frais.
On dit que la TVA est déductible quand l’entreprise peut en récupérer son montant, mais pour cela, la dépense doit respecter certaines conditions :
Mais la TVA n’est pas déductible de toutes les notes de frais. Certains cas particuliers sont à prendre en considération.
Mais la TVA sera déductible pour :
En termes de réglementation, il faut aussi savoir que la comptabilisation des notes de frais gérant n’est pas tout à fait la même. Par exemple, la comptabilisation des frais de repas du gérant de l’entreprise n’entre pas dans les mêmes comptes de trésorerie.
Le montant mensuel des frais professionnels peut rapidement devenir conséquent. Tous les salariés n’ont pas les capacités financières pour assumer de telles dépenses.
Il est alors important pour l’employeur de trouver des solutions.
Une réponse au problème peut consister à mettre en place une avance de frais.
Elles peuvent être de deux types :
Mais si on tirait définitivement un trait sur l’avance de frais et la note de frais ? Aujourd’hui, des solutions existent et simplifient votre quotidien.
Alors quoi de plus concret que de s’attaquer à la gestion des dépenses professionnelles. Des outils ont été développés pour permettre d’allouer un budget à vos équipes, tout en permettant plus de contrôle et de suivi pour votre comptabilité.
Avec leurs tableaux de bord sur mesure et mis à jour en temps réel, votre comptable et votre équipe finance sont toujours sur le qui-vive. La trésorerie est alors mieux gérée, chaque dépense est identifiée et la planification en est simplifiée.
Le marché français propose une variété de solutions SaaS qui vous accompagnent, de la gestion de votre mutuelle d’entreprise (Alan), aux congés et salaires (Payfit) en passant par la gestion de vos dépenses d’entreprise (Spendesk).
Ces outils, en plus de simplifier votre quotidien, apportent :
Mais pour devenir un DAF 2.0, téléchargez dès maintenant le Guide ultime du DAF pour maîtriser efficacement vos dépenses et utiliser correctement les bons moyens de paiement :
Le guide ultime du DAF 2.0 !
TéléchargerVous l’aurez compris, des solutions existent. Dites adieu aux cartes bancaires corporate qui transitent entre les collaborateurs, circulant de main en main pour les dépenses de chacun. Spendesk permet de gérer vos frais, suivre vos dépenses et vous accompagne facilement et permet de contourner de nombreuses procédures pesantes au quotidien.
Le saviez-vous, la conservation de tous les justificatifs papiers ne sera bientôt plus une obligation légale. Raison de plus pour franchir le pas ! Dans un monde marqué par l’ouverture constante des marchés et un accroissement permanent de la concurrence, il ne faut pas se laisser distancer.