Quelles sont les conditions de remboursement de vos notes de frais ? + 5 conseils pour les optimiser

De la TPE à la start-up, en passant par les PME jusqu’aux grands groupes internationaux, la gestion et le remboursement des notes de frais est un passage obligatoire pour les entreprises de toutes structures.

En effet, chaque salarié qui engage des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle doit être remboursé par la création d’une note de frais. Ainsi, le remboursement des notes de frais doit répondre à certaines conditions et obligations afin qu’il soit optimal et recevable juridiquement en cas de litige.

Comment rembourser vos notes de frais efficacement ? Quelles sont les conditions et règles de remboursement en fonction de chaque type de note de frais ? Quels sont les délais et moyens de remboursement des notes de frais ? Réponses dans cet article.

Dans la grande majorité des cas, la note de frais ne subit pas de règle de forme. Elle peut être établie :

• sur un logiciel,
• sur un tableur,
• ou à la main.

Ainsi, chaque organisation est libre de fixer ses modalités en fonction de sa politique d’entreprise. Il reste néanmoins des règles universelles que toute entreprise se doit de respecter :

• Présenter un justificatif : afin que le salarié puisse être remboursé, il est indispensable qu’il présente à l'entreprise un justificatif afin qu’il prouve la réalité de la dépense engagée.

• Respecter le délai : le remboursement des notes de frais est soumis à la prescription quinquennale. C'est-à-dire que l’employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salarié après qu’il ait présenté sa demande de remboursement de note de frais.

Aussi appelé note de frais de repas professionnel, leur remboursement dépend de la présence de certains éléments :

• Le motif de l’invitation ;
• Le nom des convives ;
• Les informations relatives au(x) restaurant(s) afin de l’identifier clairement.

Un salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise doit être remboursé. Mais afin que cette indemnité kilométrique soit possible, plusieurs mentions doivent y figurer tel que le motif du déplacement ou encore le nombre de kilomètres roulés, etc.

Le remboursement des dépenses d’hébergement et de logement est possible uniquement si le lieu de travail temporaire est situé à plus de 50 km du domicile du salarié et si le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demie grâce aux transports en commun.

Bien que la loi permette aux employeurs de rembourser leurs notes de frais sur une période de 5 ans, il est fortement recommandé d’indiquer un délai de prescription raisonnable dans sa politique de gestion des notes de frais.

👉 La grande majorité des entreprises remboursent leurs notes de frais à chaque fin de mois. Cela permet de fluidifier le traitement et d’éviter les impacts inattendus sur la trésorerie de l’entreprise.

Facilitez le travail et vos équipes comptables et financières en adoptant cette bonne pratique. Cela va également encourager vos salariés à être plus ponctuels et rapides sur leurs demandes de notes de frais.

👉 Plus vite ils soumettent leurs notes de frais, plus tôt ils pourront se faire rembourser.

Le remboursement des frais professionnels est inscrit dans les fiches de paie chaque mois. Cette dernière comprend les détails des revenus avec une classification bien précise :

• la rémunération habituelle ou exceptionnelle, versée au salarié. Elle est soumise aux charges sociales et indiquée en brut et en net, une fois les déductions opérées.
• les sommes perçues liées au remboursement des notes de frais sont indiquées en bas de la fiche de paie, sous la rémunération.

👉 Les notes de frais doivent être facilement lisibles sur un bulletin de salaire, cela facilite les contrôles fiscaux et justifie les remboursements transmis.

Cette distinction offre ainsi une meilleure visibilité globale qui profite même au salarié. En effet, ce dernier gère mieux ses comptes personnels et a accès à une information claire et transparente.

Ainsi, pour faciliter vos remboursements de notes de frais, vous pouvez interconnecter votre outil de gestion de notes de frais avec votre logiciel comptable. En effet, dès que la note de frais est soumise, validée puis traitée, l’information est directement indiquée dans la fiche de paie du salarié. Cela évite :

• de nombreuses manipulations souvent chronophages et répétitives,
• les risques d’erreurs,
• les doublons et oublis.

Les frais professionnels peuvent être remboursés de 2 manières différentes :

Avec ce système, l’employeur rembourse la somme exacte qui a été dépensée par le salarié. La présentation d’une facture ou d’un justificatif de paiement est donc indispensable pour pouvoir établir la note de frais.

Exemples de dépenses qui ne peuvent être indemnisées qu’avec la méthode de remboursement au réel :

• les frais liés au télétravail,
• les frais de déménagement suite à une mobilité professionnelle,
• les frais exposés par les salariés détachés à l’étranger, etc.

La méthode forfaitaire est basée sur le remboursement automatique du salarié à hauteur d’un montant fixe et récurrent évaluée au préalable par l’employeur. Ce montant est identique pour l’ensemble des salariés qui occupent la même et qui font donc face aux mêmes dépenses.

Ces plafonds peuvent concerner :

• les frais de restauration,
• les déplacements professionnels,
• les indemnités kilométriques, etc.

La gestion des frais professionnels des entreprises est surveillée de très près par les contrôleurs de l’URSSAF. Ces derniers s’intéressent à toutes vos dépenses, dont les notes de frais, sur lesquelles ils portent une attention toute particulière. Surtout lorsque vos collaborateurs se déplacent souvent (commerciaux, entreprises internationales…).

Les procédures de contrôle sont très strictes et des baromètres Urssaf sont définis pour chaque type de frais professionnels (repas, déplacements, mobilité professionnelle…). Chacune des dépenses professionnelles est soumise à une procédure différente.

D’après l’Article 3245 1 du code du travail, l’ensemble des frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération.

👉 Le contrat de travail peut néanmoins prévoir que le salarié conserve la charge de la dépense dans le cas du versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance.

L’Urssaf établit un contrôle très strict des remboursements de notes de frais. Ainsi, pour être remboursé, chaque dépense doit respecter les critères suivants :

• le but de la dépense doit être dans l’intérêt de l’entreprise,
• la dépense doit être raisonnable et proportionnée,
• la dépense doit être justifiée à l’aide d’un justificatif valable.

L’Urssaf est très claire. Une note de frais sans justificatif ne peut donner lieu à aucun remboursement. Il n’y a pas d’exception à cette règle.

👉 Un remboursement de note de frais sans justificatif peut entraîner une requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature et ainsi vous mettre face à un redressement fiscal.

💡 L’absence de justificatif est le premier motif de redressement fiscal pour les entreprises.

Comme dit et redit précédemment, conserver les justificatifs de vos déplacements est indispensable dans le remboursement de vos notes de frais. Veillez à ce que le détail des dépenses y soit bien figuré.

Aux yeux de la loi, chaque employeur dispose d’un délai de 5 ans pour rembourser une note de frais. Nous vous recommandons néanmoins d’être beaucoup plus rapide et réactif face au remboursement de vos notes de frais. Un délai d’1 à 2 mois est conseillé.

👉 À savoir : les demandes de remboursement qui ne sont pas soumises dans un délai de 1 an ont de grandes chances d’être refusées.

Le remplissage de vos notes de frais dépend du type de dépense opérée (repas, indemnités kilométriques…). Néanmoins, certaines mentions sont obligatoires dans tous les cas :

• la date,
• le lieu de la mission,
• le motif de la mission.

Même si plusieurs règles sont régies et dictées par l’Urssaf et l’administration fiscale, vous êtes libres d’en ajouter ou de modifier afin qu’ils soient en accord avec la politique de votre entreprise. Vous pouvez par exemple, définir votre délai de remboursement tant que ce dernier reste légal.

En fonction des types de frais professionnels auxquels vous faites face, il est nécessaire d’utiliser les bons outils afin d’optimiser au mieux votre remboursement. Par exemple, si vous êtes soumis au barème des indemnités kilométriques, l’utilisation d’un GPS vous évitera de constamment surveiller le compteur de vos salariés.

Il existe également des logiciels de gestion des notes de frais qui centralisent l’ensemble des dépenses réalisées par vos employés. Ces outils permettent de soumettre immédiatement les demandes de remboursement de frais professionnels à la personne chargée de la validation (manager, comptable, dirigeant, etc.). Ils peuvent également proposer des cartes de paiement professionnelles ayant pour objectif de supprimer l’avance de frais par les collaborateurs en mettant à leur disposition des moyens de paiement. 

👉C’est exactement ce que permet la solution de gestion des dépenses Soldo. 

Intégrée à votre logiciel comptable, elle vous offre un contrôle complet et une visibilité en temps réel sur l’ensemble des frais engagés dans l’entreprise. Couplée à une application mobile intuitive, Soldo met à votre disposition des cartes de paiement (physiques, virtuelles, permanentes ou temporaires), des fonctionnalités de contrôle et des règles d’automatisation personnalisées : relance automatique pour les justificatifs, auto-marquage des reçus, recharge du budget à échéance choisie ou encore plafonds de dépenses. Le plus ? Vous suivez les dépenses dans des portefeuilles de gestion dédiés (multi-devise et multi-entité) et centralisez l’ensemble des autorisations, transactions, et reporting à un seul endroit.

Vous l'aurez compris, le remboursement de note de frais fait partie intégrante de la gestion des dépenses en entreprise. Ces frais proffessionnels peuvent prendre différentes formes : les frais liés à la restauration, les indemnités kilométriques ou encore les frais liées au logement. Bien que la loi permet un remboursement de note de frais sur une période de 5 ans, il est conseillé de fixer un délai de prescription plus court dans sa politique de gestion des notes de frais.

Par ailleurs, l'utilisation d'un logiciel de note de frais est un atout considérable dans la gestion de vos dépenses. Il vous permet non seulement de centraliser l'ensemble de votre activité comptable sur une seule plateforme, mais vous permet également d'allouer des plafonds personnalisé, d'étudier vos dépenses via des outils statistiques, etc.