Comment faire une note de frais et comment la traiter ? Casse-tête résolu !

Comment faire une note de frais et comment la traiter ? Casse-tête résolu !
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Comment faire une note de frais pour se faire rembourser d’une avance sur frais professionnels ? Les frais de mission sont en effet restitués, à condition de remplir un document administratif. 
Pour le service comptabilité d’une entreprise, comment traiter ces demandes ?
Quelles sont les dépenses prises en charge, dans quelle limite ? Existe-t-il une procédure et des délais à respecter ? 
Le format papier et le format numérique sont-ils aussi efficaces ? Ont-ils la même valeur probante ?
Collaborateurs en mobilité, comptables, personnel administratif, allergiques à la paperasse, voici tout ce que vous devez savoir sur la note de frais, et promis, les conseils sont gratuits !

Frais de mission et notes de frais

Les frais de mission ou frais professionnels

Les frais professionnels sont remboursables, en tout ou partie, par la société à ses employés. Quels sont les frais professionnels pris en charge par une société ?

  • les frais de restauration ou frais de bouche (repas d’affaires),
  • les frais de logement (hôtel, location),
  • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies : matériel informatique, téléphonique, frais de connexion), 
  • les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers,
  • les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, ticket de transport en commun).

Il y a trois contraintes pour que ces frais soient recevables pour remboursement. Ils doivent être :

  • de caractère purement professionnel, 
  • d’un montant raisonnable, pour ne pas être considérés comme des avantages en nature et donc comme une rémunération déguisée,
  • justifiés par :
    • des factures détaillées, des reçus, affichant :
      • la TVA,
      • le nom des clients invités, leurs fonctions et le nom de sa société au dos pour les repas d’affaires au-delà de 150 € ;
  • des pièces jointes selon les cas :
    • la copie de la carte grise au nom du collaborateur,
    • le ticket de péage,
    • le ticket de stationnement.

Bon à savoir : Les dépenses d’hébergement sont valides si le salarié se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 en transport en commun.

La note de frais : définition

Adressée au service comptable ou administratif de l’entreprise, la note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, permettant aux salariés (ou assimilés) de faire la demande de remboursement de leurs frais professionnels
Le document est fourni par le service en question, dans un souci de cohérence, d’uniformisation des demandes et de facilité de traitement.

note de frais : infographie d'Expensya

La note de frais n’a aucune forme imposée, mais elle doit contenir impérativement ces champs, en cas de contrôle :

  • le n° de la note de frais (comme pour les factures, elles sont numérotées),
  • la date complète ou période (du ... au ...),
  • le nom du collaborateur,
  • son service le cas échéant,
  • le motif,
  • le lieu,
  • la nature (repas d’affaires, course de taxi, billet d’avion, etc.), 
  • le montant HT et TTC,
  • la description des frais.

Réalisée en interne, la fiche peut aussi être dédiée à chaque type de frais :

  • note de frais kilométriques,
  • note de frais de restauration, etc.

Cela peut être intéressant pour regrouper par mois et par collaborateur des frais similaires récurrents.

NB : Ne pas confondre note de frais avec note de débours : le débours, dans les professions libérales, représente des frais engagés pour le compte d’un client, remboursés a posteriori sur présentation de la facture, réalisée au nom du client. La TVA n’est ici pas applicable.

Procédure à respecter pour les notes de frais

Dans une entreprise en pleine croissance dont les salariés sont amenés à se déplacer fréquemment ou à déjeuner à l’extérieur, la note de frais représente une formalité à faible valeur ajoutée et contraignante au quotidien :

  1. Le collaborateur avance les frais, remplit une fiche scrupuleusement, demande et conserve les justificatifs, établis correctement par l’émetteur ;
  2. Le manager, chef d’équipe ou chef de service valide les dépenses ;
  3. Le comptable contrôle l’ensemble des justificatifs ;
  4. La direction financière procède au remboursement.

Qui peut en faire la demande ?

Tous les statuts, de tous types de structures (associations, PME, start-up, grands groupes, etc.), sont concernés par le remboursement de frais professionnels :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

Le remboursement de note de frais est un droit : il n’est pas obligatoire que le contrat de travail stipule que les frais seront remboursés.
Par contre, lors de la négociation et de la signature du contrat, l’employeur peut proposer soit un remboursement au réel, soit une indemnisation forfaitaire. 

Frais réels ou forfaitaires

Les frais réels

C’est le remboursement exact du montant des frais engagés. Il implique l’édition de la note de frais et la présentation des justificatifs de toutes les dépenses mentionnées.

L’indemnité forfaitaire

Si c’est l’option qui est choisie (dans seulement 5 % des cas selon une étude wity.fr), l’employeur verse une allocation globale forfaitaire qui inclut tous les frais de logement, de repas et de déplacement potentiels. 
C’est une solution plus souple qui ne nécessite ni le remplissage, ni la justification des frais, ni le traitement des notes de frais et des justificatifs afférents.
Mais elle est imprécise et peu flexible, les montants réellement engagés pouvant beaucoup varier.
 
Attention, l’indemnité forfaitaire est limitée et contrôlée par l’Urssaf, voici un article qui détaille les allocations normalement applicables dès 2019.
Par exemple, le montant forfaitaire est de 18,80 euros par repas pour le collaborateur contraint de déjeuner au restaurant. En cas de dépassement, le reste est à sa charge.
 
Attention aussi à l’inclusion du forfait sur la fiche de paie, il ne doit pas faire descendre le salaire en dessous du SMIC.

Aucun délai légal précis n’est défini pour la fourniture des justificatifs par le salarié à son employeur, mais ce dernier peut en imposer un par simple communication interne (une note de service par exemple).
Passé ce délai, qui ne concerne que les justificatifs, les frais peuvent ne pas être remboursés.

Mais pour la note de frais elle-même, le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale », il peut donc réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense, à condition d’avoir livré ses justificatifs dans les délais, s’il y en a.

Côté employeur, le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable dès réception des documents, mais la loi ne précise pas de délai. 

Taxes et exonérations

Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale (dans une certaine limite), ni à l’impôt sur le revenu, à condition de bien conserver les notes de frais et les justificatifs.

En ce qui concerne la TVA, l’entreprise peut la récupérer si la facture :

  • mentionne son montant,
  • est libellée au nom de l’entreprise (pas au nom du collaborateur).

Certains frais ne permettent cependant pas une récupération de la TVA :

  • les frais de déplacement (avion, train, etc.),
  • les indemnités kilométriques. 

Comment classer les notes de frais ?

Comme pour les factures, il faut les enregistrer et les classer scrupuleusement, en archives papier ou numériques :

  • par année,
  • par numéro (pour les retrouver plus facilement),
  • avec les pièces justificatives (originales) attachées.

Quelques conseils aux gestionnaires de notes de frais 

1. Limitez le montant des dépenses permises en repas, notamment en alcool ;

2. Récupérez la TVA, sur tous les frais où vous le pouvez, mais consultez les experts comptables en cas de doute, pour éviter un redressement fiscal ;

Selon l’Urssaf, 36 % des causes de redressement sont dues aux frais professionnels. 

3. Ne financez pas 2 fois un repas : si le salarié perçoit des tickets restaurants, le remboursement de repas d’affaires vous donne le droit de faire une régularisation sur ses titres de restauration perçus à titre personnel ;

4. Dématérialisez les justificatifs et les notes de frais pour gagner en temps (pour vous et pour le salarié) et en frais d’impression ;

5. Traitez les demandes au fur et à mesure pour éviter une overdose en fin de mois ;

6. Soyez attentif, certains fournissent de faux justificatifs ou des notes de frais volontairement floues : ne remboursez pas les frais non détaillés, les tickets incompréhensibles (langue étrangère) avant d’avoir vérifié ce qu’ils mentionnent, et contrôlez la date !

30 % des Français avouent tricher de temps en temps selon une étude menée par le cabinet d’expertise-comptable wity.fr (septembre 2018)

7. Ne tardez pas trop dans les remboursements, des salariés frustrés pleins de ressentiments ne sont pas très productifs : certains renoncent à faire des notes de frais (à hauteur de 212 euros par an en moyenne, selon l’étude Unit4), mais se désengagent peu à peu de l’entreprise.

Sur quel support réaliser et traiter une note de frais ?

Le support papier

Il s’achète en papeterie sous forme de carnet avec feuilles doubles autocopiantes afin de laisser l’original au service comptable et une copie au collaborateur.
Les feuillets se complètent de façon manuscrite.
C’est donc une méthode envisageable pour les toutes petites structures qui traitent peu de notes de frais et dont le personnel n’est pas à l’aise avec les outils informatiques.

Elle est non seulement archaïque, mais a aussi son lot de contraintes :

  • la relecture difficile selon l’écriture,
  • la ressaisie, au moins partielle, sur des documents comptables,
  • le suivi impossible des dépenses,
  • le risque de perte ou d’oubli du carnet,
  • l’espace limité en remplissage sur la fiche,
  • l’archivage et la recherche complexes d’anciennes notes,
  • le coût : environ 10 euros pour 50 feuillets.

exemple de note de frais papierNote de frais d'un carnet papier

Certains créent un template sur ordinateur (sur Word ou Excel), l’exportent et impriment le modèle de note de frais PDF en plusieurs exemplaires d’avance pour les distribuer à la demande. Le coût est moindre, mais les inconvénients restent les mêmes. Sans compter qu’il faudra en faire une copie...

Excel

Proposer un modèle de notes de frais avec Excel présente l’avantage d’uniformiser cette formalité, afin que les demandeurs les complètent de la même manière et plus rapidement.
En voici un proposé gratuitement :

Note de frais Excel modèle gratuit

Le travail des comptables est facilité : l’export en PDF est possible et le classement peut rester numérique. 

Mais voici ce qu’Excel ne permet pas :

  • le préremplissage de certains frais récurrents,
  • les pièces jointes (factures, justificatifs),
  • la saisie en mobilité,
  • la correction automatique,
  • l’interopérabilité avec vos applications métiers (logiciel de comptabilité, système d’information des ressources humaines, etc.).

Si vous n’êtes pas une TPE ou une PME peu mobile, passez votre chemin ! Pour vous, il existe des outils bien plus pratiques et plus intuitifs, via des logiciels spécialisés.

Logiciels de gestion de notes de frais gratuits

On ne le dira jamais assez, tout ce qui est gratuit cache souvent quelque chose : 

  • une version aux fonctionnalités ou au nombre d’utilisateurs restreints,
  • une version d’essai limitée dans le temps.

N2F, Expensya et Spendesk en proposent une. Une bonne idée pour tester différentes solutions et vous faire une idée !

Logiciels de gestion dans le cloud

Contrairement aux logiciels installés en local, sur votre ordinateur, les logiciels en mode SaaS sont évolutifs et plus modulaires.
C’est pourquoi nous vous en présentons trois à découvrir aujourd’hui.
La comptabilité est prête à se mettre à la page, et vous aussi !

Pourquoi choisir un logiciel de note de frais spécialisé ?

BFM Business et son émission Happy Boulot proposent un bon début de réponse ici, après compilation de plusieurs études : voir l’extrait.

À quelles entreprises cela s’adresse-t-il ?

Cela peut intéresser les PME ou start-up à forte mobilité, mais surtout les entreprises de tailles plus importantes.

Quelques avantages

  • la saisie facilitée, immédiate et en mobilité des notes de frais,
  • la gestion des justificatifs (scanner intégré, ou gestion des photos de reçus),
  • la demande de remboursement en quelques clics,
  • la validation de remboursement tout aussi rapide,
  • la gestion des paiements grâce à la connexion à votre logiciel comptable,
  • la sauvegarde et l’archivage des notes de frais à valeur probante
  • l’analyse de frais grâce aux tableaux de bord,
  • une communication interne plus fluide,
  • un gain de temps et une satisfaction des demandeurs et des gestionnaires.

Quelques conseils

  1. Pour être performant, l’outil doit pouvoir se connecter avec vos logiciels existants : facturation en ligne, ERP, gestion de projet, comptabilité, paie, etc. 
  2. Un SIRH complet intégrant un module de gestion des notes de frais peut aussi être une option intéressante.
  3. Vérifiez la réversibilité des données, pour pouvoir récupérer ces dernières en cas de changement d’éditeur.
  4. Intéressez-vous aux technologies intégrées dans les logiciels, même s’ils sont français. Notamment la technologie OCR (scanner à reconnaissance optique de caractères) : certains utilisent Google Vision (USA) ou ABBYY (russe), pays qui n’appliquent pas le RGPD, il en va de l’exploitation et de la protection de vos données.

N2F, une solution complète et intuitive

N2F soulage à la fois les salariés, les chefs d’équipe, les comptables et les dirigeants.

Comment faire une note de frais avec N2F

La solution web et mobile propose : 

  • un scanner des reçus,
  • un archivage à valeur légale (certification ISO 27001),
  • un calcul automatique de la TVA,
  • une visualisation des dépassements des plafonds autorisés,
  • une gestion multidevises,
  • une saisie des frais kilométriques via le module Google Maps,
  • un suivi des remboursements en temps réel,
  • un suivi du budget déplacements professionnels grâce au module de reporting, 
  • une interopérabilité avec des logiciels de comptabilité et de facturation tels que Sage One, Sage 100 c Comptabilité, Ciel Business Plan, EBP Horizon, Invoice ASAP.

À partir de 4,5 €/mois/utilisateur, prix dégressif en fonction du volume.

Expensya, l’application web et mobile intelligente

Expensya va jusqu’à conseiller ses clients pour l’élaboration de la stratégie de gestion des frais professionnels. 

Il permet entre autres :

  • une technologie OCR avancée (scanner) permettant l’extraction automatique des informations d’un reçu sur simple photo, 
  • un archivage à valeur légale (4 certifications ISO dont ISO 27001),
  • un calcul automatique de la distance et des indemnités kilométriques,
  • une catégorisation des frais pour une meilleure lisibilité,
  • l’enregistrement et l’export des écritures comptables,
  • une conversion automatique des devises étrangères,
  • une duplication et une sauvegarde des données des utilisateurs dans des datacenters hautement sécurisés en Europe,
  • une interopérabilité avec le logiciel de comptabilité Quickbooks.

À partir de 5 €/mois/utilisateur.

Spendesk, la fin de la note de frais pour les équipes agiles

Cette solution web et mobile propose une alternative : des cartes de paiement d’entreprise intelligentes et plafonnées.

Le logiciel propose : 

  • des cartes Mastercard prépayées, pour plus d’autonomie des collaborateurs sur le terrain et plus d’avance de frais,
  • la définition d’un plafond mensuel, par personne, par transaction,
  • des cartes virtuelles à usage unique, créditées du montant de l’achat ou de la réservation,
  • une visibilité et une traçabilité sur les dépenses de vos collaborateurs,
  • une catégorisation automatique des dépenses par nature et par équipe,
  • la consignation des reçus et factures (via une simple photo),
  • l’automatisation de certaines tâches comptables répétitives,
  • un export Excel pour importer tous les paiements dans votre logiciel comptable.

À partir de 19 €/mois pour 5 utilisateurs.

Note de frais facilitée = productivité et bien-être au travail 

Les notes de frais ne doivent plus être une contrainte, ni pour les demandeurs ni pour ceux qui les traitent, quel que soit le type d’outil utilisé.

Plus qu’une simple question d’économie et de gestion, c’est aussi une question de productivité, de confiance et de motivation. De bien-être au travail en somme !

Commentaires

Portrait de Dubreu

OCR

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Une question importante pour ce type d'application est : utilise-t-elle des technologies OCR? Et si oui, respectent-elles la RGPD? En effet, certaines de ces applications utilisent Google Vision ou encore ABBYY (russe), 2 sociétés totalement en dehors de la RGPD, et donc en capacité de conserver et d'exploiter les données. 
Les éditeurs français d'application de notes de frais devraient être beaucoup plus transparents quant aux technologies qu'elles intégrent. Et surtout penser à travailler avec des sociétés françaises, plutôt que de se dire "French Tech" et de travailler avec Big Brother....Certes je prêche pour ma paroisse, mais je prêche aussi et surtout pour ces utilisateurs dont les données sont exploitées à leur insu.
 
Portrait de Nathalie Pouillard
appvizer expert
Merci pour votre commentaire très constructif.
J'ai intégré ce point essentiel dans l'article dans la partie conseils, il est très important de le souligner en effet.
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