Comment faire une note de frais et comment la traiter ? Casse-tête résolu !

Comment faire une note de frais et comment la traiter ? Casse-tête résolu !
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Comment faire une note de frais pour se faire rembourser d’une avance sur frais professionnels ? Les frais de mission sont en effet restitués, à condition de remplir un document administratif.

Pour le service comptabilité d’une entreprise, comment traiter ces demandes ? Quelles sont les dépenses prises en charge, dans quelle limite ? Existe-t-il une procédure et des délais à respecter ? Le format papier et le format numérique sont-ils aussi efficaces ? Ont-ils la même valeur probante ?

Collaborateurs en mobilité, comptables, personnel administratif, allergiques à la paperasse, voici tout ce que vous devez savoir sur la note de frais.

Sommaire :

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Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

La note de frais : définition

Adressée au service comptable ou administratif de l’entreprise, la note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, permettant aux salariés (ou assimilés) de faire la demande de remboursement de leurs frais professionnels
Le document est fourni par le service en question, dans un souci de cohérence, d’uniformisation des demandes et de facilité de traitement.

Qui peut en faire la demande ?

Tous les statuts, de tous types de structures (associations, PME, start-up, grands groupes, etc.), sont concernés par le remboursement de frais professionnels :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

Le remboursement de note de frais est un droit : il n’est pas obligatoire que le contrat de travail stipule que les frais seront remboursés.
Par contre, lors de la négociation et de la signature du contrat, l’employeur peut proposer soit un remboursement au réel, soit une indemnisation forfaitaire

Frais réels ou forfaitaires : dans quel cas s’applique la note de frais

Si l’entreprise prend en charge les frais réels, elle procède au remboursement exact du montant des frais engagés. Cela implique l’édition d’une note de frais et la présentation des justificatifs de toutes les dépenses mentionnées.

Si c’est l’option de l’indemnité forfaitaire qui est choisie (dans seulement 5 % des cas selon une étude wity.fr), l’employeur verse une allocation globale forfaitaire qui inclut tous les frais de logement, de repas et de déplacement potentiels. 
C’est une solution plus souple qui ne nécessite ni le remplissage, ni la justification des frais, ni le traitement des notes de frais et des justificatifs afférents.

    Comment faire une note de frais : les règles à respecter

    Les types de frais professionnels remboursables

    Quels sont les frais professionnels pris en charge, en tout ou partie ?

    • les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, ticket de transport en commun),
    • les frais de logement (hôtel, location),
    • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies : matériel informatique, téléphonique, frais de connexion), 
    • les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers,
    • les frais de restauration ou frais de bouche (repas d’affaires).

    Les conditions de recevabilité

    Il y a trois contraintes pour que ces frais soient recevables pour remboursement. Ils doivent être :

    • de caractère purement professionnel, 
    • d’un montant raisonnable, pour ne pas être considérés comme des avantages en nature et donc comme une rémunération déguisée,
    • justifiés par :
      • des factures détaillées, des reçus, affichant :
        • la TVA,
        • le nom des clients invités, leurs fonctions et le nom de la société au dos pour les repas d’affaires au-delà de 150 € ;
      • des pièces jointes selon les cas :
        • la copie de la carte grise au nom du collaborateur,
        • le ticket de péage,
        • le ticket de stationnement.

    Qu’est-ce qui doit figurer sur une note de frais ?

    La note de frais n’a aucune forme imposée, mais elle doit contenir impérativement ces champs, en cas de contrôle :

    • le no de la note de frais (comme pour les factures, elles sont numérotées),
    • la date complète ou période (du... au...),
    • le nom du collaborateur,
    • son service le cas échéant,
    • le motif,
    • le lieu,
    • la nature (repas d’affaires, course de taxi, billet d’avion, etc.), 
    • le montant HT et TTC,
    • la description des frais.

    Comment traiter une note de frais : le processus

    Les 4 étapes du traitement de la note de frais

    1. Le collaborateur avance les frais, remplit une fiche scrupuleusement, demande et conserve les justificatifs, établis correctement par l’émetteur ;
    2. Le manager, chef d’équipe ou chef de service valide les dépenses ;
    3. Le comptable contrôle l’ensemble des justificatifs ;
    4. La direction financière procède au remboursement.

    Aucun délai légal précis n’est défini pour la fourniture des justificatifs par le salarié à son employeur, mais ce dernier peut en imposer un par simple communication interne (une note de service par exemple).
    Passé ce délai, qui ne concerne que les justificatifs, les frais peuvent ne pas être remboursés.

    Mais pour la note de frais elle-même, le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale », il peut donc réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense, à condition d’avoir livré ses justificatifs dans les délais, s’il y en a.

    Côté employeur, le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable dès réception des documents, mais la loi ne précise pas de délai. Le remboursement de la note de frais sur la fiche de paie du mois suivant est plutôt courant, et conseillé pour maintenir la motivation de vos collaborateurs.

    Sur quel support réaliser et traiter une note de frais ?

    Le support papier

    C’est une méthode envisageable pour les toutes petites structures qui traitent peu de notes de frais et dont le personnel n’est pas à l’aise avec les outils informatiques. Cependant, elle a son lot de contraintes : relecture difficile selon l’écriture, ressaisie, suivi impossible des dépenses, risque de perte ou d’oubli du carnet, archivage et la recherche complexes, etc.

    Note de frais d'un carnet papier
    note de frais exemple papier

    Certains créent un template sur ordinateur (sur Word ou Excel), l’exportent et impriment le modèle de note de frais PDF en plusieurs exemplaires d’avance pour les distribuer à la demande. Le coût est moindre, mais les inconvénients restent les mêmes. Sans compter qu’il faudra en faire une copie...

    Excel [+ modèle de note de frais à télécharger]

    Proposer un modèle de notes de frais avec Excel présente l’avantage d’uniformiser cette formalité, afin que les demandeurs les complètent de la même manière et plus rapidement.
    En voici un proposé gratuitement :

    Note de frais Excel modèle gratuit

    Le travail des comptables est facilité : l’export en PDF est possible et le classement peut rester numérique. Mais voici ce qu’Excel ne permet pas :

    • le préremplissage de certains frais récurrents,
    • les pièces jointes (factures, justificatifs),
    • la saisie en mobilité,
    • la connexion avec vos applications métiers (logiciel de comptabilité, logiciel de paie, etc.).

    Si vous êtes une TPE ou une PME mobile, passez votre chemin ! Pour vous, il existe des outils bien plus pratiques et plus intuitifs : les logiciels spécialisés.

    Logiciels de gestion de notes de frais gratuits

    On ne le dira jamais assez, tout ce qui est gratuit cache souvent quelque chose : 

    • une version aux fonctionnalités ou au nombre d’utilisateurs restreints,
    • une version d’essai limitée dans le temps.

    iPaidThat, Kizeo Forms, N2F, Expensya et Spendesk en proposent une. Une bonne idée pour tester différentes solutions et vous faire une idée avant de choisir un abonnement !

    exemple d'interface logiciel note de frais
    exemple d’interface de logiciel en ligne © N2F

    Notre sélection de logiciels et leurs avantages

    Contrairement aux logiciels installés sur votre ordinateur en local, les logiciels en mode SaaS sont évolutifs et plus modulaires. 

    Quelques avantages

    • la saisie facilitée, immédiate et en mobilité des notes de frais,
    • la demande de remboursement en quelques clics,
    • la validation de remboursement tout aussi rapide,
    • la gestion des paiements grâce à la connexion à votre logiciel comptable,
    • la sauvegarde et l’archivage des notes de frais à valeur probante
    • l’analyse de frais grâce aux tableaux de bord,
    • une communication interne plus fluide,
    • un gain de temps et une satisfaction des demandeurs et des gestionnaires,
    • la gestion des justificatifs (scanner intégré (OCR), ou gestion des photos de reçus).

    Quelques conseils

    1. Pour être performant, l’outil doit pouvoir se connecter avec vos logiciels existants : facturation en ligne, ERP, gestion de projet, comptabilité, paie, etc. 
    2. Un SIRH complet intégrant un module de gestion des notes de frais peut aussi être une option intéressante.
    3. Intéressez-vous aux technologies intégrées dans les logiciels, notamment la technologie OCR (scanner à reconnaissance optique de caractères). Très intéressantes, mais parfois gérées par des éditeurs tiers, elles ne garantissent pas toujours le respect de la norme RGPD.

    exemple d'interface logiciel note de frais avec OCR
    exemple de technologie OCR © Vertical EXPENSE

    🤓  Tous les logiciels de notre sélection intègrent un outil OCR pour capturer les données de vos justificatifs.

    ☞ Cleemy

    Cleemy est la brique de gestion des notes de frais proposée par l’éditeur Lucca. 

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • des règles de remboursement personnalisées,
    • un processus d’approbation efficace, pensé pour contrôler de nombreuses notes de frais en même temps,
    • la possibilité de mettre en place une politique de notes de frais à l’échelle de l’entreprise, notamment pour les frais kilométriques.

    ☞ Expensya

    Expensya va jusqu’à conseiller ses clients pour l’élaboration de la stratégie de gestion des frais professionnels

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • un calcul automatique de la distance et des indemnités kilométriques,
    • une catégorisation des frais pour une meilleure lisibilité,
    • l’enregistrement et l’export des écritures comptables.

    ☞ iPaidThat Notes de frais

    iPaidThat est une solution de comptabilité globale pour faciliter le quotidien des dirigeants, des experts-comptables et des collaborateurs de l’entreprise.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • le calcul de la TVA différenciée en cas de factures multi TVA,
    • le calcul automatique des indemnités kilométriques en fonction des champs remplis (type de véhicule, distance, etc.),
    • la création de catégories de dépense ainsi que de missions dans lesquelles les intégrer, pour une visualisation par projet.

    ☞ Kizeo Forms

    Kizeo Forms est une solution de digitalisation des opérations terrain et d’harmonisation des supports de l’entreprise, notamment de ses notes de frais, par la création de formulaires personnalisables.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • l’affichage du formulaire selon le type de dépenses engagées,
    • la possibilité de plafonner les montants selon votre politique de gestion des frais,
    • la conception de modèles standardisés, avec champs obligatoires.

    ☞ Mooncard

    Mooncard est une carte de paiement associée à une application, pour gérer les notes de frais et tous les achats de l’entreprise : plus besoin d’avancer les frais ni de remplir de document !

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • l’envoi automatique d’un SMS au collaborateur pour rappel de prendre le justificatif en photo,
    • parmi une soixantaine de paramétrages possibles, la configuration des dépenses à l’étranger, ou sur Internet,
    • plusieurs licences dont la carte premium, avec conciergerie, assistance et assurances. 

    ☞ N2F

    N2F soulage à la fois les salariés, les chefs d’équipe, les comptables et les dirigeants.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • une visualisation des dépassements des plafonds autorisés,
    • une saisie des frais kilométriques via le module Google Maps,
    • un suivi des remboursements en temps réel, et du budget grâce au module de reporting.

    ☞ Philéas Gestion

    Philéas Gestion est un logiciel intelligent de gestion des notes de frais, dont les fonctionnalités sont conçues pour toute la chaîne de traitement des frais professionnels.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • l’assistance à la saisie des indemnités kilométriques avec Google Maps ;
    • un valideur intelligent couplé à une technologie d’OCR : avec l’analyse des notes et l’affichage d’un indice de confiance, le dispositif guide le valideur dans ses décisions ;
    • l’analyse des dépenses et la conformité aux obligations légales.

    ☞ SAP Concur

    SAP Concur réunit l’ensemble de vos dépenses sur une plateforme unique, qu’il s’agisse de notes de frais ou de voyages d’affaires.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • la réservation des itinéraires directement depuis l’outil,
    • l’estimation et le calcul des frais kilométriques,
    • le contrôle du respect de votre politique et votre budget voyages grâce à la mise en place d’alertes pour tout dépassement des seuils définis.

    ☞ Spendesk

    La solution web et mobile Spendesk propose aussi l’alternative de la carte de paiement d’entreprise intelligente et plafonnée, à la note de frais.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • des cartes MasterCard prépayées, pour plus d’autonomie des collaborateurs sur le terrain et plus d’avance de frais,
    • la définition d’un plafond mensuel, par personne, par transaction,
    • des cartes virtuelles à usage unique, créditées du montant de l’achat ou de la réservation.

    ☞ Vertical EXPENSE

    Vertical EXPENSE est une solution séduisant les grands comptes, grâce à une gestion multi-entités fluide, et les plus petites entreprises, avec l’option de pré-paramétrage clé en main.

    Exemples de fonctionnalités clés :

    • une vue agenda alertant le collaborateur en cas de dépense oubliée, de doublon ou d’incohérence,
    • le calcul automatique du montant à rembourser aux employés selon vos barèmes, la TVA, la conversion automatique de devises,
    • l’automatisation et la planification de la fréquence de traitement des notes de frais.

    Note de frais facilitée = productivité et bien-être au travail

    Dans une entreprise en pleine croissance dont les salariés sont amenés à se déplacer fréquemment ou à déjeuner à l’extérieur, la note de frais représente une formalité chronophage et à faible valeur ajoutée.

    Pourtant, les notes de frais ne devraient plus être une contrainte, ni pour les demandeurs, ni pour ceux qui les traitent, quel que soit le type d’outil utilisé.

    Plus qu’une simple question d’économie et de gestion, c’est aussi une question de productivité, de confiance et de motivation. De bien-être au travail en somme !

     

    Article mis à jour, publié initialement en décembre 2018.

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    Commentaires

    Portrait de Dubreu

    OCR

    5
    Une question importante pour ce type d'application est : utilise-t-elle des technologies OCR? Et si oui, respectent-elles la RGPD? En effet, certaines de ces applications utilisent Google Vision ou encore ABBYY (russe), 2 sociétés totalement en dehors de la RGPD, et donc en capacité de conserver et d'exploiter les données. 
    Les éditeurs français d'application de notes de frais devraient être beaucoup plus transparents quant aux technologies qu'elles intégrent. Et surtout penser à travailler avec des sociétés françaises, plutôt que de se dire "French Tech" et de travailler avec Big Brother....Certes je prêche pour ma paroisse, mais je prêche aussi et surtout pour ces utilisateurs dont les données sont exploitées à leur insu.
     
    Portrait de Nathalie Pouillard
    appvizer expert
    Merci pour votre commentaire très constructif.
    J'ai intégré ce point essentiel dans l'article dans la partie conseils, il est très important de le souligner en effet.
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