Enregistrement, TVA : comment gérer la note de frais en comptabilité ?

Note de frais et comptabilité vont de pair.

En effet, la gestion des frais professionnels est une tâche administrative et comptable stratégique, incluant la saisie et l’enregistrement des frais engagés par les salariés et remboursés par l’employeur, mais aussi le suivi des dépenses.

Il est donc nécessaire d’être méticuleux et vigilant, notamment quand l’activité de l’entreprise se développe et que la gestion des dépenses devient plus complexe.

Comment enregistrer une note de frais dans votre comptabilité ? Suivez le guide !

L’entreprise enregistre dans sa comptabilité les frais avancés par ses salariés, qui leur sont ensuite remboursés.

Selon les types de frais et les conditions applicables, elle choisit :

• le remboursement des frais au réel, qui nécessite de collecter les factures et les justificatifs pour effectuer la saisie de la note de frais en comptabilité ;
• le versement d’une allocation forfaitaire, dans ce cas le service comptable doit pouvoir justifier des dépenses professionnelles avérées, par exemple via un extrait de comptabilité de gestion prouvant l’imputation de frais à un projet spécifique.

Pour procéder à des remboursements exonérés de charges sociales, elle veille à respecter les plafonds d’indemnisation imposés par l’Urssaf et revus chaque année dans des barèmes spécifiques.

Il y a plusieurs possibilités pour la saisie dans un journal comptable de la note de frais :

• soit elle est comptabilisée dans le journal d’achat, dans la majorité des cas ;
• soit dans le journal d'opérations diverses (OD), pour les petites dépenses ;
• soit dans le journal de banque pour les entreprises recourant à une comptabilité de trésorerie.

Avant d’enregistrer les frais professionnels, le service comptable doit veiller à ce qu’aucun justificatif ne manque, puis à l’archiver consciencieusement.

Pourquoi ? Parce qu’en cas de contrôle Urssaf, l’absence de justificatif peut soulever une suspicion d'avantages en nature déguisés, et remettre en question toute la comptabilité de l’entreprise.

En cas de perte, il convient de demander au salarié de se procurer un duplicata ou de faire une attestation sur l’honneur.

En comptabilité, la note de frais s’enregistre dans les comptes de classe 6 du Plan Comptable Général.

Suivant les types de frais professionnels, elle se ventile dans différents comptes de charges, les principaux étant :

• le compte 6251 pour les frais de voyages et de déplacements, notamment le carburant, les remboursements de billets de train, d’avion, de métro, les déplacements en taxi, les frais kilométriques et les péages ;
• le compte 6256 pour les frais de mission tels que les frais d’hôtel, les frais de repas et les frais de logement,
• le compte 6234 pour les cadeaux faits aux clients,
• le compte 6257 dit de « réceptions » pour le remboursement des invitations au restaurant, au café, etc.

Il y a aussi :

• le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » dont le remboursement des notes de téléphones,
• le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » pour le remboursement du petit matériel,
• le compte 6064 « Fournitures administratives » pour les fournitures de bureau.

En enregistrant les frais scrupuleusement dans le bon compte, il vous est plus facile de suivre vos dépenses les plus importantes et de faire des rapports.

⚠️  Si une partie des frais est soumise à cotisations sociales (dans le cas d’un dépassement du plafond d’indemnisation), il convient d’enregistrer :

• les frais professionnels exonérés dans le compte de charges concerné,
• le montant assujetti à cotisations dans le compte 6441 « indemnités et avantages divers ».

Pour comptabiliser les notes de frais, le compte de contrepartie à utiliser au crédit est au choix :

• le compte 421 « Personnel — Rémunérations dues », quand les frais sont avancés par les salariés ;
• le compte 425 « Personnel — Avances et acomptes », quand les frais avancés font l’objet d’un acompte versé au collaborateur ;
• ou le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».

☝️  Assurez un suivi méticuleux par salarié en créant des subdivisions dans ces comptes.

Pour la comptabilisation de note de frais du gérant, voici les comptes à utiliser :

• le compte 108 « Compte de l’exploitant »,
• ou le compte 4551 « Compte courant d’associé ».

La TVA est déductible de certains frais :

• les frais de repas,
• les frais d’hôtel,
• les frais de déplacement,
• les cadeaux d’entreprise.

Si cela vous concerne, vous pouvez comptabiliser la note de frais en débitant :

• le compte de charges pour le montant HT,
• et le compte 4456 pour la TVA déductible, pour le montant de la TVA.

Voici un résumé des étapes :

1. collecte des justificatifs pour les remboursement de frais au réel ;
2. saisie de la note de frais dans le journal des achats ;
3. débit des comptes de charges relatifs aux types de frais ;
4. débit du compte de TVA déductible, le cas échéant ;
5. crédit du compte 467, 421 ou 425.

Pour éviter des erreurs de saisie et des oublis, il est aussi possible de vous équiper d’une solution de gestion des notes de frais connectée à un logiciel de comptabilité.

Chaque mois, les dépenses sont automatiquement catégorisées, les TVA déductibles identifiées et les comptes de charges et de crédits préremplis.

En outre, l’application peut vous faciliter le travail en vous alertant lorsqu’il manque un justificatif. Et le tout est dématérialisé, pour un suivi simplifié et un archivage moins coûteux !