Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

En tant qu’entreprise, vous engagez des dépenses nécessaires au bon fonctionnement de vos activités, et notamment des frais professionnels. Pour certaines de ces dépenses, il est possible de récupérer la TVA. Concernant les notes de frais, la TVA peut être déduite pour des dépenses particulières et dans certaines conditions bien précises. Quelles sont-elles ?

TVA exigible chez le fournisseur, opérations intervenant dans l’intérêt de l’entreprise et factures établies dans les règles : faisons le point sur les règles fondamentales concernant la récupération de la TVA sur les frais professionnels, sans omettre les spécificités et les exceptions susceptibles de s’appliquer.

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La TVA, en bref

Comment fonctionne la TVA ?

Pour rappel, la taxe sur la valeur ajoutée ou TVA, est une somme collectée par les entreprises, qui la prélèvent sur leurs ventes ou prestations de services, pour le compte de l’État.

Elle se répartit selon les cas de figure suivants :

  • la TVA collectée, qui correspond au montant qu’une entreprise récupère sur ses ventes auprès de ses clients ;
  • la TVA déductible, qui correspond au montant qu’une entreprise verse à ses fournisseurs sur ses achats, et à ses frais généraux.

L’entreprise fait office d’intermédiaire entre le consommateur final et l’administration fiscale. Elle doit à l’État la TVA prélevée auprès de ses clients. La TVA ne représente donc pas une charge à proprement parler sur les revenus d’entreprise.

Zoom sur la TVA déductible

La TVA déductible, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’une somme que les entreprises peuvent déduire du montant total de TVA qu’elles doivent à l’État. L’entreprise déduit la TVA de ses dépenses engagées dans le cadre de ses activités, parmi lesquelles :

  • l’achat de matières premières,
  • l’achat de produits/services intermédiaires,
  • les frais professionnels, etc.

Avec ce dispositif, toute entreprise déduit de ses versements aux impôts la taxe qu’elle a elle-même payée sur les achats nécessaires à son fonctionnement. 

💡En somme, ce que l’entreprise doit à l’État, c’est la TVA collectée — la TVA déductible.

Pour en savoir plus, le site Service-Public-pro.fr récapitule les conditions dans une fiche pratique.

Le versement de la TVA à l’État

👉 Si le montant de la TVA collectée > montant TVA déductible = l’entreprise dispose d’un excédent de TVA et doit de l’argent à l’État. Elle doit transmettre aux impôts la somme récoltée qui revient à l’État.

👉 Si le montant de la TVA collectée < montant TVA déductible = l’entreprise bénéficie d’un « crédit de TVA » et deux possibilités s’offrent à elle :

  • le montant de TVA versé en trop lui est remboursé sur demande auprès de l’administration fiscale ;
  • le montant est gardé en crédit afin d’être déduit de la TVA dont elle sera redevable lors de la déclaration suivante.

Récupération de TVA : que dit la loi ?

Les modalités de récupération de la TVA

Selon l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, la déduction de la taxe s’effectue sur les déclarations que les entreprises déposent pour le versement de la TVA.

En règle générale, les dépenses professionnelles sont éligibles à la récupération de la TVA par l’entreprise, sauf pour les cas exceptionnels que nous aborderons plus bas.

Les conditions de récupération de la TVA

Dans le cadre de la gestion et du remboursement des frais professionnels à ses salariés, une entreprise peut récupérer certains montants de TVA, selon des dispositions spécifiques :

  • la TVA peut faire l’objet d’une déduction lorsqu’elle s’applique à une activité professionnelle imposable, autrement dit la société ou l’organisation doit être soumise à la TVA en vendant son bien ou son service, 
  • les dépenses doivent intervenir dans le cadre de l’exploitation et dans l’intérêt de l’entreprise — les dépenses à utilisation privée sont formellement exclues ;
  • toutes les factures et tous les justificatifs doivent être conservés et porter des mentions obligatoires.

L’entreprise récupère la TVA si elle est exigible chez le fournisseur qui émet la facture autrement dit, lorsque le fournisseur est en mesure de facturer lui-même de la TVA.

Dans le cas des frais professionnels, les conditions ne sont pas toujours les mêmes : toutes les dépenses ne sont pas soumises à la TVA. Examinons cela plus en détail.

Les types de notes de frais éligibles et les conditions

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zephyr.net

Les frais de repas

Les frais de repas sont associés à des frais de mission ; et dans ce cadre précis, la TVA applicable est récupérable dans les cas suivants :

  • repas d’un collaborateur seul en déplacement,
  • repas d’un collaborateur avec des collègues dans le cadre d’une réunion,
  • repas d’affaires, que ce soit avec un client, un prospect ou un partenaire.

☝ À noter : au-delà d’un montant de 150 € HT, une facture au nom de l’entreprise est à fournir. En dessous de ce montant, un simple reçu suffit, à condition qu’il indique le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC.

Les frais d’hébergement

Les dépenses d’hébergement sont soumises à des règles précises. Dans le cas des frais d’hôtel, la TVA n’est pas déductible. Si l’entreprise paie des prestations hôtelières à ses salariés ou à ses dirigeants en déplacement professionnel, elle ne pourra pas déduire la part de TVA versée à l’État. 
En revanche, il existe des exceptions. La TVA est récupérable dans les cas suivants :

  • une nuitée payée pour le compte d’un tiers,
  • un petit-déjeuner ou un autre repas pris à l’hôtel, par exemple.

Les frais de déplacement

Ils regroupent différentes dépenses, telles que le paiement du carburant, du parking, ou encore des péages. La TVA n’est pas toujours récupérable, même si la TVA figure sur la facture.

En voici le détail ci-dessous.

La TVA se récupère sur :

  • les frais de péage d’autoroute,
  • les frais de carburant pour le gazole (récupérable en partie à 80 % pour les véhicules de tourisme et à 100 % pour les utilitaires), 
  • les locations et l’entretien de véhicules utilitaires exclusivement.

La TVA n’est pas récupérable sur :

  • les trajets en avion, en train, en taxi, en bus, en bateau,
  • les frais de carburant pour l’essence (une évolution de la fiscalité est en cours, avec une récupération progressive introduite par l’État pour un alignement avec le diesel en 2022),
  • l’achat ou la location d’une place de stationnement

Les notes de frais kilométriques, quant à elles, ne sont pas soumises à la TVA.

☝ Bon à savoir : concernant le carburant, il peut s’agir tout aussi bien d’un véhicule personnel ou possédé au titre de l’entreprise. Pour le premier cas, il faut justifier que les déplacements ont bien eu lieu dans l’intérêt de l’entreprise.

Les cadeaux d’entreprise

Les cadeaux ouvrent droit à la déduction de la TVA, dans la limite d’un montant de 69 € TTC, par an et par bénéficiaire. Les cadeaux offerts à des clients peuvent recevoir une exonération fiscale lorsqu’ils interviennent en faveur du bon fonctionnement ou du développement de l’entreprise.

Les cas particuliers : la facture sans TVA

La règle qui s’applique est la suivante : la TVA est déductible si et seulement si la mention en est faite clairement sur une facture ; autrement, aucune déductibilité ne peut s’appliquer. Ainsi, la récupération de la TVA ne peut pas s’envisager sur la base d’un bon de commande, d’un devis ou même d’une facture pro forma (seule vaut l’originale).

Si la facture reçue ne comporte pas de TVA, il est recommandé de s’adresser au fournisseur pour obtenir une facture rectificative.

Dans le cas d’une acquisition de biens auprès de fournisseurs étrangers, qu’ils soient établis dans des pays tiers à l’Union européenne ou au sein de l’UE, des dispositions particulières s’appliquent.

Quels justificatifs sont acceptés ?

Les justificatifs doivent être la preuve que la dépense entre dans le cadre d’un besoin inhérent à la vie d’entreprise et à ses activités. Il s’agit la plupart du temps d’un ticket de caisse, d’une note, ou d’un reçu, et souvent, d’une facture indiquant en détail le montant de la TVA.

☝Attention : on ne peut pas baser ses calculs de déduction de la TVA sur le prix TTC, ni utiliser les tickets de carte bleue.

Comme vu précédemment, des documents mentionnant les prix mais sans afficher la TVA ne sont pas valables.

La conservation des factures

Toutes les factures émises par les fournisseurs doivent être conservées par l’entreprise.

Les documents servent de preuve en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Les mentions obligatoires

Les factures doivent obligatoirement faire figurer les mentions suivantes (liste non exhaustive) :

  • le nom de la prestation ou du bien vendu(e),
  • le taux de TVA applicable,
  • le montant de la TVA facturé,
  • le nom de l’entreprise à laquelle elle est adressée (et non pas celui d’un de ses salariés).

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Cleemy, la gestion automatique des notes de frais au fil de l’eau

Cleemy est un logiciel qui vous permet de gérer vos notes de frais de façon entièrement dématérialisée. Plus besoin de justificatifs papier, tout est numérisé et archivé de façon sécurisée dans l’application mobile, et les fichiers numériques ont une valeur probante, c’est-à-dire équivalente aux originaux.

Le fonctionnement de Cleemy est simple : vos collaborateurs déclarent leurs dépenses en deux clics, prennent en photo leur justificatif, puis l’outil extrait les informations utiles grâce à l’OCR et remplit les champs associés automatiquement. Le processus de validation est facilité et toutes les parties prenantes s’y retrouvent, de la direction financière au chef d’entreprise, en passant par le comptable, qui n’a plus qu’à contrôler les données.

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Les points forts de Cleemy :

  • des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs,
  • une ergonomie agréable pour une grande facilité de prise en main, 
  • des technologies à la pointe : reconnaissance optique de caractères (OCR), application photo pour justificatifs, etc.

KDS Neo, l’outil complet de gestion des voyages d’affaires

KDS Neo est une plateforme qui permet d’optimiser la gestion des déplacements professionnels de vos collaborateurs, en regroupant à la fois la réservation des voyages et la gestion des notes de frais. Le trajet se réserve de A à Z, quel que soit le mode de transport, et le logiciel vous en offre une visibilité complète (y compris les transferts, l’hôtel, etc.). Plusieurs alternatives sont proposées pour trouver le meilleur trajet possible, tout en restant conforme à la politique voyage de votre entreprise, et le coût total du déplacement est calculé, dépenses anticipées incluses.

Les notes de frais sont également gérées depuis KDS Neo avec un accès collaboratif, ce qui permet de fluidifier les processus entre tous les acteurs, de mieux contrôler les coûts et ainsi d’optimiser toute la chaîne de gestion des voyages.

Les points forts de KDS Neo :

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  • l’automatisation intégrale des cycles de validation pour des remboursements rapides et conformes.

Philéas Gestion, la gestion intelligente de vos notes de frais

Philéas Gestion est une solution de gestion des notes de frais complète qui englobe l’ensemble de la chaîne de traitement des dépenses professionnelles, tout en s’adaptant à vos processus internes. Tous les services bénéficient de son efficacité, du salarié au manager en passant par les départements RH et comptable, pour une gestion simplifiée des notes de frais et des remboursements rapides.

De plus, les valideurs gagnent du temps grâce à un système de validation intelligent associé à une technologie d’OCR : l’analyse automatique des notes de frais et la détection d’éventuelles incohérences facilitent leur travail. L’outil est compatible avec votre logiciel de comptabilité et permet de récupérer la TVA.

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SAP Concur, la plateforme pour voyages d’affaires connectés

Avec SAP Concur, vous pouvez gérer vos frais et déplacements professionnels depuis un même système, à tout moment et en tout lieu. Vous obtenez ainsi une vision exhaustive de toutes vos dépenses et évitez ainsi les tâches les plus chronophages. 

L’application suit en temps réel l’itinéraire des dépenses professionnelles lors de voyages d’affaires : achat du voyage, avec des sites de réservation synchronisés sur l’application, intégration de chaque dépense en temps réel et en cours de route (commande d’un taxi, frais de restaurant, etc.) avec le scan des reçus, paiement automatisé et approbation par le responsable en un clic, etc. L’outil est simple d’utilisation et permet une visibilité claire et immédiate des dépenses.

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  • la connexion à un réseau de sites partenaires (Airbnb, AccordHotels, Uber, etc.),
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Ne faites pas les frais d’une gestion peu optimisée...

… et passez à la gestion automatisée de vos notes de frais ! Pour éviter toute mauvaise surprise lors d’un contrôle fiscal, les règles relatives à la récupération de la TVA doivent être connues et maîtrisées par les entreprises. La gestion des frais professionnels ne devrait toutefois pas être un casse-tête. Bonne nouvelle, elle peut être facilitée par un outil dédié !

Acquérir un tel logiciel permettra de fluidifier vos processus et de gagner un temps considérable dans le traitement de vos frais. Ce n’est pas tout ! Tous les montants de TVA associés aux frais professionnels sont intégrés et pris en compte dans vos dépenses comptables. Ainsi, vous vous assurez de ne manquer aucune TVA déductible : les traces de toutes vos dépenses sont conservées et la somme de TVA due est automatiquement calculée pour finalement vous permettre de verser le montant exact de la taxe à l’État.

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