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En tant qu’entreprise, vous engagez des dépenses nécessaires au bon fonctionnement de vos activités, et notamment des frais professionnels, qui engendrent des notes de frais.
Pour certaines de ces dépenses, la loi vous autorise, en suivant certaines règles et sous certaines conditions, à récupérer la TVA sur les notes de frais.
Quel est le cadre juridique et quels sont les frais éligibles ? Comment simplifier le processus de récupération de la TVA ? Le point dans cet article !
Selon l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, la déduction de la TVA s’effectue sur les déclarations que les entreprises déposent pour le versement de la taxe.
En règle générale, les dépenses professionnelles sont éligibles à la récupération de la TVA par l’entreprise, sauf pour les cas exceptionnels que nous aborderons plus bas.
Dans le cadre de la gestion et du remboursement des frais professionnels à ses salariés, une entreprise peut récupérer certains montants de TVA, selon des dispositions spécifiques :
Les justificatifs doivent être la preuve que la dépense entre dans le cadre d’un besoin inhérent à la vie d’entreprise et à ses activités.
Il s’agit la plupart du temps d’un ticket de caisse, d’une note, ou d’un reçu, et souvent, d’une facture indiquant en détail le montant de la TVA.
☝ Attention : on ne peut pas baser ses calculs de déduction de la TVA sur le prix TTC, ni utiliser les tickets de carte bleue.
Toutes les factures émises par les fournisseurs doivent être conservées par l’entreprise.
Les documents servent de preuve en cas de contrôle par l’administration fiscale et doivent obligatoirement faire figurer les mentions suivantes (liste non exhaustive) :
Dans le cas des frais professionnels, les conditions ne sont pas toujours les mêmes : toutes les dépenses ne sont pas soumises à la TVA. Examinons cela plus en détail.
🍽 Les frais de repas sont associés à des frais de mission ; et dans ce cadre précis, la TVA applicable est récupérable dans les cas suivants :
☝ À noter : au-delà d’un montant de 150 € HT, une facture au nom de l’entreprise est à fournir. En dessous de ce montant, un simple reçu suffit, à condition qu’il indique le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC.
🏨 Les dépenses d’hébergement sont soumises à des règles précises.
Dans le cas des frais d’hôtel, la TVA n’est pas déductible. Si l’entreprise paie des prestations hôtelières à ses salariés ou à ses dirigeants en déplacement professionnel, elle ne pourra pas déduire la part de TVA versée à l’État.
En revanche, il existe des exceptions. La TVA est récupérable dans les cas suivants :
🚀 Ils regroupent différentes dépenses, telles que le paiement du carburant, du parking, ou encore des péages. La TVA n’est pas toujours récupérable, même si la TVA figure sur la facture.
En voici le détail ci-dessous.
La TVA se récupère sur :
☝ Bon à savoir : concernant le carburant, il peut s’agir tout aussi bien d’un véhicule personnel ou possédé au titre de l’entreprise. Pour le premier cas, il faut justifier que les déplacements ont bien eu lieu dans l’intérêt de l’entreprise.
La TVA n’est pas récupérable sur
Les notes de frais kilométriques, quant à elles, ne sont pas soumises à la TVA.
🎁 Les cadeaux ouvrent droit à la déduction de la TVA, dans la limite d’un montant de 69 € TTC, par an et par bénéficiaire.
Les cadeaux offerts à des clients peuvent recevoir une exonération fiscale lorsqu’ils interviennent en faveur du bon fonctionnement ou du développement de l’entreprise.
La règle qui s’applique est la suivante : la TVA est déductible si et seulement si la mention en est faite clairement sur une facture ; autrement, aucune déductibilité ne peut s’appliquer.
Ainsi, la récupération de la TVA ne peut pas s’envisager sur la base d’un bon de commande, d’un devis ou même d’une facture pro forma (seule vaut l’originale).
Si la facture reçue ne comporte pas de TVA, il est recommandé de s’adresser au fournisseur pour obtenir une facture rectificative.
Dans le cas d’une acquisition de biens auprès de fournisseurs étrangers, qu’ils soient établis dans des pays tiers à l’Union européenne ou au sein de l’UE, des dispositions particulières s’appliquent.
La question était « Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ? » Notre réponse : en optant pour un logiciel de gestion de notes de frais qui fait les calculs pour vous. Découvrez sans plus attendre notre sélection.
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⚙️ Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais qui permet de définir le taux de récupération de la TVA pour chaque catégorie de dépenses, afin de faciliter le traitement de la TVA.
👍 Elle a d'ailleurs développé un partenariat avec VAT4U, première plateforme européenne de récupération de TVA en ligne, pour simplifier et automatiser ce processus sur les dépenses professionnelles.
⚙️ Grâce à son intelligence artificielle sophistiquée, Jenji détecte les catégories de dépenses sur une facture, puis extrait le montant exact de la TVA et l’enregistre en y attachant le justificatif PDF de la dépense.
👍 Chaque dépense éligible à une TVA déductible est tracée et la somme automatiquement soustraite de votre versement de la TVA à l’État.
⚙️ KDS Neo est une plateforme qui permet d’optimiser la gestion des déplacements professionnels de vos collaborateurs, en regroupant à la fois la réservation des voyages et la gestion des notes de frais (transferts, hôtel, etc.), dont la TVA.
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👍 Elle propose aussi une solution d’audit pour analyser au fur et à mesure les demandes de remboursement et les factures, pour détecter les TVA récupérables.
… et passez à la gestion automatisée de vos notes de frais !
Pour éviter toute mauvaise surprise lors d’un contrôle fiscal, les règles relatives à la récupération de la TVA doivent être connues et maîtrisées par les entreprises.
Mais ce n’est pas tout ! Acquérir un tel logiciel permettra de fluidifier vos processus et de gagner un temps considérable dans le traitement de vos frais.
Tous les montants de TVA associés aux frais professionnels sont intégrés et pris en compte dans vos dépenses comptables.
Ainsi, vous vous assurez de ne manquer aucune TVA déductible : les traces de toutes vos dépenses sont conservées et la somme de TVA due est automatiquement calculée pour ne verser que ce que vous devez à l’État. Vous êtes convaincu·e ?