Silae Expense est un logiciel de gestion des notes de frais conçu pour les entreprises de toutes tailles souhaitant digitaliser et simplifier leurs processus de gestion des dépenses professionnelles. Intégré à l’écosystème Silae, il s’adresse principalement aux responsables RH, financiers, et managers, ainsi qu’aux collaborateurs en mobilité. Ce logiciel propose une plateforme web et mobile (iOS et Android) pour faciliter la saisie, la validation et l’archivage des frais.

Parmi ses principaux atouts : la numérisation automatique des justificatifs, la gestion des indemnités kilométriques via un calcul automatisé conforme au barème URSSAF, et un archivage électronique légal permettant la suppression du format papier.

✅ Silae Expense se distingue par sa flexibilité, son déploiement rapide via invitation, et une synchronisation fluide avec la base de paie Silae.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Silae Expense ?

Saisie automatisée des frais professionnels

Silae Expense permet aux utilisateurs de saisir leurs dépenses en temps réel grâce à des outils de numérisation intelligente. Depuis l’application mobile ou le portail web, les justificatifs sont photographiés, reconnus automatiquement (OCR), et préremplis dans le formulaire de note de frais.

• Lecture automatique des tickets (montant, date, TVA, fournisseur)
• Réduction des erreurs de saisie et des oublis de justificatifs
• Envoi immédiat aux managers pour validation
• Disponible sur mobile (iOS et Android), idéal pour les déplacements

Exemple : un commercial en déplacement peut numériser une facture de restaurant dès la sortie de l’établissement, évitant l’accumulation et la perte de justificatifs.

Déclaration simplifiée des indemnités kilométriques

Grâce à une intégration native avec un module cartographique (Maps) et la prise en compte du barème URSSAF, les déplacements sont automatiquement mesurés et valorisés.

• Calcul automatique des distances
• Application des règles fiscales en vigueur (type de véhicule, puissance fiscale)
• Gain de temps et conformité garantie

Exemple : un technicien itinérant peut déclarer son trajet domicile-client via l’application, qui calcule le montant à rembourser sans intervention manuelle.

Workflow de validation paramétrable

Les notes de frais suivent un circuit de validation défini par l’entreprise, avec des alertes et rappels automatisés pour chaque étape.

• Transmission automatique aux managers selon la hiérarchie définie
• Possibilité de refus partiel ou total avec motif
• Suivi en temps réel des statuts

Exemple : dans une PME, un chef d’équipe valide les frais de ses collaborateurs avant transmission à la direction financière.

Archivage électronique à valeur probante

Conforme aux obligations fiscales françaises (NF203 CCFN), Silae Expense propose un archivage numérique des justificatifs, remplaçant les formats papier.

• Conservation légale des documents (10 ans)
• Accessibilité centralisée pour contrôles ou audits
• Réduction des coûts de stockage physique

Exemple : un responsable RH n’a plus à conserver les justificatifs papier dans des classeurs ou armoires d’archives.

Déploiement rapide et synchronisation automatique

Les salariés sont invités par mail via un système d’onboarding simple. Une fois la solution activée, leur profil est synchronisé avec la base de paie Silae.

• Importation automatique des entrées et sorties
• Attribution des droits et accès selon les rôles
• Activation en quelques minutes

Exemple : lorsqu’un nouvel employé est ajouté dans Silae Paie, il reçoit automatiquement une invitation à utiliser Silae Expense.

Pourquoi choisir Silae Expense ?

• Gain de temps opérationnel : les fonctions de numérisation et de calcul automatique réduisent fortement la saisie manuelle.
• Conformité légale garantie : l’archivage électronique est conforme aux normes françaises et évite les risques en cas de contrôle.
• Intégration native avec Silae Paie : la synchronisation assure une cohérence des données entre les services RH et finance.
• Adapté à tous les profils d’entreprise : la solution convient aussi bien aux TPE qu’aux grandes entreprises multisites.
• Expérience utilisateur fluide : la version mobile permet aux collaborateurs de gérer leurs frais en déplacement, en toute autonomie.