Eurécia Notes de frais : Dématérialisation des notes de frais

Notes de frais est un des modules du logiciel de gestion RH Eurécia. Ce module permet aux employés en déplacement de saisir leurs notes de frais en ligne, de les envoyer à leur direction pour validation et de se faire rembourser rapidement par la comptabilité.

A noter : l'application mobile Eurécia est disponible sur iOS et Android.

Saisir une note de frais devient un jeu d'enfant !

Depuis son smartphone ou son ordinateur, l'utilisateur ajoute ses différentes dépenses professionnelles, en sélectionnant leur nature (restaurant, transport, hôtel etc.). Le taux de TVA est prédéfini en fonction de la nature de la dépense, avec la possibilité de l'éditer si besoin.

Il lui suffit ensuite de prendre en photo les justificatifs de dépenses professionnelles. Un système de reconnaissance de caractères extrait les informations. Les justificatifs sont ainsi conservés en ligne avec la même valeur légale que les originaux papier.

Valider les notes de frais en ligne

Le responsable hiérarchique reçoit une notification dès qu'un membre de son équipe lui envoie une demande de remboursement. Il valide les demandes de remboursement en toute simplicité. A son tour, le service comptable reçoit une notification lui indiquant les remboursements à réaliser.

Gestion des frais professionnels multi-devises

Avec cette application de gestion des notes de frais, plus besoin de se préoccuper de la devise ou du taux de change : tout est automatique. Cette fonction est particulièrement utile pour les professionnels en déplacement à l'étranger. Le logiciel calcule le bon montant dans la devise locale grâce au taux de conversion en vigueur lors du paiement.

Élection du Service Client de l’Année 2021
*Catégorie Éditeur de logiciels – Étude BVA – Viséo CI – Plus d’infos sur escda.fr

Éditeur : Eurecia

Avantages de Eurécia Notes de frais

Décompte automatique des titres-restaurant
OCR : auto-complétion des dépenses grâce au scan intelligent
Export des dépenses vers tous les logiciels de comptabilité
Certifications : GDPR

Démonstration et interface de Eurécia Notes de frais

Module Notes de frais : saisie facile et rapide depuis un mobile ou un ordinateur

Module Notes de frais : validation des remboursements en un clic

Module Notes de frais : Rapport Notes de Frais

Module Notes de frais : Analyse des dépenses

Références clients de Eurécia Notes de frais

Autres caractéristiques de Eurécia Notes de frais

Notes de frais linux

Notes de frais startup

Notes de frais open source

Notes de frais auto entrepreneur

Notes de frais tpe

Notes de frais sci

Notes de frais mac

Notes de frais microsoft

Prix et fonctionnalités de Eurécia Notes de frais

Offres & Tarifs

ZEN - pour les TPE

Business - pour PME &vETI

69 € /mois pour 10 utilisateurs

Prix sur demande

OFFRE ZEN pour les TPE

Fonctionnalités

Gestion documentaire

Envoi de documents par email

OCR

partage de documents (fichiers)

Notes de frais

Analyse des dépenses - Audit

Avances de frais

Barème URSSAF

Déclaration de frais kilométrique

Estimation des frais kilométriques

Frais de déplacement

Gestion des justificatifs de paiement

Gestion des véhicules

Génération des écritures comptables

Indemnités kilométriques

Process de validation des notes de frais

Saisie des dépenses/frais

Suivi du remboursement

Paie

Filtrage par département, service, établissement et profil

Gestion de plusieurs types d'employés

Gestion des Tickets Restaurants

Historiques et rapports

Notification des employés

Profil de l'employé

Registre du personnel

Suivi des congés & absences

Génération des écritures comptables

Services

Support

Assistance au paramétrage

Base de savoir (tutoriels, démos)

Communauté (FAQ, Forum)

Formation en ligne (webinaire)

Support (téléphone, email, ticket, Chat)

Responsable de compte dédié

Sécurité et confidentialité

Contrôle strict des accès aux serveurs

Double-authentification

Redondance géographique des données

Réversibilité totale des données

Sauvegarde quotidienne

Secure Sockets Layer (SSL)

Single Sign-On (SSO)

Standard d'encodage avancé (AES)

Données hébergées dans les pays suivants : France

Intégrations pour Eurécia Notes de frais

Eurécia Paie & Rémunération

Simplifiez-vous la vie avec une offre SIRH/paie tout en un !

Eurécia Temps & Activités

Le suivi opérationnel des temps devient un jeu d'enfant !

Sage 100cloud

ERP à destination des PME

Sage 50 Comptabilité

Faites votre comptabilité sans être comptable !

Eurécia Gestion des Talents

Les outils de la GPEC : recrutement, entretiens, compétences

Eurécia Congés & Absences

Gagnez 50% de temps sur la gestion des congés !

Voir toutes les intégrations

Au top

J'utilise le module Notes de Frais d'Eurécia et depuis la gestion des frais professionnels et tellement plus rapide que sur Excel ! Le plus : le support d'Eurécia est très réactif et répond précisément et clairement aux différentes questions. Je recommande vivement !

Un produit complet : mon joujou préféré

Le module dans son ensemble me permet en qualité de gestionnaire des NDF de gagner 30% de mon temps de travail (export compta avec intégration par import et banque compris).

Coté collaborateurs la gestion immédiate via My Eurécia centralise les justificatifs, améliore le process général et évite les envois par courrier (donc baisse des charges). Un vrai produit qui supprime les fichiers Excel multiples, les process lourds et les appels collaborateurs avec un parcours NDF visible et transparent (baisse des demandes type : tu as reçu ma NDF ? Quand est ce que tu paieras ?)

Le traitement des frais n'est plus une corvée!

EURECIA est réellement un outil facilitateur tant pour le collaborateur que pour les services RH/Comptabilité : paramétrage des modèles de remboursement personnalisable (plafonds journaliers, impact sur le décompte des tickets resto, imputation comptable) selon le profil, le département, la filiale, workflow de validation des frais entre autres.

Le top? L'application à télécharger sur le smartphone, avec la reconnaissance du justificatif de la dépense : il suffit de le prendre en photo pour que les champs du formulaire de note de frais se remplissent automatiquement! C'est donc très rapide et très simple, surtout pour les populations dépensières (les commerciaux par exemple, pour qui rédiger sa note de frais peut être vite chronophage).

Ce système de rattachement du justificatif permet également de mettre un terme à l'archivage papier, un bonheur!

Nul besoin d'être ingénieur pour appréhender cet outil particulièrement intuitif et ergonomique.

Automatisation de la gestion des notes de frais de bout en bout

Eurécia Notes de frais est un excellent outil pour gagner du temps côté salarié mais aussi côté administratif grâce aux fonctions suivantes :

Calcul automatique des frais kilométriques
Rattachement des frais à un projet
Validation des notes de frais en ligne
Mode impression de la note de frais pour transmettre les pièces comptables à l'administration
Export des écritures comptables
Rapports automatiques pour comprendre et maitriser son budget

Un outil bien conçu donc qui conviendra à tout type d'entreprise de la plus petite à la plus grande.