Remboursement des frais kilométriques : barème 2020, modèle et outils !

Comment calculer le remboursement de frais kilométriques ?

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tou·tes, particulièrement si vous travaillez pour une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.
Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

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Les indemnités kilométriques (IK)

Les frais professionnels sont remboursables, en tout ou partie, par la société à ses employés. Parmi eux :

  • les frais de déplacement, dont nous parlons dans cet article,
  • les frais de transport en commun, du domicile au lieu de travail (prise en charge à 50 %),
  • les frais de restauration (paniers-repas forfaitaires, titres restaurants),
  • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies : matériel informatique, téléphonique, consommables, frais de connexion), 
  • les frais de déménagement, etc.

Les indemnités kilométriques professionnelles concernent les trajets effectués dans le cadre du travail, lors de missions spécifiques, comme la visite d’un chantier, la participation à un salon, ou l’intervention lors d’une conférence dans une autre ville.

Elles sont calculées d’après un barème prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

    Le barème indemnité kilométrique 2020

    Le barème kilométrique fiscal est la référence à utiliser :

    • par l’employeur pour calculer la charge financière d’un véhicule supportée par ses salarié·es pendant l’exercice de leurs fonctions (frais professionnels) ; 
    • par les salarié·es, pour la déclaration des frais réels aux impôts chaque année (frais de trajet domicile-travail dans la limite de 80 kms aller-retour par jour travaillé).

    BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES AUTOMOBILES

    Puissance fiscale

    Jusqu’à 5 000 km

    De 5 0001 à 20 000 km

    Plus de 20 000 km

    3 CV

    d x 0,456

    (d x 0,273) + 915

    d x 0,318

    4 CV

    d x 0,523

    (d x 0,294) + 1 147

    d x 0,352

    5 CV

    d x 0,548

    (d x 0,308) + 1 200

    d x 0,368

    6 CV

    d x 0,574

    (d x 0,323) + 1 256

    d x 0,386

    7 CV et +

    d x 0,601

    (d x 0,340) + 1 301

    d x 0,405

    BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES MOTOS

    Puissance fiscale

    Jusqu’à 3 000 km

    De 3 0001 à 6 000 km

    Plus de 6 000 km

    1 à 2 CV
    (jusqu’à 175 cm3)

    d x 0,341

    (d x 0,085) + 768

    d x 0,213

    3 à 5 CV
    (175 à 500 cm3)

    d x 0,404

    (d x 0,071) + 999

    d x 0,237

    + de 5 CV
    (plus de 500 cm3)

    d x 0,523

    (d x 0,068) + 1 365

    d x 0,295

    BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES CYCLOMOTEURS

    Puissance fiscale

    Jusqu’à 2 000 km

    De 2 0001 à 5 000 km

    Plus de 5 000 km

    Moins de 50 cm3

    d x 0,272

    (d x 0,064) + 416

    d x 0,147

    BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES VÉLOS

    0,25 centimes/km dans la limite de 200 €

    d = distance parcourue ; CV = chevaux fiscaux

    Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, le contribuable peut faire état d’un montant de frais réels égal à 2 172 € (4 000 km x 0,543).

    ☝️Le barème est mis à jour tous les ans par l’Administration en mars. Attention, le barème kilométrique applicable à la fonction publique n’est pas le même.

    Barème indemnité kilométrique ou barème frais carburant ?

    Un autre barème spécifique de l’administration fiscale se trouve sur le site du Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts : le barème fiscal pour frais de carburant. Sont concernés :

    • les entrepreneurs individuels qui ont opté pour une comptabilité ultra-simplifiée (aux régimes BIC et BNC),
      ces derniers ne peuvent pas bénéficier du barème kilométrique ;
    • les salariés qui optent pour le régime réel (ils ont le choix entre les deux barèmes).

    Ce mode de calcul est réservé aux personnes dont le véhicule a un usage mixte (personnel et professionnel). Elles doivent déterminer une quote-part professionnelle pour leurs frais de déplacement.
    Tous les frais (essence, péages, assurance) sont déclarés au réel, factures à l’appui. 

    ☝️À vous de voir quel est le barème le plus avantageux pour vous en faisant le calcul en fin d’année. Par exemple, si vous faites beaucoup de kilomètres, ou si votre véhicule est vieux et amorti, le barème kilométrique est le plus favorable. Si votre véhicule est neuf et que vous effectuez peu de déplacements, le système des frais réels, calculés entre autres avec le barème fiscal carburant, est le plus intéressant.

    Comme le premier, le barème fiscal frais de carburant est susceptible d’évoluer chaque année. 
    Voici le dernier en date :

    BARÈME FRAIS CARBURANT AUTOMOBILES

    Puissance fiscale

    Gazole - frais au km

    Super sans plomb — frais au km

    GPL — frais au km

    3 à 4 CV

    0,080 €

    0,099 €

    0,064 €

    5 à 7 CV

    0,098 €

    0,122 €

    0,079 €

    8 à 9 CV

    0,117 €

    0,145 €

    0,094 €

    10 à 11 CV

    0,132 €

    0,163 €

    0,106 €

    12 CV et +

    0,146 €

    0,182 €

    0,118 €

    BARÈME FRAIS CARBURANT MOTOS

    Puissance fiscale

    Frais de carburant au kilomètre

    Moins de 50 cm3

    0,032 €

    De 50 à 125 cm365

    0,065 €

    175 à 500 cm3

    0,083 €

    Plus de 500 cm3

    0,115 €

    La déduction forfaitaire

    Pour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, VRP, etc.), dont les frais professionnels sont plus élevés que la moyenne, les employeurs sont autorisés à appliquer à la base du calcul des cotisations sociales (sécurité sociale, assurance chômage et gestion du régime d’assurance) une déduction forfaitaire spécifique.

    Cette déduction forfaitaire est liée à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité de l’entreprise (le personnel administratif d’une société de BTP ne peut en bénéficier).
    Le montant maximum de l’abattement est de 7 600 € par année civile et par salarié.

    Les conditions à respecter pour le remboursement des IK

    • Le salarié est obligé de conduire sa voiture personnelle à des fins professionnelles ;
    • L’employeur est aussi tenu comme responsable et doit conserver ces justificatifs ;
    • L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs datant des 3 dernières années ;
    • Les frais « dits professionnels » représentent effectivement des dépenses nécessaires à l’activité professionnelle.

    Le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

    • le salarié est propriétaire de son véhicule,
    • le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
    • une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
    • le véhicule est loué ou prêté.

    🤓 S’agissant des véhicules loués, le recours au barème kilométrique est subordonné à la justification par l’employeur du loyer acquitté par le salarié. Mais les frais de location ne sont pas déductibles, ils sont inclus dans les indemnités kilométriques.
    S’agissant des véhicules prêtés, le recours au barème kilométrique n’est admis que si l’employeur justifie de la prise en charge par le salarié de l’entretien se rapportant à l’utilisation professionnelle du véhicule prêté.

    Source : URSSAF

    Les collaborateurs concernés

    Tous les statuts sont concernés par le remboursement de frais kilométriques :

    • les employés non-cadres,
    • les cadres,
    • les dirigeants,
    • les bénévoles.

    ☝️ Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

    Les types de véhicules concernés

    Les véhicules concernés par les indemnités kilométriques sont :

    • les voitures,
    • les motos,
    • les cyclomoteurs (scooters, vélomoteurs).

    Et l’indemnité kilométrique vélo

    Le trajet entre le domicile et le travail n’est pas pris en compte par l’employeur dans le calcul des indemnités kilométriques. Le déplacement professionnel est d’ailleurs toujours calculé à partir de l’adresse du lieu de travail et non du domicile.

    Par contre, en vigueur depuis la loi Transition énergétique de février 2016, une indemnité kilométrique vélo (IK vélo), vélos électriques inclus, peut s’appliquer (au bon vouloir de l’employeur) sur la distance domicile-travail le plus court.
    Cette indemnisation couvre l’acquisition, l’entretien, les équipements de protection type casque, l’usure et les risques de vol et de dégradation. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

    L’employé justifie de l’utilisation de son vélo grâce à une déclaration sur l’honneur.

    🤓 L’IK vélo est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun, si le collaborateur utilise les deux.

    La note de frais

    Comment fonctionne le remboursement de frais kilométrique ?

    Le salarié en fait la demande à son employeur lorsqu’il est amené à utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. 
    Les allocations sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

    Le calcul du remboursement ne se base pas sur les seuls frais de carburant, mais aussi sur :

    • l’usure naturelle (moteur, pneus),
    • la dépréciation du véhicule,
    • l’entretien de la voiture,
    • les frais de réparation,
    • les frais d’assurance.

    Il tient compte :

    • de la puissance fiscale de la voiture (sur présentation de la carte grise),
    • de la distance parcourue à chaque déplacement (calculable sur un site tel que Mappy, viaMichelin ou Google Maps).

    ☝️ Les frais de péage et de stationnement sont à justifier à part et à intégrer à la note de frais, à remplir à chaque déplacement.

    Modèle de note de frais

    Si la note de frais n’a aucune forme imposée, un justificatif doit toujours compléter cette demande de remboursement. 

    Par contre, tous ces champs sont obligatoires :

    • le motif du déplacement,
    • les adresses de départ et d’arrivée,
    • le nombre de kilomètres,
    • la date,
    • la puissance fiscale du véhicule (le nom du demandeur doit bien figurer sur la carte grise).

    Y sont joints : 

    • une copie de la carte grise,
    • les reçus de paiement des péages,
    • les reçus de paiement du stationnement.

    Les logiciels pour une gestion des notes de frais facilitée

    Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives. En voici une sélection :

    • Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. Elle est dédiée aux start-up, TPE, PME.

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    • Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement. Il est adapté à toute taille d’entreprise.

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    La note de frais se dépoussière

    Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.
    Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse. 
    Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

    Article mis à jour, initialement publié en octobre 2018.

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