Tout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 20 juillet 2021, publié initialement en octobre 2018
how-to backgroundTout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tou·tes, particulièrement si vous travaillez pour une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.

Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

Elles sont calculées d’après un barème kilométrique prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

Les frais kilométriques remboursés par l’employeur

Définition des frais kilométriques

Les frais kilométriques, également appelés indemnités kilométriques, entrent dans le cadre des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses effectuées par le salarié pour la bonne exécution de ses missions.

Les frais kilométriques s’appliquent alors lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel dans l’exercice de ses missions, et donnent lieu à un défraiement de la part de l’entreprise. Ils concernent les dépenses relatives :

  • aux frais d’essence,
  • aux réparations éventuelles,
  • à l’assurance,
  • ou encore à l’usure de la voiture.

En revanche, les indemnités kilométriques ne prennent pas en compte le péage ou le stationnement, soumis à d’autres barèmes.

Les types de trajets concernés

Les frais kilométriques sont effectifs dans le cas de trajets professionnels obligatoires à la réalisation des missions du salarié, pour des rendez-vous client ou pour se rendre à un salon par exemple

Mais qu’en est-il des déplacements domicile-travail ? Ces derniers ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques versées par l’entreprise.

💡 Notez qu’il est possible de déduire les dépenses liées au trajet domicile-travail de son impôt sur le revenu. Pour ce faire, il suffit de renseigner dans sa déclaration fiscale les kilomètres parcourus. L’administration utilisera alors le même barème que pour les frais professionnels.

Qui peut prétendre aux indemnités kilométriques ?

Tous les statuts sont concernés par le remboursement des frais de déplacement, qu’importe le salaire :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

☝️ Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

Comment fonctionne le remboursement de frais kilométriques ?

Le barème kilométrique 2021

Le barème kilométrique, ou barème des frais de carburant, est effectif pour une année. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que les kilomètres parcourus.

Voici le barème 2021 pour les voitures :

Puissance fiscale Jusqu'à 5000 km De 5001 à 20 000 km Plus de 20 000 km
3 CV et moins distance parcourue x 0,456 (distance parcourue x 0,273) + 915 distance parcourue x 0,318
4 CV distance parcourue x 0,523 (distance parcourue x 0,294) + 1147 distance parcourue x 0,352
5 CV distance parcourue x 0,548 (distance parcourue x 0,308) + 1200 distance parcourue x 0,368
6 CV distance parcourue x 0,574 (distance parcourue x 0,323) + 1256 distance parcourue x 0,386
7 CV et plus distance parcourue x 0,601 (distance parcourue x 0,340) + 1301 distance parcourue x 0,405

Voici le barème 2021 pour les scooters et les motos :

Puissance fiscale Jusqu’à 3000 km De 3001 à 6000 km Plus de 6000 km
Deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 distance parcourue x 0,272 (distance parcourue x 0,064) + 416 distance parcourue x 0,147
Moto de 1 à 2 CV distance parcourue x 0,341 (distance parcourue x 0,085) + 768 distance parcourue x 0,213
Moto de 3 à 5 CV distance parcourue x 0,404 (distance parcourue x 0,071) + 999 distance parcourue x 0,237
Moto plus de 5 CV distance parcourue x 0,523 (distance parcourue x 0,068) + 1 365 distance parcourue x 0,295

Quels sont les modes et les délais de remboursement ?

Pour se faire rembourser par l’employeur, le salarié doit établir une note de frais kilométrique, dans laquelle il stipule :

  • le motif et le lieu de son déplacement professionnel,
  • les kilomètres parcourus,
  • la puissance fiscale de son véhicule.

L’entreprise indemnise ensuite le collaborateur, généralement le mois qui suit l’émission de la note de frais.

Les conditions à respecter pour le remboursement des frais kilométriques

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, voici quelques conditions à respecter :

  • Le salarié est obligé de conduire sa voiture personnelle à des fins professionnelles ;
  • L’employeur est aussi tenu comme responsable et doit conserver les justificatifs ;
  • L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs datant des 3 dernières années ;
  • Les frais « dits professionnels » représentent effectivement des dépenses nécessaires à l’activité professionnelle.

Le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

  • le salarié est propriétaire de son véhicule,
  • le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
  • une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
  • le véhicule est loué ou prêté.

La note de frais se dépoussière

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.

Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse.

Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives. En voici une sélection :

  • Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. Elle est dédiée aux start-up, TPE, PME.

  • Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement. Il est adapté à toute taille d’entreprise.

  • Izika, dédié aux start-up, TPE, PME est parti du concept malin de connecter votre agenda Google ou Outlook pour calculer les indemnités kilométriques.

  • Kizeo Forms propose la standardisation et l’uniformisation de votre documentation dématérialisée, dont les notes de frais. Il est adapté à toute entreprise et tout secteur.

  • N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants. Elle est adaptée à toute entreprise.

  • Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne. Pour tout type d’entreprise.

  • Rydoo est une solution automatisant et rationalisant la gestion des frais professionnels, voyages d’affaires inclus, de façon intuitive. Elle est adaptée aux PME, ETI et grands comptes.
La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération.   En savoir plus
Modèle backgroundFrais de mission : que rembourser, et comment ?
Modèle
il y a 2 mois
Frais de mission : que rembourser, et comment ?
Comment gérer simplement le remboursement des frais de mission (déplacement, repas, hébergement) ? Appvizer vous explique comment un logiciel de notes de frais vous facilite la vie.
Conseil backgroundPourquoi et comment passer à la carte titre restaurant
Conseil
il y a 5 mois
Pourquoi et comment passer à la carte titre restaurant
La carte titre restaurant vise à remplacer les tickets et autres chèques déjeuner. Avantages employeurs comme employés, fonctionnement... voici quelques conseils pour réussir la dématérialisation de vos titres-restaurants !
Définition backgroundRemboursement des frais professionnels : délai et modalités
Définition
il y a 5 mois
Remboursement des frais professionnels : délai et modalités
Quelles sont les options offertes à l'employeur en termes de remboursement des frais ? Sous quelles conditions et dans quel délai ? Au réel, au forfait, déduction forfaitaire spécifique, tout ce qu'il faut savoir !
Définition backgroundFrais kilométriques : définition et règles de base
Définition
il y a 5 mois
Frais kilométriques : définition et règles de base
Découvrez la définition, les barèmes et les règles de base pour vos frais kilométriques, que ce soit dans le cadre de déplacements professionnels, ou pour vos trajets domicile - travail.
Modèle backgroundComment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?
Modèle
il y a 8 mois
Comment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?
La TVA sur les frais d’hôtel soulève de nombreuses questions pour les entreprises : quel taux de TVA appliquer ? La TVA est-elle récupérable et si oui, comment ? Appvizer vous explique tout !
Parole d'expert backgroundComment mieux gérer les frais de mission de ses salariés ?
Parole d'expert
l’année dernière
Comment mieux gérer les frais de mission de ses salariés ?
Dans le cadre de leurs missions, vos collaborateurs sont souvent amenés à se déplacer. Ils génèrent des frais kilométriques, des frais d’abonnements, de péages, d’assurances, de repas… Reprenons ce dossier bien souvent synonyme de charge mentale afin d’en décortiquer tous les aspects et vous donner les clés d’une meilleure gestion des frais de mission.
Parole d'expert backgroundNotes de frais : Gagnez à tous les coûts
Parole d'expert
il y a 2 ans
Notes de frais : Gagnez à tous les coûts
Sara Jaillet, Data Analyst pour Philéas Gestion, passe en revue les étapes et les coûts relatifs au traitement des notes de frais, et vous indique comment faire des économies, de temps et d’argent, en optimisant la gestion de vos notes de frais.
Comment gérer vos notes de frais avec efficacité ?
Conseil
il y a 2 ans
Comment gérer vos notes de frais avec efficacité ?
La gestion des frais professionnels est un poste qui coûte cher. Pas uniquement pour le coût réel des remboursements, mais également pour les coûts cachés induits. Pourtant, avec les bons outils et les bonnes méthodes, il est possible de faire de la gestion des notes de frais un levier de croissance et d'efficience.