Tout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tou·tes, particulièrement si vous travaillez pour une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.

Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

Elles sont calculées d’après un barème kilométrique prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

Les frais kilométriques, également appelés indemnités kilométriques, entrent dans le cadre des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses effectuées par le salarié pour la bonne exécution de ses missions.

Les frais kilométriques s’appliquent alors lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel dans l’exercice de ses missions, et donnent lieu à un défraiement de la part de l’entreprise. Ils concernent les dépenses relatives :

• aux frais d’essence,
• aux réparations éventuelles,
• à l’assurance,
• ou encore à l’usure de la voiture.

En revanche, les indemnités kilométriques ne prennent pas en compte le péage ou le stationnement, soumis à d’autres barèmes.

Les frais kilométriques sont effectifs dans le cas de trajets professionnels obligatoires à la réalisation des missions du salarié, pour des rendez-vous client ou pour se rendre à un salon par exemple

Mais qu’en est-il des déplacements domicile-travail ? Ces derniers ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques versées par l’entreprise.

💡 Notez qu’il est possible de déduire les dépenses liées au trajet domicile-travail de son impôt sur le revenu. Pour ce faire, il suffit de renseigner dans sa déclaration fiscale les kilomètres parcourus. L’administration utilisera alors le même barème que pour les frais professionnels.

Tous les statuts sont concernés par le remboursement des frais de déplacement, qu’importe le salaire :

• les employés non-cadres,
• les cadres,
• les dirigeants,
• les bénévoles.

☝️ Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

Le barème kilométrique, ou barème des frais de carburant, est effectif pour une année. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que les kilomètres parcourus.

Voici le barème 2021 pour les voitures :

Voici le barème 2021 pour les scooters et les motos :

Pour se faire rembourser par l’employeur, le salarié doit établir une note de frais kilométrique, dans laquelle il stipule :

• le motif et le lieu de son déplacement professionnel,
• les kilomètres parcourus,
• la puissance fiscale de son véhicule.

L’entreprise indemnise ensuite le collaborateur, généralement le mois qui suit l’émission de la note de frais.

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, voici quelques conditions à respecter :

• Le salarié est obligé de conduire sa voiture personnelle à des fins professionnelles ;
• L’employeur est aussi tenu comme responsable et doit conserver les justificatifs ;
• L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs datant des 3 dernières années ;
• Les frais « dits professionnels » représentent effectivement des dépenses nécessaires à l’activité professionnelle.

Le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

• le salarié est propriétaire de son véhicule,
• le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
• une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
• le véhicule est loué ou prêté.

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.

Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse.

Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives. En voici une sélection :

• Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. Elle est dédiée aux start-up, TPE, PME.
  
  

• Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement. Il est adapté à toute taille d’entreprise.
  
  

• Izika, dédié aux start-up, TPE, PME est parti du concept malin de connecter votre agenda Google ou Outlook pour calculer les indemnités kilométriques.
  
  

• Kizeo Forms propose la standardisation et l’uniformisation de votre documentation dématérialisée, dont les notes de frais. Il est adapté à toute entreprise et tout secteur.
  
  

• N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants. Elle est adaptée à toute entreprise.
  
  

• Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne. Pour tout type d’entreprise.
  
  

• Rydoo est une solution automatisant et rationalisant la gestion des frais professionnels, voyages d’affaires inclus, de façon intuitive. Elle est adaptée aux PME, ETI et grands comptes.