Comment calculer le remboursement des frais kilométriques : barèmes et outils !

Comment calculer le remboursement de frais kilométriques ?

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tous, que vous soyez, ou travailliez pour, une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.
Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

Découvrez aussi quelques logiciels en mode SaaS qui peuvent vous apporter un gain de temps considérable en saisie, en demande d’approbation et en communication interne.
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Les indemnités kilométriques (IK)

Les frais professionnels sont remboursables, en tout ou partie, par la société à ses employés. Parmi eux :

  • les frais de déplacement, dont nous parlons dans cet article,
  • les frais de transport en commun, du domicile au lieu de travail (prise en charge à 50 %),
  • les frais de restauration (paniers-repas forfaitaires, titres restaurants),
  • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies : matériel informatique, téléphonique, consommables, frais de connexion), 
  • les frais de déménagement, etc.

Les indemnités kilométriques concernent les trajets effectués dans le cadre du travail, lors de missions spécifiques, comme la visite d’un chantier, la participation à un salon, ou l’intervention lors d’une conférence dans une autre ville.

Même s’il existe désormais des cartes de paiement d’entreprise intelligentes et plafonnées, comme la solution Spendesk, les frais sont en général avancés par le salarié et remboursés ensuite par la société, après réception d’une note de frais.

Les indemnités kilométriques sont calculées d’après un barème prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

Type de véhicules concernés

Les véhicules concernés par les indemnités kilométriques sont :

  • les voitures,
  • les motos,
  • les cyclomoteurs (scooters, vélomoteurs).

Remboursement frais kilométrique : déplacement professionnel

© Freepik

Le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

  • le salarié est propriétaire de son véhicule,
  • le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
  • une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
  • le véhicule est loué ou prêté.

S’agissant des véhicules loués, le recours au barème kilométrique est subordonné à la justification par l’employeur du loyer acquitté par le salarié. Mais les frais de location ne sont pas déductibles, ils sont inclus dans les indemnités kilométriques.
S’agissant des véhicules prêtés, le recours au barème kilométrique n’est admis que si l’employeur justifie de la prise en charge par le salarié de l’entretien se rapportant à l’utilisation professionnelle du véhicule prêté.

Source : URSSAF

Conditions à respecter

  • Le salarié est obligé de conduire sa voiture personnelle à des fins professionnelles ;
  • L’employeur est aussi tenu comme responsable et doit conserver ces justificatifs ;
  • L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs datant des 3 dernières années ;
  • Les frais « dits professionnels » représentent effectivement des dépenses nécessaires à l’activité professionnelle.

Quid du trajet domicile-travail ?

Le trajet entre le domicile et le travail n’est pas pris en compte par l’employeur dans le calcul des indemnités kilométriques.

Le déplacement professionnel est d’ailleurs toujours calculé à partir de l’adresse du lieu de travail et non du domicile.

Le trajet domicile-travail fait par contre l’objet d’un abattement fiscal lors de la déclaration des revenus, dans la limite de 80 km par jour (aller-retour).
L’employé peut utiliser le même barème kilométrique que celui applicable aux notes de frais professionnels pour déduire ses frais réels (la fameuse case 1AK).
Sinon, l’abattement automatique de 10 % (déduction forfaitaire) est appliqué, quels que soient la distance et le mode de transport utilisé au quotidien.

Voici un simulateur fourni au contribuable par le site impots.gouv pour le calcul annuel des frais réels : cliquez ici.

Par contre, en vigueur depuis la loi Transition énergétique de février 2016, une indemnité kilométrique vélo (IK vélo), vélos électriques inclus, peut s’appliquer (au bon vouloir de l’employeur) sur la distance domicile-travail le plus court.
Mise en place pour encourager les bonnes pratiques écologiques, cette indemnisation couvre l’acquisition, l’entretien, les équipements de protection type casque, l’usure et les risques de vol et de dégradation.

L’employé justifie de l’utilisation de son vélo grâce à une déclaration sur l’honneur.
Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

NB : L’IK vélo est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun, si le collaborateur utilise les deux.

Comment fonctionne le remboursement de frais kilométrique ?

Le salarié en fait la demande à son employeur lorsqu’il est amené à utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. 
Les allocations sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Le calcul du remboursement ne se base pas sur les seuls frais de carburant, mais aussi sur :

  • l’usure naturelle (moteur, pneus),
  • la dépréciation du véhicule,
  • l’entretien de la voiture,
  • les frais de réparation,
  • les frais d’assurance.

Il tient compte :

  • de la puissance fiscale de la voiture (sur présentation de la carte grise),
  • de la distance parcourue à chaque déplacement (calculable sur un site tel que Mappy, viaMichelin ou Google Maps).

NB : Les frais de péage et de stationnement sont à justifier à part et à intégrer à la note de frais, à remplir à chaque déplacement.

Qui en bénéficie ?

Tous les statuts sont concernés par le remboursement de frais kilométriques :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

NB : Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

Comment calculer les indemnités ?

En tant qu’entreprise, vous avez le choix entre deux systèmes de calcul d’indemnités kilométriques :

  • au forfait : c’est le barème de l’URSSAF pour les frais professionnels qui est appliqué,
  • sous forme de déduction forfaitaire.

Barème indemnité kilométrique 2019

☝️Le barème est mis à jour tous les ans par l’Administration en mars. Le barème kilométrique 2020 sera donc disponible en mars 2020.

BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES AUTOMOBILES

Puissance fiscale

Jusqu’à 5 000 km

De 5 0001 à 20 000 km

Plus de 20 000 km

3 CV

d x 0,451

(d x 0,270) + 906

d x 0,315

4 CV

d x 0,518

(d x 0,291) + 1 136

d x 0,349

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,320) + 1 244

d x 0,382

7 CV et +

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401

BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES MOTOS

Puissance fiscale

Jusqu’à 3 000 km

De 3 0001 à 6 000 km

Plus de 6 000 km

1 à 2 CV
(jusqu’à 175 cm3)

d x 0,338

(d x 0,084) + 760

d x 0,211

3 à 5 CV
(175 à 500 cm3)

d x 0,400

(d x 0,070) + 989

d x 0,235

+ de 5 CV
(plus de 500 cm3)

d x 0,518

(d x 0,067) + 1 351

d x 0,292

BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES CYCLOMOTEURS

Puissance fiscale

Jusqu’à 2 000 km

De 2 0001 à 5 000 km

Plus de 5 000 km

Moins de 50 cm3

d x 0,269

(d x 0,063) + 412

d x 0,146

BARÈME INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES VÉLOS

0,25 centimes/km dans la limite de 200 €

d = distance parcourue ; CV = chevaux fiscaux

Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, le contribuable peut faire état d’un montant de frais réels égal à 2 172 € (4 000 km x 0,543).

Attention, le barème applicable à la fonction publique n’est pas le même.

Subtilité : barème indemnité kilométrique ou barème frais carburant ?

Un autre barème spécifique de l’administration fiscale se trouve sur le site du Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts : le barème fiscal pour frais de carburant. Sont concernés :

  • les entrepreneurs individuels qui ont opté pour une comptabilité ultra-simplifiée (aux régimes BIC et BNC),
    ces derniers ne peuvent pas bénéficier du barème kilométrique ;
  • les salariés qui optent pour le régime réel (ils ont le choix entre les deux barèmes).

Ce mode de calcul est réservé aux personnes dont le véhicule a un usage mixte (personnel et professionnel). Elles sont responsables de déterminer une quote-part professionnelle pour leurs frais de déplacement.

Tous les frais (essence, péages, assurance) sont déclarés au réel, factures à l’appui. 

☝️À vous de voir quel est le barème le plus avantageux pour vous en faisant le calcul en fin d’année. Par exemple, si vous faites beaucoup de kilomètres, ou si votre véhicule est vieux et amorti, le barème kilométrique est le plus favorable. Si votre véhicule est neuf et que vous effectuez peu de déplacements, le système des frais réels, calculés entre autres avec le barème fiscal carburant, est le plus intéressant.

Comme le premier, le barème fiscal frais de carburant est susceptible d’évoluer chaque année. 
Voici le dernier en date, pour les voitures et les 2 roues, publié le 6 février 2019 :

BARÈME FRAIS CARBURANT AUTOMOBILES

Puissance fiscale

Gazole - frais au km

Super sans plomb — frais au km

GPL —frais au km

3 à 4 CV

0,079 €

0,099 €

0,061 €

5 à 7 CV

0,098 €

0,122 €

0,076 €

8 à 9 CV

0,116 €

0,145 €

0,090 €

10 à 11 CV

0,131 €

0,163 €

0,101 €

12 CV et +

0,146 €

0,182 €

0,113 €

BARÈME FRAIS CARBURANT MOTOS

Puissance fiscale

Frais de carburant au kilomètre

 

Moins de 50 cm3

0,032 €

De 50 à 125 cm365

0,065 €

175 à 500 cm3

0,083 €

Plus de 500 cm3

0,115 €

La déduction forfaitaire

Pour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, VRP, etc.), dont les frais professionnels sont plus élevés que la moyenne, les employeurs sont autorisés à appliquer à la base du calcul des cotisations sociales (sécurité sociale, assurance chômage et gestion du régime d’assurance) une déduction forfaitaire spécifique.

Cette déduction forfaitaire est liée à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité de l’entreprise (le personnel administratif d’une société de BTP ne peut en bénéficier).
Le montant maximum de l’abattement est de 7 600 € par année civile et par salarié.

La note de frais

Si la note de frais n’a aucune forme imposée, un justificatif doit toujours compléter cette demande de remboursement. 

Par contre, tous ces champs sont obligatoires :

  • le motif du déplacement,
  • les adresses de départ et d’arrivée,
  • le nombre de kilomètres,
  • la date,
  • la puissance fiscale du véhicule (le nom du demandeur doit bien figurer sur la carte grise).

Y sont joints : 

  • une copie de la carte grise,
  • les reçus de paiement des péages,
  • les reçus de paiement du stationnement.

Logique : Les frais kilométriques ne sont pas cumulables, en cas de covoiturage par exemple. Ce déplacement fera l’objet d’une demande de remboursement, par le salarié utilisant son véhicule.

Avantages et contraintes des indemnités kilométriques

Avantages

Le remboursement de frais kilométrique est bénéfique pour le collaborateur comme pour la société. Il permet une optimisation fiscale et sociale car :

  • le remboursement de ces frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu,
  • le bénéfice imposable de la société est diminué du montant des frais remboursés,
  • ces frais sont exonérés de cotisations sociales, dans une certaine limite.

Contraintes

La taxe sur les véhicules de société (TVS)

Le remboursement des frais kilométriques n’est bien sûr pas applicable si l’employeur vous attribue une voiture de fonction, qu’il a achetée ou qu’il loue (Location avec Option d’Achat ou Location Longue Durée).

Par contre, si l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles dépasse les 15 000 km par an, le remboursement de ces frais est soumis à la TVS (taxe annuelle sur les véhicules de société), réclamée par l’administration fiscale aux sociétés disposant de voitures de fonction.
Un coefficient est appliqué au montant versé à chaque salarié, en fonction du nombre de kilomètres parcourus sur l’année.

Barème du coefficient applicable pour la TVS

Kilométrage remboursé
par la société

Coefficient applicable
au tarif remboursé

Jusqu’à 15 000 km/an

0 %

De 15 001 à 25 000 km/an

25 %

De 25 001 à 35 000 km/an

50 %

De 35 001 à 45 000 km/an

75 %

Au-delà de 45 000 km/an

100 %

Autres contraintes :

  • l’employeur ne peut pas récupérer la TVA sur les indemnités versées,
  • si l’entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, l’URSSAF considère ces montants comme des avantages en nature :
    • ils sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu,
    • ils font l’objet de cotisations sociales.

7 logiciels en ligne pour la gestion des notes de frais

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives. En voici une sélection.

Cleemy

Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction.
Dédiée aux start-up, TPE, PME, elle permet :

  • l’intégration des règles de remboursement personnalisées,
  • l’automatisation de l’enregistrement des frais kilométriques en indiquant simplement le lieu de départ et le lieu d’arrivée,
  • le suivi exact des déplacements des collaborateurs, grâce à la prise en charge des coordonnées GPS des smartphones,
  • l’interopérabilité avec des logiciels tels que Sage One, Ciel Business Plan, EBP Horizon, Microsoft Dynamics NAV, ADP Gestion de la paie.

Remboursement frais kilométrique : Cleemy

Expensya

Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement.
Adaptée à toute taille d’entreprise, elle permet :

  • l’archivage à valeur légale (4 certifications ISO dont ISO 27001),
  • le calcul automatique de la distance et des indemnités kilométriques,
  • la gestion de la flotte de véhicule depuis l’interface, 
  • l’interopérabilité avec le logiciel de comptabilité Quickbooks.

Remboursement frais kilométrique : Expensya

Izika

Izika est parti du concept malin de connecter votre agenda Google ou Outlook pour calculer les indemnités kilométriques.
Dédiée aux start-up, TPE, PME, la solution permet :

  • l’importation des rendez-vous dans l’interface pour calculer les distances parcourues et le montant des IK,
  • la création d’une déclaration officielle pour déduire les frais kilométriques des revenus imposables,
  • le paramétrage des éléments variables (tournées, déplacements en étoile, etc.),
  • l’interopérabilité avec la G suite.

Remboursement frais kilométrique : Izika

Kizeo Forms

Kizeo Forms propose la standardisation et l’uniformisation de votre documentation dématérialisée, dont les notes de frais.
Adaptée à toute entreprise et tout secteur, elle permet :

  • le paramétrage de la nature des dépenses et des champs obligatoires en fonction de votre métier,
  • l’import de vos justificatifs en faisant une photo, 
  • la communication entre les équipes bureau et terrain en temps réel,
  • le paramétrage de plusieurs scénarios, par exemple l’envoi automatique à la direction pour approbation.
     

Remboursement frais kilométrique : Kizeo Forms

N2F

N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants.
Adaptée à toute entreprise, elle permet :

  • l’archivage à valeur légale (certification ISO 27001),
  • le calcul automatique de la TVA,
  • la saisie des frais kilométriques via le module Google Maps,
  • l’interopérabilité avec des logiciels de comptabilité et de facturation tels que Sage One, Sage 100 c Comptabilité, Ciel Business Plan, EBP Horizon, Invoice ASAP.

Remboursement de frais kilométrique avec N2F

Philéas Gestion

Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne.
Pour tout type d'entreprise, elle permet notamment :

  • l’analyse du budget et proposition de réduction des dépenses,
  • la gestion du parc automobile,
  • le pointage précis avec Google Maps,
  • l’interopérabilité avec la suite ADP.

Remboursement frais kilométrique : Philéas Gestion

Rydoo

Rydoo est une solution automatisant et rationalisant la gestion des frais professionnels, voyages d’affaires inclus, de façon intuitive.
Adaptée aux PME, ETI et grands comptes, elle permet :

  • la prise en compte de votre politique de gestion des voyages et dépenses,
  • le calcul des frais kilométriques avec Google Maps,
  • la lecture et l’intégration des justificatifs dans l’interface grâce à la technologie OCR,
  • l’interopérabilité avec DropBox, Slack, Microsoft Dynamics 365, SAP Financials, Oracle Financials, Exact Online, Xero, Quickbooks.

Remboursement frais kilométrique : Rydoo

La note de frais se dépoussière

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.
Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse. 
Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

Article mis à jour, initialement publié en octobre 2018.

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