Tout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques

par Nathalie Pouillard le 25/03/2020

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tou·tes, particulièrement si vous travaillez pour une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.
Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

Elles sont calculées d’après un barème kilométrique prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

Comment fonctionne le remboursement de frais kilométrique ?

Le salarié en fait la demande à son employeur lorsqu’il est amené à utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, via une note de frais
Les allocations sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par l'administration fiscale.

Le calcul du remboursement ne se base pas sur les seuls frais de carburant, mais aussi sur :

  • l’usure naturelle (moteur, pneus),
  • la dépréciation du véhicule,
  • l’entretien de la voiture,
  • les frais de réparation,
  • les frais d’assurance.

Il tient compte :

  • de la puissance fiscale de la voiture (sur présentation de la carte grise),
  • de la distance parcourue à chaque déplacement (calculable sur un site tel que Mappy, viaMichelin ou Google Maps).

☝️ Les frais de péage et de stationnement sont à justifier à part et à intégrer à la note de frais, à remplir à chaque déplacement.

Le barème kilométrique

Barème kilométrique ou barème des frais de carburant ? Découvrez les différents calculs et éléments pris en compte pour choisir le barème le plus avantageux.

Quels sont les modes et les délais de remboursement ?

Vous vous posez la question du remboursement au réel, au forfait ?

Dans quelle limite de temps ?

Les conditions à respecter pour le remboursement des IK

  • Le salarié est obligé de conduire sa voiture personnelle à des fins professionnelles ;
  • L’employeur est aussi tenu comme responsable et doit conserver ces justificatifs ;
  • L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs datant des 3 dernières années ;
  • Les frais « dits professionnels » représentent effectivement des dépenses nécessaires à l’activité professionnelle.

Le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

  • le salarié est propriétaire de son véhicule,
  • le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
  • une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
  • le véhicule est loué ou prêté.

Les collaborateurs concernés

Tous les statuts sont concernés par le remboursement de frais kilométriques :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

☝️ Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

La note de frais se dépoussière

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.
Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse. 
Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives. En voici une sélection :

  • Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. Elle est dédiée aux start-up, TPE, PME.
     
  • Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement. Il est adapté à toute taille d’entreprise.
     
  • Izika, dédié aux start-up, TPE, PME est parti du concept malin de connecter votre agenda Google ou Outlook pour calculer les indemnités kilométriques.
     
  • Kizeo Forms propose la standardisation et l’uniformisation de votre documentation dématérialisée, dont les notes de frais. Il est adapté à toute entreprise et tout secteur.
     
  • N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants. Elle est adaptée à toute entreprise.
     
  • Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne. Pour tout type d’entreprise.
     
  • Rydoo est une solution automatisant et rationalisant la gestion des frais professionnels, voyages d’affaires inclus, de façon intuitive. Elle est adaptée aux PME, ETI et grands comptes.

Article mis à jour, initialement publié en octobre 2018.