Comment calculer le remboursement des frais kilométriques ?

Comment calculer le remboursement de frais kilométriques ?

Le remboursement de frais kilométrique vous concerne tous, que vous soyez, ou travailliez pour, une société demandant une mobilité forte ou ponctuelle.
Vous êtes dans le service administratif ? Collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et les notes de frais.

Découvrez aussi quelques logiciels en mode SaaS qui apportent un gain de temps considérable en saisie, en demande d’approbation et en communication interne.
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Les indemnités kilométriques (IK)

Les frais professionnels sont remboursables, en tout ou partie, par la société à ses employés. Parmi eux :

  • les frais de déplacement, dont nous parlons dans cet article,
  • les frais de transport en commun, du domicile au lieu de travail (prise en charge à 50 %),
  • les frais de restauration (paniers-repas forfaitaires, titres restaurants),
  • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies : matériel informatique, téléphonique, consommables, frais de connexion), 
  • les frais de déménagement, etc.

Les indemnités kilométriques concernent les trajets effectués dans le cadre du travail, lors de missions spécifiques, comme la visite d’un chantier, la participation à un salon, ou l’intervention lors d’une conférence dans une autre ville.

Même s’il existe désormais des cartes de paiement d’entreprise intelligentes et plafonnées, comme la solution Spendesk, les frais sont en général avancés par le salarié et remboursés ensuite par la société, après réception d'une note de frais.

Les indemnités kilométriques sont calculées d’après un barème prenant en compte le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus.

Type de véhicules concernés

Les véhicules concernés par les indemnités kilométriques sont :

  • les voitures,
  • les motos,
  • les cyclomoteurs (scooters, vélomoteurs).

Remboursement frais kilométrique : déplacement professionnel

©Pixabay

Quid du trajet domicile-travail ?

Le trajet entre le domicile et le travail n’est pas pris en compte par l’employeur dans le calcul des indemnités kilométriques.

Le déplacement professionnel est d’ailleurs toujours calculé à partir de l’adresse du lieu de travail et non du domicile.

Le trajet domicile-travail fait par contre l’objet d’un abattement fiscal lors de la déclaration des revenus.
L’employé peut utiliser le même barème kilométrique que celui applicable aux notes de frais professionnels pour déduire ses frais réels (la fameuse case 1AK).
Sinon, l’abattement automatique de 10 % (déduction forfaitaire) est appliqué, quels que soient la distance et le mode de transport utilisé au quotidien.

Voici un simulateur fourni au contribuable par le site impots.gouv pour le calcul annuel des frais réels : cliquez ici.

Par contre, en vigueur depuis la loi Transition énergétique de février 2016, une indemnité kilométrique vélo (IK vélo), vélos électriques inclus, peut s’appliquer (au bon vouloir de l’employeur) sur la distance domicile-travail le plus court.
Mise en place pour encourager les bonnes pratiques écologiques, cette indemnisation couvre l’acquisition, l’entretien, l’usure et les risques de vol et de dégradation.

L’employé justifie de l’utilisation de son vélo grâce à une déclaration sur l’honneur.
Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

NB : L’IK vélo est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun, si le collaborateur utilise les deux.

Comment fonctionne le remboursement de frais kilométrique ?

Le salarié en fait la demande à son employeur lorsqu’il est amené à utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. 
Les allocations sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Le calcul du remboursement ne se base pas sur les seuls frais de carburant, mais aussi sur :

  • l’usure (moteur, pneus),
  • l’entretien de la voiture,
  • les frais d’assurance.

Il tient compte :

  • de la puissance fiscale de la voiture (sur présentation de la carte grise),
  • de la distance parcourue à chaque déplacement (calculable sur un site tel que Mappy, viaMichelin ou Google Maps).

NB : Les frais de péage et de stationnement sont à justifier à part et à intégrer à la note de frais, à remplir à chaque déplacement.

Qui en bénéficie ?

Tous les statuts sont concernés par le remboursement de frais kilométrique :

  • les employés non-cadres,
  • les cadres,
  • les dirigeants,
  • les bénévoles.

NB : Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

Comment calculer les indemnités ?

En tant qu’entreprise, vous avez le choix entre deux systèmes de calcul d’indemnités kilométriques :

  • au forfait : c’est le barème de l’URSSAF pour les frais professionnels qui est appliqué,
  • sous forme de déduction forfaitaire.

Barème indemnité kilométrique 2018

AUTOMOBILES

Puissance fiscale

Jusqu’à 5 000 km

De 5 0001 à 20 000 km

Plus de 20 000 km

3 CV et plus

d x 0,410

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,320) + 1 244

d x 0,382

7 CV et +

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401

MOTOS

Puissance fiscale

Jusqu’à 3 000 km

De 3 0001 à 6 000 km

Plus de 6 000 km

1 à 2 CV
(jusqu’à 175 cm3)

d x 0,338

(d x 0,084) + 760

d x 0,211

3 à 5 CV
(175 à 500 cm3)

d x 0,400

(d x 0,070) + 989

d x 0,235

+ de 5 CV
(plus de 500 cm3)

d x 0,518

(d x 0,067) + 1 351

d x 0,292

CYCLOMOTEURS

Puissance fiscale

Jusqu’à 2 000 km

De 2 0001 à 5 000 km

Plus de 5 000 km

Moins de 50 cm3

d x 0,269

(d x 0,063) + 412

d x 0,146

VÉLOS

0,25 centime/km

[Ce barème sera mis à jour en février 2019, conservez-le dans vos favoris !]
d = distance parcourue ; CV = chevaux fiscaux

Attention, le barème applicable à la fonction publique n’est pas le même.

La déduction forfaitaire

Pour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, VRP, etc.), dont les frais professionnels sont plus élevés que la moyenne, les employeurs sont autorisés à appliquer à la base du calcul des cotisations sociales (sécurité sociale, assurance chômage et gestion du régime d’assurance) une déduction forfaitaire spécifique.

Cette déduction forfaitaire est liée à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité de l’entreprise (le personnel administratif d’une société de BTP ne peut en bénéficier).
Le montant maximum de l’abattement est de 7 600 € par année civile et par salarié.

La note de frais

Si la note de frais n’a aucune forme imposée, un justificatif doit toujours compléter cette demande de remboursement. 

Par contre, tous ces champs sont obligatoires :

  • le motif du déplacement,
  • les adresses de départ et d’arrivée,
  • le nombre de kilomètres,
  • la date,
  • la puissance fiscale du véhicule (le nom du demandeur doit bien figurer sur la carte grise).

Y sont joints : 

  • une copie de la carte grise,
  • les reçus de paiement des péages,
  • les reçus de paiement du stationnement.

Logique : Les frais kilométriques ne sont pas cumulables, en cas de covoiturage par exemple. Ce déplacement fera l’objet d’une demande de remboursement, par le salarié utilisant son véhicule.

Avantages et contraintes des indemnités kilométriques

Avantages

Le remboursement de frais kilométrique est bénéfique pour le collaborateur comme pour la société. Il permet une optimisation fiscale et sociale car :

  • le remboursement de ces frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu,
  • le bénéfice imposable de la société est diminué du montant des frais remboursés,
  • ces frais sont exonérés de cotisations sociales, dans une certaine limite.

Contraintes

La taxe sur les véhicules de société (TVS)

Le remboursement des frais kilométriques n’est bien sûr pas applicable si l’employeur vous attribue une voiture de fonction, qu’il a achetée ou qu’il loue (Location avec Option d’Achat ou Location Longue Durée).

Par contre, si l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles dépasse les 15 000 km par an, le remboursement de ces frais est soumis à la TVS (taxe annuelle sur les véhicules de société), réclamée par l’administration fiscale aux sociétés disposant de voitures de fonction.
Un coefficient est appliqué au montant versé à chaque salarié, en fonction du nombre de kilomètres parcourus sur l’année.

Barème du coefficient applicable pour la TVS

Kilométrage remboursé
par la société

Coefficient applicable
au tarif remboursé

Jusqu’à 15 000 km/an

0 %

De 15 001 à 25 000 km/an

25 %

De 25 001 à 35 000 km/an

50 %

De 35 001 à 45 000 km/an

75 %

Au-delà de 45 000 km/an

100 %

Autres contraintes :

  • l’employeur ne peut pas récupérer la TVA sur les indemnités versées,
  • si l’entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, l’URSSAF considère ces montants comme des avantages en nature :
    • ils sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu,
    • ils font l’objet de cotisations sociales.

5 logiciels en ligne pour la gestion des notes de frais

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. En voici une sélection.

N2F

N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants.

Parmi ses fonctionnalités :

  • barème kilométrique URSSAF intégré,
  • application sur smartphone,
  • scanner des reçus,
  • archivage à valeur légale (certification ISO 27001),
  • calcul automatique de la TVA,
  • gestion multidevises,
  • saisie des frais kilométriques via le module Google Maps,
  • processus de validation des notes de frais en ligne,
  • interopérabilité avec des logiciels de comptabilité et de facturation tels que Sage One, Sage 100 c Comptabilité, Ciel Business Plan, EBP Horizon, Invoice ASAP.

Expensya

Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement.

Parmi ses fonctionnalités :

  • barème kilométrique URSSAF intégré,
  • technologie OCR avancée (scanner), 
  • archivage à valeur légale (4 certifications ISO dont ISO 27001),
  • calcul automatique de la distance et des indemnités kilométriques,
  • intégration automatique des factures reçues,
  • gestion de la flotte de véhicule depuis l’interface,
  • conversion automatique des devises étrangères,
  • visualisation des validations de notes de frais en ligne, 
  • interopérabilité avec le logiciel de comptabilité Quickbooks.

Cleemy

Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. 

Parmi ses fonctionnalités :

  • barème kilométrique URSSAF intégré,
  • prise en compte des évolutions législatives,
  • intégration des règles de remboursement personnalisées,
  • automatisation de l’enregistrement des frais kilométriques en indiquant simplement le lieu de départ et le lieu d’arrivée,
  • suivi exact des déplacements des collaborateurs, grâce à la prise en charge des coordonnées GPS des smartphones,
  • évaluation automatique du coût du trajet, 
  • soumission facile des demandes de remboursement, 
  • interopérabilité avec des logiciels tels que Sage One, Ciel Business Plan, EBP Horizon, Microsoft Dynamics NAV, ADP Gestion de la paie.

Philéas Gestion

Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne.

Parmi ses fonctionnalités :

  • barème kilométrique URSSAF intégré,
  • analyse du budget et proposition de réduction des dépenses,
  • application disponible sur mobile,
  • scan des factures (valeur probante au choix),
  • gestion du parc automobile,
  • pointage précis avec Google Maps,
  • gestion multi-devises,
  • circuit de validation des notes de frais, 
  • interopérabilité avec la suite ADP.

Izika

Izika est parti du concept malin de connecter un agenda à une application web pour calculer les indemnités kilométriques.

Ses fonctionnalités :

  • barème kilométrique URSSAF intégré,
  • prise en compte des évolutions législatives,
  • calcul automatique des distances parcourues et du montant des IK, 
  • aucune saisie manuelle,
  • création d’une déclaration officielle pour déduire les frais kilométriques des revenus imposables,
  • paramétrage des éléments variables (tournées, déplacements en étoile, etc.),
  • génération des écritures comptables pour un remboursement rapide par l’entreprise,
  • interopérabilité avec la G suite.

Tableau comparatif

Logiciel

Pour qui ?

Coût

N2F

TPE, PME, ETI

à partir de 3 €/mois/utilisateur
Prix dégressif en fonction du volume
Essai gratuit

Expensya

toute entreprise

à partir de 5 €/mois/utilisateur
Sur devis
Essai gratuit

Cleemy

start-up, TPE, PME

à partir de 5 €/mois/utilisateur
Prix dégressif en fonction du volume

Philéas Gestion

toute entreprise

129 €/mois 
pour 50 utilisateurs

Izika

start-up, TPE, PME

à partir de 8,25 €/mois/utilisateur
Essai gratuit

La note de frais se dépoussière

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.
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