Frais kilométriques : définition et règles de base

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 5 juillet 2021, publié initialement en octobre 2018
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Entrepreneurs ou salariés, nous sommes tous concernés par les frais kilométriques, que ce soit pour leur calcul ou leur remboursement.

Indemnité kilométrique (IK), barème kilométrique fiscal, vous recherchez la définition des frais kilométriques et des renseignements sur cet avantage fiscal accordé par l’administration française, dans le cadre de l’activité professionnelle ?

Suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?

Frais kilométrique : définition et barème

Les frais kilométriques font partie des frais professionnels.

Ils regroupent les frais réels liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, par exemple le trajet vers le lieu où se tient un séminaire, vers un chantier ou une réunion en dehors des locaux.

Le montant de l’indemnité kilométrique, prévue dans le barème kilométrique de l’administration fiscale (actualisé chaque année), englobe les frais :

  • d’usure du véhicule,
  • de carburant,
  • d’assurance,

et se calcule selon la distance parcourue et le type de véhicule (puissance en chevaux fiscaux).

Ces frais sont exonérés de cotisations.

🔎  Sur une note de frais professionnels, indemnités kilométriques et frais annexes peuvent se côtoyer, notamment :

  • les frais de stationnement,
  • les frais de péages.

Frais kilométriques : conditions

Tous les véhicules, même électriques, sont concernés par les frais kilométriques :

  • les voitures,
  • les motos,
  • les scooters,
  • les vélos, etc.

Le véhicule peut appartenir au salarié, être loué ou prêté. Mais c’est à l’employeur d’apporter la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel, justificatifs à l’appui.

Quant aux travailleurs, tous sans exception, même les stagiaires et les bénévoles, peuvent engager des frais kilométriques et en demander le remboursement.

Le calcul des frais réels entre le domicile et le travail

Les frais kilométriques concernant aussi les déplacements entre le lieu du domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 kms par jour AR (des exceptions particulières en fonction de certaines activités sont prévues par la loi).

Lors de leur déclaration aux impôts, certains salariés préfèrent se référer au barème kilométrique de l’Urssaf pour déduire leurs frais réels à la place de la déduction forfaitaire (abattement) de 10 %, quand elle est moins avantageuse.

Ainsi, ces frais kilométriques sont déduits du revenu imposable lorsqu’ils choisissent l’imposition aux frais réels, ou « au réel », comme on l’entend souvent.

Attention, toute réduction d’impôt obtenue doit être justifiable. Le Code général des impôts stipule que des justificatifs peuvent être demandés.

Une fois de plus, l’employeur peut aussi être sollicité pour justifier :

  • du moyen de transport utilisé par le salarié,
  • de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
  • de la puissance fiscale du véhicule,
  • du nombre de trajets effectués chaque mois.

Calculer frais professionnels et indemnités kilométriques

Un véhicule coûte plus cher que sa simple consommation en essence sur un nombre de kilomètres.

Parmi les coûts à prendre en compte, il y a :

  • la dépréciation annuelle,
  • le loyer lorsque la voiture a été achetée en crédit-bail par exemple,
  • les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit,
  • la prime d’assurance,
  • les frais de carburant,
  • les dépenses de stationnement et de garage,
  • les coûts d’entretien et de réparation, pneus inclus....

En outre, certains entrepreneurs ont un véhicule à usage mixte, personnel et professionnel. Ils préféreront parfois utiliser le barème fiscal pour frais de carburant plutôt que celui des frais kilométriques, après avoir déterminé une quote-part entre l’usage pro et perso. Dans ce cas, tous les frais sont déclarés au réel, carburant, péages, assurance, etc.

Mais quels que soient le mode de calcul et le barème le plus avantageux, s’équiper d’un outil professionnel peut vous faire gagner un temps précieux en :

  • connectant votre agenda Google, Outlook, à une application qui importe les rendez-vous,
  • calculant les distances et les frais kilométriques automatiquement,
  • générant des notes de frais en quelques clics.

Vous pouvez tester un logiciel de gestion des notes de frais, à l’instar d’Izika, ou lire l’article suivant pour aller plus loin ! 😉

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