Frais kilométriques 2017 : calcul, remboursement et barème

Frais kilométriques 2020 : calcul, remboursement et barème

Entrepreneurs, salariés, pour vous guider dans la découverte d’outils dédiés aux notes de frais, nous vous proposons aujourd’hui de tracer ensemble la route des frais kilométriques. Indemnité kilométrique (IK), barème fiscal, déduction, frais réels… profitez d’un trafic fluide sur la voie de la note de frais, notre direction assistée vous aide à prendre tous les virages sans encombre. En effet, une bonne surprise vous attend au tournant.

En route pour :

Suggestion de logiciels pour vous

Spendesk

Spendesk
Pilotez sans effort les dépenses de votre entreprise
Contactez-nous !
Voir ce logiciel

Eurécia Notes de frais

Eurécia Notes de frais
La gestion des frais n'a jamais été aussi simple et rapide !
Essai gratuit ►
Voir ce logiciel

Expensya

Expensya
Le logiciel de gestion des notes de frais de demain !
30 jours d'Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Les frais kilométriques, des frais réels compliqués à calculer

C’est bien connu, en matière de frais kilométriques, on ne crisse pas des pneus sans crisser des dents. Laissez-vous conduire : on vous explique pas à pas les critères essentiels à prendre en compte.

Comment définir des frais professionnels liés aux IK ?

Si vous êtes employeur, certains de vos travailleurs salariés ou assimilés supportent quelques frais professionnels lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel : frais de déplacement, frais de carburant, frais kilométriques, voire frais de parking, stationnement ou péage. Toutes les dépenses qu’ils engagent dans le cadre de leur activité professionnelle sont des frais professionnels qu’on appelle aussi frais réels.

Dans un souci d’équité, vos salariés bénéficient d’un abattement automatique de 10 % sur leurs revenus imposables. Telle est la compensation prévue par l’administration fiscale. Toutefois, il appartient à chacun de bien calculer s’il est plus avantageux de profiter de cet abattement de 10 %, s’il couvre effectivement la totalité des frais engagés, ou s’il est préférable d’opter pour les frais réels. Il s’agit de ne pas se sentir lésé.

Pour évaluer les frais réels, il est conseillé d’évaluer une quote-part professionnelle proportionnelle au kilométrage effectué dans l’année. Vous appliquez ainsi le pourcentage à chaque dépense qui concerne le moyen de transport privé de votre employé :

  • la dépréciation annuelle (l’écart entre la cote occasion du début et de fin d’année) ou le loyer lorsque la voiture a été achetée en crédit-bail par exemple,
  • les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit,
  • la prime d’assurance,
  • les frais de carburant,
  • les dépenses de stationnement et de garage,
  • les coûts d’entretien et de réparation, pneus inclus.

Il bien évidemment recommandé de conserver soigneusement tous les justificatifs. Les frais de repas font aussi partie des frais réels dans certains cas. Important : un frais réel n’est pas un avantage en nature, qui devient imposable sur le revenu, puisque faisant partie de la rémunération. Dans le cas des frais réels, vous n’êtes limité à aucun plafond de remboursement : tout est exonéré pour vos salariés. Comme vous l’imaginez, un contrat de travail peut stipuler tous ces points.

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?

Les frais kilométriques englobent en premier lieu toutes les dépenses engagées pour des déplacements professionnels jusqu’à 40 km entre le domicile et le lieu de travail (des exceptions particulières en fonction de certaines activités sont bien sûr prévues par la loi). 

Les frais kilométriques regroupent tous les frais réels déclarés : 

  • les trajets effectués pendant les heures de travail effectives,
  • les frais de mission,
  • le trajet domicile travail et le déplacement travail domicile,
  • si double résidence, les distances couvertes,
  • le montant global concernant chaque poste d’usure du véhicule (cité plus haut).

Quand vous déterminez les frais kilométriques supportés par l’un de vos salariés, vous devez prendre en compte le barème kilométrique de l’administration fiscale (actualisé chaque année). En se référant à ce barème kilométrique, vos salariés préfèrent fiscalement la déduction des frais réels et abandonnent la déduction forfaitaire de 10 %. Vous l’aviez compris. Vous pouvez rajouter des frais annexes (parking, péage, intérêts d’emprunt, etc.), appliqués au montant global, sans dépasser le montant estimé en vous référant au barème kilométrique, afin que tous les frais soient déductibles.

La déduction des frais réels

Afin d’optimiser son impôt se le revenu, chaque salarié peut déduire ses frais kilométriques de son revenu imposable lorsqu’il choisit l’imposition aux frais réels, ou « au réel », comme on a l’habitude de dire. Il se réfère à la même année pour déclarer ses frais professionnels engagés et ses revenus. Pour préparer sa déclaration d’impôt, il doit détailler ses frais kilométriques dans le calcul de l’impôt, justificatifs à l’appui (liste sur papier libre par exemple). En effet, le code général des impôts stipule que ces justificatifs peuvent lui être demandés. Toute réduction d’impôt obtenue doit être justifiable.

On note quelques particularités fiscales concernant la location de véhicule. Le montant de la location du véhicule n’est pas déductible : le barème kilométrique référent en prend déjà compte. Si vous louez le véhicule, vous pouvez aussi utiliser le barème kilométrique mais dans ce cas le loyer n’est pas déductible car les frais qu’il prend en compte sont déjà inclus dans le barème. Seule condition pour déduire ce loyer : déduire les dépenses réelles engagées (gardez les justificatifs !) pour les frais de transport professionnels.

Le barème kilométrique : la référence fiscale en vigueur

Le barème kilométrique fiscal représente la référence fiscale à appliquer par excellence : il sert aussi bien au salarié qu’à l’employeur pour calculer la charge financière d’un véhicule supportée par le salarié-contribuable. L’intérêt est de déterminer la somme forfaitaire annuelle fiscalement déductible dans le cadre de la prise en compte des frais réels. 

Respectez les consignes de l’URSSAF

Chaque conducteur calcule le montant total qu’il dépense lorsqu’il utilise son véhicule privé à des fins professionnelles. Pour déduire ses coûts de son revenu imposable, il doit tenir compte de la puissance fiscale de son véhicule et des kilomètres qu’il parcoure. Ce barème kilométrique fiscal est déterminé et actualisé chaque année et englobe la plupart du temps les véhicules de 3 à 7 CV.  

Vous pouvez appliquer ce barème fiscal dans les cas suivants :

  • votre salarié est propriétaire de son véhicule,
  • le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
  • une personne du foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
  • le véhicule est loué ou prêté.

À toutes fins utiles, nous vous restituons les principales recommandations de l’URSSAF :

  • En tant qu’employeur, c’est à vous d’être en mesure de prouver l’usage professionnel du véhicule privé de votre salarié.
  • Pour un véhicule loué, vous devez justifier que votre salarié honore son loyer pour pouvoir appliquer le barème kilométrique.
  • Pour un véhicule prêté, vous devez justifier que c’est votre salarié qui supporte les frais d’entretien du véhicule destiné à un usage professionnel.

Découvrez dès à présent les différents barèmes kilométriques qui différencient respectivement les voitures, motos, scooters et vélo. Ces barèmes ont été publiés le 15 février 2016 au Bulletin officiel des Finances publiques-Impôts. 

L’indemnité kilométrique pour la voiture

Afin de vous apporter un guide fiable concernant le barème fiscal, nous avons restitué ici les informations du site officiel de l’administration française et de l’URSSAF. 

Grâce à ce barème kilométrique fiscal dédié à la voiture, vos salariés sont capables d’estimer leurs frais engagés et peuvent s’adresser aux services fiscaux afin de déduire leurs frais réels effectifs pour leur déclaration aux impôts. 

Pour rappel, afin de déterminer ce barème, l’administration fiscale se base sur plusieurs critères :

  • la puissance du véhicule,
  • le nombre de kilomètres parcourus,
  • la dépréciation du véhicule due à l'usure naturelle,
  • les frais de réparation et d’entretien,
  • la consommation de carburant,
  • les primes d’assurances. 

Le barème fiscal calculé pour les deux roues

Pour les deux roues, nous nous référons aux 3 distinctions remarquées sur le site de l’URSSAF : un barème spécifique existe pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, un autre pour la moto, et un autre pour le vélo. À noter : ces barèmes fiscaux tiennent compte des frais d’achat des casques et des protections. 

Le barème pour les frais de carburant

Le barème spécifique de l’administration fiscale pour les frais de carburant se trouve sur le site du Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts. Sont concernés :

  • les entrepreneurs individuels qui ont opté pour une comptabilité ultra-simplifiée (aux régimes BIC et BNC),
  • les salariés qui optent pour le régime réel.

Ce mode de calcul est réservé aux personnes dont le véhicule a un usage mixte (personnel et professionnel). Il est susceptible d’évoluer chaque année.

Les autres joies de la note de frais 

Certains employeurs prennent en charge les frais kilométriques. On pense notamment aux commerciaux salariés qui se déplacent quotidiennement en voiture pour aller à la rencontre de leurs clients. Il est parfois ainsi plus simple d’utiliser le système de note de frais. Avec les nouvelles technologies, dites adieu à la saisie interminable des notes de frais : vive les alternatives qui vous changent la vie !

Passons maintenant à l’étape supérieure, plus précisément à la bonne surprise que nous vous annoncions dès l’introduction. Prêt(e) à enclencher le Turbo ?

Le calcul de l’indemnité kilométrique facilité, ça vous tente ?

Comme nous venons de le constater, la fiscalité, la déclaration et le remboursement des frais kilométriques est un véritable cauchemar pour tous les professionnels en déplacement : temps passé, barème kilométrique strict à respecter, justificatifs à fournir, etc.

Comme bon nombre d’entreprises, vous rêvez de vous simplifier la tâche, de connecter votre agenda Google, Outlook, à une application qui importe les rendez-vous, calcule les distances, génère des relevés en quelques secondes. Alors vous appréciez déjà IZIKA : maîtriser la gestion des indemnités kilométriques grâce à une gestion automatique vous rend zen, vous gagnez en temps, en efficacité, donc en productivité.

Le calcul des frais réels 

Tous les calculs sont automatisés avec IZIKA :

  • distances et kilométrage,
  • consommation de carburant,
  • adaptabilité au véhicule utilisé,
  • frais kilométriques occasionnés.

Vous avez bien compris : vous ne saisissez aucune information !

Création de la déclaration d’impôt 

La solution logicielle en mode SaaS ne s’arrête pas là : elle crée pour vous une déclaration officielle pour vous aider à déduire les frais kilométriques des revenus imposables.  Chaque salarié peut ainsi compléter da déclaration de revenus en toute quiétude.

Des frais de déplacement qui respectent la loi

Et le code général ces impôts ? Il est intégré et mis à jour en permanence dans l’application : vous bénéficiez du dernier barème kilométrique fiscal et paramétrez vos propres variables.

Le remboursement de frais kilométrique

Fini les heures passées à saisir les frais réels dans Excel ! On devine la béatitude se dessiner sur tous les visages, y compris ceux des experts-comptables de France : les frais professionnels et les écritures comptables (amortissement, conformité URSSAF, optimisation des charges sociales, etc.) sont générés par IZIKA. Se faire rembourser n’a jamais été aussi rapide.

On vous entend déjà klaxonner car vous ne voulez pas passer votre tour : c’est tout naturel, vous êtes impatient(e) de découvrir cette solution qui vous change la vie. Pour donner un coup d’accélérateur à votre gestion des indemnités kilométriques, il vous suffit de cliquer ci-dessous : nous vous souhaitons bonne route !

Suggestion de logiciels pour vous

Philéas Gestion

Philéas Gestion
DAF & CFO : libérez les richesses cachées des notes de frais
Demander une démo
Voir ce logiciel

N2F

N2F
Dématérialisation à valeur probante des notes de frais
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel

Vertical EXPENSE

Vertical EXPENSE
Solution intuitive et paramétrable de gestion des frais
En savoir +
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire