Frais kilométriques : définition

par Gregory Coste le 07/12/2016
Découvrez comme le trafic peut être fluide sur la voie de l’indemnité kilométrique : barème fiscal, déduction, frais réels, gestion automatisée de vos frais kilométriques... C’est par ici !

Entrepreneurs, salariés, pour vous guider dans la découverte d’outils dédiés aux notes de frais, nous vous proposons aujourd’hui de tracer ensemble la route des frais kilométriques. Indemnité kilométrique (IK), barème fiscal, déduction, frais réels… profitez d’un trafic fluide sur la voie de la note de frais, notre direction assistée vous aide à prendre tous les virages sans encombre. En effet, une bonne surprise vous attend au tournant.

En route pour :

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?

Frais kilométrique : définition

Les frais kilométriques englobent en premier lieu toutes les dépenses engagées pour des déplacements professionnels jusqu’à 40 km entre le domicile et le lieu de travail (des exceptions particulières en fonction de certaines activités sont bien sûr prévues par la loi). 

Les frais kilométriques regroupent tous les frais réels déclarés : 

  • les trajets effectués pendant les heures de travail effectives,
  • les frais de mission,
  • le trajet domicile travail et le déplacement travail domicile,
  • si double résidence, les distances couvertes,
  • le montant global concernant chaque poste d’usure du véhicule (cité plus haut).

Quand vous déterminez les frais kilométriques supportés par l’un de vos salariés, vous devez prendre en compte le barème kilométrique de l’administration fiscale (actualisé chaque année).

En se référant à ce barème kilométrique, vos salariés préfèrent fiscalement la déduction des frais réels et abandonnent la déduction forfaitaire de 10 %.

Vous pouvez rajouter des frais annexes (parking, péage, intérêts d’emprunt, etc.), appliqués au montant global, sans dépasser le montant estimé en vous référant au barème kilométrique, afin que tous les frais soient déductibles.

La déduction des frais réels

Afin d’optimiser son impôt se le revenu, chaque salarié peut déduire ses frais kilométriques de son revenu imposable lorsqu’il choisit l’imposition aux frais réels, ou « au réel », comme on a l’habitude de dire.

Il se réfère à la même année pour déclarer ses frais professionnels engagés et ses revenus.

Pour préparer sa déclaration d’impôt, il doit détailler ses frais kilométriques dans le calcul de l’impôt, justificatifs à l’appui (liste sur papier libre par exemple).

En effet, le code général des impôts stipule que ces justificatifs peuvent lui être demandés. Toute réduction d’impôt obtenue doit être justifiable.

On note quelques particularités fiscales concernant la location de véhicule. Le montant de la location du véhicule n’est pas déductible : le barème kilométrique référent en prend déjà compte.

Si vous louez le véhicule, vous pouvez aussi utiliser le barème kilométrique mais dans ce cas le loyer n’est pas déductible car les frais qu’il prend en compte sont déjà inclus dans le barème. Seule condition pour déduire ce loyer : déduire les dépenses réelles engagées (gardez les justificatifs !) pour les frais de transport professionnels.

Lire aussi : Tout ce qu'il faut savoir sur le barème kilométrique 2020

Les frais kilométriques, des frais réels compliqués à calculer

Comment définir des frais professionnels liés aux IK ?

Si vous êtes employeur, certains de vos travailleurs salariés ou assimilés supportent quelques frais professionnels lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel : frais de déplacement, frais de carburant, frais kilométriques, voire frais de parking, stationnement ou péage.

Toutes les dépenses qu’ils engagent dans le cadre de leur activité professionnelle sont des frais professionnels qu’on appelle aussi frais réels.

Dans un souci d’équité, vos salariés bénéficient d’un abattement automatique de 10 % sur leurs revenus imposables.

Telle est la compensation prévue par l’administration fiscale. Toutefois, il appartient à chacun de bien calculer s’il est plus avantageux de profiter de cet abattement de 10 %, s’il couvre effectivement la totalité des frais engagés, ou s’il est préférable d’opter pour les frais réels.

Pour évaluer les frais réels, il est conseillé d’évaluer une quote-part professionnelle proportionnelle au kilométrage effectué dans l’année. Vous appliquez ainsi le pourcentage à chaque dépense qui concerne le moyen de transport privé de votre employé :

  • la dépréciation annuelle (l’écart entre la cote occasion du début et de fin d’année) ou le loyer lorsque la voiture a été achetée en crédit-bail par exemple,
  • les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit,
  • la prime d’assurance,
  • les frais de carburant,
  • les dépenses de stationnement et de garage,
  • les coûts d’entretien et de réparation, pneus inclus.

Le calcul de l’indemnité kilométrique facilité, ça vous tente ?

La fiscalité, la déclaration et le remboursement des frais kilométriques est un véritable cauchemar pour tous les professionnels en déplacement : temps passé, barème kilométrique strict à respecter, justificatifs à fournir, etc.

Comme bon nombre d’entreprises, vous rêvez de vous simplifier la tâche, de connecter votre agenda Google, Outlook, à une application qui importe les rendez-vous, calcule les distances, génère des relevés en quelques secondes ?

Lire aussi : Tout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques