Frais de mission : que rembourser, et comment ?

Frais de mission : que rembourser, et comment ?

Les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique sont parfois amenés à avancer des frais dans le cadre de missions professionnelles : on parle de frais de mission. Ces frais comprennent principalement les frais de déplacement (transport), de repas et d’hébergement.

Comment gérer le remboursement de ces frais simplement ? Lesquels sont remboursés, et dans quelle mesure ? Comment traiter les justificatifs facilement sans les perdre ?

Dans cet article, appvizer vous explique les enjeux liés au remboursement des frais de mission, et comment l’utilisation d’un logiciel de notes de frais peut faciliter la vie de votre entreprise ou de votre organisation.

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Frais de mission : définition

Les frais de mission font partie des frais professionnels. Ils représentent l’ensemble des frais déboursés par un agent du service public ou par un salarié dans le cadre d’une mission donnée. La mission doit nécessiter un déplacement hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale (formation, examen, mission de consulting, etc.).

NB : La résidence administrative est la commune dans laquelle est affecté un agent de la fonction publique. La résidence familiale est la commune dans laquelle réside un agent de la fonction publique.

Ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur, à condition que les salariés et les fonctionnaires apportent une justification des dépenses avancées (factures, reçus, etc.).

L’intégration des frais de mission dans votre comptabilité

Les frais de mission sont comptabilisés dans les comptes de la classe 6 de votre plan comptable :

Frais de mission et classification comptable

Subdivision

Désignation

6234

cadeaux

6251

voyages et déplacements

6256

missions

6257

réceptions

Les frais de missions pour la fonction publique

Le remboursement des frais de mission pour les fonctionnaires est régi par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, dont l’arrêté du 3 juillet 2006, modifié par arrêté ministériel du 12 juillet 2018, fixe les taux d’indemnités de mission.

Qu’il s’agisse d’un agent de la fonction publique d’État, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière, les frais de mission sont pris en charge à hauteur des montants suivants :

  • les frais de transport sont pris en charge dans la mesure où la solution choisie est le moyen de transport le plus adapté et le tarif le moins onéreux,
  • 15,25 € par repas,
  • 70 € par nuitée pour les frais d’hébergement.

Bon à savoir, le taux de prise en charge des indemnités de missions est réduit :

  • de 17,5 % si vous êtes nourri gratuitement le midi ou le soir,
  • de 35 % si vous êtes nourri gratuitement le midi et le soir,
  • de 62 % si vous êtes logé gratuitement.

Barème des frais de mission et taux de chancellerie

La direction générale du Trésor définit les taux de chancellerie comme « des taux de change fixés, tous les quinze jours, par la direction générale du Trésor. Ils servent essentiellement à comptabiliser les opérations en devises exécutées par les comptables publics, le recours aux taux de chancellerie étant obligatoire pour l’exécution des dépenses publiques ou toute autre opération comptable exprimée en devises. Ces taux sont également susceptibles d’être utilisés par de nombreux établissements publics. »

Comment connaître le taux de chancellerie en vigueur, et le barème des frais de mission à appliquer ? Tous les barèmes sont disponibles sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.

Quels frais sont remboursés par l’employeur ?

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement ne concernent pas les allers-retours entre le domicile et le lieu de travail d’un salarié, mais uniquement les déplacements effectués dans le cadre de missions exceptionnelles liées à son activité professionnelle.

Le remboursement des frais de transport concerne tous les moyens de transport :

  • les déplacements en transports publics (avion, train, bus, bateau),
  • les frais de taxi,
  • l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur selon un barème kilométrique.

L’indemnisation de leurs frais kilométriques prend en considération plusieurs éléments, comme la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour en savoir plus sur le calcul du barème kilométrique et l’exonération des charges sociales :

Les frais d’hébergement

Si la mission dépasse une journée de travail, ou que l’éloignement géographique de la mission par rapport au lieu de travail requiert un hébergement pour une nuit ou plus, l’employeur est tenu de rembourser les nuitées.

Les frais de repas

Le remboursement des frais de repas est forfaitaire ; il est fixé à 15,25 € pour les agents du service public.

Dans le privé, ces frais peuvent également couvrir l’invitation au restaurant d’un client, d’un fournisseur ou d’un prospect, par exemple. 

Les frais de mission à l’étranger

L’indemnité de frais de mission à l’étranger, appelée « per diem », est journalière. Établie par le Ministère des Finances sur la base des taux de chancellerie, elle couvre les dépenses liées à l’hébergement, aux repas et aux déplacements urbains. Elle est versée avant le départ.

Qui est concerné par les frais de mission ?

Nous en avons parlé plus tôt dans cet article : les frais de mission concernent à la fois les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique.

🕵️‍♂️ Un « agent en mission » est une personne en déplacement pour une mission professionnelle à durée limitée (12 mois maximum) et munie d’un ordre de mission. 🕵️‍♀️

Dans ce cadre, lesdites missions peuvent également concerner les missions d’intérim. Autrement dit, les frais de mission d’un agent en intérim peuvent lui être remboursés dans le cas où il effectue une mission hors de ses résidences administrative et familiale, pour une mission de moins de 12 mois.

Comment procéder pour le remboursement des frais ?

Les modalités de remboursement

Pour qu’une mission soit valide et le remboursement possible, l’entreprise ou l’organisation doit émettre un ordre de mission. Cet ordre de mission agit comme un contrat entre les deux parties pour une mission donnée, mais c’est aussi un document justificatif qui doit comporter les mentions suivantes :

  • l’objet,
  • le lieu,
  • la date,
  • la durée de la mission,
  • la résidence administrative et personnelle de l’agent,
  • le mode de transport utilisé par l’agent,
  • le montant du forfait alloué à l’agent pour les frais de transports, de séjour et de repas.

Pour que le remboursement des frais engagés par l’agent ou le salarié soit possible, ce dernier doit obligatoirement conserver toutes les pièces justificatives, qu’il transmet ensuite à son entreprise sous forme de note de frais.

Modèle de fiche de frais de mission à télécharger [Excel]

Une fiche de frais de mission est également appelée « état de frais ». Il s’agit d’une note de frais recensant tous les frais engendrés par une mission en particulier. Elle comprend :

  • les nom et prénom de l’agent,
  • la ville de départ,
  • la ville d’arrivée,
  • la date et l’heure de départ,
  • la date et l’heure d’arrivée,
  • le lieu de mission,
  • le détail des frais avancés par l’agent (nombre de nuitées, nombre de repas et montants totaux),
  • le montant total à rembourser estimé par l’agent,
  • le montant corrigé en cas de différence,
  • la signature de l’agent et de la personne responsable du remboursement.

Pour simplifier votre gestion des remboursements de frais de mission, appvizer vous propose de télécharger gratuitement un modèle de fiche de frais de mission au format Excel :

Frais de mission : télécharger modèle de fiche de frais de mission gratuitement

Cependant, nous vous mettons en garde. En effet, un modèle Excel :

  • ne peut pas être prérempli pour certains frais récurrents (il faudra recréer un document à chaque mission) ;
  • ne permet pas de joindre des justificatifs ;
  • n’est pas disponible en mobilité ;
  • n’est pas compatible avec vos applications métiers (logiciel de comptabilité, SIRH, par exemple).

Comment pallier ces inconvénients ?

Simplifiez la gestion des frais de missions avec un logiciel dédié

Un logiciel de gestion de notes de frais simplifie et automatise la gestion des notes de frais et des fiches frais de mission.

Un logiciel de notes de frais en ligne a l’avantage de :

  • faire gagner du temps aux agents de mission et à la personne chargée de gérer les remboursements ;
  • éviter la ressaisie et les erreurs ;
  • gérer les documents justificatifs joints à l’état de mission ;
  • sauvegarder et archiver les documents à valeur probante ;
  • donner accès aux données en mobilité grâce au cloud ;
  • interagir avec vos logiciels métiers pour faire gagner du temps à votre expert-comptable pour la gestion comptable, et à votre gestionnaire de paie, par exemple ;
  • permettre un traitement des demandes et donc un remboursement plus rapides.

appvizer compare six logiciels de notes de frais pour vous aider à choisir le mieux adapté à votre entreprise ou organisation.

Tableau comparatif de logiciels de gestion de notes de frais

Tableau comparatif des logiciels de notes de frais

Logiciel

Entreprises concernées

Caractéristique

Prix

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Cleemy

Cleemy est une solution (web et mobile) de gestion des notes de frais, adaptable à tout type de structure et de secteur d’activité et proposant notamment :

  • une technologie OCR pour scanner les justificatifs et un archivage à valeur probante,
  • la synchronisation avec les cartes bancaires d’affaires,
  • une analyse des frais par collaborateur, par service et par affaire.

Frais de mission : Cleemy

Cleemy affiche la politique de notes de frais de l’entreprise dans l’écran de saisie pour que les collaborateurs soient bien avertis des conditions de remboursement.
Elle apporte un réel gain de temps pour le service administratif, grâce à l’automatisation du contrôle en fonction du profil des utilisateurs, et de la génération des écritures comptables.

Expensya

Expensya est un logiciel de gestion des notes de frais innovant :

  • il est disponible en mode SaaS et sur application mobile (iOS, Android et Windows) ;
  • il supprime les justificatifs papier grâce à l’OCR : prenez en photo votre reçu et l’application extrait automatiquement les données pertinentes (montant, TVA, date, etc.) ;
  • il permet l’archivage à valeur probante de vos justificatifs (quatre certifications ISO dont ISO 27001).

Frais de mission - Expensya

    La solution facilite votre gestion en catégorisant automatiquement les différents types de frais et en permettant l’enregistrement et l’export des écritures comptables. 

    Son interface simple et claire est un réel atout : suivez les dépenses de votre entreprise ou organisation en temps réel et en un coup d’œil !

    IPaidThat Notes de frais

    IPaidThat propose la brique logicielle Notes de frais dans une solution de comptabilité globale. Celle-ci permet :

    • aux équipes itinérantes de saisir leur frais et de scanner leurs reçus depuis leurs mobiles,
    • aux managers de suivre les demandes de remboursement, les dépassements de frais, les impayés,
    • aux comptables de recevoir les montants, avec détection de la TVA et catégorisation des dépenses par mission et par employé.

    Frais de mission : IPaidThat

    La technologie de reconnaissance optique des caractères est intégrée à cette solution complète, ainsi que l’intelligence artificielle qui permet de détecter automatiquement les différentes TVA. Les notes de frais sont analysées et synthétisées dans un tableau de bord pour aider au suivi de la santé financière de l’entreprise.

    KDS Neo

    KDS Neo est un logiciel développé pour faciliter la réservation des voyages d’affaires. La gestion des frais de mission est grandement simplifiée grâce à :

    • la réservation porte-à-porte,
    • l’établissement d’un prévisionnel des frais de déplacement,
    • la duplication d’un déplacement : en cas de déplacement récurrent, vous n’avez pas à ressaisir toutes les informations.

    KDS Neo frais de mission

      Cet outil est disponible sur application mobile pour permettre aux utilisateurs d’avoir une visibilité sur leurs déplacements en temps réel (dates, horaires, programmes, etc.).

      Les points forts de cette solution : la prise en compte de la politique de dépenses de l’entreprise pour s’adapter au mieux à vos habitudes, et le service client réactif et efficace.

      N2F

      N2F se démarque par sa performance et sa simplicité reconnues par ses utilisateurs, notamment grâce à :

      • sa disponibilité sur application mobile, mais également hors ligne (capture de documents justificatifs grâce à l’OCR),
      • un support client disponible et à l’écoute,
      • l’archivage à valeur probante des notes de frais.

      Frais de mission - N2F notes de frais

        Cet outil a été pensé pour être user-friendly pour tous les utilisateurs : salariés, responsables, comptables et administration, et dirigeants. Toute l’organisation y trouve rapidement les informations qui lui sont utiles et sa navigation dans l’application est rendue la plus simple possible.

        Spendesk

        Spendesk est une solution de gestion des notes de frais complète :

        • elle gère les demandes d’achat,
        • elle fournit une carte de paiement plafonnée aux salariés,
        • elle libère le service financier de la charge de traitement des notes de frais, qui peut suivre les dépenses de l’entreprise en temps réel.

        Frais de mission : Spendesk

        Son application mobile ajoute à sa praticité : une photo de la facture de votre dépense (moyen de transport, repas, facture de taxi, etc.) suffit pour transmettre les informations nécessaires au service concerné et à valider la note de frais. Oubliez le papier !

        La mobilité n’est plus une contrainte

        Équipes mobiles, en déplacements, personnel administratif et comptable, managers, des outils intuitifs et pratiques existent pour vous assister dans la gestion des notes de frais. 

        Les collaborateurs sont autonomes, les contrôles automatiques, du temps de travail est économisé et des tonnes de papier sont sauvées.

        On ne voit que des avantages à les adopter. Et vous ?

        Article mis à jour, publié initialement en décembre 2018.

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