Quels sont les meilleurs logiciels pour scanner vos notes de frais en 2023 ?

Feuilles Excel, tickets de caisse, notes et autres papiers ne finissent plus de s’étaler sur votre bureau. Et si vous disiez adieu à la paperasse ? À l’heure de la digitalisation, adopter des logiciels de scan de note de frais va vous faciliter la vie.

Gagnez du temps et concentrez-vous sur les tâches où vous avez une réelle valeur ajoutée !

Nous avons choisi des logiciels spécialisés qui répondent à des critères de choix :

• La notoriété du logiciel,
• Le prix,
• L’ergonomie de l’interface,
• Les fonctionnalités élémentaires telles que la conformité à la législation française, l’existence d’une application mobile, la prise en compte des frais kilométriques, etc.

Découvrez à présent notre sélection !

Cleemy est un logiciel innovant qui vous donne la possibilité de scanner vos notes de frais très rapidement, mais qui vous fournit aussi un panel d'outils pour améliorer votre productivité. Le logiciel est utilisé par des associations, des entreprises et des groupes internationaux de secteurs divers et variés et est doté d’une grande réactivité.

• La technologie OCR pour prendre en photo les justificatifs ou tickets de caisse et remplir automatiquement la note de frais avec les montants, libellés et dates,
• L’archivage à valeur probante (valeur légale),
• La dématérialisation des justificatifs de notes de frais et la saisie des informations à votre place,
• La possibilité de les personnaliser en fonction de vos collaborateurs,
• La détection des anomalies et des doublons,
• L’intégration automatique des écritures comptables grâce à un export CSV dans votre logiciel comptable.

• La visibilité sur l’état d’avancement du traitement,
• L’envoi d’une alerte à chaque étape du processus,
• La synchronisation de vos cartes bancaires ou la possibilité de souscrire aux moyens de paiement Cleemy.

Evoliz est un logiciel de gestion commerciale et de facturation spécialisé pour les petites et moyennes entreprises. Son utilisation intuitive en fait l’un des meilleurs logiciels pour gérer vos notes de frais. Équipé de journaux comptables, vous vous occupez efficacement de la comptabilité de votre entreprise depuis n’importe quel navigateur.

• Un système sécurisé,
• L’identification des pièces justificatives manquantes,
• L’affectation directe d’un compte comptable associé à une écriture,
• La création de rapports automatiques,
• Des devis et factures conformes aux réglementations en vigueur avec la certification NF 203 (loi anti-fraude à la TVA décernée par l'AFNOR),
• Une bannette électronique reliée à votre logiciel comptable pour un traitement automatique des données,
• Votre trésorerie est actualisée.

• Outil tout en un doté d’une fonctionnalité CRM et ERP,
• Un moteur de recherche des achats disponible depuis le listing des dépenses pour retrouver rapidement un document passé dans le système d'OCR,
• Des relevés automatiquement reconnus, des paiements et versements associés au dossier du client ou du fournisseur.

Expensya est une solution de gestion des dépenses adaptée aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Elle vous permet notamment d’organiser absolument toutes les dépenses liées à votre entreprise et vos salariés (notes de frais, dépenses en ligne, forfaits, etc.) Avec son interface intuitive et personnalisable, vous gagnez en productivité.

• Automatisation des dépenses professionnelles,
• Technologie OCR+ auto-apprenante développée par le lab Expensya,
• Traitement automatique des factures reçues par email,
• Contrôle de conformité adapté à l’entreprise,
• Solution multi-plateformes (Web, Android, iOS, WindowsPhone).

• Les managers sont automatiquement alertés lorsqu’une demande de remboursement est créée par un collaborateur. Ils n’ont plus qu’à les valider ou les rejeter en quelques clics,
• Absolument tous les calculs sont automatisés.
• Un tableau de bord pour suivre vos performances en temps réel.

Jenji est un logiciel pan-européen qui permet de gérer les dépenses professionnelles de votre entreprise grâce à l’intelligence artificielle. Cette solution est également capable de suivre vos frais de déplacement et de prendre connaissance à n’importe quel moment des données clés de votre entreprise.

• Une option Jenji Vault qui met à votre disposition un coffre-fort électronique certifié pour vous libérer de vos justificatifs papiers après leur numérisation,
• Le contrôle à distance et immédiat avec le cloud,
• L’intégration aux API pour transmettre les données des dépenses des salariés en comptabilité et paie, par exemple,
• Ses certifications : ISO 27001, PCI-DSS,
• Une solution flexible conçue pour toute taille d’entreprise.

• La technologie Deep learning,
• L’accès aux preuves numériques lors d'un contrôle URSSAF ou fiscal en un clic,
• Le plan Solo à 0€.

N2F est un logiciel conçu et pensé pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent organiser leurs notes de frais et leurs frais de déplacement. Son application mobile est disponible sur toutes les plateformes en plusieurs langues pour une saisie plus rapide des données.

• Photographier un reçu grâce à la technologie OCR,
• Le calcul automatique et rapide des indemnités kilométriques d’après le barème fiscal (ou un barème personnalisé) ainsi que la TVA récupérable,
• Des notifications si le remboursement est en cours ou s’il a été refusé,
• Le remboursement rapide des salariés grâce à l’export SEPA ou l’injection comptable,
• Certifications : ISO 27001, GDPR.

• Un mode hors ligne,
• Un mode “ultra-pressé” pour traîter une dépense sans remplir de formulaire.

Soldo est le logiciel de gestion de note de frais de référence pour les PME et ETI. Couplée à des cartes de paiement physiques et virtuelles, la solution facilite le suivi des dépenses de l’entreprise et des employés offrant flexibilité, visibilité en temps réel et un contrôle complet. 

Intégrée à votre logiciel comptable et disposant d’une application mobile de gestion, la plateforme centralise l’ensemble de vos frais professionnels en plus d’automatiser la gestion des tâches chronophages.  

• Un système de scan intelligent qui permet 99% du taux de collecte des justificatifs et d’imputation comptables des coûts ; 
• L’automatisation depuis la plateforme des circuits de validation, de la demande d’achat à la réconciliation - et ce pour éviter les chaines de mails ; 
• Des cartes d'entreprise hautement paramétrables qui peuvent être assignées à un individu ou à un groupe de travail avec des dépenses en commun ; 
• La répartition des budgets via des portefeuilles de dépenses dédiés permettant de gérer des fonds par entité, sites ou équipe, de façon distincte ; 
• Des rapports personnalisés, actualisés en temps réel sur tous vos paiements, poussés automatiquement à votre logiciel comptable ou à exporter sous format Excel, PDF et autres ; 
• De nombreuses certifications (ISO 27001, PCI-DSS, Anti-fraude, ISO 9001, eIDAS, GDPR, AFAQ, DSP2).

• Son fort degré de personnalisation, avec des API ouvertes, 
• Son interface ultra-ergonomique qui offre une utilisation très agréable au quotidien, 

• Sa tarification transparente et modulaire, adaptée à chaque taille et secteur d’entreprise. 

Vertical Expense est une solution digitale sur-mesure dédiée aux entreprises et administrations publiques pour gérer les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Avec son appli web & mobile facile d’utilisation, la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfant !  

• Frais mobilité 100 % digitalisés et sécurisés avec la prise en charge de tous les types de dépenses ainsi que la dématérialisation et archivage à valeur probante,
• Politique de dépenses suivie en temps réel avec le calcul des frais kilométriques en conformité URSSAF pour un gain de temps et de productivité côté valideurs,
• Intégration native à votre écosystème interne avec l’interconnexion à tous vos SI (GA, GTA, Voyages, Finance, …) pour une automatisation des données optimisée,
• Expérience utilisateur personnalisée et fluidifiée avec la possibilité de créer vos dépenses en 1 clic.

• Scan intelligent qui remplit tous les champs pour vous, 
• Mode hors connexion pour utiliser la plateforme depuis n’importe quel endroit, 
• Traitement multilingue pour vos collaborateurs internationaux. 

Pas évident de choisir parmi cette sélection, mais il est avant tout indispensable que l’outil que vous choisissez soit validé en amont par vos collaborateurs ou vos salariés. Une prise en main simple et intuitive, en parallèle d’un système sécurisé et efficace sont les critères les plus importants.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu, nous vous invitons à prendre connaissance des autres logiciels pour scanner vos notes de frais sur notre page dédiée.