Quel logiciel pour la gestion de vos notes de frais ? [Sélection 2021]

Par Nathalie Pouillard
Le 23/07/2021
software backgroundCRM TPE : comparatif 2021 de fonctionnalités et avantages, tableau comparatif des meilleurs logiciels

Quel est le meilleur logiciel pour la gestion de vos notes de frais ? Comment mieux gérer vos dépenses professionnelles, à l’ère de la dématérialisation de la gestion des frais professionnels et des processus RH et comptables ?

Qu’il s’agisse de la gestion des notes de frais en comptabilité ou en paie, cette tâche fastidieuse et chronophage nécessite une attention particulière.

En effet, elle demande au personnel administratif et aux managers des efforts dans la validation et le traitement des remboursements des frais réels engagés, mais aussi aux collaborateurs dans la saisie et la communication de leurs dépenses.

Une bonne gestion nécessite donc une bonne application note de frais, pour un gain de temps sur une tâche à faible valeur ajoutée, qui a néanmoins un impact sur votre santé financière et le bien-être de vos salariés.

Découvrez sans plus tarder quelques fonctionnalités clés répondant à nos critères de sélection.

Nos critères de sélection pour ce comparatif

Pour préparer ce comparatif sur les logiciels pour notes de frais et répondre aux besoins globaux des entreprises de toutes tailles, nous avons pris en compte :

  • la notoriété du logiciel, son expertise,
  • l’ergonomie de l’interface et sa simplicité d’utilisation (et d’adoption) par tous,
  • les fonctionnalités indispensables à la gestion des frais professionnels, à savoir :
    • la technologie OCR pour un scan intelligent des notes de frais,
    • la gestion des indemnités forfaitaires et kilométriques,
    • la conformité à la législation française et au RGPD,
    • la mobilité grâce à la disponibilité sur application,
  • les alternatives aux avances sur frais professionnels, comme les cartes de paiement plafonnées, physiques ou virtuelles.

Les gestionnaires de note de frais suivants sont présentés dans l’ordre alphabétique et sont tous des solutions en ligne.

Il n’y figure pas de logiciel note de frais open source mais cela existe, pour les adeptes du code et des logiciels libres.

Pour plus de choix, n’hésitez pas à visiter notre annuaire pour découvrir d’autres références en gestion des dépenses professionnelles.

Cleemy

🥁  Promesse du logiciel

Cleemy est une solution destinée aux DAF qui priorisent la santé financière de l’entreprise, tout en valorisant l’exploitation et l’analyse des données permises par la dématérialisation. Mise à disposition par l’éditeur Lucca, c’est l’une des briques proposées dans une suite d’outils, qui fonctionnent ensemble ou se connectent avec d’autres logiciels de gestion, tels que les SIRH.

🔧  Fonctionnalités clés

  • La technologie OCR pour prendre en photo les justificatifs ou tickets de caisse et remplir automatiquement la note de frais avec les montants, libellés et dates ;
  • l’archivage à valeur probant (valeur légale) ;
  • la validation et la déclaration des frais en quelques clics ;
  • la mise en place d’une politique de notes de frais avec des processus personnalisés ;
  • l’intégration automatique des écritures en comptabilité, via un export CSV dans le logiciel comptable.

💪  Points forts

  • L’affichage de la politique de notes de frais directement dans l’écran de saisie pour que les salariés soient bien informés des conditions de remboursement ;
  • une utilisation intuitive facilitant l’adoption de l’outil ;
  • une analyse claire des frais par collaborateur, par service et par affaire ;
  • la visibilité sur l’état d’avancement du traitement et l’envoi d’une notification à chaque étape du processus.

💰  Prix

  • Prix sur demande,
  • dégressif selon le nombre d’utilisateurs.

Jenji

🥁  Promesse du logiciel

Jenji est une solution en mode SaaS qui propose une application mobile et qui s’adapte autant aux grandes structures qu’aux indépendants, TPE/PME ou encore experts-comptables. ​​Sa technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) a été développée en interne et éprouvée par ses clients, ce qui en fait une des meilleures du marché.

🔧  Fonctionnalités clés

  • La technologie d’OCR, permettant un report automatique dans l’application des frais après la prise en photo de la note par l’utilisateur ;
  • l’accès (en option) à un coffre-fort électronique numérique à valeur probante et certifié ;
  • la vérification et la validation en temps réel ;
  • la définition des rôles d’utilisateurs, pour un workflow collaboratif et clair ;
  • la gestion des indemnités kilométriques avec l’intégration de Google Maps et des barèmes Urssaf.

💪  Points forts

  • Sa technologie dite de Deep learning IA, permettant de numériser, extraire, transmettre et analyser les données en quelques secondes ;
  • son offre gratuite pour les autoentrepreneurs et les consultants, qui a aussi permis de développer son intelligence artificielle à grande échelle ;
  • l’option JenjiVault (coffre-fort) permettant d’accéder aux preuves numériques en un clic en cas de contrôle Urssaf.

💰  Prix

  • Solo : gratuit et illimité dans le temps,
  • Team : 5 €/mois/utilisateur,
  • Entreprise : devis sur demande.

N2F

🥁  Promesse du logiciel

Le gestionnaire de note de frais N2F est un outil complet et simple d’utilisation. C’est l’un des leaders du marché pour les structures de taille moyenne, qui profite à la fois aux salariés, aux responsables d’équipes et aux comptables. La gestion administrative et comptable est simplifiée, et l’utilisation sur le terrain très pratique, en ligne comme hors ligne.

🔧  Fonctionnalités clés

  • La technologie OCR pour photographier un reçu et créer une note de frais en l’espace de quelques secondes, et l’archivage à valeur probante ;
  • un tableau de bord informant en temps réel les salariés des remboursements en cours et de leur consommation ;
  • le calcul automatique des indemnités kilométriques selon le barème fiscal ou un barème personnalisé, et de la TVA récupérable ;
  • la validation des notes de frais selon des processus définis en amont (responsables et étapes de vérification, approbation, paiement) ;
  • la génération du fichier d’écritures pour votre logiciel de comptabilité.

💪  Points forts

  • Son caractère convivial, de l’utilisation au support client (helpdesk) efficace, réactif et à l’écoute ;
  • l’adaptation des paramètres et les workflows à la politique de gestion des frais de l’entreprise ;
  • le module de reporting pour suivre le budget de déplacements professionnels.

💰  Prix

N2F gratuit ? Non, mais il propose une version d’essai gratuite !
Pour le reste, c’est à partir de 4,5 €/mois/utilisateur.

Rydoo

🥁  Promesse du logiciel

Rydoo est un outil permettant de gérer vos frais professionnels sur tous supports. Spécialisé dans les réservations de voyages d’affaires et les dépenses en déplacements professionnels, son interopérabilité avec des outils tels que les ERP et les plateformes collaboratives le rend très pratique pour les sociétés aux équipes mobiles, même à l’international.

🔧  Fonctionnalités clés

  • Comme les autres, la technologie OCR pour scanner, lire les reçus et les intégrer dans l’interface directement ;
  • la dématérialisation à valeur probante ;
  • la gestion des frais kilométriques avec la prise en compte des barèmes, l’estimation des frais et le calcul du meilleur itinéraire ;
  • l’automatisation des circuits de validation et la rationalisation de la gestion des frais professionnels grâce à l’intégration de la politique de dépenses et voyages ;
  • en plus de Rydoo Expense, la réservation des voyages d’affaires avec Rydoo Travel.

💪  Points forts

  • Un support jugé très agile et efficace et le développement de nouveaux outils en permanence pour répondre aux demandes clients,
  • le suivi de la trésorerie et l’analyse des dépenses ;
  • des API pour intégrer facilement l’outil à votre ERP, à vos outils Slack, Dropbox, et à vos acteurs de mobilité préférés (Uber, Lyft, etc.).

💰  Prix

  • Team : 6 €/mois/utilisateur,
  • Growth : 8 €/mois/utilisateur,
  • Tarif Entreprise : devis sur demande.

Spendesk

🥁  Promesse du logiciel

Spendesk est la référence en gestion des dépenses, avec ses cartes bancaires professionnelles qui évitent à vos employés d’avancer de l’argent pour ensuite demander un remboursement via une note de frais. Celles-ci permettent de plafonner les dépenses des salariés, tout en les laissant un minimum autonomes, pour décharger les équipes administratives.

🔧  Fonctionnalités clés

  • Une carte de paiement virtuelle et sécurisée pour les dépenses en ligne, et une carte de paiement physique et plafonnée (MasterCard) pour les dépenses sur le terrain ;
  • la définition et l’automatisation de circuits de validation par le manager, avec l’intégration de la politique de gestion des dépenses dans l’outil ;
  • l’automatisation de la réconciliation bancaire et de la saisie des comptes de TVA et des comptes de charge ;
  • le suivi des dépenses en temps réel par l’équipe de la DAF, pour ajuster les budgets en fonction, et lui donner une visibilité pour sa stratégie financière ;
  • la centralisation de tous les abonnements de vos employés pour garder le contrôle.

💪  Points forts

  • Les paiements en ligne et en physique tracés en temps réel (maîtrise des budgets et export comptable automatique) ;
  • des montants contrôlés individuellement sur chaque carte (sécurité et autonomie), plus besoin d’avancer les dépenses et de faire des notes de frais ;
  • tous les besoins de l’entreprise couverts, de la demande d’achat jusqu’à l’export des données comptables.

💰  Prix

3 packages sont disponibles :

  • Digital,
  • Voyager,
  • Suite,

Le prix est sur demande.

Tableau comparatif récapitulatif

Logiciel Pour qui ? Atout principal Offres et Tarifs*
Cleemy TPE, PME, ETI
Tous secteurs
La mise en place et la communication de votre politique de note de frais
  • Prix sur demande,
  • dégressif selon le nombre d’utilisateurs.
Jenji Toutes tailles, surtout ETI et grands groupes

Tous secteurs

Sa technologie OCR de pointe, dite de Deep Learning
  • Plan solo gratuit et illimité dans le temps,
  • Plan Team à 5 €/mois/utilisateur,
  • Plan Entreprise : devis sur demande.
N2F PME et ETI Interface simple d’utilisation et support client efficace À partir de 4,5 €/mois/utilisateur.
Rydoo PME, ETI et Grands Comptes Spécialisé sur les dépenses et les réservations de déplacements et voyages professionnels
  • Offre Team : 6 €/mois/utilisateur,
  • Offre Growth : 8 €/mois/utilisateur,
  • Tarif Entreprise : devis sur demande.
Spendesk PME de 20 à 350 employés Carte bancaire professionnelle physique ou virtuelle
  • Offre Digital,
  • Offre Voyager,
  • Offre Suite,
  • prix sur demande

* Tarifs relevés en juillet 2021

Derniers conseils pour choisir votre logiciel note de frais

Il est évident que votre logiciel note de frais doit vous accompagner dans votre mobilité, via une application, pour aller à la rencontre de vos clients ou visiter vos chantiers et pouvoir déclarer, et valider vos dépenses en quelques clics.

Il est tout aussi important que votre outil ait une bonne capacité d’intégration au sein de votre écosystème, pour communiquer les données chiffrées à l’outil de votre service comptable et à votre gestionnaire de paie en toute transparence, sans omission ni erreur.

Le but est de gagner en temps, mais aussi en visibilité sur vos dépenses professionnelles, afin d’être toujours plus efficace et rentable !

Enfin, testez, et faites tester à vos collaborateurs, l’outil qui semble répondre à vos besoins spécifiques. Il est indispensable que son utilisation soit simple et intuitive, sous peine d’être abandonné ou mal utilisé.

Dématérialisation de la note de frais ou carte bancaire plafonnée... si vous avez des retours d’expérience, venez partager votre avis avec nos lecteurs :)

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