Quel logiciel pour la gestion de vos notes de frais ? [Sélection 2023]

Quel est le meilleur logiciel pour la gestion de vos notes de frais ? Comment mieux gérer vos dépenses professionnelles, à l’ère de la dématérialisation, de la gestion des frais professionnels et des processus RH et comptables ?

Découvrez sans plus tarder quelques fonctionnalités clés et notre sélection de logiciels 2023 : Cleemy, Jenji, N2F, Rydoo et Spendesk !  

Pour préparer ce comparatif sur les logiciels pour notes de frais et répondre aux besoins globaux des entreprises de toutes tailles, nous avons pris en compte :

• la notoriété du logiciel, son expertise,
• l’ergonomie de l’interface et sa simplicité d’utilisation (et d’adoption) par tous,
• les fonctionnalités indispensables à la gestion des frais professionnels, à savoir :
  • la technologie OCR pour un scan intelligent des notes de frais,
  • la gestion des indemnités forfaitaires et kilométriques,
  • la conformité à la législation française et au RGPD,
  • la mobilité grâce à la disponibilité sur application,
• les alternatives aux avances sur frais professionnels, comme les cartes de paiement plafonnées, physiques ou virtuelles.

Pour plus de choix, n’hésitez pas à visiter notre annuaire pour découvrir d’autres références en gestion des dépenses professionnelles.

Cleemy est une solution destinée aux DAF qui priorisent la santé financière de l’entreprise, tout en valorisant l’exploitation et l’analyse des données permises par la dématérialisation. Mise à disposition par l’éditeur Lucca, c’est l’une des briques proposées dans une suite d’outils, qui fonctionnent ensemble ou se connectent avec d’autres logiciels de gestion, tels que les SIRH.

• L’affichage de la politique de notes de frais directement dans l’écran de saisie pour que les salariés soient bien informés des conditions de remboursement ;
• une utilisation intuitive facilitant l’adoption de l’outil ;
• une analyse claire des frais par collaborateur, par service et par affaire ;
• la visibilité sur l’état d’avancement du traitement et l’envoi d’une notification à chaque étape du processus.

• Prix sur demande,
• dégressif selon le nombre d’utilisateurs.

Jenji est une solution en mode SaaS qui propose une application mobile et qui s’adapte autant aux grandes structures qu’aux indépendants, TPE/PME ou encore experts-comptables. ​​Sa technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) a été développée en interne et éprouvée par ses clients, ce qui en fait une des meilleures du marché. 

• Sa technologie dite de Deep learning IA, permettant de numériser, extraire, transmettre et analyser les données en quelques secondes ;
• son offre gratuite pour les autoentrepreneurs et les consultants, qui a aussi permis de développer son intelligence artificielle à grande échelle ;
• l’option JenjiVault (coffre-fort) permettant d’accéder aux preuves numériques en un clic en cas de contrôle Urssaf.

• Solo : gratuit et illimité dans le temps,
• Team : 5 €/mois/utilisateur,
• Entreprise : devis sur demande.

Le gestionnaire de note de frais N2F est un outil complet et simple d’utilisation. C’est l’un des leaders du marché pour les structures de taille moyenne, qui profite à la fois aux salariés, aux responsables d’équipes et aux comptables. La gestion administrative et comptable est simplifiée, et l’utilisation sur le terrain très pratique, en ligne comme hors ligne.

• Son caractère convivial, de l’utilisation au support client (helpdesk) efficace, réactif et à l’écoute ;
• l’adaptation des paramètres et les workflows à la politique de gestion des frais de l’entreprise ;
• le module de reporting pour suivre le budget de déplacements professionnels.

N2F gratuit ? Non, mais il propose une version d’essai gratuite !
Pour le reste, c’est à partir de 4,5 €/mois/utilisateur.

Rydoo est un outil permettant de gérer vos frais professionnels sur tous supports. Spécialisé dans les réservations de voyages d’affaires et les dépenses en déplacements professionnels, son interopérabilité avec des outils tels que les ERP et les plateformes collaboratives le rend très pratique pour les sociétés aux équipes mobiles, même à l’international.

• Un support jugé très agile et efficace et le développement de nouveaux outils en permanence pour répondre aux demandes clients,
• le suivi de la trésorerie et l’analyse des dépenses ;
• des API pour intégrer facilement l’outil à votre ERP, à vos outils Slack, Dropbox, et à vos acteurs de mobilité préférés (Uber, Lyft, etc.).

• Team : 6 €/mois/utilisateur,
• Growth : 8 €/mois/utilisateur,
• Tarif Entreprise : devis sur demande.

Spendesk est la référence en gestion des dépenses, avec ses cartes bancaires professionnelles qui évitent à vos employés d’avancer de l’argent pour ensuite demander un remboursement via une note de frais. Celles-ci permettent de plafonner les dépenses des salariés, tout en les laissant un minimum autonomes, pour décharger les équipes administratives.

• Les paiements en ligne et en physique tracés en temps réel (maîtrise des budgets et export comptable automatique) ;
• des montants contrôlés individuellement sur chaque carte (sécurité et autonomie), plus besoin d’avancer les dépenses et de faire des notes de frais ;
• tous les besoins de l’entreprise couverts, de la demande d’achat jusqu’à l’export des données comptables.

3 packages sont disponibles :

• Digital,
• Voyager,
• Suite,

Le prix est sur demande.

* Tarifs relevés en juillet 2021

Il est évident que votre logiciel note de frais doit vous accompagner dans votre mobilité, via une application, pour aller à la rencontre de vos clients ou visiter vos chantiers et pouvoir déclarer, et valider vos dépenses en quelques clics.

Il est tout aussi important que votre outil ait une bonne capacité d’intégration au sein de votre écosystème, pour communiquer les données chiffrées à l’outil de votre service comptable et à votre gestionnaire de paie en toute transparence, sans omission ni erreur.

Le but est de gagner en temps, mais aussi en visibilité sur vos dépenses professionnelles, afin d’être toujours plus efficace et rentable !

Enfin, testez, et faites tester à vos collaborateurs, l’outil qui semble répondre à vos besoins spécifiques. Il est indispensable que son utilisation soit simple et intuitive, sous peine d’être abandonné ou mal utilisé.

Dématérialisation de la note de frais ou carte bancaire plafonnée... si vous avez des retours d’expérience, venez partager votre avis avec nos lecteurs :)