Le top 12 des fausses notes de frais et les logiciels pour éviter les fraudes

Le top 12 des fausses notes de frais et les logiciels pour éviter les fraudes

Faire une fausse note de frais professionnels est à la portée de n’importe quel salarié. Surtout si aucune politique de gestion des dépenses ni procédure de contrôle ne sont définies dans l’entreprise.

Selon Les Échos et Capital :

  • La fraude coûte en moyenne 700 € par an et par salarié.
  • Plus de 60 % des Français gonflent leurs frais de déplacement,
  • 50 % leurs frais de repas,
  • 43 % leurs frais d’hébergement.

Par ailleurs, le dirigeant de l’entreprise qui ne peut justifier une note de frais peut subir un redressement de l’URSSAF en cas de contrôle par l’administration fiscale.

appvizer vous conseille donc de tenir votre comptabilité à jour en y joignant les justificatifs originaux, et de lire cet article avec attention. Nous vous dévoilons en effet 12 cas de fausses factures et vous indiquons les solutions pour agir contre les fraudeurs.

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Le top 12 des fausses notes de frais

Les fraudeurs débordent d’imagination pour créer une fausse note de frais. La majorité d’entre eux est motivée par la recherche d’une compensation.

Cette compensation est destinée à équilibrer (au choix) :

  • le temps perdu à remplir les notes de frais,
  • un manque de considération de l’entreprise,
  • un salaire peu élevé,
  • le fait de devoir avancer les sommes,
  • le temps nécessaire pour se faire rembourser.

Les fraudeurs ne manquent pas d’idées pour obtenir cette indemnité, ce complément de salaire net d’impôts…

N° 1 : la fausse note de frais de restaurant

La fausse facture de restaurant est un grand classique : les salariés comme les professions libérales en font usage.

Chacun utilise son modèle de fausse note de frais de restaurant :

  • se faire inviter à un déjeuner professionnel, mais récupérer une copie de la note pour se faire rembourser par sa société ;
  • payer sa part de l’addition (indiquant plusieurs couverts) et présenter cette fausse fiche de repas comme justificatif à son employeur pour se faire rembourser ;
  • faire comme si on avait invité des clients afin de pouvoir dépasser le montant maximum autorisé pour déjeuner : il suffit de demander d’inscrire 2 couverts au lieu de 1 sur la note ;
  • être en demi-pension dans un hôtel, mais demander un reçu pour un déjeuner, est un autre procédé pour fournir une fausse note de frais de repas.

N° 2 : la fausse facture d’hôtel

La fausse note de frais d’hôtel est généralement bien plus élevée que la moyenne. Elle est accompagnée d’un justificatif de dépenses présentant un montant global.

Du simple employé envoyé en formation professionnelle au cadre du top management, chacun demande aux hôtels de gonfler le prix des nuitées pour masquer certaines dépenses non professionnelles.

La fausse facture d’hôtel Ibis, Campanile ou autre, est ainsi monnaie courante et cache généralement :

  • des coups de téléphone à des numéros surtaxés,
  • une « bonne claque » au minibar,
  • la vidéo pour adulte en pay per view,
  • un dîner dans la chambre avec un « client ».

Le « client » est bien souvent le ou la conjoint.e accompagnant l’employé.e en voyage d’affaires.

N° 3 : la fausse facture de taxi

Comment tricher sur sa note de frais de taxi ?

Voici deux pratiques utilisées, surtout dans les pays étrangers, et quelquefois en France :

  • demander d’inscrire un montant plus élevé que celui de la course, afin de se faire rembourser une somme supérieure à celle réellement dépensée,
  • demander une fiche vierge pour indiquer soi-même le montant sur la fausse facture de taxi.

Autre astuce en 5 étapes pour établir une fausse note de frais de taxi :

  1. dire au chauffeur que sa carte de paiement professionnel ne fonctionne pas,
  2. lui demander une facture en 2 exemplaires, et expliquer au chauffeur que l’entreprise (de la personne transportée) va directement lui payer la course,
  3. transmettre effectivement un exemplaire de la course à son service comptabilité,
  4. transmettre également un exemplaire de la course à son responsable,
  5. se faire rembourser de la course que l’on n’a pas soi-même payée.

Le taxi n’est pas la seule occasion de créer une fausse note de frais de transport.

Voici maintenant 5 exemples de faux frais de déplacement constituant des fraudes.

N° 4 : la petite arnaque du billet de train

Un déplacement professionnel est prévu. L’entreprise fournit un e-billet de première classe afin d’assurer le meilleur confort possible à son employé.

Il suffit d’échanger son billet pour un billet de seconde classe et d’empocher la différence, en fournissant le e-billet de première classe au service concerné. Les experts-comptables n’y verront que du feu.

N° 5 : la fraude sur le billet d’avion

En appliquant le même principe que celui utilisé pour le train, le fraudeur empoche cette fois-ci une somme plus élevée.

Imaginons un trajet aller-retour aux États-Unis : la différence du prix du billet entre la première et la deuxième classe représente un bénéfice important.

Remarque : la fraude avec un billet de train ou d’avion est moins grave dans la mesure où l’entreprise dépense réellement ce qu’elle avait prévu de débourser.

N° 6 : mentir sur les frais kilométriques engagés

Le barème kilométrique est fixé par l’administration et définit le montant des remboursements des déplacements professionnels.

Il s’agit d’établir une fausse déclaration des frais kilométriques dépensés pour ce type de trajet.

Pour être sûr de toucher un maximum d’argent, il suffit de déclarer :

  • 7 chevaux et d’utiliser un véhicule moins puissant comme une moto,
  • une distance parcourue plus longue que les kilomètres réellement parcourus.

N° 7 : le faux justificatif de plein d’essence

Il suffit de demander un justificatif de paiement auprès de son entourage pour le présenter à sa comptabilité et se faire rembourser de la somme non dépensée.

Les fraudeurs les plus malins feront attention aux horaires de travail, à la localisation, ainsi qu’au type de carburant, si ces informations sont indiquées.

N° 8 : le faux ticket de parking ou de stationnement

Il est facile de récupérer des tickets de parking ou de stationnement pour justifier ses dépenses et empocher l’argent.

Cette pratique tend à disparaître avec l’apparition des horodateurs qui obligent à renseigner le numéro de plaque d’immatriculation (dans toute la commune de Palavas-les-Flots notamment).

Concernant les frais engagés avec un véhicule, il est donc vivement conseillé de demander la carte grise du véhicule utilisé.

N° 9 : définir un taux de change avantageux

Partir en voyage d’affaires et en profiter aux frais de la princesse, c’est possible. Si l’employeur n’a pas fixé de politique concernant le taux de change des devises étrangères, il est aisé de déclarer un taux plus qu’avantageux pour soi.

La marche à suivre pour frauder en toute impunité :

  • présenter ses justificatifs de frais engagés à l’étranger, exprimés dans la devise du pays,
  • indiquer un taux de change qui permet de gagner des centaines d’euros !

La conversion avantageuse de monnaies étrangères en euros est d’autant plus facile si l’on tient compte de la langue utilisée pour décrire la note de frais.

Les langues utilisées telles que le chinois et le japonais présentent en effet des caractères illisibles et incompréhensibles pour la grande majorité des Français : il est ainsi très facile de mentir sur la dénomination de la prestation, et de son montant.

Si aucune procédure de contrôle n’existe, le comptable doit vous croire sur parole !

N° 10 : les cadeaux d’affaires à des clients fictifs

Certains commerciaux ou cadres sont autorisés à faire des cadeaux à leurs clients.

Selon l’importance du client et du budget alloué aux cadeaux d’affaires, le cadeau peut être un simple stylo publicitaire, une boîte de chocolat, voire une bouteille d’un Grand Cru classé pour le client important ou de longue date.

La tentation est grande pour certains fraudeurs d’offrir ces cadeaux à ses amis, sa famille, ou à soi-même de manière détournée.

Une autre fausse fiche de frais passe en douceur, ni vu ni connu…

N° 11 : se faire rembourser deux fois

Certains fraudeurs ne manquent pas de culot et demandent à nouveau le remboursement d’une dépense déjà prise en charge par l’entreprise.

Pour y voir clair dans leur jeu :

  • il s’agit toujours d’une dépense effectuée il y a plusieurs mois,
  • le salarié a conservé le justificatif. L’employé compte sur l’oubli du responsable ou du comptable, noyé sous les notes de frais à traiter.

Conseil : il faut toujours demander les justificatifs originaux et les conserver.

N° 12 : créer de fausses factures

Des modèles de fausses factures sont disponibles sur internet pour, par exemple, créer une note de frais de restaurant vierge.

Certaines personnes utilisent par ailleurs le logiciel Photoshop avec une certaine maîtrise.

Tout membre de la société qui fraude en créant une fausse facture de toute pièce s’expose pourtant à un licenciement pour faute grave.

Le fraudeur est aussi passible de sanctions au regard de la loi :

La fabrication ou l’usage de faux documents est un délit qui peut être puni : jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.

Source

Solutions et logiciels pour agir contre les fraudes

Une question vous taraude : quelles sont les meilleures solutions pour éviter les abus et mettre les fraudeurs hors d’état de nuire ?

Nous y venons cher(e)s entrepreneur(e)s, nous y venons.

Les logiciels constituent l’équipement essentiel qui permet de déceler les fraudes éventuelles, et surtout de les empêcher. Vous bénéficiez d’une mise à jour automatique régulièrement, ce qui est très appréciable, notamment en cas d’évolution du barème kilométrique.

Mais avant de s’équiper, il faut tout d’abord établir un « contrat de confiance » en interne.

Explications.

Fixer une politique des dépenses professionnelles

Le dirigeant doit établir une convention qui précise les règles à respecter concernant les dépenses engagées pour le compte de l’entreprise.

Il doit ensuite porter ces règles à la connaissance de ses employés. Le responsable des ressources humaines doit s’assurer de faire comprendre les mesures clés à tous les membres de la société concernés.

Les règles de base :

  • fixer un cadre d’utilisation et la nature des dépenses autorisées,
  • définir un montant par type de dépense professionnelle,
  • lister les renseignements obligatoires à fournir pour justifier sa dépense,
  • établir un délai maximum de remboursement en faveur du salarié.

Il est utile de bénéficier d’un accompagnement juridique et de recueillir les conseils d’un cabinet d’avocats spécialisés en droit du travail. Ils connaissent les questions sociales et les différentes conventions collectives.

Définir des règles de gestion et de contrôle des frais

Pour une protection efficace contre les fausses notes de frais, il faut prendre ses dispositions. En utilisant un logiciel, vous dématérialisez les notes de frais et vous profitez d’une visibilité globale des frais engagés.

Vous gagnez du temps et vous veillez aux dépenses de vos employés :

  • toutes les dépenses sont centralisées,
  • les reportings sont consultables en temps réel,
  • un tableau de bord vous indique les dépenses par nature,
  • le suivi et l’analyse des dépenses sont facilités.

Pour compléter, vous pouvez contrôler les collaborateurs qui effectuent le plus de déplacements, ceux qui ont le plus de dépenses professionnelles à effectuer.

Le logiciel de gestion de note de frais Expensya

Expensya est un logiciel de gestion de notes de frais qui facilite la saisie des frais professionnels pour tous les collaborateurs.

Les entreprises de toute taille peuvent en effet utiliser le logiciel en ligne sur leurs ordinateurs, ou profiter d’un accès sur l’application mobile, ce qui est très pratique pour les commerciaux en déplacement.

Une suite d’outils pour gérer ses notes de frais en toute conformité :

  • l’application mobile permet de photographier/scanner le justificatif de frais pour en extraire les données obligatoires (TVA, etc.) et les partager dans une note de frais créée automatiquement ;
  • la note de frais est envoyée au responsable pour contrôle et validation ;
  • un convertisseur de devises étrangères permet d’éviter tout abus arbitraire sur le taux de change ;
  • le barème URSSAF est intégré pour calculer les indemnités kilométriques de manière automatique ;
  • le système du logiciel SaaS (software as a service/logiciel en tant que service) génère les écritures comptables si vous choisissez d’y connecter votre logiciel de comptabilité ;
  • un archivage des justificatifs à valeur légale vous permet de stocker les documents et de pouvoir justifier du remboursement des frais ;
  • etc.

N2F : solution alternative pour gérer les dépenses

Un autre logiciel de gestion rend lui aussi bien des services aux entreprises : N2F. La solution web et mobile permet également aux utilisateurs d’envoyer des notes de frais en temps réel, en respectant les règles légales, et en évitant toute erreur de calcul.

Fonctionnalités techniques pour une gestion des notes de frais sans problème :

  • une technologie OCR intégrée (optical character recognition/reconnaissance optique de caractères) pour scanner/photographier les justificatifs de dépenses ;
  • le personnel saisit ses frais kilométriques via un module Google Maps, en estimant ainsi les kilomètres à parcourir sans possibilité de tricher ;
  • le gestionnaire peut choisir d’appliquer le barème kilométrique en vigueur ou le personnaliser et enregistrer ses propres règles d’indemnisation ;
  • la gestion des monnaies étrangères pour définir ses conditions de change ;
  • une interopérabilité fonctionnelle avec des logiciels de comptabilité ;
  • etc.

Spendesk : logiciel et cartes de paiement plafonnées

Spendesk est un logiciel de gestion des dépenses professionnelles qui fonctionne avec des cartes d’achat plafonnées. L’ensemble de la solution offre une vraie rupture avec le format papier en permettant à la fois un contrôle des dépenses et une liberté d’utilisation, grâce à la version mobile de l’application.

Les solutions de Spendesk qui permettent de répondre aux besoins de l’entreprise :

  • des cartes de crédit Mastercard prépayées avec un plafond maximum de dépenses autorisé qui évitent aux salariés d’avancer les frais ;
  • des cartes de paiement virtuelles destinées à n’être utilisées qu’une seule fois pour un règlement en ligne (achat de billet de transport, réservation d’hôtel, etc.) ;
  • le logiciel présente l’avantage de suivre les frais dépensés en temps réel, avec une traçabilité de l’activité de la carte bancaire associée à chaque employé ;
  • plusieurs fonctionnalités permettent d’automatiser des tâches comptables rébarbatives ;
  • les justificatifs peuvent être pris en photo et être envoyés dans le logiciel pour archivage ;
  • etc.

 

On note également d’autres alternatives fonctionnelles, telles que Notilus sur le marché du Travel and Expense Management (gestion des déplacements et des dépenses), et Mooncard avec son offre de cartes de paiement.

Votre PME, TPE, ETI a-t-elle été victime de fraudes ?

Connaissez-vous d’autres types de fausse note de frais ?

Comment avez-vous démasqué le fraudeur ?

Partagez votre expérience en commentaire !

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