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Frais de repas professionnels : déduction et remboursement

Par Nathalie PouillardLe 26/07/2021

Les frais de repas font partie des frais professionnels qui peuvent être pris en charge par l’employeur dans certains cas, ou déclarés parmi les frais réels à l’Administration fiscale.

Aussi appelés frais de nourriture ou frais de restauration, ils tiennent d’ailleurs la seconde place des dépenses professionnelles, juste derrière les frais de transport.

Mais dans quelles conditions sont-ils pris en charge et pour quel montant ?

Frais de repas : définition

Vous êtes salarié ou indépendant ? Les frais de repas sont considérés comme des frais professionnels dès lors que vous êtes contraint de vous restaurer en dehors de votre domicile, dans le cadre de l’exercice de vos fonctions et dans l’intérêt de votre entreprise.

Par exemple, ils peuvent concerner les repas achetés :

  • lors d’un chantier éloigné du domicile,
  • lors de missions en astreinte,
  • lors de déplacements professionnels, pendant un événement ou un voyage d’affaires, etc.

Ils peuvent être :

  • soit remboursés par l’employeur dans une certaine limite ;
  • soit déduits de la déclaration des revenus aux impôts en tant que frais réels s’ils constituent des dépenses supplémentaires relevant de l’exercice professionnel.

Frais de repas 2021 : plafonds

Les plafonds définis par l’Urssaf, à ne pas dépasser pour exonération des cotisations sociales, ne sont pas les mêmes suivant les contraintes. Ils dépendent de la nécessité d’acheter un repas au restaurant ou à la cantine d’entreprise par exemple :

  • 19,10 € pour un repas au restaurant, pendant un déplacement professionnel avec impossibilité de se restaurer à son domicile ;
  • 9,40 € pour une restauration en dehors des locaux de l’entreprise, pendant un déplacement professionnel ou un chantier, avec des conditions de travail empêchant de se rendre à son domicile pour se restaurer, sans obligation d’aller au restaurant ;
  • 6,70 € pour un repas à la cantine, lorsque le salarié est obligé de se restaurer dans les locaux de l’entreprise.

Comment calculer les frais de repas réels déductibles des revenus ?

Par principe, les frais de nourriture constituent une dépense d’ordre personnel, et non pas professionnel.

Le montant déductible des impôts concerne donc les dépenses supplémentaires par rapport à un repas pris à son domicile, non supportées par l’employeur.

Il s’agit donc de calculer la différence entre :

  • le montant forfaitaire déterminé par l’Administration chaque année (la valeur d’un repas pris à domicile),
  • et le montant du repas,
  • hors tickets restaurant,
  • dans la limite du plafond d’exonération des indemnités pour frais de repas (ci-dessus).

Conditions à remplir

Selon Service-public.fr, les frais de repas doivent remplir 3 conditions pour être déductibles de l’impôt :

  • être nécessaires à l’exercice de la profession (par exemple un déplacement professionnel ou un repas d’affaires) ;
  • être justifiés par la distance entre le lieu de travail et le domicile ;
  • pouvoir être prouvés par un justificatif, comme une facture.

Comment déterminer la distance acceptable ? En cas de contrôle, l’Administration tient compte :

  • de la densité de l’agglomération,
  • de la nature de la profession,
  • de la localisation de la clientèle,
  • des horaires de travail.

Exemple 1

  • Un salarié est contraint d’aller au restaurant pendant un déplacement professionnel ;
  • le montant forfaitaire représentant la valeur d’un repas pris à domicile est fixé à 4,95 € (en 2021) ;
  • l’indemnité forfaitaire pour frais de repas au restaurant est fixée à 19,10 € ;
  • le montant maximal pour la déduction des frais de repas par jour est donc de 14,15 € (19,10-4,95) ;
  • si le salarié dépense 12 €, le calcul est 12 - 4,95 = 7,07 € de frais de repas, imputables aux frais réels déductibles des impôts.

Exemple 2

  • Un salarié est contraint de se restaurer à la cantine de l’entreprise à cause de ses horaires décalés ;
  • il dispose de tickets restaurants d’une valeur de 8 euros, dont 4 euros sont financés par l’employeur, mais ils ne sont pas suffisants pour couvrir les frais ;
  • le plateau-repas est proposé à 11 € ;
  • l’indemnité forfaitaire pour frais de repas est fixée à 6,70 euros pour les repas pris au self ;
  • 11-4 = 7 ; 7 étant supérieur à un repas à domicile, vous pouvez déclarer à 7-4,95 € soit 2,05 € de frais réels par repas.

Conditions pour le remboursement des frais de repas par l’employeur

Tous les salariés peuvent avoir droit à une indemnité repas s’ils remplissent les conditions suivantes :

  • être contraints de se restaurer sur le lieu de travail ;
  • ne pas disposer d’une cantine ou d’un temps de pause suffisant pour rentrer prendre son repas à son domicile.

Dans ce cas, une prime de panier-repas est prévue au contrat. Il s’agit donc d’une indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire.

Le salarié peut aussi, dans les cas exceptionnels (invitation d’un client au restaurant, restauration pendant un séminaire ou une formation), demander un remboursement des frais de repas au réel à son entreprise, sur présentation d’une note de frais et des justificatifs.

Ces indemnisations sont exonérées de charges dans la limite du plafond défini par l’Urssaf.

C’est pourquoi certaines entreprises définissent elles-mêmes des montants de remboursement maximum, inscrits dans l’accord d’entreprise ou le contrat.

Libre aux gourmand·es de dépenser plus, mais à leurs frais !

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