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Les frais de repas font partie des frais professionnels qui peuvent être pris en charge par l’employeur dans certains cas, ou déclarés parmi les frais réels à l’Administration fiscale.
Aussi appelés frais de nourriture ou frais de restauration, ils tiennent d’ailleurs la seconde place des dépenses professionnelles, juste derrière les frais de transport.
Mais dans quelles conditions sont-ils pris en charge et pour quel montant ?
Vous êtes salarié ou indépendant ? Les frais de repas sont considérés comme des frais professionnels dès lors que vous êtes contraint de vous restaurer en dehors de votre domicile, dans le cadre de l’exercice de vos fonctions et dans l’intérêt de votre entreprise.
Par exemple, ils peuvent concerner les repas achetés :
Ils peuvent être :
Les plafonds définis par l’Urssaf, à ne pas dépasser pour exonération des cotisations sociales, ne sont pas les mêmes suivant les contraintes. Ils dépendent de la nécessité d’acheter un repas au restaurant ou à la cantine d’entreprise par exemple :
Par principe, les frais de nourriture constituent une dépense d’ordre personnel, et non pas professionnel.
Le montant déductible des impôts concerne donc les dépenses supplémentaires par rapport à un repas pris à son domicile, non supportées par l’employeur.
Il s’agit donc de calculer la différence entre :
Selon Service-public.fr, les frais de repas doivent remplir 3 conditions pour être déductibles de l’impôt :
Comment déterminer la distance acceptable ? En cas de contrôle, l’Administration tient compte :
Tous les salariés peuvent avoir droit à une indemnité repas s’ils remplissent les conditions suivantes :
Dans ce cas, une prime de panier-repas est prévue au contrat. Il s’agit donc d’une indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire.
Le salarié peut aussi, dans les cas exceptionnels (invitation d’un client au restaurant, restauration pendant un séminaire ou une formation), demander un remboursement des frais de repas au réel à son entreprise, sur présentation d’une note de frais et des justificatifs.
Ces indemnisations sont exonérées de charges dans la limite du plafond défini par l’Urssaf.
C’est pourquoi certaines entreprises définissent elles-mêmes des montants de remboursement maximum, inscrits dans l’accord d’entreprise ou le contrat.
Libre aux gourmand·es de dépenser plus, mais à leurs frais !