Comment gérer la note de frais repas et quel justificatif accepter ?

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 5 octobre 2021, publié initialement en septembre 2020
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Au menu aujourd’hui, tout sur la note de frais repas avec un focus sur le justificatif de note de frais repas !

Pourquoi ? Parce qu’en 2018, sur la moyenne des 2 456 € déclarés en notes de frais par les salariés français (source : Expensya - 2019), la restauration tient la seconde place des dépenses avec 627 €, juste derrière les transports (671 €).

Des frais conséquents qui demandent une gestion et un encadrement précis.

Vous êtes salarié·e, ou même bénévole, ou encore dirigeant·e, et vous devez avancer de l’argent parce que vous êtes en déplacement professionnel ou invitez un client à déjeuner ? Vous avez des droits et des devoirs en ce qui concerne vos dépenses professionnelles.

Vous êtes responsable paie ou comptabilité ? Halte aux notes de frais chronophages qui s’empilent sur votre bureau !

Nous vous rappelons les principes de base et la réglementation : à quoi doit ressembler un justificatif de note de frais repas, quels documents sont recevables et comment les gérer.

Comme toute question d’ordre financier, la définition de règles claires, une bonne communication interne et le traitement rapide des remboursements (ou refus) sont garants d’une bonne entente professionnelle et de la satisfaction des équipes.

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Note de frais repas : les règles

Votre entreprise rembourse les frais au réel, par opposition au forfait, utilisé pour certaines professions aux frais récurrents ?

Dans ce cas, où les dépenses sont plus ponctuelles, le remboursement au réel implique l’utilisation de la note de frais.

Elle sert à la personne à recenser et à se faire rembourser, dans la limite du raisonnable, les frais de restauration engagés dans l’intérêt de l’employeur.

Des règles sont définies, que vous soyez chef·fe d’entreprise ou salarié·e, seul·e ou avec des clients, sur votre lieu de travail ou en voyage d’affaires, pour éviter les abus.

C’est là que la définition d’une politique de dépenses s’avère utile : elle évite au gestionnaire de devoir répéter les conditions de remboursement et garantit une communication fluide et transparente.

À quoi doit ressembler une note de frais repas ?

Le document récapitule la nature des dépenses engendrées, leurs montants, la date, et est accompagné des justificatifs de rigueur.

Pas de surprise ici, la note de frais repas est accompagnée d’un justificatif de note de frais repas.

Note de frais non remboursée : dans quel cas ?

Le remboursement des frais professionnels est une obligation pour l’employeur, même si ce n’est pas écrit dans le contrat : on parle de clause réputée non-écrite.

Pour autant, l’émetteur de la note est tenu de fournir les justificatifs de la dépense, et ce dans les délais impartis, si ces derniers ont été définis et communiqués de façon claire en interne.

Passé ce délai, et en cas d’absence de justification, la note de frais peut être rejetée.

Quels sont les justificatifs repas acceptés ?

On pense toujours à la note du restaurant mais peut-on fournir un ticket de caisse du supermarché par exemple ? Est-ce qu’un ticket de carte bleue est recevable ?

Mais avant d’aborder les justificatifs acceptés, pourquoi sont-ils aussi importants ?

Objectifs des justificatifs repas

Il y a là plusieurs enjeux :

  1. Ils permettent de vérifier la bonne conformité de la dépense, réalisée dans l’intérêt de la société ;
  2. Ils protègent l’entreprise vis-à-vis de l’Urssaf en cas de contrôle ;
  3. Ils permettent de récupérer la TVA déductible sur les frais de repas.

🤓 Bon à savoir : il faut toujours fournir l’original du justificatif, de préférence un reçu indiquant le mode de paiement.

Sauf s’il est dématérialisé dans les conditions garantissant sa conformité aux yeux de la loi.

Le justificatif note de frais d’un restaurant

Si vous invitez des clients à un repas d’affaires, ou encore des prospects, des collaborateur·rices, votre justificatif doit afficher :

  • la date,
  • le montant de la note de restaurant,
  • le nombre de couverts,
  • le nom, la fonction, l’entreprise des invités (au dos de la note, au-delà de 150 €),
  • le motif de l’invitation (au dos aussi),
  • la TVA.

Si ces données ne sont pas mentionnées, l’entreprise encourt des sanctions de l’Urssaf notamment une amende pour justifications insuffisantes et une requalification des frais en avantages en nature.

Par contre si vous êtes en déplacement et avez besoin de vous restaurer sur place, le reçu classique suffira.

☝️ Note de frais restaurant et plafond : pour réduire les risques de fraude, mieux contrôler ses dépenses et être en conformité avec les règles de l’administration fiscale, l’employeur peut imposer un plafond, inscrit dans l’accord d’entreprise ou le contrat.

Quoi qu’il en soit, les remboursements au réel sont exonérés des charges sociales tant que les dépenses sont jugées raisonnables.

Ce qui n’est pas le cas des remboursements forfaitaires, par exemple pour les indemnités repas attribuées lors de déplacements, qui doivent respecter un plafond imposé par l’administration fiscale. 
Quel est le prix du panier repas dans ce cas ? Découvrez le barème Urssaf pour les frais de repas.

Justificatif note de frais supermarché

Le ticket de caisse est bien accepté, tout comme le reçu d’une boulangerie, s’il ne concerne que l’employé·e.

Note de frais et ticket carte bleue

Il arrive d’oublier ou de perdre la facture.

Certaines entreprises acceptent exceptionnellement le ticket de carte bancaire, malgré le risque d’un redressement par l’administration fiscale, car il n’est pas assez détaillé.

Comment gérer les notes de frais repas ?

Le traitement des notes de frais repas fait partie intégrante de la gestion des dépenses d'entreprise, et il va sans dire que cette mission qui incombe à la DAF est de plus en plus difficile à gérer avec la crise.

Aussi, pour vous aider à mieux gérer les dépenses de l'entreprise, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre livre blanc co-écrit avec Spendesk. Vous y trouverez tout un tas de bonnes pratiques à suivre :

  • pour relever les nouveaux défis liés aux dépenses dans un contexte de crise,
  • et pour enfin digitaliser votre Direction financière, dans les règles de l’art.

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Définissez la politique de dépenses de l’entreprise

Affichée dans les parties communes ou intégrée dans le livret d’accueil par exemple, elle évite les zones de flou dans ce qui est accepté, acceptable et interdit.

D’où l’importance d’une politique de dépenses claire, précise et accessible à tou·te· s.

Non seulement le manager contrôle la trésorerie de l’entreprise et encourage les bonnes habitudes, mais les salarié·es sont bien informé·es et rassuré·es.

Pour optimiser la gestion des dépenses, la politique de dépenses récapitule :

  • les frais remboursables et le plafond (notamment pour l’alcool),
  • l’interlocuteur en charge de la gestion des notes de frais,
  • le process : modalités de réception et de validation des justificatifs et délais de remboursement.

Respectez un délai de remboursement raisonnable

Y a-t-il un délai légal de remboursement des notes de frais ?

La loi n’est pas stricte à ce sujet. Mais il paraît évident que le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable, après réception des documents et des justificatifs, pour ne pas mettre l’employé·e dans une situation inconfortable et nourrir des ressentiments.

La personne en charge de la comptabilité ou de la paie procède dans la plupart des cas au remboursement des frais de repas sur le salaire suivant.

Récupérez la TVA sur les frais de repas

L’entreprise peut exercer son droit à déduction et déclarer la TVA à condition :

  • qu’elle soit elle-même assujettie à la TVA ;
  • que le justificatif indique son montant.

Soyez pointilleux

Faites attention à la fausse note de frais de restaurant !

Il peut arriver qu’un collaborateur se fasse inviter à déjeuner mais récupère la note pour se faire rembourser. Soyez vigilant·e.

Utilisez un logiciel pour gagner en temps et en fluidité

Des outils très pratiques existent pour soulager à la fois les équipes administratives et les équipes sur le terrain.

Dans le cloud, ils ont l’avantage d’être à jour sur le plan des réglementations et utilisables en mobilité, pour un circuit de traitement et de validation allégé, en temps réel.

En outre, ils permettent de dématérialiser les notes de frais, justificatifs compris, grâce à la technologie OCR, qui détecte d’après une simple photo les caractères de vos tickets et les reporte dans l’application, évitant ainsi ressaisie et perte des documents.

En voici quatre exemples :

Expensya, fluidité et simplicité dans vos processus de notes de frais

Avec Expensya, chaque entreprise (TPE, PME, grand groupe) ou freelance dispose d’un outil intuitif pour gérer avec fluidité les procédures liées aux notes de frais. 

La technologie OCR+ permet de transformer votre reçu en note de frais digitale conforme aux normes de l'URSSAF, et gère même les pourboires. Ensuite, quelques clics suffisent pour la transmettre au manager ou au comptable, qui sont instantanément notifiés.

Le plus : elles sont archivées numériquement jusqu’à la fin du délai légal de conservation.

Expensya

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Une gestion de vos dépenses d'entreprise à 360°
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Jenji, l’intelligence artificielle au service de votre autonomie

Jenji se démarque par son intelligence artificielle, qui permet d’améliorer l’outil en apprenant des pratiques propres aux différents utilisateurs d’une entreprise.

Sa technologie OCR a été développée en interne et son option de coffre-fort numérique garantit la valeur probante des justificatifs fournis en cas de contrôle.

Vous pouvez le connecter à votre logiciel de gestion globale, comme votre ERP.

Jenji

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Gérez vos notes de frais en toute autonomie grace à l'IA
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Kizeo Forms, l'application mobile pour créer vos formulaires sur mesure

Kizeo Forms aide les entreprises à passer à la dématérialisation de la gestion des frais professionnels, tout en gardant une documentation uniforme, quel que soit le secteur d'activité.

Parmi les atouts de Kizeo Forms, citons :

  • la standardisation et le paramétrage des formulaires de demandes de remboursement par vos équipes administratives,
  • la saisie et l'envoi automatique de la note de frais depuis le terrain au(x) bon(s) interlocuteur(s), avec toutes les informations et la photo des justificatifs.
Kizeo Forms

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Digitalisez la gestion de vos interventions terrain !
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Rydoo, votre politique voyages et dépenses au cœur de l’outil

Avec Rydoo, vous pouvez intégrer votre politique de dépense à l’outil : les frais, s’ils la respectent, sont automatiquement validés, grâce à la définition de plafonds par exemple.

Rydoo Expense permet la gestion des notes de frais classiques tandis que Rydoo Travel optimise la gestion des voyages d’affaires : il n’y a pas d’avance de frais à faire.

L’outil est également interconnectable à vos solutions de gestion et de collaboration.

Rydoo

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Notes de frais et voyages à partir de 50 utilisateurs
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Spendesk dématérialise et modernise la note de frais

Avec Spendesk, digitalisez 100 % de votre processus de notes de frais. Les collaborateurs soumettent facilement et rapidement leurs notes de frais dans l’outil grâce à l’application. Les dépenses sont centralisées dans une interface unique qui vous donne une visibilité globale en temps réel. Ce qui vous permet de les valider en quelques clics, tout comme le remboursement et la réconciliation bancaire qui se font ensuite automatiquement.

Spendesk

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Pilotez les dépenses de votre entreprise dès 20 salariés
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Ne faites pas les frais d’une gestion chronophage

Dépense → demande de remboursement → contrôle → validation → remboursement...

Ce schéma simplifié ne tient même pas compte des refus ou des relances pour cause de documents manquants.

Adoptez un logiciel ! Les solutions logicielles annoncent la fin des justificatifs qui s’entassent, prennent la poussière, se perdent ou encore s’effacent avec le temps.

Les circuits, de la demande à la validation, sont facilités et vos documents sont sécurisés.

En outre, vous pouvez suivre votre trésorerie et l’évolution des dépenses pour ajuster votre gestion des notes de frais et mieux anticiper.

À quelle tâche à valeur ajoutée allez-vous consacrer tout ce gain de temps ?

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