Tous les secrets de la carte affaires pour gérer les dépenses de l’entreprise

La carte affaires est de plus en plus utilisée par les entreprises comme moyen de paiement.

L’idée vous tente d’équiper vos salariés avec ce type de carte pour les dépenses professionnelles, mais vous vous demandez comment la carte affaires fonctionne exactement ? Quelle est l’étendue de ses avantages ? Si elle dispense le salarié de l’élaboration de notes de frais ?

On vous dévoile tous les secrets de la carte affaires dans cet article !

La carte affaires est un moyen de paiement octroyé aux salariés, dont l’usage est strictement réservé aux dépenses liées à l’entreprise.

Elle est particulièrement utilisée par les salariés dont les déplacements font partie de leurs missions récurrentes, et où il y a de nombreux frais à avancer.

Avec cette carte nominative, on peut régler :

• des frais de transport,
• des frais kilométriques,
• des frais de mission liés aux déplacements professionnels,
• des frais liés aux NTIC comme l’achat d’un abonnement logiciel par exemple, etc.

Généralement, l’entreprise passe un accord avec une banque (LCL, Crédit Agricole, Société Générale, BNP Paribas, etc.) ou un prestataire afin d’obtenir des cartes affaires pour ses salariés.

Les dépenses peuvent être débitées :

• soit directement du compte de l’entreprise,
• soit depuis le compte du salarié.

La carte affaires fonctionne comme une carte bancaire classique. Grâce à elle, il est possible de régler des achats, à la différence qu’elle ne permet pas de retirer de l’argent à un distributeur automatique.

Donner une carte bancaire à ses salariés d’accord, mais comment contrôler qu’ils respectent les limites imposées par la politique des dépenses ? Nous comprenons votre inquiétude. Après tout, il s’agit du compte bancaire de l’entreprise. Sachez que vous pouvez paramétrer des restrictions de dépenses (plafond, zones géographiques, certains jours de la semaine, etc.) de manière individuelle à chaque carte.

Si la carte est liée au compte du salarié, on peut mettre en place un débit différé qui ne déduit pas immédiatement le montant réglé. C’est beaucoup plus confortable pour le salarié, car cela lui permet de recevoir le remboursement avant que la banque ne débite son compte. C’est un gage de sérénité, le débit pouvant être différé jusqu’à 1 mois après la dépense.

Cela est bien entendu valable si l’entreprise est dotée d’un système de remboursement des notes de frais et de gestion des dépenses efficace. C’est le cas de la solution Spendesk qui permet de centraliser tous les moyens de paiement (carte de paiement, notes de frais, mais aussi les factures) dans un même outil. Ses cartes de paiement sont sécurisées et connectées à la solution, ce qui permet à l’entreprise de personnaliser les paramètres de chaque carte et d’obtenir une visibilité en temps réel sur les achats. Aussi, chaque collaborateur peut suivre l’évolution de son solde et l’historique de ses dépenses.

La plupart des services parlent indistinctement de carte affaires et de carte entreprise (ou carte corporate). Il n’y a pas réellement de différences entre les deux, il s’agit plutôt d’une question de terme employé.

Toutefois, il arrive que certains sites nuancent. Dans ce cas, la carte affaires se réfère au système qui débite sur le compte du salarié, tandis que la carte entreprise à celui qui opère directement sur le compte en banque de l’entreprise.

Un point positif des plus évidents pour les salariés est le fait de ne plus avancer de frais pour leurs dépenses professionnelles.

Ces derniers pouvant être élevés si la personne passe beaucoup de temps en déplacement, c’est un réel soulagement de pouvoir effectuer les dépenses nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Avec l’esprit serein, nul doute que vos collaborateurs seront encore plus efficaces pendant leurs missions !

Pour le dirigeant, le comptable ou la DAF de l’entreprise, le fait de pouvoir fixer des limites de dépenses de manière automatique et conformément à sa politique, permet d’enlever certaines inquiétudes.

De plus, il est possible de personnaliser les paramètres pour chaque carte, et donc pour chaque salarié en fonction de ses spécificités (zone géographique, jours d’utilisation, plafonnement, etc.).

Avec la carte affaires, vous obtenez une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses effectuées.

Reliée à votre solution de gestion des dépenses, vous pouvez les consulter dans le système, pour toujours mieux les maîtriser, et consulter le relevé des dépenses régulièrement qui est également accessible au détenteur de la carte.

La gestion des notes de frais en voyage d’affaires apporte une charge mentale supplémentaire pour les salariés. Entre :

• faire attention à ne pas dépenser plus qu’autorisé,
• prendre garde à ne pas perdre les justificatifs pour se faire rembourser,
• ou encore se demander à quel moment tous ces frais avancés seront remboursés.

Avec la carte affaires, les salariés en déplacement n’ont plus à se soucier de tout cela, et peuvent effectuer les dépenses nécessaires en toute sérénité.

Si tous vos collaborateurs ne sont pas des fraudeurs, loin de là, beaucoup d’entreprises sont touchées par le phénomène des fausses notes de frais.

Or, ce type d’agissement fait perdre de l’argent à l’entreprise qui rembourse des frais non dus, pouvant générer jusqu’à 5 % de perte sur les revenus annuels (Oversight Systems 2017).

Par ailleurs, l’entreprise peut s’exposer à des risques si un contrôle de l’URSSAF venait à détecter des anomalies dans les processus.

Utiliser des cartes affaires permet de pallier ces problèmes.

Les achats en ligne sont particulièrement sensibles, car les risques de piratage sont bien réels et augmentent chaque année.

Pour y remédier, pensez aux cartes virtuelles à usage unique. Elles vous donnent l’assurance d’acheter en ligne avec un haut niveau de sécurité ! Pour chaque achat ponctuel, vous générez une carte avec vos propres coordonnées permettant ainsi d’éviter le piratage.

La carte affaires s’avère un atout :

• pour l’employé qui a moins à se soucier de ses dépenses dans le cadre de ses missions,
• et pour l’entreprise qui obtient un meilleur suivi de ces mêmes dépenses.

Mais ce dispositif n’exempte pas le collaborateur de produire des notes de frais et de se munir de justificatifs, que les services comptabilité devront vérifier et traiter par la suite… processus parfois très chronophage !

Il faut donc garder à l’esprit qu’une carte d’affaires, malgré tous les avantages associés, ne dispense pas l’entreprise d’une bonne gestion des notes de frais en parallèle. C’est pourquoi (comme évoqué précédemment) il est recommandé de se doter en plus d’un outil automatisant au maximum la gestion des notes de frais et des dépenses.

Alors, prêt à passer à la carte affaires physique ou virtuelle pour votre entreprise ? Utilisez-vous déjà ce type de service ? Faites-nous part de votre expérience en commentaire.