Tous les secrets de la carte affaires pour gérer les dépenses de l’entreprise

par Axelle Drack, le 20/04/2021
Tous les secrets de la carte affaires pour gérer les dépenses de l’entreprise

La carte affaires est de plus en plus utilisée par les entreprises comme moyen de paiement.

L’idée vous tente d’équiper vos salariés de ce type carte pour les dépenses professionnelles, mais vous ne savez pas exactement comment la carte affaires fonctionne ou quelle est l’étendue de ses avantages ?

On vous dévoile tous les secrets de la carte affaires dans cet article !

Qu’est-ce qu’une carte affaires ?

La carte affaires est un moyen de paiement octroyé aux salariés, dont l’usage est strictement réservé aux dépenses liées à l’entreprise.

Elle est particulièrement utilisée par les salariés dont les déplacements font partie de leurs missions récurrentes, et où il y a de nombreux frais à avancer.

Avec cette carte nominative, on peut régler :

  • des frais de transport,
  • des frais kilométriques,
  • des frais de mission liés au déplacement,
  • des frais liés aux NTIC comme l’achat d’un abonnement logiciel par exemple, etc.

Généralement, l’entreprise passe un accord avec une banque (LCL, Crédit Agricole, Société Générale, BNP Paribas, etc.) ou un prestataire afin d’obtenir des cartes affaires pour ses salariés.

Les dépenses peuvent être débitées :

  • soit directement du compte de l’entreprise,
  • soit depuis le compte du salarié.

💡 Bon à savoir : il n’y a pas réellement de différence entre une carte corporate et une carte affaires, c’est plutôt une question de terme employé.

Fonctionnement de la carte affaires

La carte affaires fonctionne comme une carte bancaire classique qui permet de régler des achats, à la différence qu’elle ne permet pas de retirer de l’argent à un distributeur automatique.

Donner une carte bancaire à ses salariés d’accord, mais comment contrôler qu’ils respectent les limites imposées par la politique des dépenses ? Nous comprenons votre inquiétude, après tout, il s’agit du compte bancaire de l’entreprise. Sachez que vous pouvez paramétrer des restrictions de dépenses (plafond, zones géographiques, certains jours de la semaine, etc.) de manière individuelle à chaque carte.

Si la carte est liée au compte du salarié, on peut mettre en place un débit différé qui ne déduit pas immédiatement le montant réglé. C’est beaucoup plus confortable pour le salarié, car cela lui permet de recevoir le remboursement avant que la banque ne débite son compte. C’est un gage de sérénité, le débit pouvant être différé jusqu’à 1 mois après la dépense.

Cela est bien entendu valable si l’entreprise est dotée d’un système de remboursement des notes de frais et de gestion des dépenses efficace. C’est le cas de la solution Spendesk qui permet de centraliser tous les moyens de paiement (carte de paiement, notes de frais, mais aussi les factures) dans un même outil. Ses cartes de paiement sont sécurisées et connectées à la solution, ce qui permet à l’entreprise de personnaliser les paramètres de chaque carte et d’obtenir une visibilité en temps réel sur les achats. Aussi, chaque collaborateur peut suivre l’évolution de son solde et l’historique de ses dépenses.

Quels sont les avantages de la carte affaires ?

Plus besoin d’avancer les frais

Un point positif des plus évidents pour les salariés est le fait de ne plus avancer de frais pour leurs dépenses professionnelles.

Ces derniers pouvant être élevés si la personne passe beaucoup de temps en déplacement, c’est un réel soulagement de pouvoir effectuer les dépenses nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Avec l’esprit serein, nul doute que vos collaborateurs seront encore plus efficaces pendant leurs missions !

Limitation automatique des dépenses

Pour le dirigeant, le comptable ou la DAF de l’entreprise, le fait de pouvoir fixer des limites de dépenses de manière automatique et conformément à sa politique, permet d’enlever certaines inquiétudes.

De plus, il est possible de personnaliser les paramètres pour chaque carte, et donc chaque salarié en fonction de ses spécificités (zone géographique, jours d’utilisation, plafonnement, etc.).

Visibilité sur les dépenses

Avec la carte affaires, vous obtenez une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses effectuées.

Reliée à votre solution de gestion des dépenses, vous pouvez les consulter dans le système, pour toujours mieux les maîtriser, et consulter le relevé des dépenses régulièrement qui est également accessible au détenteur de la carte.

Des voyages d’affaires simplifiés

La gestion des notes de frais en voyage d’affaires apporte une charge mentale supplémentaire pour les salariés. Entre :

  • faire attention à ne pas dépenser plus qu’autorisé,
  • prendre garde à ne pas perdre les justificatifs pour se faire rembourser,
  • ou encore se demander à quel moment tous ces frais avancés seront remboursés

Avec la carte affaires, les salariés en déplacement n’ont plus à se soucier de tout cela, et peuvent effectuer les dépenses nécessaires en toute sérénité.

Lutte contre les fraudes

Si tous vos collaborateurs ne sont pas des fraudeurs, loin de là, beaucoup d’entreprises sont touchées par le phénomène des fausses notes de frais.

71 % des entreprises françaises sont touchées par la fraude

Cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018).

Or, ce type d’agissement fait perdre de l’argent à l’entreprise qui rembourse des frais qu’elle n’aurait pas dû, pouvant générer jusqu’à 5 % de perte sur les revenus annuels (Oversight Systems 2017).

Par ailleurs, l’entreprise peut s’exposer à des risques si un contrôle de l’URSSAF venait à détecter des anomalies dans les processus.

Utiliser des cartes affaires, permet de palier ces problèmes.

Et pour les achats en ligne ?

Les achats en ligne sont particulièrement sensibles, car les risques de piratage sont bien réels et augmentent chaque année.

Pour y remédier, pensez aux cartes virtuelles à usage unique. Elles vous donnent l’assurance d’acheter en ligne avec un haut niveau de sécurité ! Pour chaque achat ponctuel, vous générez une carte avec ses propres coordonnées permettant ainsi d’éviter le piratage.

Alors, prêt à passer à la carte affaires physique ou virtuelle pour votre entreprise ?