Le déplacement professionnel : réglementation et conseils

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 25 mars 2021, publié initialement en octobre 2020
how-to backgroundillustration valise 1

Le dĂ©placement professionnel est un outil de croissance contribuant Ă  dĂ©velopper et Ă  humaniser les entreprises. Les dĂ©penses liĂ©es au voyage d’affaires sur le marchĂ© europĂ©en en 2018 ont d’ailleurs augmentĂ© de 3,8 %*.

Alors, nous Ă©voluons certes dans un monde de plus en plus dĂ©matĂ©rialisĂ©, oĂč communiquer virtuellement est un jeu d’enfant, mais le contact humain et l’intervention sur place sont parfois indispensables.

Un jour pourrons-nous peut-ĂȘtre nous tĂ©lĂ©porter avec une bonne connexion wifi. En attendant, nous vous proposons un guide du dĂ©placement professionnel, les rĂ©glementations Ă  connaĂźtre, et comment en optimiser la gestion... numĂ©rique. Bon voyage !

Feuille de route :

DĂ©placement professionnel : dĂ©finition

Aussi appelĂ© voyage d’affaires, le dĂ©placement professionnel implique que l’activitĂ© professionnelle soit exercĂ©e, de façon individuelle ou en groupe, hors du lieu habituel de travail ou du domicile.

Lieu et durée du déplacement professionnel

À partir du moment oĂč le lieu de travail concernĂ© n’est pas le lieu habituel, il s’agit d’un dĂ©placement professionnel, peu importe s’il est dĂ©partemental, rĂ©gional, national ou international.

La durĂ©e d’un dĂ©placement professionnel est variable. Il peut ĂȘtre effectuĂ© sur une journĂ©e de travail, mais s’il s’étend sur plus de 24 h, on parle souvent de voyage d’affaires.

Motifs et frĂ©quence d’un dĂ©placement professionnel

Le dĂ©placement peut ĂȘtre ponctuel ou rĂ©gulier.

Ainsi, il peut s’agir :

  • d’une simple visite chez un client, un fournisseur, un partenaire,
  • d’une rĂ©union au siĂšge pour les entreprises multisites,
  • de la participation Ă  un Ă©vĂ©nement type congrĂšs, salon, ou sĂ©minaire, ou Ă  une formation,
  • d’un dĂ©tachement temporaire Ă  d’autres autoritĂ©s pour les fonctionnaires,
  • de la rĂ©alisation d’un chantier plus ou moins Ă©loignĂ© gĂ©ographiquement,
  • de l’ouverture d’un nouveau bureau national ou international,
  • de l’exercice habituel du mĂ©tier (exemple : les VRP, les militaires, les chauffeurs routiers, les livreurs, etc.).

Quels collaborateurs sont concernĂ©s ?

Le dĂ©placement professionnel concerne donc, Ă  la fois :

  • les travailleurs itinĂ©rants, dont le mĂ©tier est plus ou moins sujet aux dĂ©placements, tels que les transporteurs, les infirmiers libĂ©raux, ou encore l’équipe commerciale, amenĂ©e Ă  se rendre chez des prospects ou des clients ;
  • les travailleurs sĂ©dentaires, comme le chargĂ© de com’ inscrit Ă  une confĂ©rence pour dĂ©velopper la rĂ©putation de son entreprise ;
  • tous les niveaux hiĂ©rarchiques :
    • la cheffe d’entreprise invitĂ©e Ă  un congrĂšs par un partenaire Ă©tranger ou visitant l’une de ses succursales ;
    • l’ouvrier forestier appelĂ© en renfort sur un chantier d’abattage pour la crĂ©ation d’une autoroute, etc.

DĂ©placement professionnel : que dit la loi ?

Le contrat de travail et les modalités de déplacement

Beaucoup connaissent cette mention prudente : « le salariĂ© pourra ĂȘtre amenĂ© Ă  effectuer des dĂ©placements professionnels dans le cadre de sa fonction Â».

Mais les modalitĂ©s de dĂ©placement ne sont pas obligatoirement stipulĂ©es dans le contrat de travail. La loi considĂšre que sans clause spĂ©cifique, l’accord du salariĂ© de se dĂ©placer est tacite en cas de besoin de l’entreprise.

Néanmoins, pour les deux parties, si des déplacements réguliers sont à prévoir, il est préférable de délimiter un périmÚtre de déplacement géographique et des conditions (durée, fréquence), via une clause de mobilité professionnelle.

En complĂ©ment, les consignes en matiĂšre de dĂ©placement professionnel doivent ĂȘtre compilĂ©es sur un support accessible aux employĂ©s, dans un souci de transparence et de bonne communication interne, et rappeler :

  • les modes de transport Ă  privilĂ©gier,
  • la personne en charge de la gestion des dĂ©placements,
  • les bases et les dĂ©lais de remboursement,
  • les justificatifs Ă  produire,
  • les circuits administratifs Ă  respecter, etc.

Le support de diffusion utilisĂ© peut ĂȘtre un livret d’accueil, le site intranet ou encore l’affichage dans les locaux.

Peut-on refuser un dĂ©placement professionnel ?

Certaines activitĂ©s sous-entendent la nĂ©cessitĂ© de se dĂ©placer plus ou moins rĂ©guliĂšrement. Le salariĂ© ne peut donc pas refuser un dĂ©placement sous prĂ©texte que rien n’est stipulĂ© dans le contrat de travail.

Par contre, s’il y a bien une clause de dĂ©placement, prĂ©cisant de fait la zone gĂ©ographique concernĂ©e, et que la demande de l’employeur se situe en dehors de cette zone, l’employĂ© est dans le droit de refuser.

De la mĂȘme maniĂšre, si la clause ne prĂ©cise pas de zone gĂ©ographique, elle n’est pas licite.

Pour les activitĂ©s professionnelles sĂ©dentaires, une demande de dĂ©placement exceptionnelle ne fait pas l’objet d’une modification du contrat de travail. Elle peut ĂȘtre refusĂ©e pour des raisons personnelles (personne dĂ©pendante Ă  charge), mais le refus doit ĂȘtre justifiĂ©.

Dans le cas contraire, ce dernier est considĂ©rĂ© comme un acte d’insubordination passible d’une sanction disciplinaire, si l’entreprise ne trouve pas de solutions alternatives et subit des prĂ©judices.

☝ Une longue durĂ©e de dĂ©placement ne peut pas ĂȘtre un motif de refus, si les missions confiĂ©es s’inscrivent dans le cadre habituel de l’exercice de sa fonction.

DĂ©placement professionnel et temps de travail effectif

Le temps de trajet est-il du temps de travail ? Selon l’article L3121-1 du Code du travail, « La durĂ©e du travail effectif est le temps pendant lequel le salariĂ© est Ă  la disposition de l’employeur et se conforme Ă  ses directives sans pouvoir vaquer librement Ă  des occupations personnelles Â».

Ainsi, le temps de trajet du domicile au lieu de travail habituel, quelle que soit la distance, n’est pas du temps de travail effectif.

De la mĂȘme maniĂšre, un dĂ©placement professionnel du domicile Ă  un lieu de travail inhabituel ne donne droit Ă  aucune contrepartie s’il ne dĂ©passe pas le temps normal de trajet entre le domicile et le travail.

☝ Il faut cependant noter que :

  • Pour les salariĂ©s itinĂ©rants, la Cour de justice de l’Union europĂ©enne (CJUE) considĂšre que les temps de dĂ©placement entre leur domicile et le premier client, et entre le dernier client et leur domicile, doivent ĂȘtre comptabilisĂ©s comme du temps de travail, dans le seul but de calculer le temps de repos minimal entre deux journĂ©es de travail.
     
  • Le temps de trajet pour se rendre d’un lieu de travail Ă  un autre lieu de travail, entre deux clients par exemple, est assimilĂ© Ă  du temps de travail effectif.
     
  • Lors d’un voyage d’affaires, le temps passĂ© dans les transports (avions, trains, covoiturage, etc.), escales et attentes d’embarquement comprises, est assimilĂ© Ă  du temps de travail effectif. En pratique, le salaire est simplement maintenu et ne peut ĂȘtre revu Ă  la baisse.
     
  • Pour le dĂ©placement effectuĂ© en dehors des heures normales de travail, oĂč le salariĂ© doit passer la nuit Ă  l’hĂŽtel, ce temps de travail est parfois appelĂ© temps de travail effectif non productif.

    Les frais sont non seulement pris en charge mais le salariĂ© peut aussi ĂȘtre dĂ©dommagĂ©, par exemple, avec une somme forfaitaire par jour ou du repos compensatoire. Pour le savoir, il est important de consulter les accords d’entreprises et les conventions collectives.
     
  • Pour le personnel d’astreinte, notamment dans le BTP, le temps de dĂ©placement, Ă  partir du domicile, accompli lors d’interventions exceptionnelles doit ĂȘtre comptabilisĂ© et rĂ©munĂ©rĂ© comme du temps de travail effectif.
     
  • En ce qui concerne le temps de trajet quotidien entre l’entreprise et le chantier, il s’agit bien de temps de travail effectif si le salariĂ© est tenu de se rendre dans l’entreprise avant de se rendre sur le lieu d’intervention.

Le délai de prévenance pour un déplacement professionnel

La loi n’est pas trùs explicite sur ce point.

Selon l’article 3.4.1. « L’employeur doit s’efforcer d’aviser le salariĂ© de son dĂ©placement dans le meilleur dĂ©lai, compte tenu des particularitĂ©s de celui-ci (distance, durĂ©e, caractĂšre habituel ou non), sans que ce dĂ©lai soit infĂ©rieur Ă  48 heures, sauf circonstances particuliĂšres ou nature de l’emploi. Â»

Gestion des déplacements professionnels

Aussi appelĂ©e business travel management, la gestion des dĂ©placements professionnels revient au travel manager, qui gĂšre l’ensemble des voyages et dĂ©placements d’une entreprise, dans 23 % des entreprises en 2018.

Pour les autres, c’est le service Finance dans 28 % des cas, le service Achats (24 %), RH (15 %) ou autre (10 %).

* Source des statistiques de l’article : BaromĂštre europĂ©en du voyage d’affaires, American Express Global Business Travel (GBT) — 2019

La gestion des dĂ©placements comprend notamment l’organisation, la rĂ©servation et le rĂšglement du voyage dont :

  • la dĂ©finition d’une politique de voyage d’entreprise (PVE),
  • la gestion administrative et comptable (collecte, traitement, contrĂŽle des notes de frais et justificatifs, remboursement),
  • la gestion du parc automobile le cas Ă©chĂ©ant,
  • la tenue de feuilles de route,
  • la comparaison des offres de prestations de services (transport, bagages acceptĂ©s, hĂ©bergement),
  • la gestion des risques liĂ©s aux dĂ©placements,
  • la souscription Ă  des formalitĂ©s type visas, assurances, etc.

Mise en place d’une politique de voyage d’entreprise

La PVE a pour but de rĂ©pondre aux stratĂ©gies en place (marketing, commerciale) et aux contraintes budgĂ©taires de l’entreprise.

Les partenariats avec des établissements ou des prestataires spécifiques, par exemple pour la location de voiture, et la définition des conditions et des seuils de remboursement, dans le respect de la législation, permettent un contrÎle et un suivi des dépenses facilité, ainsi que des économies financiÚres importantes.

Une autre façon de faire des Ă©conomies non nĂ©gligeables est d’anticiper les dĂ©placements des salariĂ©s, en planifiant les diffĂ©rents rendez-vous et leur enchaĂźnement par exemple.
Une application mobile intĂ©grant la gĂ©olocalisation permet d’optimiser les itinĂ©raires.

Indemnisation des déplacements professionnels

Il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais de dĂ©placement professionnels, dans la limite des dĂ©penses strictement nĂ©cessaires, expliquĂ©es en amont au salariĂ©, telles que :

  • les frais de transport,
  • les frais d’hĂ©bergement,
  • les frais de repas.

L’employeur indique au salariĂ©, si ce dernier est responsable de la rĂ©servation de son propre dĂ©placement, s’il y a des limites quelconques. Par exemple, la prise en charge limitĂ©e Ă  la 2de classe pour le train (libre au salariĂ© d’opter pour la 1re classe et de payer la diffĂ©rence), un forfait panier-repas prĂ©dĂ©fini, etc.

Mais en aucun cas, il ne peut y avoir de différence de traitement entre les salariés.

Le salariĂ© a aussi des devoirs : il doit pouvoir justifier de ses frais et en ce sens, il doit garder toutes les piĂšces qui lui permettront de se faire rembourser.

☝ Selon la convention collective, le dĂ©placement professionnel en dehors des jours et des heures de travail habituels, le dimanche ou un jour fĂ©riĂ©, ouvre droit Ă  une compensation majorĂ©e.

DĂ©placement professionnel Ă  l’étranger et frais de mission

Le dĂ©placement professionnel Ă  l’étranger est limitĂ© Ă  :

  • moins de 90 jours consĂ©cutifs,
  • moins de 180 jours par an.

Dans le cas contraire, il ne s’agit plus de mission Ă  l’étranger mais d’expatriation ou de dĂ©tachement.

VersĂ©e avant le dĂ©part, l’indemnitĂ© de frais de mission Ă  l’étranger est dĂ©terminĂ©e par le MinistĂšre des Finances sur la base des taux de chancellerie, afin de couvrir les dĂ©penses liĂ©es Ă  l’hĂ©bergement, aux repas et aux dĂ©placements urbains.

Quid de l’indemnitĂ© grand dĂ©placement

D’aprĂšs l’URSSAF, le grand dĂ©placement est « caractĂ©risĂ© par l’impossibilitĂ© pour un salariĂ© de regagner chaque jour sa rĂ©sidence du fait de ses conditions de travail Â» :

  • la distance domicile/lieu de travail est supĂ©rieure ou Ă©gale Ă  100 km aller-retour,
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps infĂ©rieur Ă  3 h aller-retour.

Une indemnitĂ© de grand dĂ©placement peut alors ĂȘtre versĂ©e pour compenser les dĂ©penses supplĂ©mentaires de repas et de logement (chiffres 2019) :

  • 18,80 â‚Ź par repas,
  • 67,40 â‚Ź par jour pour le logement et le petit-dĂ©jeuner Ă  Paris et proches alentours,
  • 50,00 â‚Ź par jour pour le logement et le petit-dĂ©jeuner en province.

Ces montants sont rĂ©duits :

  • de 15 % du 4e mois au 24e mois inclus,
  • de 30 % du 25e mois au 72e mois inclus.

☝ Les allocations forfaitaires pour frais professionnels sont exonĂ©rĂ©es de cotisations sociales dans la limite des dĂ©fraiements exposĂ©s ci-dessus.

Comment calculer les indemnitĂ©s kilomĂ©triques ?

Il y a plusieurs modes de remboursement et de prise en charge : au forfait ou au rĂ©el (selon le barĂšme kilomĂ©trique de l’URSSAF).

Les logiciels pour gérer facilement les notes de frais

Face Ă  la complexitĂ© de la rĂ©glementation en vigueur, des spĂ©cificitĂ©s par secteur d’activitĂ©, mais aussi des zones de flou juridique, entre tolĂ©rance, jurisprudence et exceptions, nous vous recommandons de vous rapprocher d’un expert en droit du travail, tant pour la rĂ©daction des contrats que pour rĂ©pondre aux questions ponctuelles en termes de dĂ©placement professionnel...

Notre vous conseillons Ă©galement de vous Ă©quiper d’un outil de gestion afin de gagner du temps mais aussi d’ĂȘtre le plus conforme possible aux dispositions lĂ©gales.

Dans le cloud, en mode SaaS, ils ont l’avantage d’ĂȘtre Ă  jour des derniĂšres dispositions rĂ©glementaires et de pouvoir intĂ©grer les spĂ©cificitĂ©s des conventions collectives et de la politique de voyage de l’entreprise, s’il y en a une. Ils sont surtout accessibles partout et donc trĂšs pratiques en situation de mobilitĂ©.

Voici cinq logiciels Ă  tester :

  • Expensya ▷ Digitalisez et automatisez tout le processus des frais professionnels. Évitez ainsi la saisie manuelle gĂ©nĂ©ratrice d’erreurs en remplaçant le papier par l’archivage numĂ©rique Ă  valeur probante, et intĂ©grez vos donnĂ©es avec vos logiciels comptables, de paie ou ERP.

  • Jenji ▷ Ses forces ? Une intelligence artificielle apprenante qui optimise l’outil, un coffre fort numĂ©rique Ă  valeur probante en cas de contrĂŽle et un Ă©cosystĂšme de connecteurs vers une solution type ERP.

  • Kizeo Forms ▷ Les plus ? La rĂ©colte d’informations est non seulement dĂ©matĂ©rialisĂ©e, mais aussi totalement paramĂ©trable dĂšs la crĂ©ation du formulaire, avec la sĂ©lection des champs obligatoires Ă  remplir.

  • Rydoo ▷ Également dotĂ© de la technologie Optical Character Recognition, l’éditeur propose la gestion des notes de frais classique avec Rydoo Expense, mais aussi la gestion des voyages d’affaires avec Rydoo Travel.

  • Skipr ▷ GĂ©rez toutes vos mobilitĂ©s professionnelles avec simplicitĂ© et flexibilitĂ©, de la planification au paiement. Cette solution innovante et Ă©coresponsable rĂ©duit votre charge administrative et devient l’alliĂ©e de vos collaborateurs.

Vous ĂȘtes arrivĂ©e·e Ă  destination ! đŸš–  

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2020.

La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que mĂ©dia, nous avons pour objectif d'offrir Ă  nos lecteurs des contenus utiles et de qualitĂ© tout en permettant Ă  Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons Ă  dĂ©couvrir notre systĂšme de rĂ©munĂ©ration.   En savoir plus
DĂ©finition backgroundillustration recu 3
DĂ©finition
‱
le mois dernier
Remboursement des frais professionnels : délai et modalités
Quelles sont les options offertes à l'employeur en termes de remboursement des frais ? Sous quelles conditions et dans quel délai ? Au réel, au forfait, déduction forfaitaire spécifique, tout ce qu'il faut savoir !
Conseil backgroundillustration recu 1
Conseil
‱
le mois dernier
Pourquoi et comment passer Ă  la carte titre restaurant
La carte titre restaurant vise à remplacer les tickets et autres chÚques déjeuner. Avantages employeurs comme employés, fonctionnement... voici quelques conseils pour réussir la dématérialisation de vos titres-restaurants !
DĂ©finition backgroundillustration valise 2
DĂ©finition
‱
le mois dernier
Frais kilométriques : définition et rÚgles de base
Découvrez la définition, les barÚmes et les rÚgles de base pour vos frais kilométriques, que ce soit dans le cadre de déplacements professionnels, ou pour vos trajets domicile - travail.