Le déplacement professionnel : réglementation et conseils en gestion

Le déplacement professionnel : réglementation et gestion

Le déplacement professionnel est un outil de croissance contribuant à développer et à humaniser les entreprises. Les dépenses liées au voyage d’affaires sur le marché européen en 2018 ont d’ailleurs augmenté de 3,8 %*.

Alors, nous évoluons certes dans un monde de plus en plus dématérialisé, où communiquer virtuellement est un jeu d’enfant, mais le contact humain et l’intervention sur place sont parfois indispensables.

Un jour pourrons-nous peut-être nous téléporter avec une bonne connexion wifi. En attendant, nous vous proposons un guide du déplacement professionnel, les réglementations à connaître, et comment en optimiser la gestion... numérique. Bon voyage !

Feuille de route :

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Déplacement professionnel : définition

Aussi appelé voyage d’affaires, le déplacement professionnel implique que l’activité professionnelle soit exercée, de façon individuelle ou en groupe, hors du lieu habituel de travail ou du domicile.

déplacement professionnel
© Shutterstock

Lieu et durée du déplacement professionnel

À partir du moment où le lieu de travail concerné n’est pas le lieu habituel, il s’agit d’un déplacement professionnel, peu importe s’il est départemental, régional, national ou international.

La durée d’un déplacement professionnel est variable. Il peut être effectué sur une journée de travail, mais s’il s’étend sur plus de 24 h, on parle souvent de voyage d’affaires. Plusieurs jours, plusieurs semaines, plusieurs mois, cela dépend du métier exercé, des responsabilités et des missions du collaborateur, ainsi que du secteur d’activité de l’entreprise.

Motifs et fréquence d’un déplacement professionnel

Le déplacement peut être ponctuel ou régulier.

Ainsi, il peut s’agir :

  • d’une simple visite chez un client, un fournisseur, un partenaire,
  • d’une réunion au siège pour les entreprises multisites,
  • de la participation à un événement type congrès, salon, ou séminaire, ou à une formation,
  • d’un détachement temporaire à d’autres autorités pour les fonctionnaires,
  • de la réalisation d’un chantier plus ou moins éloigné géographiquement,
  • de l’ouverture d’un nouveau bureau national ou international,
  • de l’exercice habituel du métier (exemple : les VRP, les militaires, les chauffeurs routiers, les livreurs, etc.).

Quels collaborateurs sont concernés ?

Le déplacement professionnel concerne donc, à la fois :

  • les travailleurs itinérants, dont le métier est plus ou moins sujet aux déplacements, tels que les transporteurs, les infirmiers libéraux, ou encore l’équipe commerciale, amenée à se rendre chez des prospects ou des clients ;
  • les travailleurs sédentaires, comme le chargé de com’ inscrit à une conférence pour développer la réputation de son entreprise ;
  • tous les niveaux hiérarchiques :
    • la cheffe d’entreprise invitée à un congrès par un partenaire étranger ou visitant l’une de ses succursales ;
    • l’ouvrier forestier appelé en renfort sur un chantier d’abattage pour la création d’une autoroute, etc.

De toute évidence, les cas de figure et les contextes sont très différents. Mais quelle est la réglementation encadrant ces pratiques ?

Déplacement professionnel : que dit la loi ?

Réglementation déplacement professionnel
© Roundicons

Le contrat de travail et les modalités de déplacement

Beaucoup connaissent cette mention prudente : « le salarié pourra être amené à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de sa fonction ».

Mais les modalités de déplacement ne sont pas obligatoirement stipulées dans le contrat de travail. La loi considère que sans clause spécifique, l’accord du salarié de se déplacer, en cas de besoin de l’entreprise, est tacite.

Néanmoins, pour les deux parties, si des déplacements réguliers sont à prévoir, il est préférable de délimiter un périmètre de déplacement géographique et des conditions (durée, fréquence), via une clause de mobilité professionnelle.

En complément, les consignes en matière de déplacement professionnel doivent être compilées sur un support accessible aux employés, dans un souci de transparence et de bonne communication interne, et rappeler :

  • les modes de transport à privilégier,
  • la personne en charge de la gestion des déplacements,
  • les bases et les délais de remboursement,
  • les justificatifs à produire,
  • les circuits administratifs à respecter, etc.

Le support de diffusion utilisé peut être un livret d’accueil, le site intranet ou encore l’affichage dans les locaux.

Peut-on refuser un déplacement professionnel ?

Certaines activités sous-entendent la nécessité de se déplacer plus ou moins régulièrement.

Le salarié ne peut donc pas refuser un déplacement sous prétexte que rien n’est stipulé dans le contrat de travail.

Par contre, s’il y a bien une clause de déplacement, précisant de fait la zone géographique concernée, et que la demande de l’employeur se situe en dehors de cette zone, l’employé est dans le droit de refuser. De la même manière, si la clause ne précise pas de zone géographique, elle n’est pas licite.

Pour les activités professionnelles sédentaires, une demande de déplacement exceptionnelle ne fait pas l’objet d’une modification du contrat de travail. Elle peut être refusée pour des raisons personnelles (personne dépendante à charge), mais le refus doit être justifié.

Dans le cas contraire, ce dernier est considéré comme un acte d’insubordination passible d’une sanction disciplinaire, si l’entreprise ne trouve pas de solutions alternatives et subit des préjudices.

☝️ Une longue durée de déplacement ne peut pas être un motif de refus, si les missions confiées s’inscrivent dans le cadre habituel de l’exercice de sa fonction.

Déplacement professionnel et temps de travail effectif

Le temps de trajet est-il du temps de travail ?
Selon l’article L3121-1 du Code du travail, « La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Ainsi, le temps de trajet du domicile au lieu de travail habituel, quelle que soit la distance, n’est pas du temps de travail effectif.
De la même manière, un déplacement professionnel du domicile à un lieu de travail inhabituel ne donne droit à aucune contrepartie s’il ne dépasse pas le temps normal de trajet entre le domicile et le travail.

☝️ Il faut cependant noter que :

  • Pour les salariés itinérants, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) considère que les temps de déplacement entre leur domicile et le premier client, et entre le dernier client et leur domicile, doivent être comptabilisés comme du temps de travail, dans le seul but de calculer le temps de repos minimal entre deux journées de travail.
     
  • Le temps de trajet pour se rendre d’un lieu de travail à un autre lieu de travail, entre deux clients par exemple, est assimilé à du temps de travail effectif.
     
  • Lors d’un voyage d’affaires, le temps passé dans les transports (avions, trains, covoiturage, etc.), escales et attentes d’embarquement comprises, est assimilé à du temps de travail effectif. En pratique, le salaire est simplement maintenu et ne peut être revu à la baisse.
    Pour le déplacement effectué en dehors des heures normales de travail, où le salarié doit passer la nuit à l’hôtel, ce temps de travail est parfois appelé temps de travail effectif non productif.
    Les frais sont non seulement pris en charge mais le salarié peut aussi être dédommagé, par exemple, avec une somme forfaitaire par jour ou du repos compensatoire. Pour le savoir, il est important de consulter les accords d’entreprises et les conventions collectives.
     
  • Pour le personnel d’astreinte, notamment dans le BTP, le temps de déplacement, à partir du domicile, accompli lors d’interventions exceptionnelles doit être comptabilisé et rémunéré comme du temps de travail effectif.
     
  • En ce qui concerne le temps de trajet quotidien entre l’entreprise et le chantier, il s’agit bien de temps de travail effectif si le salarié est tenu de se rendre dans l’entreprise avant de se rendre sur le lieu d’intervention.
     
  • Selon la convention collective, le déplacement professionnel en dehors des jours et des heures de travail habituels, le dimanche ou un jour férié, ouvre droit à une compensation majorée.

Le délai de prévenance pour un déplacement professionnel

La loi n’est pas très explicite sur ce point.

Selon l’article 3.4.1. « L’employeur doit s’efforcer d’aviser le salarié de son déplacement dans le meilleur délai, compte tenu des particularités de celui-ci (distance, durée, caractère habituel ou non), sans que ce délai soit inférieur à 48 heures, sauf circonstances particulières ou nature de l’emploi. »

Gestion des déplacements professionnels

Aussi appelée business travel management, la gestion des déplacements professionnels revient au travel manager, qui gère l’ensemble des voyages et déplacements d’une entreprise, dans 23 % des entreprises en 2018.

Pour les autres, c’est le service Finance dans 28 % des cas, le service Achats (24 %), RH (15 %) ou autre (10 %).

* Source des statistiques de l’article : Baromètre européen du voyage d’affaires, American Express Global Business Travel (GBT) — 2019

La gestion des déplacements comprend notamment l’organisation, la réservation et le règlement du voyage dont :

  • la définition d’une politique de voyage d’entreprise (PVE),
  • la gestion administrative et comptable (collecte, traitement, contrôle des notes de frais et justificatifs, remboursement),
  • la gestion du parc automobile le cas échéant,
  • la tenue de feuilles de route,
  • la comparaison des offres de prestations de services (transport, bagages acceptés, hébergement),
  • la gestion des risques liés aux déplacements,
  • la souscription à des formalités type visas, assurances, etc.

Mise en place d’une politique de voyage d’entreprise

La PVE a pour but de répondre aux stratégies en place (marketing, commerciale) et aux contraintes budgétaires de l’entreprise.

Les partenariats avec des établissements ou des prestataires spécifiques, par exemple pour la location de voiture, et la définition des conditions et des seuils de remboursement, dans le respect de la législation, permettent un contrôle et un suivi des dépenses facilité, ainsi que des économies financières importantes.

Une autre façon de faire des économies non négligeables est d’anticiper les déplacements des salariés, en planifiant les différents rendez-vous et leur enchaînement par exemple.
Une application mobile intégrant la géolocalisation permet d’optimiser les itinéraires.

Indemnisation des déplacements professionnels

Il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais de déplacement professionnels, dans la limite des dépenses strictement nécessaires, expliquées en amont au salarié, telles que :

  • les frais de transport,
  • les frais d’hébergement,
  • les frais de repas.

L’employeur indique au salarié, si ce dernier est responsable de la réservation de son propre déplacement, s’il y a des limites quelconques. Par exemple, la prise en charge limitée à la 2de classe pour le train (libre au salarié d’opter pour la 1re classe et de payer la différence), un forfait panier-repas prédéfini, etc.

Mais en aucun cas, il ne peut y avoir de différence de traitement entre les salariés.

Le salarié a aussi des devoirs : il doit pouvoir justifier de ses frais et en ce sens, il doit garder toutes les pièces qui lui permettront de se faire rembourser.

Déplacement professionnel à l’étranger et frais de mission

Déplacement professionnel à l'étranger
© Shutterstock

☝️ Le déplacement professionnel à l’étranger est limité à :

  • moins de 90 jours consécutifs,
  • moins de 180 jours par an.

Dans le cas contraire, il ne s’agit plus de mission à l’étranger mais d’expatriation ou de détachement.

Versée avant le départ, l’indemnité de frais de mission à l’étranger est déterminée par le Ministère des Finances sur la base des taux de chancellerie, afin de couvrir les dépenses liées à l’hébergement, aux repas et aux déplacements urbains.

Quid de l’indemnité grand déplacement 2019

D’après l’URSSAF, le grand déplacement est « caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail » :

  • la distance domicile/lieu de travail est supérieure ou égale à 100 km aller-retour,
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 3 h aller-retour.

Une indemnité de grand déplacement peut alors être versée pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement (chiffres 2019) :

  • 18,80 € par repas,
  • 67,40 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et proches alentours,
  • 50,00 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner en province.

Ces montants sont réduits :

  • de 15 % du 4e mois au 24e mois inclus,
  • de 30 % du 25e mois au 72e mois inclus.

☝️ Les allocations forfaitaires pour frais professionnels sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des défraiements exposés ci-dessus.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Il y a plusieurs modes de remboursement et de prise en charge : au forfait ou au réel (selon le barème kilométrique de l’URSSAF).

Voilà pour notre tour d’horizon de la gestion des déplacements en entreprise.

Face à la complexité de la réglementation en vigueur, des spécificités par secteur d’activité, mais aussi des zones de flou juridique, entre tolérance, jurisprudence et exceptions, nous vous recommandons de vous rapprocher d’un expert en droit du travail, tant pour la rédaction des contrats que pour répondre aux questions ponctuelles en termes de déplacement professionnel...

Déplacement professionnel et gestion
© Fotalia

Notre deuxième conseil est de vous équiper d’un outil de gestion afin de gagner du temps mais aussi d’être le plus conforme possible aux dispositions légales.

Logiciels de gestion des déplacements professionnels

Les logiciels dédiés à la gestion des déplacements professionnels peuvent vraiment faire la différence.

Dans le cloud, en mode SaaS, ils ont l’avantage d’être à jour des dernières dispositions réglementaires et de pouvoir intégrer les spécificités des conventions collectives et de la politique de voyage de l’entreprise, s’il y en a une.
Ils sont surtout accessibles partout et donc très pratiques en situation de mobilité.

Voici trois logiciels à tester.

Jenji

Avec son interface web et son application mobile, Jenji prend en charge la gestion des notes de frais pour tous les secteurs d’activités. Grâce à l’intégration de Google maps et du barème kilométrique de l’URSSAF, il calcule le kilométrage exact et la somme à rembourser, après saisie du point de départ et d’arrivée.

C’est un outil collaboratif permettant la vérification et la validation en temps réel par le service responsable des déplacements professionnels, et l’envoi des justificatifs en quelques clics grâce à la technologie OCR (scanner à reconnaissance des caractères) par les collaborateurs itinérants.

Ses forces ? Une intelligence artificielle apprenante, qui optimise les fonctionnalités de l’outil en observant les différents profils d’utilisateurs, et un coffre fort numérique à valeur probante en cas de contrôle. Un écosystème de connecteurs permet d’intégrer Jenji à une solution plus globale type ERP.

Kizeo Forms

Avec Kizeo Forms, vous créez tous types de formulaires, que ce soit votre modèle de notes de frais ou de relevé d’heures, sur mesure. Vos supports sont personnalisables et accessibles en mobilité, même en mode hors connexion, pour un suivi et une communication interne facilités.

Qu’il s’agisse de déplacements pour prospection commerciale, de voyages d’affaires ou d’interventions sur chantiers, l’outil s’adapte à tous les secteurs d’activité et tous les métiers.
Les équipes au bureau configurent et standardisent la documentation, tandis que celles sur le terrain profitent d’une application mobile pratique.

Les plus ? La récolte d’informations est non seulement dématérialisée mais aussi totalement paramétrable dès la création du formulaire, avec la sélection des champs obligatoires à remplir.
La signature électronique et la géolocalisation font aussi partie des fonctionnalités appréciées.

Rydoo

Autre acteur de la dématérialisation des reçus et de la gestion des frais liés aux déplacements, Rydoo a l’avantage d’intégrer la politique voyages et dépenses de l’entreprise dans l’outil, pour que toutes les parties prenantes, salariés en déplacement et gérants, aient une visibilité sur les règles de gestion admises, depuis l’application mobile ou l’ordinateur.

Les circuits d’approbation ainsi que les cycles de remboursement sont automatisés, et les documents ont aussi une valeur probante, opposable à l’URSSAF.

Également doté de la technologie Optical Character Recognition, l’éditeur propose la gestion des notes de frais classique avec Rydoo Expense, mais aussi la gestion des voyages d’affaires avec Rydoo Travel.
Autre avantage : l’intégration possible à un ERP (comme SAP, Oracle, QuickBooks, Microsoft Dynamics), aux outils collaboratifs (Slack, Dropbox, etc.) et des acteurs de mobilité (tels que Uber, Lyft).

Vous êtes arrivée·e à destination !

Réglementations en constante évolution, calcul complexe des indemnités de déplacement, gestion répétitive des notes de frais, ne perdez plus de temps et ne prenez plus de risques.

Entourez-vous de spécialistes pour poser des fondations à vos contrats en toute conformité, définissez votre politique voyage et dépenses pour gérer, suivre et communiquer efficacement autour des déplacements professionnels nécessaires à votre activité et à votre développement, puis confiez leur gestion quotidienne à un outil dédié.

Vous épargnerez à vos équipes du temps et des erreurs de saisie, de vérification, de validation.

Et vous, comment gérez-vous les déplacements de vos collaborateurs ?

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