Marre de la gestion des notes de frais ? Utilisez une carte carburant entreprise !

Vos salariés sont amenés à effectuer régulièrement des déplacements professionnels ? Alors vous êtes probablement familier·ère avec les notes de frais, qu’il faut lire (parfois, c’est pas gagné !), vérifier, traiter… bref, une sacrée charge mentale pour le service comptabilité, RH ou encore pour le chef d’entreprise dans les petites structures.

Heureusement, on a la solution : l’utilisation d’une carte carburant entreprise.

Pratique, économique, elle fonctionne comme une carte bancaire classique, et soulage aussi bien l’entreprise que le salarié. On vous explique tout ce qu’il y a à connaître sur ce précieux sésame 🤩.

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La carte carburant se définit comme un dispositif destiné à gérer le poste carburant. Elle permet aux collaborateurs de payer leurs frais d’essence lors de leurs déplacements professionnels.

Elle s’adresse donc aux employés qui utilisent :

• un véhicule de fonction ou de service,
• leur propre voiture dans le cadre de leurs missions.

Ces cartes carburant peuvent être :

• prépayées : l’entreprise crédite un montant en amont. Dès qu’il est atteint, la carte essence n’est plus valide ;
• post-payées : vous recevez une facture mensuelle faisant état de la consommation réelle.

💡 En plus du règlement du carburant, ces cartes prennent souvent en charge d’autres dépenses liées à votre flotte de véhicules, comme :

• la recharge des voitures électriques,
• l’entretien (la vidange par exemple),
• les parkings,
• les péages,
• le dépannage, etc.

Il existe différents types de cartes carburant :

• Les cartes mono-enseigne ou les cartes multi-enseignes. Les premières sont valables uniquement chez un seul distributeur (voire chez leurs partenaires), tandis que les secondes couvrent un réseau beaucoup plus étendu.
  
  
• Les cartes prépayées ou les cartes post-payées, comme évoqué précédemment.
  
  
• Les cartes à puces, fonctionnant à l’aide d’un code PIN, ou les cartes magnétiques, à faire glisser dans le lecteur du terminal.

À côté de ça, niveau prestataires, on distingue 3 grandes familles :

• les grands groupes pétroliers : Shell, Total, etc.,
• les enseignes de la grande distribution : Intermarché, E.Leclerc, etc.,
• les entreprises spécialisées dans la gestion des notes de frais.

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Le fonctionnement de la carte carburant s’avère très simple. Elle s’utilise comme une carte de paiement classique.

Plus concrètement, lorsque le collaborateur se rend à la station essence, il lui suffit :

• soit de saisir un code PIN (comme avec une carte bancaire en somme) ;
• soit de la faire directement glisser dans le terminal de paiement s’il s’agit d’une carte magnétique.

En règle générale, ces dispositifs sont liés à un numéro conducteur et/ou d’identification du véhicule, afin de surveiller de près leur utilisation.

Enfin, quant aux règles à respecter, précisons que l’usage de la carte essence est limité aux jours ouvrés de l’entreprise, du lundi au samedi par exemple. D’ailleurs, certaines disposent d’options destinées à interdire leur utilisation en dehors de ce cadre.

Avant la carte carburant, le fonctionnement était le suivant : les salariés avançaient l’argent.

Le service compta, ou encore RH, se retrouvait alors régulièrement submergé sous une tonne de notes de frais à traiter, d’autant plus si l’entreprise dispose d’un large parc automobile.

La carte carburant simplifie le processus… et facilite même la récupération de la TVA !

Le mode opératoire classique représente également une charge mentale pour le collaborateur, qui doit alors prendre soin d’établir à chaque fois des notes de frais et de conserver scrupuleusement tous les justificatifs.

Sans compter le fait qu’avancer l’argent l’oblige à disposer toujours de fonds propres, ce qui pèse parfois lourd sur sa trésorerie personnelle.

Problème réglé grâce à la carte essence !

Les abus aux notes de frais sont monnaie courante, et il n’est pas toujours aisé de détecter les salariés qui fraudent.

Les cartes carburants, elles, sont paramétrables. Vous avez ainsi la possibilité de programmer des restrictions :

• plafonds de paiement,
• limitation des jours d’utilisation,
• zone géographique prédéfinie,
• nombre de kilomètres maximum autorisés, etc.

Certaines proposent même un système d’alerte en cas de dépassement !

De plus, grâce aux interfaces de gestion, vous bénéficiez de reportings, afin :

• de mieux superviser vos dépenses, le nombre de kilomètres effectués, la consommation d’essence, etc. ;
• d’identifier en un coup d’œil l’utilisation personnelle de la carte essence.

💡 À savoir : un usage abusif de la carte carburant donne lieu à des sanctions, allant parfois jusqu’au licenciement de l’employé concerné.

Enfin, au regard des bénéfices engendrés, notons que les cartes carburants restent très économiques.

En effet, les tarifs tournent souvent autour des 5 euros par mois.

Pour choisir la carte carburant qui vous convient, observez les composantes suivantes :

Il s’agit critère number 1 !

Et pour cause, la plupart des cartes essence ne sont pas valables dans l’ensemble des stations-service du territoire qui vous concerne. De plus, certaines peuvent être uniquement utilisées dans l’Hexagone, tandis que d’autres couvrent aussi l’Europe.

Il convient alors de vérifier en amont l’étendue du réseau, de sorte à éviter que vos collaborateurs ne soient obligés de parcourir des kilomètres supplémentaires pour trouver une station essence compatible (totalement contre-productif niveau financier !).

Nous l’avons vu, certaines cartes carburant proposent en prime de prendre en charge le règlement du stationnement ou encore des péages.

Certaines vont même encore plus loin :

• stations de lavage,
• gonflage des pneus,
• achats de consommables dans les points de vente des stations essence, etc.

À vous de déterminer quels sont les services réellement nécessaires pour votre usage.

Pour commencer, comparez les prix des cartes carburant en elles-mêmes. Toutefois, il est vrai qu’on a affaire à des tarifs plutôt compétitifs, s’élevant rarement au-dessus de 5 euros par mois.

Cependant, restez attentif, car à ce montant s’ajoutent souvent des frais supplémentaires, relatifs :

• à l’ouverture de compte,
• à la gestion de la carte carburant (généralement sous la forme d’un pourcentage sur le montant total des dépenses),
• aux divers services souscrits,
• au dépôt de garantie, dans le cadre des cartes prépayées.

Bien sûr, la note dépendra aussi du prix de l’essence à la pompe. Puisque les cartes carburant ne sont pas valables dans toutes les stations, soyez regardant quant aux tarifs appliqués sur le réseau.

Nous l’avons vu, les cartes carburant sont personnalisables, en particulier au niveau des plafonds de paiement et des jours d’utilisation autorisés.

Certaines peuvent même être limitées :

• à des zones géographiques,
• à des tranches horaires précises,
• par type de carburant.

La mise à disposition d’une carte carburant présente de nombreux atouts pour les collaborateurs, qui disposent alors d’un moyen de paiement très simple d’utilisation et ne sont plus contraints à avancer les frais.

Mais l’entreprise en tire également son lot d’avantages : plus besoin de subir une gestion des notes de frais fastidieuse ! En parallèle, elle maîtrise mieux son budget lié aux frais professionnels et se prémunit des abus de certains salariés peu scrupuleux.

Nombreux sont les acteurs sur le marché qui proposent ce dispositif, des sociétés pétrolières à la grande distribution, en passant par de nouveaux venus. D’où l’intérêt d’étudier scrupuleusement les différentes offres, pour trouver la plus alignée sur vos besoins réels.