Quelles solutions pour la géolocalisation et le suivi de votre flotte de véhicules ?

Par Samantha Mur
Le 10/11/2021
definition backgroundQuelles solutions pour la géolocalisation et le suivi de votre flotte de véhicules ?

Vous êtes gestionnaire d’un parc automobile en entreprise et souhaitez améliorer vos processus de gestion et de suivi de flotte ?

Ce n’est plus un secret, en passant à la digitalisation de votre parcours de gestion de véhicules, vous observerez de nombreux avantages pour votre entreprise, pour les conducteurs… et pour vous-même !

D’ailleurs, on vous montre en fin d’article en quoi l’adoption d’un tel logiciel vous facilitera la vie. Le choix d’un outil en ligne dédié à vos problématiques spécifiques se fera alors sans hésitation !

Suivi de flotte, géolocalisation de flotte : de quoi parle-t-on ?

Les missions clés du gestionnaire de flotte

Si le bon fonctionnement de votre entreprise repose sur la gestion d’une flotte automobile, votre rôle est de suivre et d’optimiser l’activité de vos véhicules.

👉  En pratique, vous êtes concerné·e dès lors que votre entreprise possède un parc de véhicules ou d’engins motorisés tels que :

  • des voitures,
  • des bus,
  • des fourgons,
  • des camions,
  • ou encore des engins de chantier.

Ce parc est plus ou moins important, en fonction de la taille de votre entreprise, et peut rassembler entre plusieurs dizaines et quelques centaines de véhicules.

En tant que gestionnaire de flotte, vous êtes garant·e des missions suivantes :

  • le pilotage quotidien de l’activité de votre flotte,
  • les frais et dépenses liés aux activités des véhicules,
  • la maintenance de chacun des véhicules,
  • la sécurité des conducteurs, etc.

Vous avez donc besoin d’un outil pour assurer la traçabilité de l’intégralité de votre flotte de véhicules et de votre personnel itinérant.

Suivi de flotte et géolocalisation : comment ça fonctionne ?

Le suivi de flotte est un dispositif qui collecte toutes les données dont vous avez besoin, à l’échelle de votre flotte : vitesse, kilométrage, itinéraire suivi, consommation de carburant, etc.

À partir des données recueillies, vous dégagez des informations et améliorez votre gestion de parc automobile.

Sur cette base, vous prenez plus aisément vos décisions stratégiques au quotidien :

  • Quel véhicule est le plus approprié pour recevoir cette nouvelle tâche ?
  • Où se trouve le livreur le plus proche ?
  • Votre collaborateur a-t-il terminé sa mission sur un tel chantier ?

Vous complétez ce système par la géolocalisation de flotte, qui vous rend plus efficace dans l’audit de votre flotte de véhicules, en suivant chacun des déplacements.

Concrètement, vous mettez en place des balises GPS qui vous aident à faire un suivi de tous les déplacements de vos véhicules en temps réel.

Pour que votre suivi de flotte soit le plus efficace possible, associez-le à un logiciel dédié qui vous aidera à analyser la quantité de données en les transformant en tableaux de bord, reportings ou alertes.

Votre suivi de flotte digitalisé : 5 bénéfices à la clé !

Voici tous les gains qui vous attendent en optant pour un système de suivi de flotte en ligne :

  • vous réduisez les coûts : grâce à l’étude intelligente des dépenses de carburant, et des comportements de conduite de vos collaborateurs, vous êtes en mesure de les sensibiliser et de les former pour améliorer leur consommation de carburant ;

  • vous anticipez les pannes : vous suivez l’état de chaque véhicule et organisez sa maintenance en temps et en heure, grâce à des alertes qui vous aident à programmer vos rendez-vous d’entretien ;

  • vous êtes actif dans la lutte contre le vol : les véhicules sont dotés d’une technologie qui alerte les gestionnaires dès qu’un engin franchit les limites d’une zone prédéfinie ;

  • vous assurez la sécurité des conducteurs : que ce soit sur le chantier ou en itinérance, les travailleurs isolés ont la possibilité d’alerter leur responsable dès qu’ils se trouvent en danger. Le dispositif permet également de faire de la prévention en indiquant lorsqu’une pause est recommandée ;

  • vous optimisez la gestion d’interventions : qu’il s’agisse de techniciens ou de commerciaux, vous améliorez l’affectation des missions de vos équipes mobiles : calcul d’itinéraire, gestion du trafic, optimisation des rendez-vous et des plannings, etc. Vous gagnez en productivité sur toute la ligne !

Excel ou logiciel dédié, choisissez l’outil adapté !

Votre suivi de parc automobile sur Excel : fausse bonne idée ?

La gestion de flotte sur Excel est votre quotidien ? On vous comprend, car l’outil est très simple à utiliser et ne nécessite pas d’achat de licence supplémentaire, tant que vous êtes équipé·e de la suite bureautique de Microsoft.

L’outil de tableur Excel contient de multiples options intéressantes, pratiques et économiques pour gérer des flottes de moins de 20 véhicules. Sa souplesse et ses possibilités de personnalisation en font aussi de grands atouts.

Mais des limites peuvent rapidement être atteintes :

  • pas d’intégration possible avec vos logiciels de comptabilité, de ressources humaines, de logistique, etc. Les données doivent être saisies manuellement lors de tout changement, ce qui est chronophage et comporte des risques d’erreur ;

  • le manque de lisibilité ou d’interaction entre vos données, lorsqu’elles deviennent nombreuses : plus de colonnes, de filtres, de masques, et donc des difficultés à atteindre une clarté dans vos tableaux croisés-dynamiques ;

  • des limites dans la traçabilité des données : qui a opéré les derniers changements sur le fichier ? Les dernières données sont-elles exactes et à jour ? Il n’est pas toujours garanti que vous travaillez sur la dernière version du fichier ;

  • des fonctionnalités réduites en matière de reporting : pas de mise à jour automatisée, à vous de le faire à la main. Si vous ne faites pas preuve d’une grande rigueur, vous risquez de fournir des informations erronées ou obsolètes, pouvant influencer des prises de décision fondées sur des données inexactes.

Selon vos besoins, on voit donc bien qu’Excel peut être très limitant. Si vous souhaitez mieux gérer votre parc automobile et de façon plus complète, de l’acquisition des véhicules jusqu’à leur restitution, une solution dédiée vous offrira des fonctionnalités avancées, dont vous ne pourrez plus vous passer !

Assurez votre suivi de flotte avec un logiciel dédié

Avec un logiciel de gestion de flotte, vous :

  • visualisez en un coup d’œil les informations clés relatives à votre flotte grâce à la centralisation des données sur une même interface ;
  • automatisez vos tâches répétitives et chronophages pour gagner du temps ;
  • recevez des notifications en temps réel pour vous prévenir d’événements importants (remplacement de véhicules, dépassement kilométrique atteint, expiration du contrôle technique, etc.) et effectuez un suivi efficace et automatisé ;
  • calculez plus facilement le TCO (Total Cost of Ownership) de votre flotte automobile et maîtrisez vos coûts ;
  • obtenez des outils de reporting instantanés pour un pilotage plus efficace.

💡 Sachez aussi que des API peuvent être mises en place pour intégrer le suivi de flotte à vos outils de gestion existants afin d’exploiter toutes les informations sur les heures de travail, les distances, les consommations, etc., et garder le contrôle des véhicules et des conducteurs.

Cela vous offre une meilleure efficacité et une productivité plus globale. Vous évitez les doublons de travail, la mise à jour fastidieuse de vos différentes bases de données et les risques d’erreur qui en découlent.

Autre possibilité, si vous êtes responsable d’une équipe d’intervention terrain (dans les secteurs de la maintenance, du BTP, du transport et de la logistique, etc.), vous avez sans doute besoin d’une solution de gestion plus complète.

🛠  Et si le suivi de votre flotte de véhicules était directement intégré dans une plateforme de gestion globale ? C’est le cas par exemple avec BigChange :

  • Vous disposez d’une vue d’ensemble de vos véhicules, de vos ressources, de vos stocks et de votre matériel au sein d’une même carte, pour suivre votre activité où que vous soyez et en temps réel.
  • Vous géolocalisez vos véhicules, et vous optimisez les itinéraires de vos collaborateurs : GPS intégré, calcul du temps de trajet, etc.
  • Tout votre parc automobile peut être géré, mais pas que ! C’est l’ensemble de vos activités opérationnelles qui sont prises en charge par cet outil : planification des travaux, gestion des ressources, et des interventions, service après-vente, etc.

Un outil complet qui s’adapte à toutes vos problématiques métier et assure que tout roule dans votre business.

Nos conseils pour vous équiper

À quoi devez-vous particulièrement vous attacher lors de votre choix d’outil ? Pour vous aider dans votre réflexion, tenez compte :

  • de la taille de votre parc et du nombre de véhicules,
  • des fonctionnalités indispensables qui répondront à vos besoins spécifiques (logiciel de suivi de flotte, traceurs GPS, solution globale, etc.),
  • de votre budget, mais aussi de la performance recherchée,
  • du niveau de formation nécessaire pour faciliter la prise en main à vos collaborateurs.

Vous savez désormais les options qui s’offrent à vous pour vous assister dans la réussite de vos missions. Quelle solution privilégiez-vous pour votre suivi de flotte ?

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