Comprendre l’optimisation des tournées pour mieux maîtriser les interventions

L’optimisation de tournées n’est pas qu’un simple processus amélioratif pour les entreprises : c’est un véritable enjeu stratégique. Surtout lorsqu’on sait qu’elle peut réduire le coût des tournées de 30 % (source : Shipti) !

Préparer et réaliser une tournée peut se faire de 1000 façons. Comment trouver celle permettant de gagner en efficacité, d’améliorer la relation client et de réduire les coûts de transport pour atteindre votre optimum ?

Focus sur l’optimisation de tournées de livraison ou d’intervention, ainsi que sur les meilleurs logiciels, à la fois soutiens opérationnels et véritables outils d’aide à la décision.

L’optimisation de tournée se définit comme le processus logistique permettant d’améliorer l’ensemble des tournées de votre flotte de véhicules.

Il consiste donc à déterminer, le plus souvent grâce à un logiciel dédié, le meilleur moyen d’enchaîner les différentes actions et trajets à effectuer, tout en considérant :

• toutes les ressources à disposition,
• ainsi que les diverses contraintes internes, externes et réglementaires.

Des tournées bien optimisées ont un impact positif sur :

• les personnes en charge de la planification des tournées, qui gagnent en visibilité et s’organisent mieux,
• les personnes chargées de réaliser les tournées elles-mêmes (livreurs, équipes commerciales, technicien·nes de maintenance, etc.) qui suivent un plan de tournées clair.

Toutes les activités sont concernées, qu’il s’agisse :

• de livraison de marchandises,
• de maintenance,
• de tournée commerciale,
• de services médicaux,
• de prestations de service à la personne,
• de collecte,
• de gestion des déchets, etc.

1. Réduire le nombre de kilomètres parcourus,
2. Réduire les frais afférents (carburant, stationnement, péage, assurance, etc.)
3. Réduire la durée des tournées,
4. Augmenter la valeur à chaque tournée : faire plus de livraisons, de rendez-vous client ou d’intervention dans une même tournée, mais aussi respecter les horaires davantage !
5. Augmenter la disponibilité du personnel (chauffeurs, intervenants, prestataires de services, etc.),
6. Optimiser la durée de vie de votre flotte de véhicules en minimisant les coûts d’usage.

Notre conseil 👉  Pour gagner en visibilité et mesurer l’optimisation de vos tournées, définissez des indicateurs pour chaque objectif. En les suivant dans un tableau de bord, vous serez à même de savoir si, oui ou non, vos tournées sont optimisées.

• Les contraintes externes :
  • disponibilité ou créneaux horaires d’ouverture des clients,
  • trafic routier,
  • défis du dernier kilomètre,
  • accessibilité à la zone de livraison et de déchargement,
  • réseau routier, etc.
    
    
• Les contraintes internes :
  • ressources humaines disponibles et compétences,
  • nombre, type et capacités des camions et autres véhicules à disposition,
  • horaires de travail, etc.
    
    
• Les contraintes réglementaires :
  • temps de travail et temps de repos des chauffeurs et livreurs,
  • restrictions d’accès dans certaines zones pour plusieurs types de véhicules comme les poids lourds ou les véhicules polluants,
  • nature de la marchandise à livrer (contraintes spécifiques liées à la livraison de produits frais ou de combustibles par exemple), etc.

Qui dit optimisation des tournées dit optimisation de l’utilisation des ressources humaines et matérielles. Elle permet en effet d’affecter les bonnes ressources au bon endroit, au moment opportun.

En outre, elle permet d’activer d’autres leviers de rentabilité :

• réduction de la flotte de véhicules ainsi que des frais de carburant,
• diminution du transport à vide,
• augmentation globale de la productivité.

✅  L’utilisation d’un logiciel d’optimisation de tournées permet de réduire de 5 à 15 % vos coûts opérationnels. (Source : PTV Group)

Le gain de temps opère à la fois :

• lors de la construction des tournées, grâce à l’utilisation d’un logiciel qui automatise un certain nombre de tâches, tout en considérant un ensemble de données et de contraintes qui vous sont propres ;
• au moment de la tournée en elle-même :
  • réduction du nombre de kilomètres à parcourir,
  • optimisation de la quantité de tournées à effectuer dans la journée,
  • prise en compte en temps réel des aléas, de trafic par exemple, etc.

Grâce à une tournée optimisée, vous :

• évitez les retards ;
• réduisez les délais de livraison ;
• répondez aux exigences et contraintes des clients (horaires, disponibilité, accessibilité des points de livraison, etc.) ;
• gagnez en réactivité en cas d’aléa rencontré en cours de tournée,
• et vous êtes en mesure d’en informer le client en temps réel.

En somme, vous augmentez la qualité de vos services.

Enfin, en raison de la réduction du nombre de kilomètres parcourus et d’une meilleure utilisation de votre flotte de véhicules, l’optimisation de tournées conduit à une diminution de vos émissions de CO₂.

De quoi véhiculer une image positive et responsable de votre entreprise !

En optimisant vos tournées grâce à un logiciel dédié, vous mettez à jour les données de vos stocks en temps réel par la même occasion. Et ce, que vous utilisiez un WMS (Warehouse Management System) ou que ce soit géré directement par votre outil de gestion des tournées.

Exemple : un de vos techniciens est en intervention chez un client et utilise une pièce pour réparer une chaudière.

• Il le renseigne directement dans l’outil à la fin de son intervention.
• Vos stocks sont mis à jour automatiquement.
• Idem pour toute votre équipe de technicien·nes : pas besoin d’attendre de repasser au bureau pour transmettre l’information… et peut-être constater le niveau critique de stock pour cette pièce !

1. Ordonner les étapes de la tournée pour définir l’ordre des tâches à réaliser. Appuyez-vous sur votre objectif principal :
   • souhaitez-vous faire le plus de visites possible dans une journée ?
   • réduire le nombre de kilomètres ?
     
     
2. Construisez la tournée :
   • matérialisez sur une carte les visites à réaliser,
   • vous obtenez plusieurs nuages de points selon les contraintes (ressources humaines, horaires, etc.) à prendre en compte sur une journée donnée,
     
     
3. Passez à la planification de la tournée : elle va plus loin que la construction puisqu’elle
   • choisit un nuage de point et en fait un itinéraire grâce à l’algorithme d’optimisation de tournée,
   • opère des choix stratégiques pour la tournée (telle visite prendrait trop de temps, elle sera réalisée le lendemain),
     
     
4. Élaborer un plan de tournée : il fait figurer les différents itinéraires des véhicules concernés sur une période donnée (une journée par exemple).

L’optimisation de tournées avec Excel, « gratuit » en apparence puisque de nombreuses entreprises l’ont déjà installé, peut sembler une bonne solution. Et elle l’est, si vous effectuez peu de tournées chaque mois.

Mais elle atteint vite ses limites dès que l’activité s’intensifie, que les tournées et livraisons se multiplient. D’autant plus si vous devez composer avec un nombre croissant de contraintes !

In fine, entre la perte de temps et le manque de rationalisation dû aux limites de l’esprit humain qui ne possède pas les capacités d’un algorithme informatique, l’utilisation d’Excel devient peu rentable au regard du ROI dégagé par l’emploi d’un logiciel de gestion des tournées adapté.

Alors, comment opérer votre transition digitale, concrètement ? Notre Livre Blanc produit en collaboration avec BigChange vous donne 5 clés pour la réussir en toute simplicité, afin de passer à une optimisation des tournées et des interventions fluide et efficace !

Si vous êtes convaincu·e, découvrez sans plus attendre notre sélection de logiciels pour vous faciliter la tâche :

AntsRoute, développé par une entreprise française, a pour objectif d’optimiser les tournées des entreprises de livraison et d’intervention tout au long du processus.

AntsRoute en quelques mots :

• Les plannings se font de manière intelligente en intégrant l’ensemble de vos contraintes. Puis, grâce à une application mobile, vous suivez vos agents sur le terrain et êtes en mesure de réagir en cas d’aléas, en modifiant l’ordonnancement des activités de la tournée par exemple.
  
  

• Grâce à l’accès à des pièces jointes depuis l’application, vous simplifiez les procédures d’interventions. Vous créez également des rapports directement sur place (avec commentaires, photos, signature du client, etc.) pour gagner du temps.
  
  
• Interagissez avec vos clients tout au long du processus afin d’augmenter leur satisfaction, grâce à l’envoi de notifications pour signifier l'arrivée imminente du livreur par exemple.

Divalto weavy est un logiciel de gestion d’interventions adapté aux équipes mobiles : techniciens et équipes commerciales ont accès à toutes les informations nécessaires sur le terrain via une application mobile.

Divalto weavy en quelques mots :

• Le logiciel présente la feuille de route de chaque intervenant dans l’application : en début de journée, chacun connaît le programme de sa journée (heures, lieux, durées et motifs d’interventions).
  
  
• La navigation GPS intégrée est pensée pour optimiser les déplacements.
  
  
• Les données sont mises à jour en temps réel : les temps de trajet, le temps passé en intervention, mais également les informations clients et liées à l’intervention.
  
  
• Une intervention urgente est relevée par le planificateur au bureau ? L’intervenant est prévenu sur son mobile grâce à un système de notifications : il peut adapter et optimiser sa tournée immédiatement.

Ermeo est une solution digitale qui permet de planifier et optimiser ses interventions terrain (inspection des équipements, ronde technique de maintenance, etc.).

Ermeo en quelques mots :

• Vous disposez d’une base documentaire entièrement digitalisée qui offre une traçabilité complète de toutes vos données terrain et facilite leur analyse ;
  
  
• Vous avez accès à l’ensemble de votre documentation technique et à l’historique de vos interventions à tout moment ;
  
  
• Vous et vos équipes bénéficiez du mode hors ligne pour utiliser la solution en toute circonstance en conservant le pré-remplissage des informations ;
  
  
• Les API de l’outil permettent de s’intégrer à la plupart des logiciels de GMAO, de BI et de GED.

Kardinal optimise les tournées en temps réel pour les flottes de véhicules de taille moyenne ou grande.

Kardinal en quelques mots :

• Le logiciel permet de planifier facilement vos opérations en simulant différents scénarios afin que vous optiez pour le plus avantageux au regard de vos objectifs et de vos spécificités.
  
  

• Le fonctionnement en continu et en temps réel est le gros atout de Kardinal. En effet, son algorithme ne cesse d’optimiser les tournées, dès lors que les équipes prennent la route. Ainsi, vous gérez efficacement les aléas sur le terrain (problèmes de circulation, panne du véhicule, etc.).
  
  

• Cet outil utilise également le machine learning, dans un objectif d’amélioration continue. En d’autres termes, il «apprend» des tournées passées afin de rendre les futures encore plus performantes.

Mapotempo s’adresse à tout type d’entreprise et de secteur d’activité, grâce à un modèle adapté aux besoins de chacun.

Mapotempo en quelques mots :

• Le logiciel de gestion de tournées propose toutes les fonctionnalités attendues, telles que la planification et l’optimisation, le calcul d’itinéraires, le suivi en temps réel ou encore un système d’alertes clients.
  
  

• Il est disponible en open source. Vous bénéficiez ainsi d’une solution transparente et pérenne, puisqu’une communauté de contributeurs participe à son amélioration continue.
  
  
• Des API (ERP, CRM, WMS, TMS) sont disponibles pour enrichir l’outil et proposer une approche globale de vos métiers.
  
  

• Mapotempo propose un accompagnement personnalisé et des tarifs qui s'adaptent à la configuration de votre entreprise, car déterminés en fonction de votre flotte et de votre projet.

Praxedo s’adresse à tous les prestataires terrain gérant des équipes de techniciens, d’inspecteurs, d’auditeurs ou de conducteurs-chauffeurs, dans des secteurs d’activités variés (BTP, télécom, sécurité, facility management, etc.).

Praxedo en quelques mots :

• C’est un logiciel à destination du planificateur pour programmer et monitorer la conduite d’activité, doté d’une application mobile pour les équipes terrain.
  
  
• Grâce à l’intelligence artificielle, le Smart Scheduler offre une planification intelligente et automatique en fonction des contraintes connues (compétences des techniciens, urgences, localisation) et des variables comme les indicateurs métiers, la proximité géographique, le trafic, etc.
  
  

• La géolocalisation des dispositifs mobiles permet de situer exactement où sont les techniciens en temps réel, pour un suivi optimal des tournées et une amélioration de la productivité.

Twimm facilite la gestion des interventions de maintenance et l’optimisation des tournées pour les prestataires de services, en s’adaptant à leurs spécificités métier (CVC, électricité, nettoyage, détection incendie, ascenseurs, etc.).

Twimm en quelques mots :

• un logiciel de gestion des interventions et des tournées dynamique et performant pour vos travaux et activités de maintenance multitechnique et multiservice ;
  
  
• la planification et le pilotage de vos interventions facilités : une collaboration optimale entre les opérateurs bureau et les techniciens grâce à des données accessibles en temps réel sur tout l’écosystème logiciel ;
  
  
• des fonctionnalités d’optimisation de vos tournées avec le calcul du temps de trajet et système GPS intégré ;
  
  
• une application mobile (smartphone, tablette) pour une utilisation terrain et en mode déconnecté, permettant de gagner en productivité même en mobilité.

L’optimisation des tournées semble donc indissociable de l’utilisation de logiciels, capables d’ingénieux calculs et de prendre en compte des paramètres très variés, pour vos tournées actuelles et futures.

Gardons toutefois à l’esprit que s’ils constituent un support (certes précieux), l’expérience des femmes et des hommes sur le terrain est également un atout. En tirant parti de leur savoir, vous renforcez vos chances d’atteindre vos objectifs d’efficacité et de rentabilité !