Comment organiser une tournée commerciale efficace ? Méthodes & outils

La tournée commerciale représente l’ensemble des visites clients et prospects réalisées par un commercial sur une durée et dans une zone géographique déterminées.

Elle nécessite donc une bonne organisation pour garantir une bonne exploitation du temps et des ressources humaines.

Nous vous présentons les enjeux de la tournée commerciale, quelques méthodes et des outils pour vous faciliter la vie !

La tournée commerciale sert souvent des objectifs de vente. Mais ses enjeux sont en réalité plus complexes que cela, parmi eux :

• la prospection terrain,
• la livraison de marchandises,
• la démonstration de produits,
• la connaissance client,
• le service après-vente,
• la fidélisation client.

Qui dit tournée commerciale dit plan de tournée commerciale. Ils sont indissociables.

Organiser une tournée de livraison ou de visites clients ne s’improvise pas, au risque de perdre énormément de temps.

Un plan de tournée commerciale est le document, sous forme de carte ou de calendrier, servant à planifier toutes les visites commerciales à réaliser sur une journée, une semaine ou un mois. 

L’objectif est d’enchaîner un maximum de rencontres tout en limitant les frais de déplacement ainsi que les temps de trajet, en fonction de la situation géographique des clients et des commerciaux, et le mode de transport de ces derniers.

Avant de procéder à la schématisation des tournées, le responsable commercial évalue :

• le potentiel de visite, c’est-à-dire le temps de travail que ses forces de vente peuvent consacrer aux visites clients, en prenant en compte :
• les jours fériés, de congés, de formations, etc.,
• l’étendue du secteur,
• le temps idéal à consacrer à chaque visite selon l’objectif,
• le temps de trajet entre chaque rendez-vous, avec une marge de sécurité,
• la disponibilité des clients ;
  
  
• le potentiel client/prospect : qui visiter prioritairement pour avoir le meilleur retour sur investissement ? ;
  
  
• le bénéfice attendu : coûts des tournées par rapport au chiffre d’affaires escompté.

En fonction de ces estimations, il opte pour le type d’itinéraire qu’il juge le plus rentable :

La zone à couvrir est divisée en pétales, leur nombre dépendant de sa taille. Le cœur de la fleur représente le bureau ou le domicile du commercial.

Ce dernier débute sa tournée par le client le plus éloigné (à maximum 1 h 30 de distance) et revient progressivement vers son point de départ à la fin de la journée.

☝️ Certains préconisent une division en 16 pétales correspondant à 16 secteurs et donc 16 tournées sur le mois, ce qui laisse 4 jours ouvrés pour procéder à des visites imprévues ou urgentes.

C’est le même principe que la tournée en marguerite sauf que la zone est moins étendue et qu’il n’y a que 4 secteurs, correspondant aux 4 feuilles du trèfle.

Comme pour la première méthode, la clientèle y est bien répartie, pour un nombre de visites à peu près équivalent chaque jour.

Le commercial peut organiser une tournée par jour et garder le 5e jour pour le travail sédentaire ou pallier les demandes de rendez-vous de dernière minute.

Pour une zone étendue et traversée par un axe central, comme une autoroute, où les clients sont très dispersés.

Méthode : le commercial emprunte l’axe principal et commence directement sa journée avec le client le plus éloigné. Il revient progressivement vers son point de départ, en allant à la rencontre de ceux qui se situent de part et d’autre de l’axe, au fur et à mesure de son trajet retour.

Méthode adaptée aux tournées plus longues et sur des secteurs plus importants, le commercial se déplace en spirale en s’arrêtant chez chaque client, pour finir avec celui qui est le plus éloigné. 

Oubliez la recherche d’un plan de tournée gratuit ou la réalisation du plan de tournée commerciale sur Excel.

Un bon enchaînement de visites clients n’est pas figé, cela se calcule et se recalcule en fonction des aléas du terrain. 

Et rien n’est plus efficace qu’un logiciel doté d’une intelligence artificielle pour le faire à votre place, ou rechercher un nouveau client à proximité en cas d’annulation ou d’absence d’un autre.

Vous économiserez un temps précieux et gagnerez en efficacité. Pour en savoir plus les solutions d’optimisation des tournées. ⤵️

☝️ Mais n’oublions pas qu’un logiciel de gestion des tournées n’est pas le seul outil dont ait besoin un commercial mobile ; sont tout aussi indispensables :

• la création de documents commerciaux sur mesure et personnalisés, en déplacement,  
• la prise de notes, la centralisation et le partage des échanges clients avec le bureau, en temps réel.

Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser Kizeo Forms, application mobile de gestion commerciale.

Elle permet aussi d’envoyer sur le smartphone ou la tablette des commerciaux les données clients, comme les adresses auxquelles ils doivent se rendre.

Sellsy, par exemple,  est une suite CRM française complète et modulaire qui vous accompagne dans la gestion de vos activités commerciales. À l’aide son application mobile intuitive, les commerciaux partagent en temps réel leurs activités, même en déplacement ce qui vous permet de suivre leurs performances, où qu’elles soient. Véritable outil tout-en-un, vous profitez également de fonctionnalités de collaboration efficaces lors de tournées commerciales : un agenda partagé mis à jour en temps réel, un module de suivi des opportunités, un système de lead scoring intelligent, une vue pipeline et des tableaux de bords commerciaux, et bien plus encore !

Enfin, savez-vous qu’il existe des CRM mobiles dotés de fonctionnalités de géolocalisation ? C’est le cas de Divalto weavy, qui organise toutes vos activités sur le terrain avec notamment :

• l’optimisation et la priorisation des déplacements à l’aide d’indicateurs,
• le suivi des activités et de l’ordre des déplacements sur une carte,
• la prise de commande mobile avec un accès aux stocks, etc.

Le tout disponible en version applicative et connecté à votre logiciel ERP.

Et vous, qu’utilisez-vous pour faciliter le travail de vos commerciaux en tournée ?

🤓  Dernier conseil : calculez régulièrement la rentabilité de vos tournées afin d’ajuster la planification des prochaines !

Article mis à jour, initialement publié en janvier 2021.