5 étapes pour gérer votre parc automobile, sans faire fausse route

La gestion d’un parc automobile est un poste capital au bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille. En fonction des besoins des collaborateurs et des salariés, le gestionnaire de parc automobile doit pouvoir optimiser les coûts, gérer le stockage de ses véhicules et les attribuer en plus de veiller à leur fonctionnement.

Manager efficacement un parc automobile n’est donc pas chose facile.

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Un parc automobile est un ensemble de véhicules appartenant à une entreprise, soit toutes les voitures qu’utilisent les employés de votre organisation.

Il existe plusieurs types de véhicules comme :

• des voitures de fonction,
• des voitures de service,
• des camions,
• des véhicules utilitaires,
• des deux-roues.

En bref, tous les engins capables d’assurer les déplacements professionnels de vos salariés.

Déléguer la tâche du parc automobile à un fleet manager peut s’avérer utile lorsque la taille de votre entreprise l’exige. Son rôle est d’améliorer la productivité d’une entreprise en organisant sa flotte de véhicules avec l’entretien, la souscription de contrat ou même la gestion des conducteurs.

En bref, ses activités principales se résument à :

• la gestion administrative,
• la gestion financière,
• la gestion des véhicules,
• la gestion des conducteurs.

Afin d’organiser au mieux votre parc automobile et ainsi vous permettre de faire des économies et d’améliorer la productivité de votre entreprise, vous devez établir une stratégie afin d’optimiser les coûts de transport de votre entreprise.

Il s’agit de faire particulièrement attention :

• à la sécurité de vos salariés en apportant des règles strictes et légales,
• au respect de l’environnement avec les contraintes d’émission de gaz polluants,
• à la réduction des coûts à court, moyen et long terme.

Avant toute chose, il est primordial de déterminer la nature de votre parc automobile. Vous avez le choix entre un parc automobile interne ou externe.

La première possibilité est de gérer par vous-même votre parc automobile, c’est en général la méthode utilisée lorsque l’entreprise est de petite taille avec peu de véhicules au sein de l’organisation. On préconisera davantage un prestataire externe si votre entreprise commence à croître en termes de salariés, de chiffres d’affaires (et donc un budget dédié supplémentaire) ou que le nombre de véhicules est susceptible d’augmenter.

Il convient de choisir le mode de financement adapté aux besoins de votre entreprise. Il existe 5 différents types de financement de véhicules :

• la location à courte durée,
• la location à moyenne durée,
• la location à longue durée,
• la location avec option d’achat,
• l’achat.

💡 À noter : sélectionnez la marque, le modèle et les équipements de vos véhicules selon votre charte automobile ou car policy, c’est-à-dire, la politique automobile que le CEO, les ressources humaines et d’autres services auront choisie afin de réglementer l’utilisation des véhicules.

Afin de rester dans les normes légales, d’assurer la mise à disposition de véhicules performants pour vos salariés, et d’éviter ainsi de possibles casses, vous devez entretenir vos véhicules.

Certaines démarches sont obligatoires comme le contrôle technique et s’effectuent tous les ans ou tous les deux ans ou tous les 15 000 km pour les voitures à essence et jusqu’à 20 000 km pour les diesels.

Il fortement recommandé de vérifier aussi régulièrement :

• la vidange,
• la révision,
• les pneus.

Les frais d’entretien et de carburant représentent une part significative du coût d’un parc automobile. En adoptant les bons comportements, vos salariés peuvent limiter les accidents d’une part, leur consommation avec une conduite éco-responsable d’autre part, et useront moins leurs véhicules.

Prévoyez une réunion de prévention auprès de vos salariés avant de leur laisser utiliser les véhicules. Vous pouvez notamment présenter les méthodes de conduite pour économiser du carburant comme diminuer sa vitesse ou anticiper le freinage.

L’assurance de vos véhicules est obligatoire, que vous rouliez avec ou non. Vous pouvez être exempté de coefficient de réduction majoration (malus/bonus) en adhérant à un contrat dédié (contrat d’assurance flotte) ou de franchise à payer.

L’assurance flotte assure tous vos véhicules en un seul contrat et en fonction des négociations, vous pouvez obtenir de nombreux avantages.

En cas d’accident, prévenez immédiatement votre assurance afin d’être indemnisé dans les plus brefs délais. Si vous avez effectué les démarches, vous aurez même la possibilité d’emprunter un véhicule de rechange.

Tournez-vous vers des outils adaptés afin de gagner non seulement en temps, mais aussi en productivité.

Parmi eux existent les GPS directement intégrés à bord des véhicules afin que vos salariés limitent leur temps de déplacement ou des logiciels de suivi de flotte. La géolocalisation est également un moyen efficace pour le registre des itinéraires et pour surveiller le comportement de vos salariés au volant. Grâce à ces outils, vous obtenez des informations utiles et précises pour orienter vos prises de décision et définir la meilleure stratégie.

Et vous, quels conseils donneriez-vous au gestionnaire automobile ? Dites-nous cela en commentaires !