

Vous souhaitez connaître les modalités de remboursement de vos notes de frais pour les gérer plus efficacement ? Suivez nos 5 conseils incontournables !
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Selon les types de dépenses, l’administration fiscale offre à l’employeur le choix entre 2 modalités de remboursement des frais professionnels :
Poursuivez la lecture pour connaître les conditions applicables, les frais concernés mais aussi ce que dit la loi sur les obligations et le délai de remboursement des frais professionnels. ⤵️
Frais de repas, de transport, indemnités kilométriques, les frais professionnels remboursés sont ceux avancés par le salarié dans le cadre de missions qui lui sont confiées par son entreprise.
Il n’y a pas de format imposé pour une demande de remboursement (ou note de frais), mais il y a des champs qui doivent impérativement apparaître et des justificatifs à fournir, dans le cas d’une indemnisation au réel.
En cas de perte des justificatifs, et si un duplicata ne peut être obtenu ou un relevé bancaire présenté, une attestation sur l’honneur est nécessaire. Elle doit mentionner :
Aucun délai légal précis n’est défini pour la fourniture des justificatifs, mais l’employeur peut en imposer un par simple communication interne (une note de service par exemple). Passé ce délai, qui ne concerne que les justificatifs, les frais peuvent ne pas être remboursés.
Rembourser les frais professionnels engagés par les salariés est une obligation qui incombe à l’employeur.
Même si une clause du contrat de travail stipule que l’employeur ne rembourse pas les frais professionnels et qu’ils sont à la charge du salarié ; la clause est réputée non écrite et jugée illégale.
En effet selon une jurisprudence de la Cour de cassation (9 janvier 2001, n° 98-44.833) : « Les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui est due ».
Le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable dès réception des documents, mais la loi ne précise pas de délai.
Le remboursement des frais professionnels sur la fiche de paie du mois suivant est plutôt courant, et conseillé pour maintenir la motivation de vos collaborateurs.
☝️ Le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale » et réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense, à condition d’avoir livré ses justificatifs dans les délais, s’il y en a.
Dans certains cas, le salarié est remboursé au réel : l’employeur lui rembourse l’exactitude des sommes dépensées.
☝️ Note : le remboursement des frais professionnels du dirigeant non-salarié se fait également au réel. Concernant les frais kilométriques, la·le gérant·e, PDG, dirigeant·e peut utiliser sa voiture personnelle à des fins professionnelles et appliquer le barème kilométrique en vigueur.
Dans certains cas, l’employeur peut choisir de verser une allocation forfaitaire (prime de transport, prime de repas, etc.), dont le montant maximum est fixé chaque année par l’Urssaf via des barèmes.
Pour chaque type de frais, découvrez tous les barèmes Urssaf, notamment le barème kilométrique, pour connaître les seuils à ne pas dépasser et que cette indemnisation soit exonérée de cotisations.
Pour certaines catégories de métiers, l’employeur peut décider d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique, pour diminuer l’assiette des cotisations salariales et patronales.
Exemples de métiers concernés : VRP, artistes, ouvriers du bâtiment.
Si vous vous posez plus de questions sur les conditions et les modalités de remboursement des frais professionnels, n’hésitez pas à consulter les autres articles du dossier.