Remboursement des frais professionnels : modes et délai légal

par Nathalie Pouillard le 19/10/2020
Quelles sont les options offertes à l'employeur en termes de remboursement des frais ? Sous quelles conditions et dans quel délai ? Au réel, au forfait, déduction forfaitaire spécifique, tout ce qu'il faut savoir !

Selon les types de dépenses, l’administration fiscale permet plusieurs modes de remboursement de frais professionnels à l’employeur :

  • le remboursement des frais professionnels au réel, c’est-à-dire des dépenses réellement effectuées,
  • le versement d’allocations forfaitaires à ses employés,
  • l’application de la déduction forfaitaire spécifique à certains métiers.

Poursuivez la lecture pour connaître les conditions applicables, les frais concernés mais aussi ce que dit la loi sur la forme et le délai de remboursement de la note de frais. ⤵️

    L’indemnisation basée sur les frais réels

    Dans certains cas, le salarié est remboursé au réel : l’employeur lui rembourse l’exactitude des sommes dépensées.

    Conditions d’application de l’indemnisation au réel

    • L’employé est tenu de présenter l’intégralité des justificatifs (tickets de caisse, additions, factures de plein d’essence, etc.) et de remplir une note de frais.
    • L’entreprise doit conserver tous les justificatifs pendant 10 ans pour les fournir en cas de contrôle Urssaf.
    • Le gestionnaire de la paie doit tenir compte de l’exonération totale de cotisations concernant les sommes remboursées.

    La liste des frais professionnels indemnisés au réel

    • les dépenses engagées par le salarié en télétravail,
    • les coûts engendrés concernant les NTIC (logiciel, internet, etc.),
    • les frais de déménagement et de mobilité professionnelle,
    • les charges supportées par le personnel détaché à l’étranger ou muté en France par une société étrangère,
    • les sommes dépensées par un collaborateur dans le cadre d’une mobilité professionnelle vers les territoires d’outre-mer et vice-versa,
    • les sommes dépensées par un collaborateur dans le cadre d’une mobilité professionnelle d’un territoire d’outre-mer vers un autre territoire d’outre-mer.

    ☝️ Note : le remboursement des frais professionnels du dirigeant non-salarié se fait également au réel.
    Concernant les frais kilométriques, la·le gérant·e, PDG, dirigeant·e peut utiliser sa voiture personnelle à des fins professionnelles et appliquer le barème kilométrique en vigueur.

    L’indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire

    Dans certains cas, l’employeur peut choisir de verser une allocation forfaitaire, dont le montant maximum est fixé chaque année par l’Urssaf via des barèmes.

    Conditions d’application des indemnités forfaitaires

    • Cette indemnité versée au salarié pour couvrir ses frais professionnels ne doit pas dépasser les limites définies par la loi pour être exonérée de cotisations sociales.
    • L’employeur n’est pas tenu de justifier les dépenses encourues par des factures, mais doit être capable de démontrer la situation de fait.
    • Exemple : le salarié doit se déplacer en rendez-vous client à 200 kilomètres du lieu de travail.

    Plusieurs barèmes Urssaf s’appliquent suivant la nature des frais professionnels (repas, déplacement, etc.).

    Les barèmes Urssaf applicables

    Pour chaque type de frais, découvrez tous les barèmes Urssaf, notamment le barème kilométrique, pour connaître les seuils à ne pas dépasser et que cette indemnisation soit exonérée de cotisations.

    L’application d’une déduction forfaitaire spécifique

    Pour certaines catégories de métiers, l’employeur peut décider d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique.

    Exemples de métiers concernés : VRP, artistes, ouvriers du bâtiment.

    Conditions d’application de la déduction forfaitaire spécifique

    • Le métier doit faire partie de la liste des professions éligibles établie par l’administration.
    • La somme déduite ne peut excéder 7 600 € par année civile et par employé.
    • Les représentants du personnel doivent avoir signifié leur accord.
    • La déduction ne peut être cumulable avec l’exonération de cotisations concernant les remboursements de frais professionnels.

    Exemple de calcul d’une déduction forfaitaire spécifique

    Situation :

    • un employé a gagné 50 000 € salaire et primes confondus ;
    • il a aussi empoché 5 000 € d’indemnités forfaitaires pour frais professionnels ;
    • à sa catégorie professionnelle est associé un abattement de 20 %.

    Calcul :

    • 50 000 € + 5 000 € = 55 000 €
    • rémunération + indemnités forfaitaires = 55 000 €
    • (55 000 € x 20)/100 = 11 000 €
    • Le plafond de déduction de 7 600 € est dépassé.
    • L’employeur doit donc appliquer le plafond de déduction : 55 000 € - 7 600 € = 47 400 €.
    • Les cotisations seront appliquées et calculées sur la somme de 47 400 €.

    Loi & note de frais, quelques infos clés

    En plus des différents modes de remboursement présentés ci-dessus, pour les frais professionnels applicables, y a-t-il une forme à respecter pour la note de frais et ses justificatifs ? Qu’en est-il du délai de remboursement ?

    Quelle forme doit prendre une note de frais ?

    Il n’y a pas de format imposé pour la note de frais, dont le modèle peut être fait sous Excel, Word, ou via une application professionnelle.

    Mais il y a des champs qui doivent impérativement apparaître et elle doit être accompagnée de justificatifs dans le cas d’une indemnisation au réel.

    Lire aussi : Comment faire une note de frais et comment la traiter ? Casse-tête résolu !

    En cas de perte de ces derniers, et si un duplicata ne peut être obtenu ou un relevé bancaire présenté, une attestation sur l’honneur est nécessaire. Elle doit mentionner :

    • l’identité de l’employé·e,
    • ses coordonnées,
    • un rappel de la situation,
    • la nature et le montant des frais avancés,
    • la mention « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».

    Aucun délai légal précis n’est défini pour la fourniture des justificatifs par le salarié à son employeur, mais ce dernier peut en imposer un par simple communication interne (une note de service par exemple).
    Passé ce délai, qui ne concerne que les justificatifs, les frais peuvent ne pas être remboursés.

    Mais pour la note de frais elle-même, le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale », il peut donc réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense, à condition d’avoir livré ses justificatifs dans les délais, s’il y en a.

    Côté employeur, le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable dès réception des documents, mais la loi ne précise pas de délai. Le remboursement de la note de frais sur la fiche de paie du mois suivant est plutôt courant, et conseillé pour maintenir la motivation de vos collaborateurs.

    Lire aussi : Tout ce qu'il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques