Qu’est ce qu’un ordre de mission et quelles sont ses mentions obligatoires ? (+ modèle gratuit à télécharger)

Que ce soit pour un rendez-vous à proximité ou un déplacement professionnel à l’international, l’ordre de mission est essentiel pour les employeurs comme pour les collaborateurs. Il protège les deux parties en précisant les conditions de déplacement et de prise en charge des frais professionnels liées à la mission.

Il permet une meilleure gestion des notes de frais et représente une preuve juridiquement recevable en cas d’imprévus. Il est adaptable à tous types d’entreprises mais son obligation légale est toujours au cœur des discussions.

Qu’est-ce que l’ordre de mission ? À quoi sert-il exactement ? Quelles sont ses mentions légales ? Comment l’optimiser pour améliorer votre gestion de note des frais ? Réponses dans cet article.

Un ordre de mission est un document descriptif professionnel généralement sous format Word ou PDF, qui permet à un salarié de se déplacer pendant ses heures de travail dans le but de réaliser ses missions professionnelles. Il présente plusieurs avantages pour les salariés :

• Ils bénéficient des avantages et de la protection de leurs statuts même lorsqu’ils sont en dehors de l’entreprise.
• Cela leur assure également d’être couverts en cas d’accident de travail.
• Ils peuvent demander un remboursement des frais professionnels, aussi appelés frais de mission. Ces frais comprennent principalement les frais de déplacement (transport), de repas et d’hébergement.

L’employeur quant à lui, bénéficie d’une gestion de note de frais plus optimale, plus claire et plus organisée. Tous les déplacements sont détaillés et signés, ce qui le protège lui aussi en cas d’imprévus.

L’ordre de mission est un document obligatoire pour tous les salariés souhaitant ou devant se déplacer en voyage d’affaires, qu’il soit international ou pas. Il doit respecter un format bien spécifique pour être recevable juridiquement. Il peut donc prendre plusieurs formes :

• formulaire,
• lettre,
• document Word converti en PDF.

⚠️  Un email ne peut pas remplacer ce document officiel. Il ne sera pas recevable.

En effet, d’après l’article L411-2 du Code de la sécurité sociale, un déplacement professionnel peut être considéré comme un voyage privé. Il est donc dans l’intérêt du salarié de demander un ordre de mission avant de partir en mission.

Lorsqu’un employé doit faire un déplacement professionnel dans le cadre de la réalisation de ses missions, il doit demander l’autorisation à son manager. Pour ce faire, il doit renseigner plusieurs informations plus ou moins précises sur son déplacement.

👉  Les mentions obligatoires sont détaillées un peu plus bas dans l’article !

Dans le cas où un employé doit faire un voyage professionnel, il doit demander validation auprès :

• de son manager par le biais d’un ordre de mission,
• des services de réservations, en précisant les informations principales de son déplacement sans entrer dans les détails. C’est aux services spécialisés de s’occuper de l’organisation de son voyage en fonction des tarifs, des disponibilités et du budget alloué par l’entreprise.

Lorsqu’un employé doit acheter du matériel professionnel dans le cadre de la réalisation de ses missions, il doit faire une demande de validation auprès de son manager et/ou de la personne concernée.

👉  Il peut donc demander un ordre de mission en joignant un devis en tant que justificatif, accompagné de la raison qui motive l’achat de ce matériel.

Pour qu’un ordre de mission soit valide et recevable aux yeux de la loi, les mentions suivantes doivent y figurer :

• l’objet de la mission ;
• les dates de voyages et/ou de déplacements aller et retour ;
• les horaires de voyage aller et retour ;
• l’adresse complète du lieu où le déplacement va se dérouler ;
• les moyens de déplacement que le salarié sera amené à utiliser (aéroports et gares doivent également être indiqués) ;
• son adresse personnelle ;
• la signature de l’employeur

👉  L’ordre de mission doit par la suite être converti en format PDF.

Vous préférez une solution plus rapide et plus efficace pour rédiger votre ordre de mission ? Vous pouvez télécharger notre modèle d’ordre de mission sous format Word.

Vous pourrez ainsi, avoir accès à une structure d’ordre de mission déjà complète. Vous n’aurez qu’à ajouter vos propres informations, la faire signer par vous-même ainsi que par le salarié en question et la télécharger sous format PDF.

Les logiciels de gestion de note des frais proposent des fonctionnalités vous permettant de paramétrer vos demandes de déplacement dématérialisées en fonction des critères spécifiques de votre politique d’entreprise.

Lorsque vous faites face à une dépense de note de frais, vos collaborateurs renseignent des champs avec plus ou moins de détails, ce qui relie automatiquement votre ordre de mission à cette dépense.

👉  Cela offre à votre service comptable une visibilité globale plus optimale.

Ainsi, les avantages sont nombreux :

• une adaptation à votre politique d’entreprise et de gestion des notes de frais qui facilite votre système de remboursement ;
• un gain de temps considérable qui vous évite les tâches chronophages et les différentes étapes d’approbation et de vérification ;
• un gain en efficacité tout en récoltant les informations dont vous avez besoin sur un seul et même formulaire.