Quand la technologie révolutionne l’opérationnel

Par Colin Lalouette
Mis à jour le 21 septembre 2020, publié initialement en juillet 2016
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Il y a des tâches administratives sans valeur ajoutée dans l’entreprise. La saisie des notes de frais en est une. Si c’était un passage obligé jusqu’à peu, les nouvelles technologies changent à présent la donne. Retrouvez tous nos avis sur les logiciels de notes de frais.

La saisie des notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Il s’agit des dépenses réalisées par les salariés ou dirigeant(s), engagées dans l’intérêt de l’entreprise et justifiées par une facture ou un ticket de caisse. Sont concernés les frais :

  • de restauration,
  • d’hébergement,
  • de déplacement : tickets / billets de transport, ou indemnité kilométrique dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel.

Comment faire une note de frais ?

La personne initiatrice de la dépense doit conserver le justificatif. Puis :

  • soit elle en saisit elle-même les informations dans un document au format dédié (tableau Excel, logiciel ERP…). Après quoi, elle transmet ses justificatifs de remboursement au service référant pour validation,
  • soit elle les transmet directement sans saisie préalable. Et ce sera au service référant de vérifier, saisir et valider les données.

Après validation, les notes font l’objet d’un remboursement sur la fiche de paie suivante.

Un procédé laborieux

Dans un cas comme dans l’autre, la saisie est contraignante. Pour un commercial en déplacement constant par exemple, les justificatifs s’accumulent et s’abîment. Les saisir prendrait un temps faramineux. Pour autant le déléguer à un tiers n’en sera pas moins chronophage. D’autant que la personne en charge aura moins d’éléments pour resituer la dépense dans son contexte. Retrouver chaque fois la date, le nom de l’enseigne, le montant HT (Hors Taxes) ou TTC (Toutes Taxes Comprises), sera une vraie gymnastique ; d’autant plus compliquée quand les informations s’effacent sur les justificatifs abîmés.

Pourquoi tient-on tant à cette saisie ?

Vis-à-vis des salariés, il est important de garder cette possibilité. La société n’a pas autant de cartes bancaires que d’employés. Aussi y aura-t-il de nombreuses situations où la note de frais sera plus pratique. De plus, dans le cas spécifique des indemnités kilométriques, le calcul de remboursement se trouve être plus avantageux pour le salarié. Le montant remboursé sur un déplacement est supérieur à celui dépensé en essence et frais associés. Et ce différentiel est non imposable à l’IR (Impôt sur le Revenu) : une forme de bonus donc, qui peut être intéressant.

Pour l’entreprise, les remboursements de notes de frais passent en charges. Ce qui vient diminuer le bénéfice imposable de l’entreprise, et réduit donc son IS (Impôt sur les Sociétés). De plus, le remboursement n’est pas sujet à cotisations sociales. Quand il représente une sorte de bonus pour les salariés, c’est forme de rémunération exonérée de charges patronales. Un avantage donc, sur le plan à la fois fiscal et social.

Une pincée de technologie et tout s’éclaire

Le machine learning

Le progrès technologique fait faire des avancées sur de grandes thématiques comme sur des tâches plus opérationnelles. Les technologies Big Data ont rendu le machine learning – apprentissage automatique – plus performant. La machine analyse les informations sur la base d’algorithmes. Et les domaines d’applications, divers et variés, concernent notamment la saisie des données.

Des algorithmes intelligents

Le machine learning est un système autonome. Le programme analyse les données soit :

  • à partir de l’historique connu : on parle dans ce cas d’apprentissage supervisé,
  • à partir des corrélations qu’il identifie : on parle alors d’apprentissage non supervisé.

L’effet apprenant nourrit la capacité prédictive de l’algorithme. Cette analyse est une ressource décisive pour les tâches opérationnelles en entreprise.

Scanner plutôt que saisir

À l’heure où l’on a tous un smartphone, conserver des justificatifs version papier est obsolète. Plutôt que de prendre le risque de les perdre ou de les détériorer, autant les photographier. On les a ainsi d’emblée sous forme numérique. Un premier pas pour solutionner les problématiques de conservation et de stockage, mais également pour la saisie. Sur un gestionnaire de notes comme Expensya, la reconnaissance visuelle procède à un scan instantané du justificatif photographié. L’outil détecte les informations principales : montant, fournisseur, date, et vous n’avez plus qu’à valider pour l’enregistrement de la note de frais.

Dématérialisez votre gestion

La technologie au service des professionnels

La propagation des smartphones et la qualité croissante de leurs photos ont ouvert la voie à un nouvel usage. Ajouté à cela l’intelligence informatique, et vos process se modernisent. Fini la saisie manuelle, sur une solution de notes de frais comme Expensya, les données vont instantanément dans l’outil. La fin des liasses de justificatifs papier, place au tout numérique et à l’intelligence artificielle pour remplacer les saisies manuelles laborieuses.

La machine se bonifie

Le programme ne demande qu’à apprendre. Dans 87 % des cas, les informations détectées sont parfaites, en conditions « terrain », c'est-à-dire avec les photos prises depuis un téléphone rapidement. Mais il atteint 98.5 % en conditions « laboratoire », c'est-à-dire avec les factures passées au scanner. Et ces proportions ne cessent de croître : plus le logiciel brasse de données, plus il est pertinent. Les données agrégées sont conservées en cloud computing, si bien que le progiciel ne ralentit pas le SI (Système Informatique) de l’entreprise. Et les employés peuvent s’en servir en mobilité pour plus de facilité.

Un gain réel pour l’entreprise

La saisie des notes de frais est si chronophage que certaines entreprises l’externalisent. Mais dans le cas de la sous-traitance, plus il y aura de notes de frais à saisir, plus la prestation sera onéreuse. Tandis qu’avec une solution logicielle intelligente, le rapport est positif : plus il y a de données, plus l’analyse est rapide et fiable : un cercle vertueux sur long terme.
 
 
Les avancées de la technologie ne servent pas uniquement à la NASA pour conquérir l’espace. De manière bien plus pragmatique, la technologie fait gagner du temps et de l’énergie sur des tâches répétitives ou sans valeur ajoutée. L’intelligence informatique, appliquée par Expensya à la saisie des notes de frais, représente une avancée opérationnelle colossale pour le quotidien des entreprises.
 

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