Spendesk : Carte de paiement et gestion intuitive des dépenses

Spendesk est un logiciel de gestion des dépenses qui permet de simplifier et automatiser la gestion des dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Nous sommes convaincus que gérer vos dépenses peut être simple et mettons tout en oeuvre pour vous proposer une plateforme intuitive et innovante.

Des cartes de paiement intelligentes pour vos équipes

Spendesk est une solution qui vous permet de contrôler les dépenses de vos salariés tout en leur fournissant une plus grande autonomie dans leur quotidien :

  • Vous fournissez à vos collaborateurs des cartes de paiement Mastercard pour gérer les dépenses terrain et définissez un plafond mensuel, par personne, par transaction, etc.
  • Pour les dépenses en ligne les collaborateurs peuvent générer une carte virtuelle à usage unique créditées du montant de l’achat.
  • Pour les abonnements récurrents, générez une carte virtuelle plafonnée du montant de l’abonnement.

Une application mobile permet à vos collaborateurs de suivre leurs dépenses, consigner les reçus et factures (via une simple photo), accéder aux cartes virtuelles. Et tout ça en un seul clic !

Avec Spendeks, vos salariés n’ont plus besoin d’avancer de l’argent, vous n’avez plus à perdre du temps dans le traitement des notes de frais. Ils peuvent eux-même effectuer les demandes d’achats en direct et règler leurs frais de déplacement avec leur carte business, dans les limites définies en amont par l’entreprise.

Un suivi centralisé de toutes les dépenses

En temps réel, vous disposez d’une visibilité et d’une traçabilité sur les dépenses de vos collaborateurs :

  • Votre tableau de bord vous indique instantanément tous les achats réalisés avec une carte Spendesk.
  • Vous définissez les règles de dépense de vos salariés afin de statuer qui peut dépenser combien et qui valide les demandes. Chaque nouvelle demande peut être validée manuellement ou automatiquement selon les règles que vous avez définies
  • Vous visualisez tous les abonnements SaaS de vos salariés, gérez les cartes attribuées aux abonnements et êtes automatiquement notifié lorsqu’une carte arrive à expiration

Avec Spendesk, vous savez exactement qui dépense quoi et quand !

Une comptabilité simplifiée !

Le logiciel Spendesk collecte et consigne automatiquement les reçus, factures et tickets pris en photo par vos collaborateurs. 

Chaque paiement réalisé avec une carte business Spendesk est automatiquement catégorisé (par nature et par équipe), puis associé à sa pièce justificative. 

L’application Spendesk couplée à la carte physique permet de gérer facilement les frais de déplacement de tous vos collaborateurs. Pendant ce temps, vos équipes financières bénéficient en temps réel d’une visibilité et d’une traçabilité des dépenses engagées. Les tâches comptables à faible valeur ajouté sont alors automatisées (ex : collecte des factures et saisie de la TVA). Le gain de temps est considérable !

Un export Excel vous permet ensuite d’importer tous les paiements de votre entreprise directement dans votre logiciel comptable (ex: Xero).

Les collaborateurs n'ayant pas fourni les factures liées à leurs notes de frais recoivent également un mail (ou bien une notification Slack, si la solution y est intégrée). Cela vous permet de réduire drastiquement le nombre de factures manquantes à la fin du mois. 

Éditeur : Spendesk

Avantages de Spendesk

  • Certifications : GDPR, PCI-DSS

Démonstration et interface de Spendesk

Il y aura toujours un avant et un après Spendesk Une application mobile pour gérer ses dépenses professionnelles même en déplacement. L'achat à peine effectué vous recevez une notification pour prendre directement dans l'application votre reçu en photo. Une seule plateforme pour gérer tous les abonnements SaaS et une carte virtuelle récurrente pour les payer. Spendesk c'est une carte physique Mastercard® avec un montant maximal pour une meilleure gestion et plus de sécurité. Spendesk c'est aussi la création de cartes virtuelles pour payer en ligne en toute sécurité. Spendesk, la solution sur mesure pour la gestion de vos dépenses.

Références clients de Spendesk

Birchbox Malt Evaneos We are social Drivy La ruche qui dit oui BnbLord Animal box

Prix et fonctionnalités de Spendesk

Offres & Tarifs

Standard
Pro
Entreprise
Prix sur demande
Prix sur demande
Prix sur demande

Fonctionnalités

Achats
Achat
Catégorisation des dépenses Connectée au plan comptable, chaque dépense pourra être catégorisée dans un compte au nom personnalisé !
Gestion des factures fournisseur
Suivi des achats Suivi des etats et reglement : planifie, engage, reglé ...
rattachement des achats au projet
Comptabilité
Accès sécurisé pour son Expert Comptable
Budget
Centres de coûts et Centres d'analyse
Consolidation et rapprochement
Déclaration de la TVA
Export comptable
Gestion du pointage des relevés bancaires
Prévisions de trésorerie
Rapport d'opérations
Saisie des écritures comptables
Tableau de bord comptable
Tableau de bord et rapports
Facturation
Approbation / validation des factures
Dématérialisation des factures
Gestion automatique de la TVA
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Paiements par carte de crédit et prélèvement
Suivi des paiements / règlements
Notes de frais
Analyse des dépenses
Avances de frais
Barème URSSAF
Carte de crédit virtuelle
Déclaration de frais kilométrique Déclaration fiable en Excel, PDF ou CSV pour votre expert-comptable
Frais de déplacement
Gestion des justificatifs de paiement
Génération des écritures comptables
Indemnités kilométriques
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Suivi du remboursement

Services

Mobilité
Application mobile
Carte de crédit
Carte de débit
Interface web adaptive Design Responsive. L'application s'adapte à la taille de l'écran
Support
Assistance au paramétrage
Base de savoir (tutoriels, démos)
Communauté (FAQ, Forum)
Responsable de compte dédié
Support (téléphone, email, ticket, Chat)
Sécurité et confidentialité
Contrôle strict des accès aux serveurs
Double-authentification
Redondance géographique des données
Restriction d’accès sur adresses IP
Réversibilité totale des données
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Secure Sockets Layer (SSL)
Standard d'encodage avancé (AES)
Technologie Blockchain

Données hébergées dans les pays suivants : France

Fabien Paupier

Révolutionne les achats et la gestion des frais professionnels

Spendesk est une solution permet de profiter de la flexibilité d'un paiement par carte de crédit sans en avoir les inconvénients :

  • Les paiements en ligne et en physique sont traçés en temps réel (maîtrise des budgets et export comptable automatique)
  • Chaque collaborateur dispose d'une carte dont les montants sont contrôlés (sécurité et autonomie)
  • Les collaborateurs n'ont plus besoin d'avancer les dépenses et de faire des notes de frais

Le paiement par carte s'est très largement imposé dans les usages des entreprises et Spendesk est aujourd'hui la seule solution qui permet de centraliser et contrôler ces paiements tout en donnant de l'autonomie aux collaborateurs.