Optimiser la gestion des dépenses entreprise : un enjeu majeur de rentabilité

Assurer une bonne gestion des dépenses en entreprise est l’un des challenges les ambitieux à relever pour un·e DAF.

Véritable levier de performance, sa maîtrise permet de limiter les fuites de rentabilité et d’identifier les dépenses génératrices de valeur pour l’entreprise. La digitalisation de la direction financière fait d’ailleurs partie des étapes importantes pour exploiter à son plein potentiel l’optimisation de la gestion des dépenses.

Voyons dans cet article quels sont les types de dépenses entreprise, ainsi que les enjeux de leur bonne gestion. Nous vous dévoilons ensuite les étapes pour optimiser le suivi des dépenses.

Enfin, nous vous proposons un livre blanc à télécharger : « DAF : les solutions pour relever avec succès vos nouveaux défis et digitaliser la gestion des dépenses ».

Pour fonctionner à plein régime et réaliser du chiffre d’affaires, une entreprise a besoin de réaliser tout un tas de dépenses, plus ou moins élevées et régulières.

Au sein de l’entreprise, c’est généralement la·le DAF qui est chargé·e de la gestion budgétaire. Elle·il établit des prévisions à plus ou moins long terme, budgétise et contrôle que tout est en ordre de marche.

On distingue 2 types de dépenses : les dépenses fixes et les dépenses variables.

Voici la liste des charges fixes (non exhaustive) :

• les salaires du personnel et cotisations associées,
• les loyers, abonnements et frais d’entretien des bureaux,
• les impôts et taxes locales,
• la maintenance des machines,
• les frais de restauration (restaurant d’entreprise, tickets restaurant ou panier-repas),
• les frais de transport (voitures de fonction, titres de transports en commun, etc.).

Voici la liste des charges variables (non exhaustive) :

• les achats liés à la demande client (matières premières ou produits finis destinés à la revente),
• les frais de fonctionnement liés à la production (électricité),
• les frais de transport de marchandises,
• les frais d’emballage,
• les salaires variables (intérimaires, saisonniers, stagiaires, alternants, etc.),
• le remboursement des notes frais.

💡 A noter : il existe aussi des charges mixtes, qui contiennent une part fixe et une part variable. Par exemple, le salaire d’un·e commercial·e entre dans cette catégorie avec une part du salaire qui est fixe, et l’autre variable en fonction des ventes réalisées et de l’atteinte de ses objectifs.

Une entreprise qui connaît et maîtrise parfaitement ses dépenses sera mieux armée face aux aléas du marché et de l’économie en général.

Cela permet de mieux anticiper en se constituant des réserves de trésorerie.

En ces temps de crise, maîtriser ses dépenses c’est avant tout garder le contrôle sur sa rentabilité.

En éliminant les dépenses inutiles, on peut :

• soit se constituer de la trésorerie de sécurité,
• soit investir les frais économisés dans les postes de dépense à plus forte valeur ajoutée.

Une bonne gestion de ses dépenses est un gage de sérieux pour des partenaires extérieurs, particulièrement pour les banques ou les investisseurs.

Aussi, en cas de coup dur, vous aurez plus de chances d’obtenir un prêt en montrant une gestion des dépenses sérieuse et efficace, qui vous permettra sans aucun doute de rembourser vos échéances.

Une partie des dépenses de l’entreprise étant des dépenses collaborateurs·trices, une meilleure gestion de la part de l’entreprise les impacte indubitablement.

Par exemple, ils pourront voir leurs notes de frais remboursées plus rapidement.

Ils auront ainsi une bonne image de l’entreprise dans laquelle elles·ils travaillent, ce qui joue sur leur fidélisation et leur productivité.

Avoir une vision claire et précise de ses dépenses est la première étape pour une bonne maîtrise.

Faire cet état des lieux a un objectif bien précis :

• identifier les dépenses non essentielles,
• identifier les dépenses qui génèrent de la valeur.

Grâce à cette identification, vous allez pouvoir entamer un processus de réduction des coûts, selon les besoins de votre organisation.

➡️  Voici quelques questions à se poser pour réduire vos dépenses :

• Vos bureaux sont-ils toujours adaptés aux effectifs ? Pouvez-vous louer une surface plus petite pour économiser ?
• Utilisez-vous tous les logiciels que vous payez tous les mois ? Existe-t-il des outils tout-en-un pour réduire les coûts ou un concurrent avec de meilleurs tarifs ?
• Les collaborateurs·trices ont-ils la nécessité de dormir dans des hôtels 4*, ou est-ce que des 3* sont suffisants pour les déplacements ? Idem pour les notes de frais au restaurant, est-il possible d’abaisser le plafond tout en maintenant la satisfaction ?

Toutes les règles relatives au remboursement des frais professionnels constituent une politique globale des dépenses, mais à quoi sert-elle ?

Elle permet d’harmoniser les processus de remboursement, de centraliser toutes les données pour les analyser plus facilement par la suite. Elle constitue une sorte de guide du bien dépenser en entreprise.

Voici le type de règles qui peuvent être mises en place :

• allouer un budget à chaque type de dépense,
• déterminer une limite pour chaque type de dépense,
• concevez des processus fluides et clairs pour tous·tes.

💡 Une fois rédigée, assurez-vous de la partager à qui de droit et de qu’elle est bien comprise par tous·tes.

La gestion des notes de frais, particulièrement au format papier, peut s’avérer une tâche peu pratique et fastidieuse pour l’entreprise comme pour les salariés car :

• il faut avancer des frais parfois élevés,
• les délais de remboursement peuvent être longs,
• le risque de perte des justificatifs peut entraîner un non-remboursement,
• le côté chronophage de saisie de la note de frais et de son contrôle par l’entreprise avec peu de valeur ajoutée,
• pas de visibilité sur le processus de remboursement,
• le risque d’erreur comptable,
• le risque de fraude avec les fausses notes de frais.

La carte bancaire d’entreprise permet de pallier bon nombre de ces problèmes. C’est une carte bancaire nominative, attribuée à chaque collaborateur·trice.

L’entreprise garde le contrôle du budget puisqu’elle peut pour chaque carte :

• paramétrer les jours et horaires d’utilisation,
• plafonner les montants des dépenses,
• suivre plus facilement les dépenses au jour le jour.

Quant aux salarié·e·s, elles·ils gagnent en autonomie, n’ont plus à avancer les frais et attendre d’être remboursé·e·s

💡 A noter : les cartes bancaires d’entreprise existent également sous forme de carte virtuelle, ce qui permet de faciliter et sécuriser les achats en ligne.

🛠 Un logiciel comme Regate, vous permet d’automatiser plusieurs tâches comptables, mais aussi de générer des cartes de paiement professionnelles, physiques ou virtuelles, connectées à une interface intuitive et sécurisée, qui peut s'intégrer à votre logiciel comptable pour une centralisation complète. Grâce à une application mobile, vos équipes soumettent directement leurs notes de frais et ajoutent simplement leurs justificatifs en les prenant en photo avec leur téléphone. Vous pouvez même paramétrer des circuits d’approbation et des plafonds adaptés à chaque besoin. Regate génère ensuite automatiquement les bonnes écritures comptables grâce à son moteur de règles intelligent. 

La transformation digitale des entreprises est très stratégique, et elle l’est d’autant plus depuis la crise sanitaire de 2020, qui a obligé les entreprises à passer en 100 % en télétravail du jour au lendemain.

Pour les départements Finance qui n’étaient pas encore digitalisés, ils ont dû s’adapter vite et bien.

La digitalisation du département Finance se réalise par différents leviers :

• la dématérialisation des documents et des factures,
• l’automatisation des processus et de la comptabilité,
• l’utilisation de l’intelligence artificielle pour des prévisions plus précises.

S’il est tout à fait possible d’utiliser un outil pour chaque usage, sachez que vous pouvez abandonner vos fichiers Excel au profit de solutions complètes de gestion des dépenses, à l’instar de Spendesk, qui permettent de centraliser toutes ces fonctions.

Ce type de apporte de nombreux avantages comme :

• ✅  la centralisation de tous les documents et processus dans un même outil,
• ✅  la gestion du budget de chaque collaborateur·trice,
• ✅  un suivi en temps réel des dépenses,
• ✅  l’émission de rapports d’analyse intelligents,
• ✅  l’élimination de tâches chronophages sans valeur ajoutée,
• ✅  un gain de temps grâce à l’automatisation des processus,
• ✅  l’intégration de solutions de paiement.

Pour en savoir plus sur :

• les nouveaux défis que la DAF doit relever pour survivre à la crise,
• et les grandes étapes pour digitaliser la Direction financière dans les règles de l’art,

Téléchargez le livre blanc co-écrit avec Spendesk :

Vous l’avez compris, la maîtrise des dépenses de l’entreprise permet de construire une certaine solidité financière, se traduisant par un gage de confiance pour les employé·e·s et les partenaires financiers.

La digitalisation des dépenses se révèle aussi un atout de taille, et de plus en plus indispensable pour pousser l’optimisation à son plein potentiel.

En soignant ces deux leviers, vous serez mieux armé pour faire face aux aléas du marché et de l’économie en général.

Et vous ? Quelles sont vos bonnes pratiques pour bien gérer les dépenses professionnelles ?