En tant que chef·fe d’entreprise, vous êtes astreint·e à des obligations comptables inhérentes à votre société. La loi et le Code du Commerce vous imposent de tenir votre comptabilité selon certaines règles afin de suivre l’activité de votre entreprise et d’en rendre compte aux autorités et partenaires extérieurs.
Les obligations comptables diffèrent en fonction de la taille et du régime fiscal de votre entreprise. Découvrez les obligations comptables qui concernent votre type d’entreprise.
Obligation comptable : définition et grands principes
L’obligation en comptabilité
L’obligation en comptabilité se rapporte au respect de règles bien spécifiques pour tenir sa comptabilité.
Toutes les entreprises sont concernées par la comptabilité, qui doit être :
- régulière,
- sincère,
- et représentative de la réalité de l’entreprise.
La tenue d’une comptabilité est une obligation légale (à l’exception des microentreprises), qui vous impose :
- d’enregistrer chronologiquement les mouvements qui vont affecter le patrimoine de votre entreprise (achats, ventes, charges…),
- de réaliser un inventaire au moins une fois par an pour pouvoir observer l’existence et la valeur des éléments constituant votre actif et votre passif,
- d’établir vos comptes annuels,
- d’enregistrer, d’archiver et de conserver les documents comptables, mais aussi tous les justificatifs durant une période s’étalant sur un minimum de 10 années. Cela sert en cas de contrôle ou de nécessité de prouver vos chiffres.
Les règles et obligations comptables des entreprises varient en fonction :
- de leur activité ou secteur d’activité,
- de la catégorie dont elles relèvent (BIC, BNC, IS),
- de leur régime d’imposition, comme nous le verrons ci-après.
Obligations liées aux comptes annuels
Plus spécifiquement, toute entreprise est tenue de soumettre son activité à des comptes annuels obligatoires. Elle doit ensuite en fournir un exemplaire qui sera enregistré par le greffe du tribunal de commerce.
Les comptes annuels interviennent à la clôture de chaque exercice et doivent comporter :
- Le bilan comptable : il met en avant l’ensemble des éléments de passif et d’actif de votre entreprise. Il informe sur :
- l’état des stocks,
- les dettes financières,
- les créances.
- Le compte de résultat : il relève les charges et les produits de votre exercice. En réalisant la différence de ces deux montants, vous obtenez le résultat de l’exercice. Il inclut par exemple le chiffre d’affaires, les achats ou encore les charges liées au personnel.
- L’annexe générale : elle est obligatoire et assure une meilleure connaissance de l’entreprise. Vous y ajoutez des informations facilitant la compréhension du compte de résultat et du bilan comptable.
Obligations liées aux livres comptables
Afin de pouvoir suivre les comptes de votre entreprise, vous êtes tenu·e d’établir des livres comptables et de les tenir à jour. Ils se présentent sous la forme suivante :
- Le livre-journal : il informe des mouvements affectant votre patrimoine. Vous devez enregistrer les modifications au jour le jour. Chaque opération effectuée doit être notifiée avec précision.
- Le grand livre : il se base sur les écritures contenues dans le livre-journal, mais les répartit en fonction du plan comptable adopté par votre entreprise.
- Le livre d’inventaire : il n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts au 1er janvier 2016.
- Toutefois, comme de nombreux documents en entreprise, il est soumis à l’obligation de conservation pendant 10 ans.
- Comme l’inventaire reste obligatoire, il est recommandé de réaliser ce livre d’inventaire, afin d’obtenir une vision claire de votre actif et de votre passif.
Obligations comptables par régime d’imposition
Entreprises relevant du régime de la microentreprise
Parmi les entreprises au régime de la microentreprise (anciennement autoentreprise), on distingue :
- celles relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
- et celles relevant de la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) ;
dont le seuil de chiffre d’affaires annuel est fixé :
- à 176 200 € pour les activités de négoce,
- et à 72 500 € pour les prestations de services et professions libérales.
Elles ont l’obligation de tenir :
- un livre-journal des recettes, quelle que soit l’activité, en précisant pour chaque recette le nom du client, la somme encaissée et la date ;
- un registre des achats, pour les activités de négoce.
☝ Ces entreprises ne sont pas soumises à l’obligation de tenir une comptabilité complète. La comptabilité peut donc être allégée, mais doit enregistrer de façon chronologique et non modifiable tous les mouvements financiers (recettes et dépenses).
Entreprises relevant du régime réel normal
Parmi les entreprises au régime réel normal, on trouve :
- celles relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
- et celles étant imposées au titre de l’impôt sur les sociétés (IS) ;
dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à :
- 818 000 € pour les activités de négoce,
- 247 000 € pour les prestations de services.
Les obligations de ces entreprises sont les suivantes :
- tenir une comptabilité d’engagement (enregistrement des créances et des dettes) complète sur tout l’exercice, avec établissement :
- d’un bilan,
- d’un compte de résultat,
- d’une annexe,
- établir un livre journal et un grand livre,
- établir un inventaire annuel.
Entreprises relevant du régime réel simplifié
Parmi les entreprises au régime réel simplifié, on trouve :
- celles relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
- et celles étant imposées au titre de l’impôt sur les sociétés (IS) ;
dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à :
- 818 000 € pour les activités de négoce,
- 247 000 € pour les prestations de services.
Les obligations de ces entreprises sont les suivantes :
- tenir une comptabilité complète simplifiée (comptabilité d’engagement, avec la possibilité de changer au cours de l’exercice pour une comptabilité de trésorerie) avec établissement :
- d’un bilan,
- d’un compte de résultat,
- et d’une annexe ;
- établir un livre journal et un grand livre
- établir un inventaire annuel simplifié.
Entreprises relevant de la déclaration contrôlée
Parmi les entreprises au régime de la déclaration contrôlée, on trouve notamment les professions libérales relevant des BNC, dont les recettes dépassent 72 500 €.
Ces entreprises doivent tenir une comptabilité de trésorerie sur toute la durée de l’exercice, mais peuvent aussi opter pour une comptabilité d’engagement.
Les obligations qui leur incombent :
- tenir une comptabilité simplifiée,
- déclarer les résultats chaque année,
- tenir un livre journal des recettes et des dépenses professionnelles,
- tenir un registre des immobilisations et des amortissements,
- établir un bilan et un compte de résultat (mais pas d’annexe légale).
Obligations comptables par type d’organisation
Les obligations comptables du commerçant
- tenir une comptabilité, en tant qu’entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS),
- respecter les règles du plan comptable,
- consigner par ordre chronologique les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise,
- établir une facturation dans des conditions précises,
- effectuer un inventaire au moins une fois par an,
- établir les comptes annuels en fin de chaque exercice,
- détenir un compte bancaire dédié à l’activité commerciale,
- conserver les documents comptables au moins 10 ans après la clôture de chaque exercice,
- dans certains cas, déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.
☝ D’autres obligations plus spécifiques sont également à prendre en compte, en fonction de la taille et du régime comptable de l’entreprise. Ainsi, des petites et moyennes entreprises respectant certains critères peuvent simplifier la présentation comptable, par exemple.
Les obligations comptables d’une association
- tenir une comptabilité en conformité avec le plan comptable associatif,
- établir les comptes annuels.
Cela est obligatoire notamment pour les associations :
- reconnues d’utilité publique ou agréées,
- à l’activité économique soumise aux impôts commerciaux,
- bénéficiant d’une aide publique d’une valeur supérieure à 50 % de leur budget, entre autres.
Pour les autres, la tenue d’une comptabilité et l’établissement de comptes annuels peuvent être choisis quand ils ne sont pas obligatoires, et figurent alors dans les statuts de l’association.
Les obligations comptables des professions libérales
Les obligations comptables des professions libérales dépendent :
- de la structure choisie pour l’exercice de l’activité libérale,
- du régime fiscal choisi.
De même, elles diffèrent selon que la profession est exercée :
- en entreprise individuelle,
- en société commerciale (SAS, SASU, SARL, EURL) pour les professions non réglementées,
- en société commerciale et/ou société d’exercice libéral (SEL), pour les professions réglementées.
Est-il obligatoire de recourir à un expert comptable ?
La loi ne contraint pas les entreprises à faire appel à un expert-comptable. En tant que gérant·e, vous pouvez décider de tenir vous-même votre comptabilité.
Toutefois, il est fortement recommandé de confier la tenue de sa comptabilité à un professionnel.
Un expert-comptable vous accompagne dans la gestion de votre entreprise, et à tous les temps forts de son existence (création, développement, modification, etc.), tout en exerçant un rôle de conseil.
Le recours à cet expert du chiffre vous sera précieux non seulement pour la bonne tenue du livre comptable, la publication des comptes ou le calcul précis de votre fiscalité, mais également pour la gestion sécurisée de vos opérations comptables et fiscales.
💡 Pour vous faciliter la tâche, avez-vous pensé à un expert-comptable en ligne ?
Solution en ligne, particulièrement adaptée aux petites entreprises, l’expert-comptable en ligne regroupe :
- l’accompagnement personnalisé et régulier par expert dédié,
- et un accès à un espace en ligne sécurisé, sur lequel vous pouvez suivre l’évolution de votre activité.
Par exemple, Ça Compte Pour Moi accompagne les entrepreneurs sur tous les sujets comptables. Avec ses conseils illimités, il vous aide à mettre au clair et à respecter toutes vos obligations comptables et vous assure de vous conformer aux réglementations en vigueur.
Faciliter la gestion des obligations comptables
Si les obligations comptables peuvent paraître lourdes et contraignantes, elles incitent à produire des documents et des chiffres qui facilitent :
- la lecture de votre chiffre d’affaires,
- l’évaluation de votre patrimoine,
- et l’évolution de votre entreprise.
Pour vous assurer de vous conformer à vos obligations en matière de comptabilité, n’hésitez pas à recourir à des experts ni à utiliser des logiciels de comptabilité. Une solution sera forcément adaptée à vos besoins.
Alors, pourquoi ne pas renverser le point de vue ? Dites-vous que la vue précise de l’état de votre patrimoine est aussi une façon de prendre en compte la réalité de la santé de votre entreprise !
Article mis à jour, initialement publié en septembre 2016.