Les écritures comptables : un concept-clé de la comptabilité à maîtriser

Pour une entreprise, les écritures comptables constituent les fondations solides d’une comptabilité, à la fois fiable et représentative de sa situation financière.

Mais la maîtrise de la saisie comptable n’est pas innée, et obéit à un ensemble de principes et de règles qu’il faut connaître. Que cela concerne un achat ou une vente, nous allons décrypter ensemble ce qu’est une écriture comptable et comment la passer au journal dans les règles de l’art.

Bonus : découvrez comment annuler une écriture en cas d’erreur et en quoi le fichier des écritures comptables peut vous être utile.

C’est quoi une écriture comptable ?

Définition

Une écriture comptable c’est l’inscription d’un flux dans le journal comptable qui retrace toutes les opérations de l’entreprise, qu’elles soient de nature économique, financière ou commerciale, et qui affectent le résultat ou le patrimoine.

Les écritures comptables constituent la base de la comptabilité. C’est à partir d’elles que l’on peut produire les états financiers et autres documents comptables, qui reflètent fidèlement la santé financière de l’entreprise.

Composition

Une écriture comptable est composée de différents éléments :

• la date qui se trouve sur le document justificatif (la facture),
• la référence du document,
• le libellé,
• les comptes concernés,
• le montant au débit,
• le montant au crédit.

Mode de comptabilisation

L’enregistrement d’une écriture comptable est basé sur le principe de la comptabilité en partie double.

Cela implique que chaque écriture comptable :

• devra comporter au minimum 2 lignes, l’une avec un montant au crédit, l’autre avec un montant au débit ;
• et que le débit et le crédit doivent s’équilibrer.

Cela permet de remonter l’origine de chaque opération comptable, et limite le risque de fraude.

Comment passer une écriture comptable en 6 étapes

Étape n° 1 : le choix du journal comptable

Pour enregistrer vos écritures comptables, vous avez deux options :

• soit les répertorier dans un journal comptable unique qui tracera chronologiquement toutes vos opérations indépendamment de leur nature ;
• soit les comptabiliser dans plusieurs journaux auxiliaires qui permettent de regrouper les opérations de même nature :
  • journal des achats,
  • journal des ventes,
  • journal de caisse,
  • journal de banque,
  • journal des opérations diverses.

Étape n° 2 : identifier les bons comptes à mouvementer

Comment être certain·e de choisir les bons comptes à utiliser pour enregistrer son écriture comptable ? Identifier la bonne classe de compte est un premier pas.

Et pour trouver précisément les bons comptes à utiliser, découvrez la liste complète dans notre article sur le plan comptable général.

Étape n° 3 : réaliser l’écriture dans le bon sens

Une fois les bons comptes identifiés, comment savoir s’il faut les débiter ou les créditer ?

Selon si le compte concerné fait référence à l’actif ou au passif, aux produits ou aux charges, créditer un compte n’aura pas le même effet : augmentation dans un cas, et diminution dans l’autre. C’est également le cas pour le débit.

Pour ne pas faire d’erreur, voici un tableau récapitulatif des interactions de ces comptes avec les colonnes débit et crédit :

Étape n° 4 : saisir l’écriture comptable de vente

Après avoir repéré sur la facture les différents montants qui vont constituer l’écriture comptable :

• débitez le compte de produit (classe 7) du montant HT ;
• débitez le compte 4457 TVA collectée du montant de la TVA ;
• créditez le compte Client du montant TTC ;
• comptabilisez le mouvement bancaire une fois la facture réglée par le client :
  • créditez le compte 411 Clients du montant TTC ;
  • débitez le compte 512 Banque du montant TTC.

💡 Besoin de voir un exemple d’écriture comptable de vente concret ?

Étape n° 5 : saisir l’écriture comptable d’achat

Après avoir repéré sur la facture les différents montants qui vont constituer l’écriture comptable :

• créditez le compte 401 Fournisseurs du montant TTC ;
• débitez le compte 4456 TVA déductible du montant de la TVA ;
• débitez le compte de charge achat (classe 6) du montant HT ;
• comptabilisez le mouvement bancaire une fois la facture réglée :
  • débitez le compte 401 Fournisseurs du montant TTC ;
  • créditez le compte 512 Banque du montant TTC.

💡 Besoin de voir un exemple d’écriture comptable d’achat concret ?

Étape n° 6 : saisir l’écriture comptable d’affectation du résultat

→ Votre résultat est déficitaire ?

Si oui, reportez la perte sur l’exercice suivant en comptabilisant un report à nouveau.

→ Votre résultat est bénéficiaire ?

Si oui, vous devez l’affecter :

• à la réserve légale obligatoirement (minimum 5 % des bénéfices),
• aux autres réserves de manière facultative (comme la réserve statutaire par exemple),
• aux dividendes à verser aux actionnaires.

💡 Découvrez en détail comment comptabiliser l’affectation du résultat en suivant pas-à-pas les étapes.

Annuler une écriture comptable en cas d’erreur

Vous avez fait une erreur de saisie comptable ? Sachez que vous ne pouvez pas supprimer ou modifier une écriture comptable, mais vous pouvez en revanche enregistrer une nouvelle écriture pour rectifier l’ancienne.

C’est ce qu’on appelle une contre-passation. Vous réitérez la même opération mais en sens inverse afin que les deux s’équilibrent, et donc s’annulent.

Le fichier des écritures comptables : indispensable en cas de contrôle fiscal

Le FEC est un fichier informatique qui recense toutes vos écritures comptables.

Utile, voire obligatoire dans certains cas, il permet à l’administration fiscale de s’appuyer sur une base de données fiable pour effectuer ses contrôles, rapidement et à distance.

Pour générer votre FEC et automatiser au maximum la gestion de vos écritures comptables, équipez-vous d’un logiciel de comptabilité.