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Pour une entreprise, les écritures comptables constituent les fondations solides d’une comptabilité, à la fois fiable et représentative de sa situation financière.
Mais la maîtrise de la saisie comptable n’est pas innée, et obéit à un ensemble de principes et de règles qu’il faut connaître. Que cela concerne un achat ou une vente, nous allons décrypter ensemble ce qu’est une écriture comptable et comment la passer au journal dans les règles de l’art.
Bonus : découvrez comment annuler une écriture en cas d’erreur et en quoi le fichier des écritures comptables peut vous être utile.
Une écriture comptable c’est l’inscription d’un flux dans le journal comptable qui retrace toutes les opérations de l’entreprise, qu’elles soient de nature économique, financière ou commerciale, et qui affectent le résultat ou le patrimoine.
Les écritures comptables constituent la base de la comptabilité. C’est à partir d’elles que l’on peut produire les états financiers et autres documents comptables, qui reflètent fidèlement la santé financière de l’entreprise.
Une écriture comptable est composée de différents éléments :
L’enregistrement d’une écriture comptable est basé sur le principe de la comptabilité en partie double.
Cela implique que chaque écriture comptable :
Cela permet de remonter l’origine de chaque opération comptable, et limite le risque de fraude.
Pour enregistrer vos écritures comptables, vous avez deux options :
Comment être certain·e de choisir les bons comptes à utiliser pour enregistrer son écriture comptable ? Identifier la bonne classe de compte est un premier pas.
Classe 1 | Capitaux propres | Résultat de l’exercice, capital social, subventions, emprunts, dettes |
Classe 2 | Immobilisations | Immobilisations corporelles, immobilisations incorporelles, immobilisations financières |
Classe 3 | Stocks et en-cours | Stocks de marchandises, de matières premières, en-cours |
Classe 4 | Tiers | Clients, fournisseurs, associés, État |
Classe 5 | Financiers | Caisse, banque, virements internes, |
Classe 6 | Charges | Taxes, impôts, charges exceptionnelles, charges de personnel, achats |
Classe 7 | Produits | Chiffre d’affaires, produits financiers, produits exceptionnels |
Et pour trouver précisément les bons comptes à utiliser, découvrez la liste complète dans notre article sur le plan comptable général.
Une fois les bons comptes identifiés, comment savoir s’il faut les débiter ou les créditer ?
Selon si le compte concerné fait référence à l’actif ou au passif, aux produits ou aux charges, créditer un compte n’aura pas le même effet : augmentation dans un cas, et diminution dans l’autre. C’est également le cas pour le débit.
Pour ne pas faire d’erreur, voici un tableau récapitulatif des interactions de ces comptes avec les colonnes débit et crédit :
Débit | Crédit | |
Actif | Augmenter | Diminuer |
Passif | Diminuer | Augmenter |
Produits | Diminuer | Augmenter |
Charges | Augmenter | Diminuer |
Après avoir repéré sur la facture les différents montants qui vont constituer l’écriture comptable :
💡 Besoin de voir un exemple d’écriture comptable de vente concret ?
Après avoir repéré sur la facture les différents montants qui vont constituer l’écriture comptable :
💡 Besoin de voir un exemple d’écriture comptable d’achat concret ?
→ Votre résultat est déficitaire ?
Si oui, reportez la perte sur l’exercice suivant en comptabilisant un report à nouveau.
→ Votre résultat est bénéficiaire ?
Si oui, vous devez l’affecter :
💡 Découvrez en détail comment comptabiliser l’affectation du résultat en suivant pas-à-pas les étapes.
Vous avez fait une erreur de saisie comptable ? Sachez que vous ne pouvez pas supprimer ou modifier une écriture comptable, mais vous pouvez en revanche enregistrer une nouvelle écriture pour rectifier l’ancienne.
C’est ce qu’on appelle une contre-passation. Vous réitérez la même opération mais en sens inverse afin que les deux s’équilibrent, et donc s’annulent.
Le FEC est un fichier informatique qui recense toutes vos écritures comptables.
Utile, voire obligatoire dans certains cas, il permet à l’administration fiscale de s’appuyer sur une base de données fiable pour effectuer ses contrôles, rapidement et à distance.
Pour générer votre FEC et automatiser au maximum la gestion de vos écritures comptables, équipez-vous d’un logiciel de comptabilité.