Le grand livre comptable : présentation, exemple, et rôle en comptabilité

Le grand livre comptable, qui s’apparente à un grand registre des comptes, fait partie des livres comptables obligatoires au même titre que le journal comptable.

Que contient-il ? Quelles sont les obligations concernant sa tenue et sa conservation ? Et quel est son rôle dans la comptabilité ?

Découvrez les spécificités du grand livre pour le comprendre parfaitement dans ses grandes lignes !

[Bonus] : découvrez notre modèle de grand livre comptable à télécharger en fin d’article.

Document obligatoire, le grand livre comptable est un registre détaillé qui recense tous les comptes utilisés par l’entreprise dans la tenue de sa comptabilité. Il rassemble les mêmes informations que le journal comptable en les présentant différemment.

En effet, les mouvements comptables ne sont pas seulement rangés chronologiquement. Ils sont également regroupés par compte, eux-mêmes classés par numéro, en accord avec la nomenclature du plan comptable général. L’avantage de ce système est qu’il offre une lecture détaillée de l’ensemble des opérations ayant affecté chaque compte au cours d’un exercice.

En règle générale, le grand livre comptable se divise :

• en grand livre général, incluant les comptes des classes 1 à 7,
• en grand livre auxiliaire, détaillant les comptes fournisseurs (401) et clients (411).

ℹ️ Sachez que vous devez centraliser les écritures dans le grand livre général au moins tous les mois.

Le grand livre facilite le contrôle des écritures comptables. Il permet :

• de vérifier le détail de toutes les opérations par compte ;
• d’observer les correspondances entre les mouvements ;
• de repérer d’éventuelles erreurs (si on se trompe d’imputation comptable, par exemple) ;
• de rendre compte du solde initial en début d’exercice et du solde final de chaque compte.

☝️ Finalement, le grand livre s’avère utile pour étudier les variations d’un compte et pour analyser les performances de l’entreprise sur une période donnée.

Pour vous donner une idée plus précise de ce à quoi il ressemble, voici pour exemple un extrait de grand livre comptable :

Comme vu précédemment, le grand livre contient l’ensemble des écritures comptables reportées chronologiquement et classées par compte en suivant une nomenclature précise.

Pour chaque saisie dans ce document, les mentions obligatoires sont les suivantes :

• le numéro et l’intitulé de compte,
• la date de l’opération,
• le libellé de l’opération,
• la référence de l’opération (pièce comptable associée),
• le journal utilisé pour la comptabilisation (achats, ventes, banque, etc.),
• le montant et le solde, soit au débit, soit au crédit,
• le code du lettrage.

Il n’existe pas d’impératif quant à sa forme. Le grand livre peut être tenu :

• soit au format papier dans un registre relié,
• soit informatisé (forme la plus souvent adoptée).

☝️ Important : comme tous les documents comptables obligatoires de l’entreprise, le grand livre doit être conservé pendant 10 ans.

Sa présentation suit toutefois un certain formalisme :

• le grand livre se construit généralement sous la forme d’un tableau, comprenant une colonne des débits à gauche, et une colonne des crédits à droite ;
• l’ordre des numéros de compte doit correspondre à celui établi dans le plan comptable général (PCG) ;
• les opérations retranscrites doivent suivre un ordre chronologique au sein de chaque compte ;
• la somme des crédits et la somme des débits doivent être identiques.

☝️ Le grand livre est un document définitif et inaltérable : pour cela, il ne doit comporter aucune ligne vide ni rature.

Pour établir le grand livre comptable, il est nécessaire de s’appuyer sur les écritures recensées dans les différents journaux.

Il est possible de tenir un fichier à jour manuellement ou de confier sa tenue à son expert-comptable.

Si vous faites votre comptabilité vous-même, des outils dédiés peuvent vous aider à automatiser la création et la gestion du grand livre :

• un expert-comptable en ligne,
• un logiciel de comptabilité.

🛠️ Côté logiciels de comptabilité, citons par exemple Sage Business Cloud Compta, à destination des TPE et des PME. Cet outil, 100 % cloud, génère automatiquement vos écritures comptables et simplifie donc l’élaboration de votre grand livre. À la clé : un temps précieux gagné pour les entreprises et un risque d’erreur évité pour rester en conformité.

Pour vous accompagner dans l’élaboration de votre grand livre comptable, Appvizer met à votre disposition un modèle de grand livre comptable au format Excel. À vous de le compléter avec les numéros des comptes concernés et vos propres informations.

Vous connaissez désormais l’essentiel du grand livre comptable. S’il constitue un document obligatoire, il se révèle aussi un excellent outil d’analyse pour suivre la bonne santé financière de votre entreprise. Renseignez-le donc avec la plus grande rigueur !