Comment faire sa comptabilité soi-même ? Obligations et logiciels

Gérer sa comptabilité avec et sans expert comptable

Est-il possible de faire sa comptabilité soi-même sans avoir recours à un expert-comptable ? La réponse est oui, tout simplement.

Même si l’exercice peut sembler titanesque en raison des nombreuses obligations légales en vigueur, sachez qu’avec l’aide d’un logiciel de comptabilité notamment, vous pourrez facilement naviguer dans l’univers de la comptabilité d’entreprise.

Dans cet article, on vous dit tout sur :

  • les règles de la comptabilité,
  • comment faire sa comptabilité soi-même,
  • comment tenir sa comptabilité sur Excel ou avec un logiciel de comptabilité.

 

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À quelles obligations comptables êtes-vous soumis ?

L’étendue des obligations comptables légales en France est vaste. Ces obligations diffèrent en fonction du statut juridique de votre entreprise et de son régime fiscal. Petite explication.

Faire sa comptabilité quand on est auto entrepreneur

Si vous dépendez de ce statut et que vous êtes auto entrepreneur ou entrepreneur individuel, vous êtes soumis à des obligations comptables allégées.

Aucun besoin de produire des comptes annuels avec un bilan ou encore de tenir un livre comptable (grand livre et livre journal), donc.

👉 Seule obligation : tenir à jour un livre des recettes et un registre des achats si votre activité relève des ventes de marchandises.

Faire sa comptabilité quand on est une Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (EIRL)

Dans ce cas, vos obligations comptables dépendent de vos activités.

Pour les bénéfices non commerciaux (BNC), par exemple, les professions libérales sont soumises à :

  • une comptabilité de trésorerie (une méthode basée sur les encaissements et les décaissements),
  • la tenue d’un livre journal,
  • la souscription d’une liasse fiscale.

Pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les obligations sont les mêmes que pour les activités BNC mais vous êtes soumis à une comptabilité d’engagement (avec créances et dettes).

Faire sa comptabilité quand on est une société commerciale

Que ce soit pour une société commerciale à associé unique (EURL, SASU) ou pour une société commerciale à plusieurs associés (SAS, SA, SARL, etc.), les obligations sont plus poussées. Vous devez :

  • enregistrer tous les flux financiers entrants et sortants de votre entreprise,
  • réaliser un inventaire au moins une fois par an,
  • établir des comptes annuels, qui incluent : le bilan, le compte de résultats, l’annexe,
  • conserver les documents comptables pendant une période d’au moins 10 ans.

Le Fichier d’Écriture Comptable (FEC)

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises, à l’exception des auto entrepreneurs et entrepreneurs individuels relevant de la micro entreprise — doivent disposer d’un fichier électronique normalisé nommé FEC, le fichier d’écriture comptable.

Ce fichier ne peut pas être créé par autre chose qu’un logiciel de comptabilité (le vôtre ou celui de votre expert-comptable). Cela signifie qu’il n’est plus possible de faire sa comptabilité sur Excel.

💡 En cas de mauvaise tenue de la comptabilité, la sanction est lourde pour les mauvais gestionnaires ou les fraudeurs : les chef·fes d’entreprise sont soumis à une amende de 500 000 euros et risquent 5 ans d’emprisonnement.

Comment tenir sa comptabilité soi-même ?

Suivre une formation en comptabilité

Pour l’entrepreneur qui souhaite gérer sa comptabilité, suivre une formation est recommandé. Il s’agit de comprendre les obligations comptables en vigueur et l’utilisation du logiciel utilisé par votre entreprise.

Là encore, plusieurs options sont possibles :

  • s’inscrire à des formations en comptabilité : elles peuvent être proposées par des centres de formation ou par un centre de gestion, par exemple ;
  • suivre des formations proposées par l’éditeur du logiciel comptable que vous avez choisi.

Peut-on faire sa comptabilité sur Excel ?

Comme nous l’avons vu précédemment, les règles concernant le Fichier d’Écriture Comptable (FEC) ne rendent pas possible la tenue d’une comptabilité sur Excel.

En revanche, les entrepreneurs relevant du régime micro entrepreneur ne sont pas soumis au FEC. Tenir une comptabilité Excel leur est donc possible, notamment pour le livre des recettes et le registre des achats.

Les avantages :

  • les nombreuses fonctionnalités de calculs offertes par Excel,
  • les options de visualisation avec des graphiques.

Les inconvénients :

  • Attention au risque d’erreur ! Faire sa comptabilité manuellement demande beaucoup de rigueur,
  • Le manque d’optimisation : Excel ne permet pas d’optimiser tous les processus comptables tels que le scan des factures ou encore la synchronisation bancaire, par exemple. Pour ce genre de manipulation, un logiciel comptable sera nécessaire.
  • L’absence de mise à jour de l’outil en cas de nouvelles règles comptables : à vous de vous informer et de mettre à jour votre comptabilité en conséquence.

S’appuyer sur un logiciel de comptabilité

Le choix d’un bon logiciel comptable dépend avant tout de la taille de votre entreprise et de la nature de son activité.

Il est également important de savoir à quelles fins sera utilisé ce logiciel. Certains outils vont au-delà de la simple gestion de votre comptabilité et offrent des fonctionnalités supplémentaires. Petit tour d’horizon :

  • les logiciels de « pré-comptabilité », comme Mister Compta ou QuickBooks, sont utiles pour gérer sa facturation, importer ses comptes bancaires, générer les écritures comptables, suivre les dépenses et automatiser la déclaration de TVA ;
  • les logiciels de comptabilité « complets » comme Zefyr ou Sage 100 c Comptabilité, par exemple, vous permettent de gérer les étapes qui viennent après les écritures comptables : création du bilan et du compte de résultat, clôture de l’exercice, transmission de la liasse fiscale, et création des pièces juridiques ;
  • les logiciels de comptabilité spécialisés automatisent la gestion comptable. On pensera, entre autres, à Georges le robot comptable, qui promet une comptabilité sans saisie aux professions libérales relevant du régime BNC. iPaidThat, quant à lui, mise sur la collecte et la saisie automatique des factures à destination des TPE et des startups.

💡 Sachez que dans sa loi de finances de 2016, le gouvernement a voté une mesure pour mettre un terme à la fraude à la TVA. Cette mesure a rendu obligatoire, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel certifié.

Une fois votre logiciel de comptabilité choisi, il convient de le paramétrer pour qu’il réponde à vos besoins propres et que vous en fassiez la meilleure utilisation.

Est-il obligatoire de faire appel à un expert-comptable ?

Vous économiserez plusieurs milliers d’euros dès lors que vous opterez pour une gestion interne de votre comptabilité :

  • par le biais d’Excel, si votre statut vous le permet,
  • ou d’un logiciel de comptabilité.

En revanche, il est fortement conseillé de garder une proximité avec votre expert-comptable pour les aspects de conseil.

💡 Pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) notamment, l’expert-comptable peut vous permettre de réaliser quelques optimisations fiscales. Il vous permet également de ventiler vos comptes de manière à réduire votre revenu imposable.

Suivre votre comptabilité facilement au quotidien

En prenant connaissance des obligations comptables et des logiciels comptables à votre disposition, gérer votre comptabilité n’aura donc plus de secret pour vous.

Un conseil en revanche : assurez-vous de tenir votre comptabilité à jour et, de préférence, au quotidien. Cela vous permettra de savoir où vous en êtes et d’avoir une meilleure visibilité sur l’état financier de votre entreprise.

 

Article mis à jour, publié initialement en mars 2017.

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