La recette complète pour faire sa comptabilité soi-même

La recette complète pour faire sa comptabilité soi-même

Par Cécile Sourbes
Mis à jour le 20 février 2024, publié initialement en novembre 2020

Est-il possible de faire sa comptabilité soi-même sans avoir recours à un expert-comptable ? 

L’exercice peut sembler titanesque en raison des nombreuses obligations légales, c’est pourquoi nous vous donnons les bases pour tenir votre comptabilité vous-même ainsi qu’une liste de logiciels qui pourraient vous être utiles au quotidien. Suivez le guide !

Pourquoi faire sa comptabilité soi-même ?

S'il existe des services faits pour la gestion de votre comptabilité, on peut se demander si la faire soi-même en vaut la peine. En réalité, une compatibilité faite maison représente de nombreux avantages :

  • une réduction significative des coûts en évitant les frais souvent élevés associés à l'embauche d'un expert-comptable,

  • un contrôle accru sur les finances de l'entreprise qui vous permet d'obtenir une vue complète et continue sur sa situation financière,

  • un accès immédiat aux informations financières, particulièrement avantageux pour suivre de près les performances de l'entreprise et pour réagir rapidement aux changements du marché ou aux opportunités qui se présentent.

Ces avantages sont essentiels pour une prise de décision rapide et éclairée. En ayant une compréhension directe et approfondie de vos finances, vous êtes mieux équipé pour planifier l'avenir, gérer les risques et saisir les opportunités de croissance.

Les obligations légales à connaître selon son statut

L’étendue des obligations comptables légales en France est vaste. Ces obligations diffèrent en fonction du statut juridique de votre entreprise et de son régime fiscal (régime réel normal ou simplifié, etc.).

Faire sa comptabilité soi-même quand on est auto-entrepreneur 

Si vous dépendez de ce statut, vous êtes soumis à des obligations comptables allégées.

👉  Seules obligations : tenir à jour un livre des recettes et un registre des achats si votre activité relève des ventes de marchandises.

Faire sa comptabilité soi-même quand on est une association

Suivant l’étendue de ses activités, une association doit choisir entre :

  • une comptabilité simple, dite comptabilité de trésorerie, basée sur les encaissements et les décaissements, 
  • une comptabilité d’engagement, plus poussée.

Elle peut donc être tenue aux mêmes obligations qu’une entreprise classique en fonction :

  • de la nature de son activité,
  • du montant des financements perçus,
  • de la taille de structure.

Faire sa comptabilité soi-même quand on est une Entreprise Individuelle 

Dans ce cas, vos obligations comptables dépendent de vos activités.

Pour les bénéfices non commerciaux (BNC), par exemple, les professions libérales sont soumises à :

  • une comptabilité de trésorerie,
  • la tenue d’un livre journal,
  • la souscription d’une liasse fiscale.

Pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les obligations sont les mêmes que pour les activités BNC, mais vous êtes soumis à une comptabilité d’engagement (avec créances et dettes).

Faire sa comptabilité soi-même quand on est une SASU, SAS, SARL 

Que ce soit pour une société commerciale à associé unique (EURL, SASU) ou pour une société commerciale à plusieurs associés (SAS, SA, SARL, etc.), les obligations sont plus poussées. Vous devez :

  • enregistrer tous les flux financiers entrants et sortants de votre entreprise ;
  • réaliser un inventaire au moins une fois par an ;
  • établir des comptes annuels, qui incluent : le bilan
  • le compte de résultat,
  • l’annexe ;
  • conserver les documents comptables pendant une période d’au moins 10 ans.

L’expert-comptable est-il obligatoire ?

Il est tout à fait possible d’opter pour une gestion interne de votre comptabilité :

  • par le biais d’Excel, si votre statut vous le permet,
  • ou d’un logiciel de comptabilité, comme nous le détaillons ci-après.

Mais quand bien même il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable, sachez qu’il peut s’avérer utile de faire appel à un comptable certifié, ne serait-ce que pour la vérification de vos comptes annuels ou pour disposer de ses conseils avisés.

💡 Pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) notamment, l’expert-comptable peut vous permettre de réaliser quelques optimisations fiscales. Il vous permet également de ventiler vos comptes de manière à réduire votre revenu imposable.

Faut-il suivre une formation en comptabilité ?

Pour l’entrepreneur qui souhaite gérer sa comptabilité, suivre une formation est recommandé. Il s’agit de comprendre les obligations comptables en vigueur et les bonnes pratiques pour utiliser l’outil de gestion comptable de votre entreprise.

Plusieurs options sont possibles :

  • s’inscrire à des formations en comptabilité : elles peuvent être proposées par des centres de formation ou par un centre de gestion, par exemple ;
  • suivre des formations proposées par l’éditeur du logiciel comptable que vous avez choisi ;
  • lire, en complément, nos articles tutos & guides en comptabilité. 😉

Comment choisir le logiciel de comptabilité adapté ?

Est-ce une bonne idée de faire sa comptabilité sur Excel ?

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises, à l’exception des autoentrepreneurs et entrepreneurs individuels relevant de la microentreprise, doivent disposer d’un fichier électronique normalisé nommé FEC, le fichier des écritures comptables.

Ce fichier ne peut pas être créé par autre chose qu’un logiciel de comptabilité (le vôtre ou celui de votre expert-comptable). Cela signifie qu’il n’est plus possible de faire sa comptabilité sans logiciel.

En revanche, les entrepreneurs relevant du régime micro-entrepreneur ne sont pas soumis au FEC. Tenir une comptabilité Excel leur est donc possible, notamment pour le livre des recettes et le registre des achats.

Attention cependant :

  • au risque d’erreur : faire sa comptabilité manuellement demande beaucoup de rigueur ;
     
  • à la perte de temps : Excel ne permet pas d’optimiser tous les processus comptables tels que le scan des factures ou encore la synchronisation bancaire, par exemple. Pour ce genre de manipulation, un logiciel comptable sera nécessaire ;
     
  • l’absence de mise à jour de l’outil en cas de nouvelles règles comptables : à vous de vous informer et de mettre à jour votre comptabilité en conséquence.

💡 En cas de contrôle et de mauvaise tenue de la comptabilité, la sanction est lourde pour les mauvais gestionnaires ou les fraudeurs : les chef·fes d’entreprise sont soumis à une amende de 500 000 euros et risquent 5 ans d’emprisonnement.

Peut-on faire sa comptabilité en ligne ?

Oui ! Il existe de nombreux logiciels professionnels en mode SaaS.

Mais comment choisir le bon logiciel comptable ? Tout dépend avant tout de la taille de votre entreprise et de la nature de son activité.

Il est également important de savoir à quelles fins sera utilisé ce logiciel. Certains outils vont au-delà de la simple gestion de votre comptabilité et offrent des fonctionnalités supplémentaires. 

Petit tour d’horizon des outils pour faire sa comptabilité en ligne :

  • Les logiciels de « précomptabilité » sont utiles pour gérer votre facturation, importer vos comptes bancaires, générer vos écritures comptables, suivre vos dépenses et automatiser la déclaration de TVA. Voici des exemples de solutions : 
    • Abby, un choix stratégique pour les petites entreprises avec sa facturation automatisée et son suivi en temps réel des dépenses, idéal pour une gestion comptable précise et simplifiée ;
    • Dext, un outil simple d’utilisation qui vous aide à automatiser votre cycle de factures fournisseurs ;
    • Evoliz, qui se démarque par sa grande simplicité d’utilisation et de configuration ;
    • Mister Compta, qui automatise jusqu’à 100 % de vos activités ;
    • Odoo Accounting, la solution entièrement intégrée qui synchronise automatiquement vos relevés bancaires à votre banque.

  • Les logiciels de comptabilité « complets » vous permettent de gérer les étapes qui viennent après les écritures comptables : création du bilan et du compte de résultat, clôture de l’exercice, transmission de la liasse fiscale, et création des pièces juridiques. Parmi ces solutions, on peut nommer : 
  • Les logiciels de comptabilité spécialisés automatisent la gestion comptable pour votre activité. On pensera, entre autres, à :
    • Indy Comptabilité, qui promet une comptabilité sans saisie aux professions libérales relevant du régime BNC ;
    • iPaidThat, qui mise sur la collecte et la saisie automatique des factures à destination des TPE et des startups.

💡 Sachez que dans sa loi de finances de 2016, le gouvernement a voté une mesure pour mettre un terme à la fraude à la TVA. Cette mesure a rendu obligatoire, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel certifié.

Une fois votre logiciel de comptabilité choisi, il convient de le paramétrer pour qu’il réponde à vos besoins propres et que vous en fassiez la meilleure utilisation.

Nos 10 conseils pour faire sa comptabilité soi-même comme un pro

En théorie, notre guide rend la comptabilité plus claire pour vous. Mais en pratique, il est important, pour la pérennité de votre entreprise, de garder en tête les bonnes pratiques de la comptabilité. Sans trop de suspens, voici le résumé de nos 10 conseils à retenir pour une meilleure gestion de vos finances.

  1. Tenez régulièrement vos comptes : assurez-vous de tenir une comptabilité à jour, au mieux quotidiennement, et au moins chaque semaine. Vous avez alors une meilleure visibilité de l'état financier de votre entreprise tout en évitant les mauvaises surprises lors des bilans comptables et clôture des comptes.

  2. Établissez le budget et les prévisions : utilisez des modèles pour planifier et suivre tous les mouvements financiers. Vous anticipez ainsi les besoins financiers futurs et gérez les flux de trésorerie.

  3. Suivez une formation en comptabilité : pourquoi ne pas investir dans une formation pour comprendre les bases de la comptabilité ? Vous bénéficiez ainsi des connaissances et des compétences relatives à la gestion des finances.

  4. Utilisez des logiciels comptables : un logiciel comptable vous permet d'automatiser et de simplifier les processus comptables.

  5. Séparez les finances personnelles et des professionnelles : gardez vos finances personnelles distinctes de celles de l'entreprise pour éviter toute confusion.

  6. Prenez connaissance des obligations fiscales : restez informé des dernières lois fiscales et des obligations comptables pour assurer une bonne conformité et éviter les pénalités.

  7. Archivez régulièrement vos documents : conservez soigneusement tous vos documents comptables, reçus et factures, au cas où (référence facile, besoins de vérification).

  8. Analysez vos finances : prenez le temps d'analyser vos finances pour identifier les tendances, les opportunités et éventuellement les améliorations.

  9. Planifiez votre liquidité : assurez-vous que vous avez suffisamment de fonds pour couvrir vos opérations courantes et les investissements futurs en planifiant votre liquidité. 

  10. Consultez avec des experts : gérer sa comptabilité soi-même ne vous empêche pas de consulter des experts si besoin. Ils apportent notamment des conseils et peuvent vérifier la bonne tenue de vos comptes.

La comptabilité home made, en bref 

Gérer sa comptabilité soi-même est une démarche à la fois pragmatique et enrichissante. Vous avez ainsi une compréhension approfondie des finances de votre entreprise.

Gardez à l'esprit nos 10 conseils clés pour une comptabilité conforme et simplifiée. Ces pratiques vous aideront à maintenir une gestion financière saine et à éviter les écueils courants.

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