Comment faire sa comptabilitĂ© soi-mĂȘme ? Obligations et logiciels

par Cécile Sourbes. Article mis à jour le 24 mars 2021, publié initialement en novembre 2020
Comment faire sa comptabilitĂ© soi-mĂȘme ? Obligations et logiciels

Est-il possible de faire sa comptabilitĂ© soi-mĂȘme sans avoir recours Ă  un expert-comptable ? 

L’exercice peut sembler titanesque en raison des nombreuses obligations lĂ©gales, c’est pourquoi nous vous donnons les bases pour tenir votre comptabilitĂ© vous-mĂȘme ainsi qu’une liste de logiciels qui pourraient vous ĂȘtre utiles au quotidien. Suivez le guide !

1 — ConnaĂźtre ses obligations lĂ©gales

L’étendue des obligations comptables lĂ©gales en France est vaste. Ces obligations diffĂšrent en fonction du statut juridique de votre entreprise et de son rĂ©gime fiscal (rĂ©gime rĂ©el normal ou simplifiĂ©, etc.).

Faire sa comptabilitĂ© : auto-entrepreneur

Si vous dĂ©pendez de ce statut, vous ĂȘtes soumis Ă  des obligations comptables allĂ©gĂ©es.

👉  Seules obligations : tenir Ă  jour un livre des recettes et un registre des achats si votre activitĂ© relĂšve des ventes de marchandises.

Faire sa comptabilitĂ© : association

Suivant l’étendue de ses activitĂ©s, une association doit choisir entre :

  • une comptabilitĂ© simple, dite comptabilitĂ© de trĂ©sorerie, basĂ©e sur les encaissements et les dĂ©caissements, 
  • une comptabilitĂ© d’engagement, plus poussĂ©e.

Elle peut donc ĂȘtre tenue aux mĂȘmes obligations qu’une entreprise classique en fonction :

  • de la nature de son activitĂ©,
  • du montant des financements perçus,
  • de la taille de structure.

Faire sa comptabilitĂ© : Entreprise Individuelle

Dans ce cas, vos obligations comptables dépendent de vos activités.

Pour les bĂ©nĂ©fices non commerciaux (BNC), par exemple, les professions libĂ©rales sont soumises Ă  :

  • une comptabilitĂ© de trĂ©sorerie,
  • la tenue d’un livre journal,
  • la souscription d’une liasse fiscale.

Pour les bĂ©nĂ©fices industriels et commerciaux (BIC), les obligations sont les mĂȘmes que pour les activitĂ©s BNC, mais vous ĂȘtes soumis Ă  une comptabilitĂ© d’engagement (avec crĂ©ances et dettes).

Faire sa comptabilitĂ© : SASU, SAS, SARL, etc.

Que ce soit pour une sociĂ©tĂ© commerciale Ă  associĂ© unique (EURL, SASU) ou pour une sociĂ©tĂ© commerciale Ă  plusieurs associĂ©s (SAS, SA, SARL, etc.), les obligations sont plus poussĂ©es. Vous devez :

  • enregistrer tous les flux financiers entrants et sortants de votre entreprise ;
  • rĂ©aliser un inventaire au moins une fois par an ;
  • Ă©tablir des comptes annuels, qui incluent : le bilan
  • le compte de rĂ©sultat,
  • l’annexe ;
  • conserver les documents comptables pendant une pĂ©riode d’au moins 10 ans.

Est-il obligatoire de faire appel Ă  un expert-comptable ?

La rĂ©ponse est non. Vous Ă©conomiserez plusieurs milliers d’euros dĂšs lors que vous opterez pour une gestion interne de votre comptabilitĂ© :

  • par le biais d’Excel, si votre statut vous le permet,
  • ou d’un logiciel de comptabilitĂ©, comme nous le dĂ©taillons ci-aprĂšs.

Mais quand bien mĂȘme il n’est pas obligatoire de faire appel Ă  un expert-comptable, sachez qu’il peut s’avĂ©rer utile de faire appel Ă  un comptable certifiĂ©, ne serait-ce que pour la vĂ©rification de vos comptes annuels ou pour disposer de ses conseils avisĂ©s.

💡 Pour les entreprises soumises Ă  l’impĂŽt sur les sociĂ©tĂ©s (IS) notamment, l’expert-comptable peut vous permettre de rĂ©aliser quelques optimisations fiscales. Il vous permet Ă©galement de ventiler vos comptes de maniĂšre Ă  rĂ©duire votre revenu imposable.

2 — Suivre une formation en comptabilitĂ©

Pour l’entrepreneur qui souhaite gĂ©rer sa comptabilitĂ©, suivre une formation est recommandĂ©. Il s’agit de comprendre les obligations comptables en vigueur et les bonnes pratiques pour utiliser l’outil de gestion comptable de votre entreprise.

Plusieurs options sont possibles :

  • s’inscrire Ă  des formations en comptabilitĂ© : elles peuvent ĂȘtre proposĂ©es par des centres de formation ou par un centre de gestion, par exemple ;
  • suivre des formations proposĂ©es par l’éditeur du logiciel comptable que vous avez choisi ;
  • lire, en complĂ©ment, nos articles tutos & guides en comptabilitĂ©. 😉

3 — S’équiper d’un logiciel de comptabilitĂ© adaptĂ©

Faire sa comptabilitĂ© sur Excel : une bonne idĂ©e ?

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises, Ă  l’exception des auto-entrepreneurs et entrepreneurs individuels relevant de la micro-entreprise, doivent disposer d’un fichier Ă©lectronique normalisĂ© nommĂ© FEC, le fichier des Ă©critures comptables.

Ce fichier ne peut pas ĂȘtre crĂ©Ă© par autre chose qu’un logiciel de comptabilitĂ© (le vĂŽtre ou celui de votre expert-comptable). Cela signifie qu’il n’est plus possible de faire sa comptabilitĂ© sur Excel.

En revanche, les entrepreneurs relevant du régime micro-entrepreneur ne sont pas soumis au FEC. Tenir une comptabilité Excel leur est donc possible, notamment pour le livre des recettes et le registre des achats.

Attention cependant :

  • au risque d’erreur : faire sa comptabilitĂ© manuellement demande beaucoup de rigueur ;
     
  • Ă  la perte de temps : Excel ne permet pas d’optimiser tous les processus comptables tels que le scan des factures ou encore la synchronisation bancaire, par exemple. Pour ce genre de manipulation, un logiciel comptable sera nĂ©cessaire ;
     
  • l’absence de mise Ă  jour de l’outil en cas de nouvelles rĂšgles comptables : Ă  vous de vous informer et de mettre Ă  jour votre comptabilitĂ© en consĂ©quence.

💡 En cas de contrĂŽle et de mauvaise tenue de la comptabilitĂ©, la sanction est lourde pour les mauvais gestionnaires ou les fraudeurs : les chef·fes d’entreprise sont soumis Ă  une amende de 500 000 euros et risquent 5 ans d’emprisonnement.

Faire sa comptabilité en ligne

Faire sa comptabilitĂ© sans logiciel est compliquĂ© et risquĂ©. Mais comment choisir le bon logiciel comptable ?

Tout dépend avant tout de la taille de votre entreprise et de la nature de son activité.

Il est Ă©galement important de savoir Ă  quelles fins sera utilisĂ© ce logiciel. Certains outils vont au-delĂ  de la simple gestion de votre comptabilitĂ© et offrent des fonctionnalitĂ©s supplĂ©mentaires. 

Petit tour d’horizon des outils pour faire sa comptabilitĂ© en ligne :

  • Les logiciels de « prĂ©-comptabilitĂ© Â» sont utiles pour gĂ©rer votre facturation, importer vos comptes bancaires, gĂ©nĂ©rer vos Ă©critures comptables, suivre vos dĂ©penses et automatiser la dĂ©claration de TVA. Voici des exemples de solutions :
    • Evoliz se dĂ©marque par sa grande simplicitĂ© d’utilisation et de configuration,
    • Mister Compta automatise jusqu’à 100 % de vos activitĂ©s,
    • QuickBooks vous permet de suivre en un coup d’Ɠil toutes vos opĂ©rations,
    • Sinao vous offre une expĂ©rience d’utilisation particuliĂšrement intuitive et fonctionnelle.
       
  • Les logiciels de comptabilitĂ© « complets Â» vous permettent de gĂ©rer les Ă©tapes qui viennent aprĂšs les Ă©critures comptables : crĂ©ation du bilan et du compte de rĂ©sultat, clĂŽture de l’exercice, transmission de la liasse fiscale, et crĂ©ation des piĂšces juridiques. Parmi ces solutions, on peut nommer :
  • Les logiciels de comptabilitĂ© spĂ©cialisĂ©s automatisent la gestion comptable pour votre activitĂ©. On pensera, entre autres, Ă  :
    • Indy (ex Georges) ComptabilitĂ©, qui promet une comptabilitĂ© sans saisie aux professions libĂ©rales relevant du rĂ©gime BNC,
    • iPaidThat, qui mise sur la collecte et la saisie automatique des factures Ă  destination des TPE et des startups.

💡 Sachez que dans sa loi de finances de 2016, le gouvernement a votĂ© une mesure pour mettre un terme Ă  la fraude Ă  la TVA. Cette mesure a rendu obligatoire, Ă  partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel certifiĂ©.

Une fois votre logiciel de comptabilitĂ© choisi, il convient de le paramĂ©trer pour qu’il rĂ©ponde Ă  vos besoins propres et que vous en fassiez la meilleure utilisation.

4 — Suivre sa comptabilitĂ© rĂ©guliĂšrement

C’est notre dernier conseil, et pas des moindres.

Assurez-vous de tenir une comptabilitĂ© Ă  jour et, de prĂ©fĂ©rence, au quotidien ou chaque semaine. Cela vous permettra :

  • de savoir oĂč vous en ĂȘtes et d’avoir une meilleure visibilitĂ© sur l’état financier de votre entreprise ;
  • d’ĂȘtre prĂȘt·e et serein·e au moment de faire vos bilan comptables et clĂŽture de comptes.