10 astuces pour maîtriser sa compta en totale autonomie

Est-il possible de faire sa comptabilité soi-même sans avoir recours à un expert-comptable ? 

L’exercice peut sembler titanesque en raison des nombreuses obligations légales, c’est pourquoi nous vous donnons les bases pour tenir votre comptabilité vous-même ainsi qu’une liste de logiciels qui pourraient vous être utiles au quotidien. Suivez le guide !

L’étendue des obligations comptables légales en France est vaste. Ces obligations diffèrent en fonction du statut juridique de votre entreprise et de son régime fiscal (régime réel normal ou simplifié, etc.).

Si vous dépendez de ce statut, vous êtes soumis à des obligations comptables allégées.

👉  Seules obligations : tenir à jour un livre des recettes et un registre des achats si votre activité relève des ventes de marchandises.

Suivant l’étendue de ses activités, une association doit choisir entre :

• une comptabilité simple, dite comptabilité de trésorerie, basée sur les encaissements et les décaissements, 
• une comptabilité d’engagement, plus poussée.

Elle peut donc être tenue aux mêmes obligations qu’une entreprise classique en fonction :

• de la nature de son activité,
• du montant des financements perçus,
• de la taille de structure.

Dans ce cas, vos obligations comptables dépendent de vos activités.

Pour les bénéfices non commerciaux (BNC), par exemple, les professions libérales sont soumises à :

• une comptabilité de trésorerie,
• la tenue d’un livre journal,
• la souscription d’une liasse fiscale.

Pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les obligations sont les mêmes que pour les activités BNC, mais vous êtes soumis à une comptabilité d’engagement (avec créances et dettes).

Que ce soit pour une société commerciale à associé unique (EURL, SASU) ou pour une société commerciale à plusieurs associés (SAS, SA, SARL, etc.), les obligations sont plus poussées. Vous devez :

• enregistrer tous les flux financiers entrants et sortants de votre entreprise ;
• réaliser un inventaire au moins une fois par an ;
• établir des comptes annuels, qui incluent : le bilan, 
• le compte de résultat,
• l’annexe ;
• conserver les documents comptables pendant une période d’au moins 10 ans.

Il est tout à fait possible d’opter pour une gestion interne de votre comptabilité :

• par le biais d’Excel, si votre statut vous le permet,
• ou d’un logiciel de comptabilité, comme nous le détaillons ci-après.

Mais quand bien même il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable, sachez qu’il peut s’avérer utile de faire appel à un comptable certifié, ne serait-ce que pour la vérification de vos comptes annuels ou pour disposer de ses conseils avisés.

💡 Pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) notamment, l’expert-comptable peut vous permettre de réaliser quelques optimisations fiscales. Il vous permet également de ventiler vos comptes de manière à réduire votre revenu imposable.

Pour l’entrepreneur qui souhaite gérer sa comptabilité, suivre une formation est recommandé. Il s’agit de comprendre les obligations comptables en vigueur et les bonnes pratiques pour utiliser l’outil de gestion comptable de votre entreprise.

Plusieurs options sont possibles :

• s’inscrire à des formations en comptabilité : elles peuvent être proposées par des centres de formation ou par un centre de gestion, par exemple ;
• suivre des formations proposées par l’éditeur du logiciel comptable que vous avez choisi ;
• lire, en complément, nos articles tutos & guides en comptabilité. 😉

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises, à l’exception des autoentrepreneurs et entrepreneurs individuels relevant de la microentreprise, doivent disposer d’un fichier électronique normalisé nommé FEC, le fichier des écritures comptables.

Ce fichier ne peut pas être créé par autre chose qu’un logiciel de comptabilité (le vôtre ou celui de votre expert-comptable). Cela signifie qu’il n’est plus possible de faire sa comptabilité sans logiciel.

En revanche, les entrepreneurs relevant du régime micro-entrepreneur ne sont pas soumis au FEC. Tenir une comptabilité Excel leur est donc possible, notamment pour le livre des recettes et le registre des achats.

Attention cependant :

• au risque d’erreur : faire sa comptabilité manuellement demande beaucoup de rigueur ;
   
• à la perte de temps : Excel ne permet pas d’optimiser tous les processus comptables tels que le scan des factures ou encore la synchronisation bancaire, par exemple. Pour ce genre de manipulation, un logiciel comptable sera nécessaire ;
   
• l’absence de mise à jour de l’outil en cas de nouvelles règles comptables : à vous de vous informer et de mettre à jour votre comptabilité en conséquence.

💡 En cas de contrôle et de mauvaise tenue de la comptabilité, la sanction est lourde pour les mauvais gestionnaires ou les fraudeurs : les chef·fes d’entreprise sont soumis à une amende de 500 000 euros et risquent 5 ans d’emprisonnement.

Oui ! Il existe de nombreux logiciels professionnels en mode SaaS.

Mais comment choisir le bon logiciel comptable ? Tout dépend avant tout de la taille de votre entreprise et de la nature de son activité.

Il est également important de savoir à quelles fins sera utilisé ce logiciel. Certains outils vont au-delà de la simple gestion de votre comptabilité et offrent des fonctionnalités supplémentaires. 

Petit tour d’horizon des outils pour faire sa comptabilité en ligne :

• Les logiciels de « précomptabilité » sont utiles pour gérer votre facturation, importer vos comptes bancaires, générer vos écritures comptables, suivre vos dépenses et automatiser la déclaration de TVA. Voici des exemples de solutions :
  • Dext, un outil simple d’utilisation qui vous aide à automatiser votre cycle de factures fournisseurs ;
  • Evoliz, qui se démarque par sa grande simplicité d’utilisation et de configuration ;
  • Mister Compta, qui automatise jusqu’à 100 % de vos activités ;

  • Odoo Accounting, la solution entièrement intégrée qui synchronise automatiquement vos relevés bancaires à votre banque.

• Les logiciels de comptabilité « complets » vous permettent de gérer les étapes qui viennent après les écritures comptables : création du bilan et du compte de résultat, clôture de l’exercice, transmission de la liasse fiscale, et création des pièces juridiques. Parmi ces solutions, on peut nommer : 
  • MaCompta.fr, solution complète idéale de la micro entreprise à la PME, avec une assistance par téléphone et mail disponible en cas de besoin ; 
  • Sage 100 c Comptabilité,
  • Zefyr.
     
• Les logiciels de comptabilité spécialisés automatisent la gestion comptable pour votre activité. On pensera, entre autres, à :
  • Indy Comptabilité, qui promet une comptabilité sans saisie aux professions libérales relevant du régime BNC ;
  • iPaidThat, qui mise sur la collecte et la saisie automatique des factures à destination des TPE et des startups.

💡 Sachez que dans sa loi de finances de 2016, le gouvernement a voté une mesure pour mettre un terme à la fraude à la TVA. Cette mesure a rendu obligatoire, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel certifié.

Une fois votre logiciel de comptabilité choisi, il convient de le paramétrer pour qu’il réponde à vos besoins propres et que vous en fassiez la meilleure utilisation.

C’est notre dernier conseil, et pas des moindres.

Assurez-vous de tenir une comptabilité à jour et, de préférence, au quotidien ou chaque semaine. Cela vous permettra :

• de savoir où vous en êtes et d’avoir une meilleure visibilité sur l’état financier de votre entreprise ;
• d’être prêt·e et serein·e au moment de faire vos bilans comptables et clôture de comptes.