Faire sa comptabilité auto-entrepreneur : le guide complet

Quand on crée sa micro-entreprise, gérer une comptabilité auto-entrepreneur fait partie des incontournables.

Mais si vous venez de la créer, vous vous demandez probablement quelles sont vos obligations comptables pour être irréprochable d’un point de vue fiscal, surtout si vous avez décidé de faire votre comptabilité vous-même. Devez-vous faire un bilan comptable ? Faire appel à un expert-comptable ?

Toutes les réponses à vos questions et nos meilleurs conseils sont dans cet article. 

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes soumis au régime d’imposition micro-fiscal, qui n’impose pas d’effectuer toutes les formalités comptables auxquelles sont soumises les autres entreprises, comme la production des comptes annuels ou du grand livre comptable.

Vous pouvez donc mener une comptabilité simplifiée. Mais une comptabilité allégée requiert tout de même le respect de quelques obligations pour être effectuée en bonne et due forme.

En tant qu’auto-entrepreneur, la loi vous impose d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité, afin de séparer vos transactions professionnelles (encaissement, paiement, rémunération personnelle, obtention d’un crédit, etc.), et personnelles uniquement si votre chiffre d’affaires dépasse les 10 000 euros pendant deux années consécutives.

💡 Est-il obligatoire d’ouvrir un compte pro en auto-entrepreneur ?

Bonne nouvelle, un simple compte courant suffit, et c’est tant mieux, car les comptes bancaires professionnels engendrent des frais plus onéreux.

Tenir à jour un livre de recettes constitue la première obligation comptable de l’auto-entrepreneur.

Le livre de recettes est un document dans lequel vous consignez chronologiquement l’ensemble des recettes encaissées. Tenez-le impérativement à jour en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Exemple d’un livre de recettes :

Dans certains cas, vous devez également tenir un registre des achats :

• si vous faites commerce de marchandises, de fournitures ou de denrées à consommer sur place ou à emporter,
• si vous proposez des prestations d’hébergement.

💡 Notez que là aussi, vous avez le choix entre support papier ou numérique.

Téléchargez notre tableau Excel de comptabilité auto entrepreneur gratuit, qui comprend :

• un modèle de livre de recettes,
• et un registre des achats.

Quand la facture auto-entrepreneur est-elle obligatoire ?

Lorsque vous êtes micro-entrepreneur, vous avez obligation de facturer dans certains cas précis :

• lorsque vous vendez des prestations ou des marchandises à des professionnels,
• lorsque le client en fait la demande,
• dans le cadre de la vente à distance,
• dans le cadre de la livraison de certains biens aux enchères publiques (biens d’occasion, œuvres d’art, objets de collection ou d’antiquité).

☝️ Attention aux oublis ! En cas de manquement, vous encourez tout de même une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 €.

Enfin, une facture d’auto-entrepreneur produite en bonne et due forme répond à des critères de numérotation précis et comporte un certain nombre de mentions obligatoires.

Pour garantir une facturation dans les règles tout en gagnant du temps, pourquoi ne pas opter pour un logiciel de facturation pensé pour les auto-entrepreneurs ?

Chaque écriture dans le livre des recettes ou le registre des achats doit pouvoir être prouvée, justifiée par un document correspondant.

Mais quel document peut faire foi ? Généralement, ce sont :

• une facture d’achat ou de vente,
• un bon de commande,
• un bon de livraison ou de réception,
• un récépissé d’achat.

👆 Ces documents justificatifs ainsi que le livre des recettes doivent être conservés jusqu’à 10 ans après la cessation de l’activité.

Et surtout, n’oubliez pas de déclarer votre chiffre d’affaires !

Selon si vous avez opté ou non pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, vous devez le déclarer chaque mois ou chaque trimestre sur le site de l’Urssaf.

👆 Attention : en cas d’oubli de déclaration, vous serez soumis à une pénalité de 52 €.

Et pour savoir comment tenir votre comptabilité auto-entrepreneur au quotidien, consultez notre article sur le sujet.

Faire son bilan comptable ne fait pas partie des obligations des auto-entrepreneurs, mais en réaliser un peut être utile dans certains cas :

• à titre personnel, il peut servir de preuve de vos revenus (notamment pour réaliser un prêt immobilier),
• si vos revenus et le volume de votre activité commencent à être importants,
• si vous anticipez de dépasser le seuil limite de chiffre d’affaires du régime micro-entreprise, et que vous allez basculer sur un régime d’entreprise individuelle (BNC ou BIC),

Pour en savoir plus, découvrez notre article sur le bilan comptable qui comprend un exemple de bilan comptable à télécharger. 

Même si la comptabilité de l’auto-entrepreneur s’avère allégée, elle n’en nécessite pas moins la plus grande rigueur !

En effet, vous devez être en mesure :

• de suivre au plus près votre trésorerie afin de piloter de manière pertinente votre activité,
• de fournir tous les justificatifs et les informations nécessaires en cas de contrôle fiscal.

Par conséquent, n’attendez pas que les documents s’entassent sur votre bureau (réel ou virtuel), au risque de vous y perdre et de ne pas pouvoir effectuer un traitement correct (contraintes chronologiques de votre livre de comptes par exemple).

Nous vous recommandons de tenir votre comptabilité de manière régulière, en consacrant un temps hebdomadaire exclusivement dédié au traitement de ces tâches.

Il est primordial de conserver avec soin l’ensemble de vos documents et justificatifs :

• Chaque pièce dispose d’une durée de conservation légale. Ne dérogez pas à cette obligation, car vous devez être en mesure de les présenter en cas de contrôle.
• Vos preuves d’achat peuvent se révéler utiles pour récupérer votre TVA si vous dépassez un jour le seuil de franchise de base évoqué précédemment.

C’est pourquoi nous vous recommandons de faire attention à la manière dont vous rangez et conservez vos documents papier, ainsi qu’à l’endroit où vous les stockez.

💡 La numérisation des documents reste la meilleure solution pour assurer leur bonne conservation :

• car vous avez accès à une copie numérique en cas de perte,
• grâce au stockage possible sur le cloud, vous disposez d’une sécurité supplémentaire si vous subissez un sinistre dans vos locaux ou si vous perdez votre matériel de stockage (disque dur externe par exemple).

Faire appel à un expert-comptable pour sa comptabilité lorsqu’on est auto-entrepreneur n’est en aucun cas une obligation. Mais faire appel aux services d’un expert est parfois nécessaire, notamment si :

• vous êtes perdus et que vous avez besoin d’aide (on peut comprendre que la comptabilité puisse vous donner des sueurs froides),
• vous avez dépassé le seuil de chiffre d’affaires qui vous rend désormais redevable de la TVA,
• vous approchez les limites du statut de la micro-entreprise et souhaitez anticiper la création de votre société à court ou moyen terme.

💡 Une prestation comptable pour un auto-entrepreneur : à quels tarifs faut-il s’attendre ?

Les honoraires des experts comptables sont très variables suivant la complexité du cas, le temps passé, si vous faites appel à un cabinet ou un indépendant. Généralement, une heure vous coûtera entre 50 et 150 euros.

Si vous souhaitez maîtriser votre budget, découvrez notre sélection des meilleurs experts-comptables en ligne.

• l’automatisation d’un bon nombre de processus. Résultat : vous gagnez du temps et libérez de la bande passante pour vous consacrer à votre cœur de métier ;
• une meilleure visibilité sur l’état de comptabilité de votre activité, et donc sur votre trésorerie. Vous anticipez ainsi mieux vos actions ;
• la garantie d’une comptabilité fiable au regard des exigences légales, et non modifiable.

☝️ Attention, au cas où vous seriez assujetti à la TVA, il est obligatoire d’opter pour un logiciel répondant aux critères de conformité relatifs à la Loi Anti-Fraude.

• ⚒️ Clémentine : disponible à partir de 69 €/mois, Compta Clémentine soutient vos activités de facturation, mais aussi la création de bons de commande et d’avoirs. Ses experts accompagnent les auto-entrepreneurs dans leurs premiers pas avec la comptabilité.
• ⚒️ Evoliz : Evoliz s’adapte parfaitement aux besoins et aux bourses des micro-entrepreneurs (12 €/mois). Intuitif, il permet entre autres la facturation, la tenue du journal, la gestion de la trésorerie et des notes de frais. Sa certification NF 203 garantit sa conformité à la Loi Anti-Fraude.
• ⚒️ myAE.fr : c’est le logiciel gratuit de comptabilité auto-entrepreneur. Si cette solution ne dispose pas d’un design très moderne, elle permet néanmoins d’assurer l’ensemble du processus de facturation et de devis de manière gratuite.

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Vous savez maintenant parfaitement quelles sont vos obligations comptables en tant que micro-entrepreneur.

Fort·e de ces conseils, et grâce à notre sélection de logiciels, il ne vous reste plus qu’à maintenir votre comptabilité avec rigueur, pour construire ou développer votre projet professionnel en toute sécurité grâce à de solides bases.