Comptabilité d’une association loi 1901 à but non lucratif : quelles obligations ?

La comptabilité association loi 1901 à but non lucratif : par où commencer ?

On peut légitimement se poser la question lorsque l’on crée une association loi 1901 ou que l’on devient trésorier, et que l’on souhaite faire les choses dans les règles.

Alors, quelles sont les obligations comptables d’une association ? Quels sont les documents comptables obligatoires ? Devez-vous suivre le plan comptable d’association ?

Toutes les réponses, nos conseils et une sélection d’outils dans cet article !

Si toutes les associations doivent tenir une comptabilité, l’association loi 1901 à but non lucratif n’impose cependant pas de format de présentation des comptes. Elles sont donc libres de choisir de tenir une comptabilité ou non.

Une association loi 1901 peut donc choisir de tenir une comptabilité dite de trésorerie, soit :

• en partie simple : l’association inscrit alors les encaissements et décaissements de l’année dans un livre journal,
• soit en partie double : les encaissements et décaissements sont également écrits dans un livre journal mais avec des comptes dits de contrepartie.

En revanche, certaines associations sont tout de même soumises à des obligations de présentation de leurs comptes, selon :

• la nature de l’activité,
• le montant des financements perçus,
• la taille de la structure.

Quand on est une petite association, on peut vite être tenté de considérer la comptabilité comme une contrainte, et y accorder le moins de temps possible.

Mais ce n’est pas parce que la mission de votre association est non lucrative qu’une comptabilité bien tenue ne peut pas vous apporter des avantages, bien au contraire !

Voici quelques-uns des bénéfices :

• plus de transparence vis-à-vis des adhérents, qui ont un droit d’accès aux comptes de l’association de laquelle ils font partie
• en cas de contrôle par les autorités, l’association doit pouvoir présenter une comptabilité à jour et dans les règles ;
• une meilleure gestion de l’association pour piloter son développement, grâce à la vision globale et claire de la situation financière qui permet de prendre des décisions éclairées ;
• faire des demandes des subventions, qui nécessitent de présenter la comptabilité et les états financiers afin de justifier de l’utilisation des ressources.

Qui peut contrôler les comptes d’une association ? Plusieurs organismes peuvent être amenés à contrôler la comptabilité d’une association :

• l’inspection générale des finances, si votre association a reçu des subventions provenant de l’État, de l’UE ou d’un organisme public,
• les délégués territoriaux, si votre association a reçu des subventions venant d’une collectivité territoriale,
• une chambre régionale, si votre association a bénéficié d’une subvention de plus de 1500 € provenant d’un établissement public ou d’une collectivité territoriale,
• la Cour des Comptes si votre association a bénéficié d’une subvention de l’État ou de l’Union Européenne,
• l’URSSAF, pour tout ce qui concerne les charges et les cotisations sociales,
• l’administration fiscale, si l’association est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS).

Lire aussi : Guide complet pour une bonne gestion de votre association

Votre association doit-elle faire certifier ses comptes ?

Vous devez faire certifier vos comptes annuels par un commissaire aux comptes, si votre association :

• prévoit cette obligation dans ses statuts,
• perçoit plus de 153 000 € de subventions publiques par an,
• est chargée de la surveillance de la qualité de l’air,
• est en charge de la gestion d’un fonds de solidarité au logement,
• est un organisme de de formation professionnelle continue et dépasse deux des trois seuils suivants,
  • 228 000 € de bilan
  • 153 000 € de ressources
  • 3 salariés
• exerce une activité économique et dépasse deux des trois seuils suivants.
  • 1 500 000 € de bilan
  • 3 100 000 € de ressources
  • 50 salariés

Si l’obligation de certification ne vous incombe pas, vous pouvez tout de même faire appel à un commissaire aux comptes de manière volontaire.

Comment se passe la certification des comptes d’une association ?

Vous devez d’abord choisir un commissaire aux comptes qui sera nommé lors de la rédaction des statuts ou lors de l’Assemblée Générale si l’association existe déjà.

Ce dernier va contrôler les comptes en fin d’année, en réalisant un audit pour vérifier que tout a bien été fait dans les règles, et que les documents fournis correspondent bien à la réalité. Si le trésorier ou un expert comptable a déjà fait ce travail de vérification, il peut le transmettre au commissaire aux comptes pour faciliter sa mission.

La comptabilité de trésorerie consiste à comptabiliser et à suivre uniquement les dépenses et les recettes.

Chaque encaissement ou décaissement donne lieu à une écriture comptable qui doit rendre compte de :

• la date de l’opération,
• la nature de l’opération,
• le montant de l’opération,
• s’il s’agit d’une dépense ou d’une recette.

À la fin de chaque mois, la différence entre les dépenses et les recettes permet d’obtenir un résultat simplifié.

🤔 Pour quelles associations ?

Cette comptabilité est suffisante pour les associations nouvellement créées ou les petites structures, qui n’ont pas à gérer de dettes et de créances.

✅ Avantages

Elle ne nécessite pas de connaissances particulières en comptabilité et ne prend que peu de temps à réaliser.

❌ Inconvénients

Elle ne permet pas de suivre les dettes et les créances, de bien piloter la gestion et le développement de l’association, et ne permet pas de demander des subventions ou d’embaucher par exemple.

Lire aussi : Comment gérer la trésorerie d’une association ? Conseils et boîte à outils !

En plus de comptabiliser les flux de trésorerie, la comptabilité d’engagement enregistre également les dettes et les créances au moment de la réception ou de l’émission d’une facture.

Afin de vérifier que les écritures correspondent parfaitement aux flux financiers, il faut effectuer des rapprochements bancaires régulièrement. Pour ce faire, il faut comparer chaque écriture comptable liée au compte bancaire, avec les mouvements réels constatés sur les relevés.

🤔 Pour quelles associations ?

Une association utilisera la comptabilité d’engagement si :

• ses statuts le prévoient,
• elle veut demander des subventions,
• elle veut recruter,
• elle veut exercer une activité économique,
• sa vocation est commerciale et qu’elle paie l’impôt sur les sociétés,
• son activité requiert ses dettes et des créances,
• elle en fait tout simplement le choix.

✅ Avantages

Elle donne une vision complète de la situation financière, et permet de mieux piloter l’association.

❌ Inconvénients

Plus complexe que la comptabilité de trésorerie, elle est chronophage et peut être difficile à tenir pour une personne non initiée à la comptabilité, surtout si elle n’est pas équipée d’un logiciel de comptabilité ou non accompagnée par un expert-comptable.

Selon les cas, la comptabilité d’une association loi 1901 n’a donc rien d'anodin. Pour les associations soumises à la présentation de leurs comptes notamment, celle-ci peut s’avérer complexe.

C’est à ces fins que le plan comptable associatif a été introduit au début des années 2000. Celui-ci sert de référentiel pour la tenue des comptes.

Une version amendée est d’ailleurs en vigueur depuis le 1er janvier 2020.

Ce n’est pas parce que vous êtes une association que vous ne pouvez pas vous équiper d’un bon logiciel de comptabilité. Ils présentent en effet plusieurs avantages comme :

• la limitation des erreurs manuelles,
• une visibilité sur la trésorerie en temps réel grâce à des tableaux de bord,
• l’automatisation de certaines tâches (écritures comptables, rapprochement bancaire, par exemple),
• et un gain de temps considérable.

Voici une sélection de logiciels qui peuvent vous être utiles :

• Itool d’EBP met à jour vos données de manière dynamique et vous rappelle vos échéances en matière de liasse fiscale.
• Sage 100c de son côté, vous informe des retards de paiement en temps réel. Bon à savoir, la Fondation Sage offre deux licences gratuites aux organismes à but non lucratif éligibles.
• Avec Zervant, suivez facilement vos encaissements et générez des rapports financiers automatiquement. Cette solution vous permet même de créer votre site.
• Spécialisé dans la gestion des associations, memboGo permet de gérer le journal comptable, les abonnements, les renouvellements et les participations financières, sur une interface unique.

Trouvez le logiciel de gestion adapté à votre association grâce à ce quiz :

Alors, prêt·e à gérer votre comptabilité en bonne et due forme ?