Comptabilité association loi 1901 à but non lucratif : gestion, obligations, plan comptable association

Comment gérer la comptabilité d’une association loi 1901 à but non lucratif ?

Gérer la comptabilité d'une association

La comptabilité association loi 1901 à but non lucratif : par où commencer ?

On peut légitimement se poser la question lorsque l’on crée une association loi 1901 ou que l’on devient trésorier, et que l’on souhaite faire les choses dans les règles.

Alors, comment gérer la comptabilité d’une association ? Quels sont les documents comptables obligatoires ? Devez-vous suivre le plan comptable d’association ?

Toutes les réponses, nos conseils et une sélection d’outils dans cet article !

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Les obligations comptables d’une association à but non lucratif

Quels sont les documents comptables obligatoires pour une association ?

Si toutes les associations doivent tenir une comptabilité, l’association loi 1901 à but non lucratif n’impose cependant pas de format de présentation des comptes. Elles sont donc libres de choisir de tenir une comptabilité plus ou moins détaillée.

Mais certaines associations sont tout de même soumises à des obligations de présentation de leurs comptes, selon :

  • la nature de l’activité,
  • le montant des financements reçus,
  • la taille de la structure.

Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?

Les bénéfices de la tenue d’une comptabilité

Quand on est une petite association, on peut vite être tenté de considérer la comptabilité comme une contrainte, et y accorder le moins de temps possible.

Mais ce n’est pas parce que la mission de votre association est non lucrative qu’une comptabilité bien tenue ne peut pas vous apporter des avantages, bien au contraire !

Voici quelques-uns des bénéfices :

  • plus de transparence vis-à-vis des adhérents, qui ont un droit d’accès aux comptes de l’association de laquelle ils font partie
  • en cas de contrôle par les autorités, l’association doit pouvoir présenter une comptabilité à jour et dans les règles ;
  • une meilleure gestion de l’association pour piloter son développement, grâce à la vision globale et claire de la situation financière qui permet de prendre des décisions éclairées ;
  • faire des demandes des subventions, qui nécessitent de présenter la comptabilité et les états financiers afin de justifier de l’utilisation des ressources.

Les organismes de contrôle des comptes

Qui peut contrôler les comptes d’une association ?

Plusieurs organismes peuvent être amenés à contrôler la comptabilité d’une association :

  • l’inspection générale des finances, si votre association a reçu des subventions provenant de l’État, de l’UE ou d’un organisme public,
  • les délégués territoriaux, si votre association a reçu des subventions venant d’une collectivité territoriale,
  • une chambre régionale, si votre association a bénéficié d’une subvention de plus de 1500 € provenant d’un établissement public ou d’une collectivité territoriale,
  • la Cour des Comptes si votre association a bénéficié d’une subvention de l’État ou de l’Union Européenne,
  • l’URSSAF, pour tout ce qui concerne les charges et les cotisations sociales,
  • l’administration fiscale, si l’association est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS).

La certification des comptes d’une association

Votre association doit-elle faire certifier ses comptes ?

Vous devez faire certifier vos comptes annuels par un commissaire aux comptes, si votre association :

  • prévoit cette obligation dans ses statuts,
  • perçoit plus de 153 000 € de subventions publiques par an,
  • est chargée de la surveillance de la qualité de l’air,
  • est en charge de la gestion d’un fonds de solidarité au logement,
  • est un organisme de de formation professionnelle continue et dépasse deux des trois seuils suivants,
    • 228 000 € de bilan
    • 153 000 € de ressources
    • 3 salariés
  • exerce une activité économique et dépasse deux des trois seuils suivants.
    • 1 500 000 € de bilan
    • 3 100 000 € de ressources
    • 50 salariés

Si l’obligation de certification ne vous incombe pas, vous pouvez tout de même faire appel à un commissaire aux comptes de manière volontaire.

Comment se passe la certification des comptes d’une association ?

Vous devez d’abord choisir un commissaire aux comptes qui sera nommé lors de la rédaction des statuts ou lors de l’Assemblée Générale si l’association existe déjà.

Ce dernier va contrôler les comptes en fin d’année, en réalisant un audit pour vérifier que tout a bien été fait dans les règles, et que les documents fournis correspondent bien à la réalité. Si le trésorier ou un expert comptable a déjà fait ce travail de vérification, il peut le transmettre au commissaire aux comptes pour faciliter sa mission.

Comment gérer la comptabilité d’une association ?

Comment tenir les comptes d’une association loi 1901 ?

La comptabilité de trésorerie d’association

La comptabilité de trésorerie consiste à comptabiliser et à suivre uniquement les dépenses et les recettes.

Chaque encaissement ou décaissement donne lieu à une écriture comptable qui doit rendre compte de :

  • la date de l’opération,
  • la nature de l’opération,
  • le montant de l’opération,
  • s’il s’agit d’une dépense ou d’une recette.

À la fin de chaque mois, la différence entre les dépenses et les recettes permet d’obtenir un résultat simplifié.

🤔 Pour quelles associations ?

Cette comptabilité est suffisante pour les associations nouvellement créées ou les petites structures, qui n’ont pas à gérer de dettes et de créances.

✅ Avantages

Elle ne nécessite pas de connaissances particulières en comptabilité et ne prend que peu de temps à réaliser.

Inconvénients

Elle ne permet pas de suivre les dettes et les créances, de bien piloter la gestion et le développement de l’association, et ne permet pas de demander des subventions ou d’embaucher par exemple.

La comptabilité d’engagement

En plus de comptabiliser les flux de trésorerie, la comptabilité d’engagement enregistre également les dettes et les créances au moment de la réception ou de l’émission d’une facture.

Afin de vérifier que les écritures correspondent parfaitement aux flux financiers, il faut effectuer des rapprochements bancaires régulièrement. Pour ce faire, il faut comparer chaque écriture comptable liée au compte bancaire, avec les mouvements réels constatés sur les relevés.

🤔 Pour quelles associations ?

Une association utilisera la comptabilité d’engagement si :

  • ses statuts le prévoient,
  • elle veut demander des subventions,
  • elle veut recruter,
  • elle veut exercer une activité économique,
  • sa vocation est commerciale et qu’elle paie l’impôt sur les sociétés,
  • son activité requiert ses dettes et des créances,
  • elle en fait tout simplement le choix.

✅ Avantages

Elle donne une vision complète de la situation financière, et permet de mieux piloter l’association.

❌ Inconvénients

Plus complexe que la comptabilité de trésorerie, elle est chronophage et peut être difficile à tenir pour une personne non initiée à la comptabilité, surtout si elle n’est pas équipée d’un logiciel de comptabilité ou non accompagnée par un expert-comptable.

Le plan comptable associatif (PCA) simplifie la tenue comptable des associations

Qu’est-ce que le plan comptable associatif ?

Le plan comptable des associations (PCA) est une version simplifiée et adaptée aux associations du plan comptable général (PCG).

Son but est de fournir un référentiel unique permettant de standardiser les comptes des associations, en prenant en compte certaines spécificités

Comme le PCG, il est composé de huit classes de comptes, réparties dans le compte de résultat et le bilan. En revanche, la classe 8 correspond aux Contribution volontaires en nature, alors qu’elle fait référence aux Comptes spéciaux dans le PCG.

Voici les sous-classes et comptes de la classe 8 du plan comptable associatif :

86 —Emploi des contributions volontaires en nature 860 —Secours en nature
861 —Mise à disposition gratuite de bien
862 —Prestations
864 —Personnel bénévole
87 —Contributions volontaires en nature 870 —Dons en nature
871 —Prestations en nature
875 —Bénévolat

👉 D’autres comptes spécifiques pour les associations sont répartis dans les autres classes, comme par exemple le compte 10 pour les fonds dédiés, ou encore 746 pour les cotisations.

Le plan comptable des associations : pour quelles associations ?

Quelles sont les associations soumises à l’obligation légale d’établir leurs comptes annuels selon du plan comptable associatif (PCA) ?

Les associations suivantes sont concernées, celles :

  • qui reçoivent des aides publiques ou des dons supérieurs à 153 000 € sur l’année,
  • avec un bilan supérieur à 3 100 000 € ou à 1 550 000 € avec plus de 50 salariés,
  • qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés (IS),
  • dont les aides des collectivités territoriales représentent plus de la moitié du budget, ou plus de 75 000 €,
  • reconnues d’utilité publique ou d’intérêt général,
  • chargées de récolter des fonds de la formation professionnelle continue (organismes paritaires agréés),
  • sollicitant l’agrément d’une autorité publique,
  • dont la mission exclusive est l’assistance ou la recherche scientifique ou médicale,
  • œuvrant dans la gestion des établissements sanitaires et sociaux,
  • faisant appel à la générosité publique,
  • politiques et de financement électoral,
  • qui émettent des valeurs immobilières,
  • de groupement sportif et les fédérations sportives.

Quels sont les documents obligatoires dans le PCA ?

  • un compte de résultat,
  • un bilan,
  • et une annexe si deux des seuils suivants sont atteints :
    • un bilan supérieur à 350 000 €,
    • un chiffre d’affaires supérieur à 700 000 €,
    • un effectif salarial supérieur à 10.

Le nouveau plan comptable des associations 2020

Depuis le 1er janvier 2020, le plan comptable associatif a été modernisé et précisé, dans l’idée d’offrir plus de transparence dans la gestion comptable et financière.

Voici quelques-uns des changements à noter :

  • les contributions volontaires en nature (bénévolat, don ou mise à disposition) doivent être valorisées au pied du compte de résultat,
  • de nouvelles dénominations : les fonds associatifs deviennent les fonds propres, les bénéfices des excédents, les pertes des déficits, etc.
  • le bilan et le compte de résultat doivent être présentés selon des modèles de tableaux de synthèses,
  • les différents types de subventions d’investissement ne font plus l’objet d’une distinction et sont enregistrés au compte produit ou subvention d’investissement,
  • le prêt à l’usage est désormais considéré comme une contribution volontaire en nature.

Un logiciel de comptabilité pour automatiser votre gestion comptable ?

Ce n’est pas parce que vous êtes une association que vous ne pouvez pas vous équiper d’un bon logiciel de comptabilité. Ils présentent en effet plusieurs avantages comme :

  • la limitation des erreurs manuelles,
  • une visibilité sur la trésorerie en temps réel grâce à des tableaux de bord,
  • l’automatisation de certaines tâches (écritures comptables, rapprochement bancaire, par exemple),
  • et un gain de temps considérable.

Voici une sélection de logiciels qui peuvent vous être utiles :

  • Itool d’EBP met à jour vos données de manière dynamique et vous rappelle vos échéances en matière de liasse fiscale.
  • Sage 100c de son côté, vous informe des retards de paiement en temps réel. Bon à savoir, la Fondation Sage offre deux licences gratuites aux organismes à but non lucratif éligibles.
  • Avec Zervant, suivez facilement vos encaissements et générez des rapports financiers automatiquement. Cette solution vous permet même de créer votre site.
  • Spécialisé dans la gestion des associations, memboGo permet de gérer le journal comptable, les abonnements, les renouvellements et les participations financières, sur une interface unique.

Alors, prêt·e à gérer votre comptabilité en bonne et due forme ?

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016

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