Trésorerie Association✨ comment gérer votre trésorerie dans le cadre de la comptabilité d'association ?

Comment gérer la trésorerie d'une association ?

Comment gérer la trésorerie d'une association ?

Bien gérer la trésorerie d’une association est fondamental pour assurer son bon fonctionnement, en toute transparence.

Mais comment gérer la trésorerie de votre association ? 

Vous trouverez dans cet article les bases d’une bonne gestion associative, des conseils adaptés pour votre comptabilité et votre trésorerie, ainsi qu’une boîte à outils, gratuits ou à moindres frais.

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Quelle comptabilité pour une association ?

Suivant la taille de votre association, votre budget, et l’ampleur de vos activités, une gestion plus ou moins rigoureuse doit être mise en place. 

Les responsables choisiront de tenir soit :

  • une comptabilité de trésorerie,
  • une comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie (ou comptabilité d’encaissements) s’adresse aux plus petites structures.

Le suivi des encaissements et des décaissements est chronologique.

Il s’agit d’une comptabilité simplifiée qui prend souvent la forme d’un tableau «recettes-dépenses», avec pointage des relevés bancaires et justificatifs à l’appui (tickets de caisse, talons de chéquier, etc.).

En effet, toutes les opérations sont enregistrées d’après le compte en banque.

La comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est la comptabilité classique, qui prend en compte les recettes-dépenses, mais aussi les comptes clients et les comptes fournisseurs. 

C’est une véritable comptabilité, comme celle qui s’applique aux entreprises commerciales.

Les créances et les dettes sont enregistrées dès leur naissance et il est nécessaire que l’association établisse des comptes annuels et se soumette au contrôle d’un commissaire aux comptes.

Elle a pour but de rendre des comptes aux adhérents, aux partenaires et aux financeurs, sur l’utilisation de l’argent versé (cotisations et dons).

Le plan de trésorerie d'une association

La trésorerie désigne l’argent disponible sur les comptes de l’association. Pour la gérer au mieux et bénéficier d’un fonds de roulement suffisant, vous devez, à l’instar des entreprises, garder un œil sur votre trésorerie, mois par mois, par le biais d’un plan de trésorerie.

Comment faire le plan de trésorerie ?

Ce document comptable est un tableau prévisionnel :

▷ à compléter en fonction des flux de trésorerie des exercices précédents, avec une marge de prudence ;
▷ à suivre et à mettre à jour suivant l’évolution réelle de la trésorerie ; 
▷ à ajuster avec vos nouvelles prévisions pour anticiper les problèmes de trésorerie.

Vous y consignez :

  • les encaissements d’une part :
    • les cotisations des membres,
    • les subventions,
    • les dons,
    • le produit des ventes ou services annexes,
    • les emprunts bancaires, etc. ;
       
  • les décaissements d’autre part :
    • les charges fixes (loyer, assurances, abonnements eau, électricité, internet),
    • les frais bancaires,
    • les salaires et les charges sociales et patronales,
    • les impôts le cas échéant,
    • le règlement des fournisseurs,
    • le règlement des prestataires (experts-comptables, etc.),
    • le remboursement des prêts,
    • l’achat de fournitures,
    • les frais liés à des événements associatifs,
    • les notes de frais des bénévoles, etc.

Exemple de plan de trésorerie associatif

Exemple de Plan de trésorerie 2020

  Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Total

Solde net de trésorerie de M-1

4500 21390                      

Encaissements (ou entrées)

Adhésions membres

7000                        

Dons

2000                        

Subventions

10000                        

Emprunt bancaire

0                        

Ventes du livre

800                        

Aide de l’État à l’emploi

750                        

...

                         

Total encaissements

20550                        

Décaissements (ou sorties)

Loyer

450                        

Électricité

50                        

internet/téléphone

60                        

Salaires

2500                        

Expert-comptable

600                        

...

                         

Total décaissements

3660                        

Diff. entrées — sorties

16890                        

Solde net de trésorerie

21390                        

☝️ Le besoin en fonds de roulement d’une association est généralement négatif, car le plus souvent, les cotisations d’adhérents perçues en début d’année couvrent les dépenses de l’année à venir.

Si votre budget prévisionnel est correctement réalisé en début d’exercice, alors vous avez moins de risques de devoir trouver de nouvelles sources de financement pour combler des difficultés de trésorerie.

Quid d’un excédent de trésorerie en association ? Selon le Code Général des Impôts, s’il est vrai que cette dernière ne peut pas faire de bénéfices, il est normal et sain qu’elle dégage des excédents pour faire face à des besoins ultérieurs.

Comment gérer la trésorerie d'une association ?

Le rôle du trésorier

Une association est gérée par des bénévoles, dont un trésorier ou une trésorière.

Même s’il n’est pas obligatoire d’en désigner un, le trésorier a un rôle très important.

En étroite collaboration avec le président, il est le garant d’une bonne gestion financière et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiées au nom et pour le compte de l’association.

Source : Associathèque

Il peut se voir confier des pouvoirs par délégation, par exemple la signature pour effectuer des paiements et accéder aux comptes bancaires de l’association.

Parmi ses missions, suivant la taille de la structure, il peut être chargé :

  • 🎯 de déterminer les dépenses à engager pour le bon fonctionnement des activités associatives ;
  • 🎯 d’établir le budget prévisionnel d’association suivant les objectifs et les projets votés ;
  • 🎯 de gérer et de tenir les comptes associatifs via l’élaboration :
    • d’un compte de résultat,
    • d’un bilan comptable, pour la clôture des comptes chaque année,
    • d’un rapport financier, avec détail des recettes, des dépenses, leur évolution d’un exercice sur l’autre,
    • d’un compte d’emploi des ressources en cas d’appels de dons publics, etc. ;
  • 🎯 de présenter les comptes de l’association devant tous les adhérents lors de l’Assemblée générale (AG), en général une fois par an  ;
  • 🎯 de remplir les obligations comptables, sociales et fiscales, ou de les superviser :
    • déclarations dans les délais,
    • règlements des factures,
    • classement de pièces comptables,
    • gestion des encaissements,
    • rapprochements bancaires,
    • relation avec les banques, fournisseurs, administrations, experts-comptables, etc.

☝️ Suivant l’importance de la trésorerie à gérer, du personnel ou un expert-comptable peuvent venir en aide au trésorier dans les cas (fréquents) où il n’a pas de compétence en comptabilité. 
Quoi qu’il en soit, le trésorier est le référent et le responsable du contrôle financier de l’association.

Excel pour suivre la trésorerie d’une association 

Excel est le premier logiciel auquel on pense pour la tenue d’une comptabilité simple en association. Ce n’est pas un logiciel spécifiquement développé pour la tenue d’une comptabilité, mais un tableur

Il peut répondre à des besoins basiques de suivi des encaissements et des décaissements.

Mais pour une comptabilité plus poussée, l’outil manque d’intuitivité et de dimension collaborative.

En cas de contrôle, il faut avoir converti le fichier .xls en .pdf pour ne plus être modifiable, les pièces comptables ne devant pas être altérables.

Trésorerie d’association : logiciel gratuit ou payant ?

Une solution gratuite peut vous convenir si votre association conserve une petite taille et des activités minimales, mais si elle se développe, il faudra en changer à moyen terme.

Vous devrez soit passer à la version payante du même éditeur de logiciel, soit changer complètement d’outil, ce qui peut impliquer des procédures de migration de vos fichiers et un temps de formation et d’adaptation. À vous de voir si cela en vaut la peine.

Ces logiciels proposent une version limitée gratuite :

  • B-association propose une version gratuite limitée à 40 adhérents,
  • Compta-Asso 1901, gratuit sur Mac OS X, n’est adapté qu’à une comptabilité de trésorerie simple,
  • Pep’s Up propose un pack gratuit limité à 10 contacts et 500 Mo de stockage.

Notre sélection de logiciels en ligne dédiés aux associations

L’avantage des logiciels en ligne est qu’ils sont accessibles de partout, toujours à jour, et le paiement se fait par abonnement mensuel ou annuel. Vos données sont stockées dans le cloud.

▷ Si vous recherchez un outil dédié à la comptabilité associative :

  • Compt’Easy Asso, développé spécifiquement pour les trésoriers d’associations, est pédagogique et permet l’édition du compte de résultat à partir du plan comptable associatif, et la saisie simplifiée des recettes et des dépenses.
  • EBP Compta Associations permet d’effectuer tous les traitements et les éditions comptables (plan comptable, bilan et compte de résultat, grand livre, balance, export des écritures comptables vers un expert-comptable).
  • Macompta.fr offre une gestion de la comptabilité intuitive, qu’il s’agisse de comptabilité de trésorerie ou de comptabilité d’engagement, idéale pour les débutants, notamment avec la saisie automatique des écritures comptables.

▷ Si vous envisagez un outil de gestion complet qui englobe la comptabilité parmi d’autres fonctionnalités :

  • AssoConnect donne un aperçu rapide et simplifié de votre trésorerie et centralise vos écritures comptables. Il permet aussi de suivre votre trésorerie en temps réel grâce à la synchronisation avec votre banque.
  • BAWEB (B-association) intègre l’édition de comptes de résultats, de bilans et de budgets prévisionnels ; 5 personnes peuvent travailler simultanément sur la gestion de la trésorerie.
  • Ciel Associations Evolution (Sage), inclut l’édition des états associatifs. Une commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie et calcule automatiquement vos soldes.
  • Pep’s Up permet l’édition des documents comptables et des tableaux de bord financiers pour un suivi de la trésorerie prévisionnel et analytique.
  • VerticalSoft, partenaire de Quickbooks, propose via son module de comptabilité certifié par un expert comptable, l’analyse du fonds de roulement de l’association, évitant une trésorerie négative.

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2018.

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