Comment gérer la trésorerie d'une association ? Conseils et boîte à outils !

Comment gérer la trésorerie d'une association ?

Bien gérer la trésorerie d’une association est fondamental pour assurer son bon fonctionnement, en toute transparence.

Mais comment gérer la trésorerie de votre association ? 

Vous trouverez dans cet article les bases d’une bonne gestion associative, des conseils adaptés pour votre comptabilité et votre trésorerie, ainsi qu’une boîte à outils, gratuits ou à moindres frais.

Sommaire :

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Une gestion selon le type d’association

Les différents types d’association

Les associations « loi 1901 » sont recensées par type d’objet :

  • associations professionnelles,
  • associations sportives,
  • associations culturelles,
  • associations humanitaires,
  • associations de parents d’élèves,
  • associations de défense des consommateurs, de l’environnement, etc.

Ou par type juridique ou fiscal :

L’association peut avoir une seule activité : la défense des sans-abri par exemple, mais aussi des activités accessoires (ou secondaires), souvent pour financer l’activité principale en dehors des adhésions et des dons éventuels, comme l’édition et la vente d’ouvrages, ou l’organisation d’événements.

Quel est le rôle du trésorier dans une association ?

La plupart du temps, une association est gérée par des bénévoles, dont un·e président·e, un·e secrétaire et un trésorier ou une trésorière. Ces postes sont parfois secondés selon les tailles des associations, par des vice-présidents ou des vice-trésoriers.

Même s’il n’est pas obligatoire d’en désigner un, le trésorier a un rôle très important.

En étroite collaboration avec le président, il est le garant d’une bonne gestion financière et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiées au nom et pour le compte de l’association.

Source : Associathèque

trésorier d'association

Il peut se voir confier des pouvoirs par délégation, par exemple la signature pour effectuer des paiements et accéder aux comptes bancaires de l’association.

Parmi ses missions, suivant la taille de la structure, il peut être chargé :

🎯 de déterminer les dépenses à engager pour le bon fonctionnement des activités associatives ;

🎯 d’établir le budget prévisionnel d’association suivant les objectifs et les projets votés ;

🎯 de gérer et de tenir les comptes associatifs via l’élaboration :

  • d’un compte de résultat,
  • d’un bilan comptable, pour la clôture des comptes chaque année,
  • d’un rapport financier, avec détail des recettes, des dépenses, leur évolution d’un exercice sur l’autre,
  • d’un compte d’emploi des ressources en cas d’appels de dons publics, etc. ;

🎯 de présenter les comptes de l’association devant tous les adhérents lors de l’Assemblée générale (AG), en général une fois par an  ;

🎯 de remplir les obligations comptables, sociales et fiscales, ou de les superviser :

  • déclarations dans les délais,
  • règlements des factures,
  • classement de pièces comptables,
  • gestion des encaissements,
  • rapprochements bancaires,
  • relation avec les banques, fournisseurs, administrations, experts-comptables, etc.

☝️ Suivant l’importance des activités associatives, des salariés peuvent être embauchés pour assurer des rôles en administration ou en comptabilité. C’est d’autant plus judicieux, voire indispensable, dans les cas (fréquents) où les trésoriers n’ont pas une connaissance étendue en comptabilité. 
Ces tâches peuvent également être assurées par des sous-traitants (cabinet d’experts-comptables, etc.).

Quoi qu’il en soit, le trésorier est le référent et le responsable du contrôle financier de l’association.

Comptabilité d’association et gestion de trésorerie

Suivant la taille de votre association, votre budget, et l’ampleur de vos activités, une gestion plus ou moins rigoureuse doit être mise en place. 

Obligations comptables d’une association

Bien qu’une grande partie des associations soit des petites structures, la tenue d’une comptabilité est essentielle, même si elle n’est pas officiellement obligatoire (la loi 1901 n’indique aucune obligation légale en matière de comptabilité).

En revanche, le caractère obligatoire peut résulter :

  • de règles précises inscrites dans les statuts de l’association, ou de la demande de l’assemblée générale,
  • du suivi des associations reconnues d’intérêt général ou d’utilité publique, dont la gestion budgétaire est scrupuleusement surveillée,
  • d’une demande d’agrément ou de subvention à une autorité publique, 
  • d’une activité commerciale secondaire ou accessoire, imposable ou non,
  • de l’embauche de personnel salarié.

Selon ces critères, les responsables tiendront soit une comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagement, dans le but de rendre compte aux adhérents, aux partenaires et aux financeurs, de l’utilisation de l’argent versé.

Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?

Quelle que soit la comptabilité appliquée, elle s’avère très utile pour :

  • comparer les résultats d’une année sur l’autre et obtenir des subventions (but économique),
  • rendre des comptes au trésorier puis à l’assemblée générale des adhérents, en toute transparence (but démocratique),
  • présenter des preuves en cas de demande des autorités publiques (but juridique).

Comptabilité de trésorerie versus comptabilité d’engagement

La comptabilité de trésorerie (ou comptabilité d’encaissements) s’adresse aux plus petites structures.
Il s’agit d’une comptabilité simplifiée qui prend souvent la forme d’un tableau « recettes-dépenses », avec pointage des relevés bancaires, justificatifs à l’appui (tickets de caisse, talons de chéquier, etc.). En effet, toutes les opérations sont enregistrées d’après le compte en banque.

La comptabilité d’engagement est la comptabilité classique, qui prend en compte les recettes-dépenses, mais aussi les comptes clients et les comptes fournisseurs. 
C’est une véritable comptabilité, comme celle qui s’applique aux entreprises commerciales. Les créances et les dettes sont enregistrées dès leur naissance et il est nécessaire que l’association établisse des comptes annuels et se soumette au contrôle d’un commissaire aux comptes.

Comment faire le plan de trésorerie d’une association ?

La trésorerie désigne l’argent disponible sur les comptes de l’association. Pour la gérer au mieux et bénéficier d’un fonds de roulement suffisant, vous devez, à l’instar des entreprises, garder un œil sur votre trésorerie, mois par mois, par le biais d’un plan de trésorerie.

Comment faire un plan de trésorerie ? Ce document comptable est un tableau prévisionnel :

▷ à compléter en fonction des flux de trésorerie des exercices précédents, avec une marge de prudence ;
▷ à suivre et à mettre à jour suivant l’évolution réelle de la trésorerie ; 
▷ à ajuster avec vos nouvelles prévisions pour anticiper les problèmes de trésorerie.

Vous y consignez :

  • les encaissements d’une part :
    • les cotisations des membres,
    • les subventions,
    • les dons,
    • le produit des ventes ou services annexes,
    • les emprunts bancaires, etc. ;
       
  • les décaissements d’autre part :
    • les charges fixes (loyer, assurances, abonnements eau, électricité, internet),
    • les frais bancaires,
    • les salaires et les charges sociales et patronales,
    • les impôts le cas échéant,
    • le règlement des fournisseurs,
    • le règlement des prestataires (experts-comptables, etc.),
    • le remboursement des prêts,
    • l’achat de fournitures,
    • les frais liés à des événements associatifs,
    • les notes de frais des bénévoles, etc.

Exemple de Plan de trésorerie 2020

  Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Total

Solde net de trésorerie de M-1

4500 21390                      

Encaissements (ou entrées)

Adhésions membres

7000                        

Dons

2000                        

Subventions

10000                        

Emprunt bancaire

0                        

Ventes du livre

800                        

Aide de l’État à l’emploi

750                        

...

                         

Total encaissements

20550                        

Décaissements (ou sorties)

Loyer

450                        

Électricité

50                        

Internet/téléphone

60                        

Salaires

2500                        

Expert-comptable

600                        

...

                         

Total décaissements

3660                        

Diff. entrées - sorties

16890                        

Solde net de trésorerie

21390                        

☝️ Le besoin en fonds de roulement d’une association est généralement négatif, car le plus souvent, les cotisations d’adhérents perçues en début d’année couvrent les dépenses de l’année à venir.

Si votre budget prévisionnel est correctement réalisé en début d’exercice, alors vous avez moins de risques de devoir trouver de nouvelles sources de financement pour combler des difficultés de trésorerie.

Quid d’un excédent de trésorerie en association ? Selon le Code Général des Impôts, s’il est vrai que cette dernière ne peut pas faire de bénéfices, il est normal et sain qu’elle dégage des excédents pour faire face à des besoins ultérieurs.

Quels sont les autres documents comptables à produire ?

  • Le compte de résultat : c’est la synthèse des charges et des produits. Le compte de résultat associatif permet de savoir si le résultat de l’association après un exercice comptable est en excédent (bénéfice) ou en déficit (perte).
     
  • Le bilan financier : c’est l’état des finances de l’association à un moment donné (juste avant une réunion de CA par exemple). Il présente l’actif (les possessions) et le passif (les dettes). La balance doit être à l’équilibre parfait, le principe étant que toute opération impacte à la fois l’actif et le passif.

☝️ Le comptable d’une association réfléchit beaucoup en termes « d’équivalents temps plein » (ETP) pour valoriser ses dépenses (ETP = salaire horaire x nombre d’heures dédiées à l’opération en question, par employé). 
Le bénévolat peut aussi être valorisé de façon monétaire (déplacement, hébergement, formation).

  • Le plan comptable des associations : il s’applique aux associations selon plusieurs critères tels que l’effectif, le montant des aides publiques, le chiffre d’affaires, la reconnaissance d’intérêt général ou d’utilité publique, etc.

☝️ Les associations qui ne sont pas concernées par le plan comptable peuvent décider d’en tenir un quand-même, dans un souci de transparence totale avec ses adhérents, financeurs et partenaires.

  • Le registre comptable : les associations concernées par le plan comptable doivent aussi tenir un registre comptable composé :

    • d’un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour, 
    • d’un grand livre (comprenant les comptes annuels de l’association, les relevés de tous les éléments d’actif et de passif, etc.),
    • d’un livre d’inventaire qui centralise les comptes annuels : compte de résultat, bilan, annexes et bilan d’inventaire.

Simplifiez la gestion de trésorerie de votre association

▷ Si vous avez peu de temps à consacrer à la gestion de la comptabilité de votre association, en plus de votre activité professionnelle...
▷ Si vous êtes salarié·e d’une association et souhaitez optimiser la gestion de votre trésorerie...

Sachez qu’il existe des outils dédiés à la gestion financière et comptable des associations pour vous faciliter la tâche.

Excel pour suivre la trésorerie d’une association ?

Excel est le premier logiciel auquel on pense pour la tenue d’une comptabilité simple en association. Ce n’est pas un logiciel spécifiquement développé pour la tenue d’une comptabilité, mais un tableur. 

Il peut répondre à des besoins basiques de suivi des encaissements et des décaissements. Mais pour une comptabilité plus poussée, l’outil manque d’intuitivité et de dimension collaborative. En cas de contrôle, il faut avoir converti le fichier .xls en .pdf pour ne plus être modifiable, les pièces comptables ne devant pas être altérables.

Trésorerie d’association : logiciel gratuit ou payant ?

Les outils gratuits vous permettent de tenir une comptabilité simple de façon professionnelle, en accord avec le petit budget d’une association loi 1901. Mais la gratuité implique forcément des limites en termes :

  • de nombre d’utilisateurs,
  • de nombre de documents comptables pris en charge,
  • de stockage,
  • de fonctionnalités (mises à jour, hébergement ou support en supplément).

Une solution gratuite peut vous convenir si votre association conserve une petite taille et des activités minimales, mais si elle se développe, il faudra en changer à moyen terme. Vous devrez soit passer à la version payante du même éditeur de logiciel, soit changer complètement d’outil, ce qui peut impliquer des procédures de migration de vos fichiers et un temps de formation et d’adaptation. À vous de voir si cela en vaut la peine.

Ces logiciels proposent une version limitée gratuite :

  • B-association propose une version gratuite limitée à 40 adhérents,
  • Compta-Asso 1901, gratuit sur Mac OS X, n’est adapté qu’à une comptabilité de trésorerie simple,
  • Pep’s Up propose un pack gratuit limité à 10 contacts et 500 Mo de stockage.

Notre sélection de logiciels en ligne dédiés aux associations

L’avantage des logiciels en ligne est qu’ils sont accessibles de partout, toujours à jour, et le paiement se fait par abonnement mensuel ou annuel. Vos données sont stockées dans le cloud.

▷ Si vous recherchez un outil dédié à la comptabilité associative :

  • Compt’Easy Asso, développé spécifiquement pour les trésoriers d’associations, est pédagogique et permet l’édition du compte de résultat à partir du plan comptable associatif, et la saisie simplifiée des recettes et des dépenses.
  • EBP Compta Associations permet d’effectuer tous les traitements et les éditions comptables (plan comptable, bilan et compte de résultat, grand livre, balance, export des écritures comptables vers un expert-comptable).
  • Macompta.fr offre une gestion de la comptabilité intuitive, qu’il s’agisse de comptabilité de trésorerie ou de comptabilité d’engagement, idéale pour les débutants, notamment avec la saisie automatique des écritures comptables.

▷ Si vous envisagez un outil de gestion complet qui englobe la comptabilité parmi d’autres fonctionnalités :

  • AssoConnect donne un aperçu rapide et simplifié de votre trésorerie et centralise vos écritures comptables. Il permet aussi de suivre votre trésorerie en temps réel grâce à la synchronisation avec votre banque.
  • BAWEB (B-association) intègre l’édition de comptes de résultats, de bilans et de budgets prévisionnels ; 5 personnes peuvent travailler simultanément sur la gestion de la trésorerie.
  • Ciel Associations Evolution (Sage), inclut l’édition des états associatifs. Une commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie et calcule automatiquement vos soldes.
  • Pep’s Up permet l’édition des documents comptables et des tableaux de bord financiers pour un suivi de la trésorerie prévisionnel et analytique.
  • VerticalSoft, partenaire de Quickbooks, propose via son module de comptabilité certifié par un expert comptable, l’analyse du fonds de roulement de l’association, évitant une trésorerie négative.

La digitalisation de la comptabilité associative

Comme toute structure, l’association fait face à la transition numérique et doit s’adapter pour pérenniser son activité sur le long terme.
La gestion saine et transparente de la trésorerie de votre association contribuera à votre valeur ajoutée !

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2018.

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