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Quelles sont les obligations du journal comptable

La comptabilité est une discipline permettant de codifier et de conserver une trace des opérations comptables réalisées chaque jour par une entreprise dans le cadre de son activité. Le journal comptable, qui retrace toutes ces opérations, contient les écritures rangées dans l’ordre chronologique et correspondant aux pièces justificatives (factures, pièces de banque, etc.).

Il s’agit d’un document obligatoire pour la majorité des structures, et sa bonne gestion répond à des obligations légales. Cela implique donc de respecter un certain nombre de règles quant à sa tenue et à sa mise en forme : renforcez vos connaissances sur les journaux comptables et passez en revue les incontournables de la comptabilité en la matière.

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Le journal comptable

Qu’est-ce que le journal comptable ?

Le journal comptable (également appelé livre journal, journal général ou journal centralisateur) se présente sous forme d’un tableau à deux colonnes.

Il sert à enregistrer de manière chronologique toutes les opérations comptables, autant au crédit qu’au débit, et d’ordonner les écritures de l’exercice en cours en fonction de leur nature (achat, vente, trésorerie, etc.). 

Les différents types de journaux comptables

Pour consigner les écritures comptables et enregistrer les documents comptables (pièces justificatives), il existe différents types journaux selon le type de comptabilité :

  • Les journaux comptables en comptabilité de trésorerie. En comptabilité de trésorerie, on retrouve au maximum deux types de journaux différents :

    • le journal de trésorerie, qui comprend le journal de caisse et le journal de banque ;

    • le journal d’opérations diverses (pour les autres opérations qui ne vont pas dans le journal de trésorerie).
       

  • Les journaux comptables en comptabilité d’engagement. En comptabilité d’engagement, plusieurs journaux auxiliaires sont généralement établis, dont les principaux sont : 

    • le journal des achats, qui inclut les enregistrements comptables des factures reçues des fournisseurs et fournisseurs d’immobilisations ;

    • le journal des ventes, qui comprend les enregistrements comptables des factures envoyées aux clients ;

    • le journal de trésorerie, pour les écritures liées aux mouvements bancaires et aux mouvements de caisse ;

    • le journal d’opérations diverses (ou journal d’OD), pour les écritures non enregistrées dans les journaux précédemment mentionnés.

Comment faire un journal comptable ?

Faire un journal comptable : 2 méthodes possibles

L’entreprise peut tenir un seul journal comptable ou bien plusieurs pour des raisons de praticité et de gestion des flux d’informations.

Dans ce cas, les journaux auxiliaires sont spécifiques à différents niveaux de l’activité, et le journal de l’entreprise centralisateur en fait la synthèse.

Connaître les règles propres à sa tenue

Les écritures passées dans les journaux comptables sont ventilées jour par jour. Il est impossible de faire l’enregistrement comptable d’une écriture correspondant à une durée de plusieurs jours. Il doit être renseigné au quotidien.

Une autre condition indispensable : il ne doit faire l’objet d’aucune altération, et ne comporter ni blancs ni ratures.

Dernière obligation : les sommes doivent y être exprimées dans la monnaie nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.

Présenter le journal comptable

Le journal comptable n’a pas d’impératif quant à sa forme : il peut être établi au format manuscrit ou numérique, dans un fichier informatique ou un registre papier.

Dans tous les cas, le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés et, à droite, en fin de ligne, deux colonnes : celle du débit et celle du crédit. Le total de chacune de ces deux colonnes est équilibré : ce qui signifie que la somme des débits est égale à la somme des crédits.

Pour construire son journal comptable sur Excel, des méthodes pas à pas peuvent être trouvées en ligne, avec des formules d’écriture à copier et à reporter dans le tableau.

Renseigner les mentions obligatoires

Parmi les éléments à faire figurer au journal comptable, on trouve :

  • la date pour chaque opération enregistrée ;
  • le libellé de l’écriture comptable et le numéro de pièce comptable ;
  • le montant de l’opération comptabilisée ;
  • et enfin le compte mouvementé par la ligne.

Votre modèle de journal comptable à télécharger au format PDF

Pour visualiser la manière dont se présente un journal gestion comptable, appvizer vous a préparé un modèle de document à télécharger gratuitement. À vous de le remplir en fonction de votre activité !

Bouton Modèle Journal Comptable Exemple à Télécharger

La TVA et sa comptabilisation

En tant qu’assujetti à TVA (taxe sur la valeur ajoutée), chacune de vos opérations de vente et d’achat vient mouvementer un compte. Ce compte est celui de la classe 4456 du PCG (plan comptable général) lorsque la TVA est déductible, ou 4457 lorsqu’elle est collectée.

Journal gestion comptable : l’utilité d’un logiciel de comptabilité

Tenir sa comptabilité sans un outil adapté peut être source d’erreurs, de perte de temps, et de non-conformité légale. Or votre compta est le reflet de votre activité. Pour en renvoyer une image fidèle, elle doit être claire et bien tenue.

Un bénéfice opérationnel et stratégique

Votre facturation, vos inventaires, vos éléments de clôture – bilan, compte de résultat – découlent ou sont directement en rapport avec votre tenue comptable. Aussi les ressources que vous utilisez ont-elles une portée aussi bien opérationnelle que stratégique.

Les avantages de l’interopérabilité et de la synchronisation

Le bénéfice à retirer d’un logiciel comptable spécialisé tient à deux aspects clés :

  • l’interopérabilité avec vos autres tâches métier (un flux enregistré par le service commercial, par exemple, vient directement s’inscrire dans les comptes, évitant de refaire une saisie comptable) ;
  • la synchronisation : certaines solutions sont capables de s’interfacer avec votre compte en banque. L’ensemble de vos encaissements et décaissements sont ainsi suivis en temps réel.

Le dispositif de rappels

Un logiciel dont les API (Application Programming Interface) permettent de telles connexions est à même de vous alerter en cas :

  • d’un retard de paiement d’un de vos clients ;
  • ou de délai limite pour la mise en paiement de l’une de vos factures fournisseurs.

Ce système de rappels est un excellent garde-fou, vous permettant d’assurer la gestion et le suivi de votre activité dans des conditions optimales.

Les reportings analytiques

Les solutions comptables ont des fonctionnalités analytiques précieuses comme aide à la décision. Leurs tableaux récapitulatifs de dépenses par type de frais, de recettes par client, par produit, etc. sont autant d’informations essentielles pour évaluer le bon déroulé de votre activité.

La saisie intelligente

Certains outils comptables permettent une tenue facilitée de votre comptabilité générale grâce au machine learning. Les rapprochements bancaires à réaliser deviennent ainsi semi-automatiques. Les suggestions vous font gagner du temps, tout en réduisant vos risques d’erreur.

La mise à jour du cadre réglementaire

Un logiciel de comptabilité en mode SaaS (Software as a Service) a l’avantage de se mettre à jour à distance. Leur éditeur, spécialiste dans la prestation de services associés, se charge ainsi pour vous d’une veille réglementaire proactive qui vous bénéficie en continu.

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Parmi les logiciels existants, on peut également citer :

  • Mister Compta : outil intuitif et performant pour automatiser vos processus de gestion comptable ;
  • QuickBooks : solution de gestion en ligne innovante pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients ;
  • Sage 100 c Comptabilité : solution comptable leader sur le marché des PME et des ETI ;
  • Sellsy Facturation et Compta : logiciel de facturation simple et rapide pour une gestion commerciale optimisée ;
  • Sinao : logiciel de comptabilité et de facturation complet et puissant destiné aux startups, TPE et PME.

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Conclusion

Le livre comptable est un document obligatoire pour toute entreprise, à moins que vous ne soyez autoentrepreneur ou sous le régime de la microentreprise. Sa tenue, lorsqu’elle est bien faite, clarifie l’évolution de votre activité et devient un outil de pilotage en tant que tel.

Article mis à jour, publié initialement en mai 2017.

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