Quelles sont les obligations du journal comptable ? [modèle à télécharger]

Quelles sont les obligations du journal comptable

La comptabilité est une discipline permettant de codifier et de conserver une trace des opérations comptables réalisées chaque jour par une entreprise dans le cadre de son activité. Le journal comptable, qui retrace toutes ces opérations, contient les écritures rangées dans l’ordre chronologique et correspondant aux pièces justificatives (factures, pièces de banque, etc.).

Il s’agit d’un document obligatoire pour la majorité des structures, et sa bonne gestion répond à des obligations légales. Cela implique donc de respecter un certain nombre de règles quant à sa tenue et à sa mise en forme : renforcez vos connaissances sur les journaux comptables et passez en revue les incontournables de la comptabilité en la matière.

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Le journal comptable

Qu’est-ce que le journal comptable ?

Le journal comptable se présente sous forme d’un tableau à deux colonnes qui sert à enregistrer toutes les opérations comptables, autant au crédit qu’au débit.

Ce journal est également appelé livre journal, journal général ou journal centralisateur. En pratique, le journal général centralise différents journaux comptables, permettant de classer chaque opération selon sa nature.

Pour tenir sa comptabilité, une entreprise ou son comptable enregistre de manière chronologique et continue les différentes écritures dans des journaux comptables. Cela permet également d’ordonner les écritures de l’exercice en cours en fonction de leur nature (achat, vente, trésorerie, etc.). 

Tous les flux qui ont une influence sur le patrimoine de l’entreprise y sont inscrits, qu’il s’agisse d’un client ou d’un fournisseur (achat de matières premières à un fournisseur par exemple, pour une vente de produits finis à des clients). Ainsi, les opérations peuvent être très variées.

Les différents types de journaux comptables

On distingue deux sortes de journaux comptables :

  • le journal général : aussi appelé livre journal ou journal centralisateur ;
  • les journaux auxiliaires, parmi lesquels : 
    • le journal des achats, qui inclut les enregistrements comptables de factures d’achats ;
    • le journal des ventes, qui comprend les enregistrements comptables de factures clients ; 
    • le journal de banque, qui recense les opérations d’encaissement et de décaissement ;
    • le journal de caisse, utilisé pour enregistrer les opérations d’espèces ;
    • le journal de trésorerie, regroupant les écritures liées aux mouvements bancaires et aux mouvements de caisse ;
    • le journal des OD (ou opérations diverses), pour les écritures non enregistrées dans les autres journaux.

Livre comptable et grand livre : quelles différences ?

Ces deux éléments comptables sont obligatoires. Cependant, ils diffèrent l’un de l’autre à plusieurs points de vue.

  • Le livre comptable : recense tous les éléments qui affectent le patrimoine.
  • Le grand livre : recense les mêmes éléments, en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché.

👉 Le livre d’inventaire, longtemps obligatoire, ne l’est plus depuis le 1er janvier 2016 (ord. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

Quelles sont les entreprises concernées ?

Le journal général est le support légal de la comptabilité. Il est donc obligatoire pour tous. Seules exceptions à la règle : les autoentrepreneurs et microentreprises. Toutes les autres formes juridiques, tous secteurs confondus, sont concernées.

Le livre journal est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à :

  • l’impôt sur les sociétés,
  • la déclaration contrôlée,
  • le régime simplifié,
  • le régime réel d’imposition.

Quelles sont les modalités à respecter ?

Vous devez conserver vos livres comptables pendant une durée de dix ans. Leur format peut être papier ou électronique. Cette dernière option est la plus courante. Et cela ne fera que croître avec le déploiement de la dématérialisation impulsée par la loi LME (loi de modernisation de l’économie).

Comment tenir votre journal comptable ?

Deux méthodes possibles

L’entreprise peut tenir un seul journal comptable ou bien plusieurs pour des raisons de praticité et de gestion des flux d’informations. Dans ce cas, les journaux auxiliaires sont spécifiques à différents niveaux de l’activité, et le journal centralisateur en fait la synthèse.

Des règles propres à la tenue

Les écritures passées dans les journaux comptables sont ventilées jour par jour. Il est impossible de faire l’enregistrement comptable d’une écriture correspondant à une durée de plusieurs jours. De plus, il ne peut y avoir ni aucun blanc ni aucune altération au sein du livre comptable. Dernière obligation : les sommes doivent y être exprimées dans la monnaie nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.

Le contenu du journal comptable

Parmi les éléments à faire figurer au journal comptable, on trouve :

  • la date pour chaque opération enregistrée ;
  • le libellé de l’écriture comptable ;
  • le montant de l’opération comptabilisée ;
  • et enfin le compte mouvementé par la ligne.

Sa présentation

Le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés et, à droite, en fin de ligne, deux colonnes : celle du débit et celle du crédit. Le total de chacune de ces deux colonnes est équilibré : ce qui signifie que la somme des débits est égale à la somme des crédits.

Pour visualiser la manière dont se présente un journal comptable, appvizer vous a préparé un modèle de document à télécharger gratuitement. À vous de le remplir en fonction de votre activité !

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La TVA et sa comptabilisation

En tant qu’assujetti à TVA (taxe sur la valeur ajoutée), chacune de vos opérations de vente et d’achat vient mouvementer un compte. Ce compte est celui de la classe 4456 du PCG (plan comptable général) lorsque la TVA est déductible, ou 4457 lorsqu’elle est collectée.

L’utilité des logiciels de comptabilité

Tenir sa comptabilité sans un outil adapté peut être source d’erreurs, de perte de temps, et de non-conformité légale. Or votre compta est le reflet de votre activité. Pour en renvoyer une image fidèle, elle doit être claire et bien tenue.

Un bénéfice opérationnel et stratégique

Votre facturation, vos inventaires, vos éléments de clôture – bilan, compte de résultat – découlent ou sont directement en rapport avec votre tenue comptable. Aussi les ressources que vous utilisez ont-elles une portée aussi bien opérationnelle que stratégique.

Les avantages de l’interopérabilité et de la synchronisation

Le bénéfice à retirer d’un logiciel comptable spécialisé tient à deux aspects clés :

  • l’interopérabilité avec vos autres tâches métier (un flux enregistré par le service commercial, par exemple, vient directement s’inscrire dans les comptes, évitant de refaire une saisie comptable) ;
  • la synchronisation : certaines solutions sont capables de s’interfacer avec votre compte en banque. L’ensemble de vos encaissements et décaissements sont ainsi suivis en temps réel.

Le dispositif de rappels

Un logiciel dont les API (Application Programming Interface) permettent de telles connexions est à même de vous alerter en cas :

  • d’un retard de paiement d’un de vos clients ;
  • ou de délai limite pour la mise en paiement de l’une de vos factures fournisseurs.

Ce système de rappels est un excellent garde-fou, vous permettant d’assurer la gestion et le suivi de votre activité dans des conditions optimales.

Les reportings analytiques

Les solutions comptables ont des fonctionnalités analytiques précieuses comme aide à la décision. Leurs tableaux récapitulatifs de dépenses par type de frais, de recettes par client, par produit, etc. sont autant d’informations essentielles pour évaluer le bon déroulé de votre activité.

La saisie intelligente

Certains outils comptables permettent une tenue facilitée de votre comptabilité générale grâce au machine learning. Les rapprochements bancaires à réaliser deviennent ainsi semi-automatiques. Les suggestions vous font gagner du temps, tout en réduisant vos risques d’erreur.

La mise à jour du cadre réglementaire

Un logiciel de comptabilité en mode SaaS (Software as a Service) a l’avantage de se mettre à jour à distance. Leur éditeur, spécialiste dans la prestation de services associés, se charge ainsi pour vous d’une veille réglementaire proactive qui vous bénéficie en continu.

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Parmi les logiciels existants, on peut également citer :

  • Mister Compta : outil intuitif et performant pour automatiser vos processus de gestion comptable ;
  • QuickBooks : solution de gestion en ligne innovante pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients ;
  • Sage 100c Comptabilité : solution comptable leader sur le marché des PME et des ETI ;
  • Sellsy Facturation et Compta : logiciel de facturation simple et rapide pour une gestion commerciale optimisée ;
  • Sinao : logiciel de comptabilité et de facturation complet et puissant destiné aux startups, TPE et PME.

Conclusion

Le livre comptable est un document obligatoire pour toute entreprise, à moins que vous ne soyez autoentrepreneur ou sous le régime de la microentreprise. Sa tenue, lorsqu’elle est bien faite, clarifie l’évolution de votre activité et devient un outil de pilotage en tant que tel.

Article mis à jour, publié initialement en mai 2017.

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