Quelles sont les obligations du journal comptable ?

Quelles sont les obligations du journal comptable

Le journal comptable est un document obligatoire pour la majorité des structures. Ce qui implique de respecter un certain nombre de règles quant à sa tenue et sa mise en forme : passez en revue les incontournabes de la comptabilité en la matière.

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Le journal comptable

Quelles sont les entreprises concernées ?

Le journal général est le support légal de la comptabilité. Il est donc obligatoire pour tous. Seules exceptions à la règle : les auto-entrepreneurs et micro-entreprises. Toutes les autres formes juridiques, tous secteurs confondus, restent, elles, concernées.

Quelles sont les modalités à respecter ?

Vous devez conserver vos livres comptables pendant une durée de dix ans. Leur format peut être papier ou électronique. Cette dernière option est la plus courante. Et cela ne fera que croître avec le déploiement de la dématérialisation impulsée par la loi LME (loi de modernisation de l'économie).

Livre comptable et grand livre : quelles différences ?

Ces deux éléments comptables sont obligatoires. Cependant, ils diffèrent l’un de l’autre à plusieurs points de vue.

  • Le livre comptable : recense tous les éléments qui affectent le patrimoine.
  • Le grand livre : recense les mêmes éléments, en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché.

Le livre d’inventaire, longtemps obligatoire, ne l’est plus depuis le 1er janvier 2016 (ord. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

Les différentes typologies de journaux comptables

On distingue deux sortes de journaux comptables :

  • le journal général : aussi appelé livre-journal ou journal centralisateur ;
  • les journaux auxiliaires : on y trouve notamment le journal des achats, celui des ventes, de la banque ou encore le journal de caisse.

Comment tenir votre journal comptable ?

Deux méthodes possibles

L’entreprise peut tenir un seul journal comptable ou bien plusieurs pour des raisons de praticité et de gestion des flux d’informations. Dans ce cas, les journaux auxiliaires sont spécifiques à différents niveaux de l’activité, et le journal centralisateur en fait la synthèse.

Des règles propres à la tenue

Les écritures passées dans les journaux comptables sont ventilées jour par jour. Il est impossible de faire l’enregistrement comptable d’une écriture correspondant à une durée de plusieurs jours. De plus, il ne peut y avoir ni aucun blanc ni aucune altération au sein du livre comptable. Dernière obligation : les sommes doivent y être exprimées dans la monnaie nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.

Le contenu du journal comptable

Parmi les éléments à faire figurer au journal comptable, on trouve :

  • la date pour chaque opération enregistrée ;
  • le libellé de l’écriture comptable ;
  • le montant de l’opération comptabilisée ;
  • et enfin le compte mouvementé par la ligne.

Sa présentation

Le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés, et, à droite, en fin de ligne, deux colonnes : celle du débit et celle du crédit. Le total de chacune de ces deux colonnes est équilibré : ce qui signifie que la somme des débits est égale à la somme des crédits.

La TVA et sa comptabilisation

En tant qu’assujetti à TVA (taxe sur la valeur ajoutée), chacune de vos opérations de vente et d’achat vient mouvementer un compte. Ce compte est celui de la classe 4456 du PCG (plan comptable général) lorsque la TVA est déductible, ou 4457 lorsqu’elle est collectée.

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L’utilité des logiciels de comptabilité

Tenir sa comptabilité sans un outil adapté peut être source d’erreurs, de perte de temps, et de non conformité légale. Or votre compta est le reflet de votre activité. Pour en renvoyer une image fidèle, elle doit être claire et bien tenue.

Un bénéfice opérationnel et stratégique

Votre facturation, vos inventaires, vos éléments de clôture – bilan, compte de résultat – découlent ou sont directement en rapport avec votre tenue comptable. Aussi les ressources que vous utilisez ont-elles une portée aussi bien opérationnelle que stratégique.

Les avantages de l’interopérabilité et de la synchronisation

Le bénéfice à retirer d’un logiciel comptable spécialisé tient à deux aspects clés :

  • l’interopérabilité avec vos autres tâches métier (un flux enregistré par le service commercial, par exemple, vient directement s’inscrire dans les comptes, évitant de refaire une saisie comptable) ;
  • la synchronisation : certaines solutions sont capables de s’interfacer avec votre compte en banque. L’ensemble de vos encaissements et décaissements sont ainsi suivis en temps réel.

Le dispositif de rappels

Un logiciel dont les API (Application Programming Interface) permettent de telles connexions est à même de vous alerter en cas :

  • d’un retard de paiement d’un de vos clients ;
  • ou de délai limite pour la mise en paiement de l’une de vos factures fournisseurs.

Ce système de rappels est un excellent garde-fou, vous permettant d’assurer la gestion et le suivi de votre activité dans des conditions optimales.

Les reportings analytiques

Les solutions comptables ont des fonctionnalités analytiques précieuses comme aide à la décision. Leurs tableaux récapitulatifs de dépenses par type de frais, de recettes par client, par produit, etc. sont autant d’informations essentielles pour évaluer le bon déroulé de votre activité.

La saisie intelligente

Certains outils comptables permettent une tenue facilitée de votre comptabilité générale grâce au machine learning. Les rapprochements bancaires à réaliser deviennent ainsi semi-automatiques. Les suggestions vous font gagner du temps, tout en réduisant vos risques d’erreur.

La mise à jour du cadre réglementaire

Un logiciel de comptabilité en mode SaaS (Software as a Service) a l’avantage de se mettre à jour à distance. Leur éditeur, spécialiste dans la prestation de services associés, se charge ainsi pour vous d’une veille réglementaire proactive qui vous bénéficie en continu.

Les logiciels et leurs spécificités

Parmi les logiciels existants, on peut citer Zervant : un service de facturation gratuit pour les petites entreprises. Sage One et QuickBooks s’adressent également à elles. D’autres outils répondent à des besoins plus spécifiques, comme Recurly pour la gestion de facturations récurrentes, ProAbono pour traiter les systèmes d’abonnement, ou encore Sofacto pour un fonctionnement connecté avec Salesforce.

Le livre comptable est un document obligatoire pour toute entreprise, à moins que vous ne soyez auto-entrepreneur ou sous le régime de la micro-entreprise. Sa tenue, lorsqu’elle est bien faite, clarifie l’évolution de votre activité et devient un outil de pilotage en tant que tel.

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