Enregistrement comptable : 10 étapes pour une saisie efficace

Par Axelle Drack
Mis à jour le 28 juin 2021, publié initialement en juillet 2020
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Toutes les entreprises doivent effectuer l’enregistrement comptable des opérations affectant leur patrimoine et leurs activités.

Chaque écriture comptable est nécessaire pour tracer les flux de l’activité, mais également pour dresser un portrait normé, fiable et fidèle de la situation financière de l’entreprise.

Que ce soit déjà une habitude ou votre première fois, si vous êtes ici, c’est que la saisie comptable fait partie de vos missions, et que vous êtes à la recherche de conseils en comptabilité. Alors, comment faire l’enregistrement des opérations comptables ? Comment remplir le journal comptable et comment saisir une facture ?

Suivez le guide !

Enregistrement comptable : définition

Un enregistrement comptable consiste à inscrire dans votre comptabilité chaque flux entrant ou sortant de l’entreprise avec une écriture dans l’un des journaux comptables.

L’ensemble des enregistrements comptables, qui constitue la saisie comptable, sert ensuite de base pour le calcul du résultat et du bilan comptable.

Il n’existe pas d’obligation légale quant à la personne chargée d’effectuer les enregistrements comptables. S’il n’est pas forcément nécessaire d’être diplômé en comptabilité, il est quand même utile de connaître quelques notions de comptabilité.

Néanmoins, en fonction du type d’entreprise, cette mission est généralement effectuée soit par :

  • le chef d’entreprise, dans le cas d’une très petite structure,
  • le comptable ou le service comptabilité,
  • un expert-comptable.

Comment faire l’enregistrement des opérations comptables ?

Étape 1 : récolter les pièces justificatives

Tout achat ou vente doit donner lieu à l’émission d’une facture, c’est la loi. Et lorsqu’on réalise un enregistrement en comptabilité, il faut pouvoir justifier chaque écriture en cas de contrôle par l’administration fiscale avec la pièce justificative correspondante.

En plus des factures de vente et d’achat, on distingue également :

  • la facture de doit, qui est une note de crédit constatant une dette que le client a envers son fournisseur,
  • et la facture d’avoir, qui est une note de crédit constatant une dette que le fournisseur a envers son client.

Ces factures permettent de rectifier les potentiels écarts entre facture et réalité, soit dans le cas d’une remise commerciale accordée a posteriori (si retard de livraison par exemple), soit dans le cas d’un retour de marchandises.

👉  Il existe tout de même quelques exceptions, ce qui n’exempte pas de présenter tout document permettant de justifier un achat ou une vente en cas de contrôle fiscal : fiche de poids, fiche de sortie, bordereau, relevés bancaires, brouillard de caisse, etc.

Étape 2 : choisir le journal

Si vous optez pour le journal unique, également appelé journal centralisateur, vous pourrez enregistrer toutes vos opérations, quelle que soit leur nature, dans le même journal. Vous y consignerez donc tout ce qui concerne les achats, les ventes, les opérations de banque ou de caisse, etc.

Mais l’option la plus couramment choisie est l’utilisation de différents journaux auxiliaires pour séparer les opérations selon leur type :

  • Le journal des ventes, pour les ventes de marchandises, de produits finis, et les prestations de service.
  • Le journal des achats, pour les achats de marchandises, de matières premières et certains frais généraux.
  • Le journal de caisse, pour enregistrer les opérations commerciales liées à la caisse enregistreuse. Il est indispensable pour les commerces de détail et de vente au grand public.
  • Le journal de banque, pour les mouvements sur votre compte bancaire. Il sera notamment utile à chaque fin de mois pour l’établissement du rapprochement bancaire.
  • Le journal des opérations diverses (OD), pour les opérations qui ne sont pas liées aux ventes, aux achats ou à la trésorerie.

Étape 3 : inscrire les éléments de l’écriture comptable

Mais au fait, de quoi est composée une écriture comptable ? Il faut inscrire les éléments suivants :

  • la date,
  • le montant au débit,
  • le montant au crédit,
  • l’intitulé de l’opération,
  • le numéro du compte mouvementé,
  • le numéro de la pièce justificative.

Étape 4 : suivre les principes comptables

Enregistrer une écriture comptable est une opération relativement simple. Cependant, il y a quelques principes comptables à respecter :

  1. enregistrer les opérations dans l’ordre chronologique ;
  2. suivre la comptabilité en partie double, qui implique que les colonnes débit et crédit doivent s’équilibrer ;
  3. utiliser l’écriture inverse pour annuler un enregistrement, puis inscrire une nouvelle écriture au besoin ;
  4. chaque écriture comptable doit faire référence à une pièce justificative numérotée afin d’apporter la preuve de son existence.

Étape 5 : comptabiliser une facture d’achat

Comment comptabiliser une facture d’achat ?

  1. Repérez les éléments suivants sur la facture : montant HT, montant de la TVA, montant TTC (et éventuellement d’autres frais type frais de port).

  2. Les enregistrer dans les comptes correspondants :
    • créditer le compte Fournisseurs du montant TTC.
    • débiter le compte 4456 TVA déductible du montant de la TVA,
    • débiter le compte de charge achat (classe 6) du montant HT.

  3. Puis enregistrer le mouvement bancaire correspondant lorsque la dette est payée :
    • débiter le compte 401 Fournisseurs du montant TTC,
    • créditer le compte 512 Banque du montant TTC.

Étape 6 : saisir une facture de vente

Comment faire pour saisir une facture de vente ?

  1. Repérer les éléments suivants sur la facture : montant HT, montant de la TVA, montant TTC (et éventuellement d’autres frais type frais de port).

  2. Les enregistrer dans les comptes correspondants :
    • débiter le compte de produit (classe 7) du montant HT,
    • débiter le compte 4457 TVA collectée du montant de la TVA,
    • créditer le compte Client du montant TTC.

  3. Puis enregistrer le mouvement bancaire correspondant lorsque la dette est payée :

Étape 7 : comptabiliser un escompte

Pour que le client comptabilise un escompte obtenu d’un fournisseur, il faut :

  1. débiter le compte 401 Fournisseurs,
  2. créditer le compte 765 Escomptes obtenus,
  3. créditer le compte 44566 TVA sur autres biens et services.

Pour que le fournisseur comptabilise un escompte accordé à un client, il faut :

  1. créditer le compte 411 Client,
  2. débiter le compte 665 Escomptes accordés,
  3. débiter le compte 44571 TVA collectée.

Étape 8 : comptabiliser un avoir fournisseur

Faire un avoir pour corriger la différence est donc une pratique courante. Mais comment comptabiliser cet avoir fournisseur ?

En cours d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise

  1. débiter le compte 4011 Fournisseurs - Achats de biens et de prestations de service,
  2. créditer le compte 44566 TVA déductible sur autres biens et services,
  3. créditer le compte 609 Rabais, ristournes et remises sur achat,
  4. s’assurer en fin d’exercice que le compte 609 est soldé et que le montant a bien été transféré sur le compte d’achat.

👉  Dans le cas d’une immobilisation, il faut débiter le compte 4041 et créditer les comptes 44562 et le compte de la classe 2 concerné.

Comptabilisation d’un retour

Créditer l’avoir au compte charges débité lors de l’achat.

En clôture d’exercice comptable

Autrement dit, lorsque l’avoir sera reçu que lors du prochain exercice comptable.

Comptabilisation d’une remise ou d’un retour

  1. débiter le compte 4098 Rabais, remises et ristournes à obtenir et autres avoirs encore non reçus,
  2. créditer le compte 44 586 Taxe sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues,
  3. créditer le compte de la classe 6 correspondant.

Étape 9 : comptabiliser un avoir client

Comment comptabiliser un avoir accordé à un client ?

En cours d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise

  1. débiter le compte 709 Rabais, remises et ristournes accordées par l’entreprise,
  2. débiter le compte 44571 TVA collectée,
  3. créditer le compte 4111 Clients - Vente de biens ou de prestations de service,
  4. s’assurer en fin d’exercice que le compte 609 est soldé et que le montant a bien été transféré sur le compte d’achat.

👉  Dans le cas d’une immobilisation, il faut débiter les comptes 775 et 4571, et créditer le compte 4111.

Comptabilisation d’un retour

Débiter le compte 672 Charges exceptionnelles sur exercices antérieurs.

En clôture d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise ou d’un retour

  1. débiter le compte de la classe 7 correspondant,
  2. débiter le compte 44587 Taxe sur le chiffre d’affaires sur factures à établir,
  3. créditer le compte 4198 Rabais, remises et ristournes à accorder et autres avoir à établir.

👉  Si les comptes clients sont créditeurs à la fin de l’exercice, il convient de régulariser en débitant le compte 4111 et en créditant le compte 4197.

Étape 10 : comptabiliser l’affectation du résultat

Comptabilisation d’un résultat déficitaire

Si vous faites face à un résultat négatif à la clôture de l’exercice, il faudra reporter la perte sur l’exercice suivant en effectuant un report à nouveau.

  1. débiter le compte 119 Report à nouveau débiteur,

  2. créditer le compte 129 Perte de l’exercice.

Comptabilisation d’un résultat bénéficiaire

Lorsque l’entreprise génère des bénéfices à la fin de l’exercice, elle doit l’affecter :

  • à la réserve légale obligatoirement (5 % des bénéfices minimum),

  • aux autres réserves de manière facultative (comme la réserve statutaire par exemple),

  • aux dividendes à verser aux actionnaires.

Voici comment procéder :

    1. débiter le compte 120 Résultat de l’exercice,
    2. créditer le compte 1061 Réserve légale,
    3. créditer (selon les cas) le compte 1068 Autres réserves,
    4. créditer (selon les cas) le compte 457 Dividendes à verser,
    5. créditer (si report à nouveau débiteur en année N-1) le compte 119 Report à nouveau débiteur.

Exemple d’un enregistrement comptable

Prenons l’exemple d’une entreprise ayant une activité d’achat-revente. Cela nous permet de constater à la fois les écritures liées à l’achat, et celles liées à la vente :

  • elle achète à son fournisseur un stock de marchandises d’une valeur de 5 432,89 € HT,

  • puis elle revend à ses clients chaque unité à 49,90 € TTC.

💡 Vous hésitez parfois dans quels comptes enregistrer vos charges et vos produits ? Consultez notre article dédié au plan comptable général et téléchargez notre PCG.

Écriture comptable de l’achat

Date Compte Référence Libellé Débit Crédit
08/07/2020 607  Facture n°4031 Achat de marchandises 5 432,89  
08/07/2020 44566 Facture n°4031 TVA déductible 1 086,58  
08/07/2020 401 Facture n°4031 Fournisseur   6 519,47

Écriture comptable du mouvement bancaire correspondant à l’achat

Date Compte Référence Libellé Débit Crédit
25/07/2020 401  Facture n°4031 Fournisseur 6 519,47  
25/07/2020 512  Facture n°4031 Banque   6 519,47

Écriture comptable d’une vente

Date Compte Référence Libellé Débit Crédit
08/08/2020 607  Facture n°1342 Vente de marchandises   41,58
08/08/2020 44571 Facture n°1342 TVA collectée   8,32
08/08/2020 411 Facture n°1342 Client 49,90  

Écriture comptable du mouvement bancaire correspondant à la vente

Date Compte Référence Libellé Débit Crédit
10/08/2020 411  Facture n°1342 Client   49,90
10/08/2020 512 Facture n°1342 Banque 49,90  

Un logiciel pour automatiser l’enregistrement comptable

Tous ces mécanismes d’écritures comptables vous semblent un peu complexes ? On vous comprend !

Alors, pourquoi ne pas utiliser un logiciel pour faciliter cette tâche fastidieuse ? En automatisant vos processus comme l’enregistrement comptable ou encore le rapprochement bancaire, vous :

  • gagnez du temps,
  • limitez les erreurs,
  • facilitez le travail de vérification et de contrôle.

Deux exemples :

  • Dext est un logiciel de précomptabilité qui permet la collecte et la centralisation de vos factures d’achats mais aussi la conversion de toutes les données en écritures comptables, pour faciliter vos enregistrements. Il peut traiter un volume très important de factures fournisseurs et s’intègre parfaitement à votre solution de gestion comptable.

  • Spendesk est une solution qui centralise toute la gestion des dépenses de l’entreprise. Elle permet d’automatiser la saisie des informations, la collecte des factures, la réconciliation bancaire, et s’interface avec votre logiciel comptable, pour exporter en un clic vos données, avec la sérénité d’avoir des données fiables et tous les justificatifs associés à vos dépenses.

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